Minuba App

Hvad kan jeg bruge Minubas app til?

Minubas app er et tillægsværktøj til Minubas webapplikation, der fungerer som medarbejdernes arbejdsværktøj på farten. Med appen får du adgang til alle dine arbejdssedler, materialeregistrering, timeregistrering, fotodokumentation, kvalitetssikring og fakturering. Kort sagt, alt hvad du skal bruge for hurtigt og effektivt at kunne udføre dit arbejde på en opgave og foretage efterfølgende registrering af brugte ressourcer.

Fuld adgang på farten med Minubas app

Med Minubas app til smartphone og tablet er du ikke længere bundet til kontoret. Du kan nemt og enkelt følge med i sagerne direkte fra din smartphone. Du behøver heller ikke foretage opkald for at finde ud af, hvad medarbejderne laver, når du selv er på farten.

Vi gør det nemt for medarbejderne at registrere tid, materialer, noter og ordrer med få klik på deres mobiltelefon! Alt bliver synligt for mester med det samme, så er du altid fuldt opdateret på arbejdet. Hver gang du som mester laver en ændring eller opretter en ordre, vil informationen ryge direkte videre til dine montører ude i marken.

Med adgang på farten, bliver dine montører selvkørende – så din forretning kan vokse. Takket være effektiv ordrehåndtering med Minuba og adgang til sagerne på farten, kan du håndtere flere ansatte og flere ordrer samtidigt. Så kommer du hurtigt fra virksomhed til forretning, mester!

Med Minubas app kan du til enhver tid:

  • Få overblik over nye, igangværende og afsluttede ordrer
  • Dine medarbejdere kan løbende timeregistrere deres arbejde (læs mere)
  • Opret nye kunder til dit kundekartotek
  • Oprette nye ordrer/tilbud (læs mere om tilbud eller ordre)
  • Tilføj dokumentation og noter på din arbejdsseddel (læs mere)
  • Udfyld kvalitetssikrings dokumenter på app’en
  • Fakturér direkte fra din tablet eller smartphone via Minuba app’en (læs mere)

Download Minuba app’en her!

Apple iPhone

Google Android

 


Hvor kan jeg finde Minubas app?

Appen er tilgængelig for iOS- og Android-enheder. Appen hentes via henholdvis App Store (iOS) og Playbutik (Android).

Windows-platformen er desværre ikke supporteret i øjeblikket.


Sådan registrerer du timer på app’en

Fra Min Tid

Under Min Tid kan du se dine timeregistreringer i din kalender.

For at registrere timer trykker du blot på den dag i kalenderen du ønsker at timeregistrere.

Du får nu mulighed for at redigere din timeregistrering med klokkeslæt, og om du ønsker at registrere en fuld dag, eller flere dage ad gange.

Du kan også markere registreringen som en Planlagt Tid, i stedet for en registreret time. Dette er tiltænkt internt brug, så man ved at man er booket denne dag, men timen er endnu ikke fakturerbar, før man vender den fra planlagt til registreret tid.

Udfyld de fornødne informationer og tryk derefter OK for at registrere din time.

Du kan nu se din registreringen i din kalender.

Fra ordren

Du kan registrere dine timer direkte fra en arbejdseddel.

Står de på din ordre, trykker du på + ikonet nede til højre og vælger Timeregistrering.

Du får nu samme muligheder som tidligere beskrevet, og du kan redigere i din registrering med klokkeslæt, dato og opgave type.

Timesammentælling

Under Min Tid kan du se en sammentælling af dine registrerede timer pr. dag.

I toppen af kalenderen har du en samlet sum af dine timer pr. dag, så du hurtigt kan se om du har fået registreret det korrekte antal timer, og nemmere lægge dine timer sammen på uge basis.

Så hvis du f.eks. har 3 registreringer af 1 time, vil der i toppen af kalenderen være en sammentælling på 3 timer.


Hvordan opretter du et nyt tilbud fra Minuba app’en?

I følgende artikel vil vi gennemgå, hvordan du nemt og hurtigt opretter et tilbud via Minuba app’en.

Med et tilbud er det muligt for din virksomhed at beskrive et byggetilbud til en kunde med f.eks. en fast pris, som du kan godkende før du godkender ordren.

Du starter med at klikke på plustegnet til højre og vælger opret ny ’Tilbud’.

Opret tilbud i Minuba app

Herefter skal du udfylde de ønskede informationer til tilbuddet. Disse informationer er i princippet de samme som kræves til oprettelse af ordrekladden, som du kan læse om her.

Du har mulighed for at tilføje tilbuds tekst direkte i app’en og sende dit tilbud afsted med det samme.

Efter du har oprettet tilbudskladden kan du godkende den.

Godkend tilbud på Minuba app

Efterfølgende vil du kunne godkende tilbuddet, så det bliver til en arbejdsseddel.

På denne måde er det muligt at indsætte et ekstra trin, så det er muligt at spørge din kunde, før du starter din ordre. Vi håber dette kan give din virksomhed bedre overblik.


 

Hvordan opretter du en ny ordrekladde fra Minuba app’en?

Du starter med at klikke på plustegnet til højre og vælger opret ny ’Ordre’.

Herefter skal du udfylde de ønskede informationer til ordren.

Under ’Kunde’ klikker du på ’Søg kunde’. Herunder kan du enten fremsøge en eksisterende kunde eller oprette en ny.

Herefter skal du vælge, hvilken ordretype der skal tilknyttes ordren.

Felterne ’Ordreoverskrift’, ’Rekv. Nr.’, ’Deres ref.’, samt ’Arbejdsbeskrivelse’ udfyldes også.

Pris og arbejdsplan

Under pris og arbejdsplan definerer du, hvordan ordren skal faktureres, samt ordrens påbegyndelse og færdigmeldingstidspunkt.

Dokumentation

Det er også muligt at tilføje dokumentation til en ordrekladde. Her klikker du på dokumentation og tilføjer ønskede.

Når du skal tilføje materialer og timeregistreringer, skal du godkende ordrekladden, så den bliver til en arbejdsseddel:

Tilføj funktionen

Nederst til højre på skærmen kan du klikke på ’+’ og få mulighed for at tilføje:

  • Noter
  • Materialer
  • Timeregistrering
  • Dokumentation
  • Ekstra arbejde

Noter

Noter udfyldes under ’Beskrivelse’

Materialer

Under materialer kan du registrere materialer ved enten at søge på eksisterende materialer, tilføje nye eller scanne materialenummer.

Timeregistrering

Når du skal registrerer timeregistrere, skal du sørge for at udfylde:

  • Dato
  • Start- og sluttidspunkt
  • Registreringstype
  • Arbejdsseddel
  • Opgavetype
  • Evt. noter

Godkend en ordre fra app’en

Når du godkender dit tilbud eller ordre fra appen, kan du vælge om dokumentet skal sendes ud til din kunde ved at sætte hak i ‘Send på mail’ og derefter trykke på ‘Godkend’:

godkend ordre app

Ekstra arbejde

Det er også muligt at oprette ekstra arbejde på arbejde på appen. Læs her hvordan


 

Hvordan sender jeg en faktura fra App’en?

 

Med Minubas App kan du fakturere, mens du er i marken og få dine penge hurtigere i hus. Følgende artikel gennemgår, hvordan du afslutter og fakturerer en sag, så du hurtigt og nemt kan sende fakturaen til kunden.

Læs nogle af fordelene ved at fakturere dine sager via App’en her

Se videoen og lær fakturering i Minubas App

Hvordan sender du din faktura fra App’en?

Hvis du har færdiggjort dit arbejde hos en kunde, og er klar til at fakturere, kan du vælge at fakturere direkte fra App’en.

Funktionen hedder ‘Afslut og fakturer’. Funktionen vil dukke op, når din arbejdsseddel har status ‘I gang’. Se billedet nedenfor.

 

 

 

 

 

 

 

 

Du vil få mulighed for at rette fakturaen og udskrive en fakturakladde, som en PDF for at se, hvordan fakturaen kommer til at se ud samt ændre i fakturalinjerne.

Hvis du trykker på ‘vis fakturalinjer’ vil du se, dine fakturalinjer i denne liste:

Hvis du trykker på en linje, kan du rette detaljerne:

Når du har lavet dine ændringer, godkender du fakturaen.

‘Afslut og fakturer’ gør følgende:

  • Afslutter arbejdsedlen
  • Opretter og godkender en slutfaktura
  • Sender fakturaen til kunden via e-mail (kræver at i har jeres egen e-mail fakturaskabelon)
  • Viser fakturaen på din mobil (virker sammen med Mobilepay)

Husk at sikre dig, at materialer er registeret til den rigtige pris.

Hvornår er det muligt at fakturere via App?

  • Det er kun muligt at afslutte og fakturere, hvis orderen som minimum er markeret som “Igang”
  • Det kræver du har administrator rollen eller faktureringsrollen.

Hvis du får nedenstående boks op, når du forsøger at sende en faktura, er det nødvendigt at logge på web- applikationen,  klik på tandhjulet og vælg Administration. Her vælger du Skabeloner og går ned til mailskabeloner. Hvis du ikke har oprettet en mailskabelon til fakturering, skal du gøre dette. Læs mere her. Hvis du har en mailskabelon til fakturering, skal du sætte den som standard som markeret med gult på nedenstående billede.

 

Hvis der er sket en fejl i en registrering, som er kommet på faktura, kan i låse den op via “Låste registreringer”


Hvordan krediterer jeg en faktura på appen?

 

I følgende artikel viser vi dig, hvordan du krediterer en faktura på din Minuba app.

Ved kreditering forstås, at der bliver oprettet en ny kreditnotakladde på baggrund af en godkendt faktura. Her vil antallet på fakturalinjerne få modsat fortegn, så det totale beløb på kreditnotaen kan fratrækkes den godkendte faktura. Det medvirker til, at kundens skyldige beløb går i 0.

Se videoen og lær, hvordan du krediterer via app’en

For at kreditere en faktura fra app’en skal du først gå i navigationsmenuen øverst til venstre. Vælg Fakturering‘.

På den side vil du få vist en liste af godkendte fakturaer. Hvis du trykker på en faktura, vil en liste af muligheder folde sig ud. Her kan du vælge at kreditere fakturaen. Hvis du trykker på ‘Krediter faktura‘, vil der blive oprettet en kreditnotakladde.

Valg af faktura i fakturering liste i Minuba app

Herefter kan du godkende kreditnotaen. Redigering og godkendelse af kreditnotakladden foregår på samme måde, som ved fakturering på appen. Vær opmærksom på, at der er en selvstændig mailskabelon til godkendelse af kreditnotaer, og den skal være oprettet og sat som standard for at godkendelse af kreditnotaer kan fungere fra app’en.

Vi håber, at du får glæde af at lære om muligheden for at kreditere fakturaer på app’en.

Rigtig god arbejdslyst!