Minuba app | Få hurtigt adgang til dine ordrer på farten

Minuba app’en – få adgang til dine opgaver på farten

 


Minuba App

Med Minuba app er du ikke længere bundet til kontoret, og du kan nemt følge med i opgaverne direkte fra din smartphone eller tablet. Med adgang på farten, bliver dine montører endnu mere selvkørende – så din forretning kan vokse.

Kort sagt giver Minuba app dig alt du skal bruge for hurtigt og effektivt, at kunne udføre dit arbejde og løbende registrere dit forbrug.

Minuba app giver dig adgang til:

  • Arbejdssedler og tilbud, samt oprettelse af nye ordre
  • Din kalender, så du løbende kan registrere din tid
  • Oprettelse af nye kunder til dit kundekartotek
  • Tilføje dokumentation og noter
  • Udfylde kvalitetssikringsdokumenter
  • Lave faktura og kreditnota

Download Minuba app her!

Apple iPhone | Google Android


 

Her finder du ‘Brugerindstillinger’ i appen

På siden ‘Brugerindstillinger’ er du i stand til at skifte dit kodeord og ændre det sprog der er knyttet til din bruger.

For at finde brugerindstillinger i appen skal du trykke på menu-knappen i venstre øverste hjørne.

Herefter skal du trykke på knappen ‘Indstillinger’.

Til sidst skal du trykke på knappen ‘Bruger indstillinger’ som så vil fører dig til siden.


 

Her finder du dit kundekartotek i appen

Under ‘Indstillinger’ finder du dit kundekartotek under ‘Kunder’.

Her kan du finde alle dine kunder, eller søge efter en specifik kunde og rette i en adresse eller redigere anden information.

Hvis du benytter dig af søgefunktionen kan du også søge i kundens adresser, så hvis du fx står på en adresse men ikke kender kunden, kan du gå ind i kundelisten og søge på adressen du står på, så vil kunden med den matchende adresse blive vist.


 

Sådan registrerer du timer

Du kan løbende registrere dit forbrug og lægge timerne på din arbejdsseddel i Minuba app. Dette gør både, at dine timer kan faktureres til kunden og at du samtidig udfylder din timeseddel til lønudbetaling.

 

Via Min Tid

Under Min Tid kan du se dine timeregistreringer i din kalender. For at registrere dine timer trykker du blot på den dag i kalenderen du ønsker at tilføje din tid, eller på + i nederste højre hjørne. Du får nu mulighed for at redigere din timeregistrering med klokkeslæt, tilføje tillæg og vælge en arbejdsseddel, som timen skal lægges ind på.

Du kan også markere registreringen som en ‘Planlagt Tid’, i stedet for en registreret time. Dette er tiltænkt internt brug, så du ved at du er booket denne dag, men timen er ikke registreret på arbejdssedlen, og dermed fakturerbar, før du ændrer den fra planlagt til registreret tid. Dette gør du ved at trykke på registreringen og derefter på ‘Registrer’ og ‘gem’.

Når du har udfyldt informationerne kan du trykke på ‘Gem’ for at registrere din tid. Timeregistreringen vil nu ligge i din kalender.

 

Via din arbejdsseddel

Du kan også registrere dine timer direkte fra en arbejdsseddel. Når du er inde på din arbejdsseddel skal du trykke på plusset (+ ikonet) nederst på siden og vælge ‘Timeregistrering’.

Du får nu mulighed for at redigere din timeregistrering med dato, klokkeslæt og tilføje tillæg.

 

Registrér timer via Ekstra arbejde

Du registrerer timer på et Ekstra arbejde på samme måde som du gør på en arbejdsseddel.

Når du er inde på din ordre skal du trykke på plusset (+ ikonet) nederst på siden og vælge ‘Timeregistrering’.

Du får nu mulighed for at vælge ekstraarbejde, redigere din timeregistrering med dato, klokkeslæt og evt. tillæg.

 

Timesammentælling

Under ‘Min Tid’ kan du se en sammentælling af dine registrerede timer pr. dag. I toppen af kalenderen har du en samlet sum af dine timer pr. dag, så du hurtigt kan se om du har fået registreret det korrekte antal timer, og nemmere lægge dine timer sammen på ugebasis.

Så hvis du f.eks. har 3 registreringer af 1 time, vil der i toppen af kalenderen være en sammentælling på 3 timer.


 

Sådan opretter du et tilbud

Med et tilbud er det muligt for din virksomhed at beskrive et tilbud til en kunde med f.eks. en fast pris, som du kan få godkendt før du godkender ordren. Du kan oprette tilbud fra flere steder i Minuba app.

Opret tilbud fra kundelisten

Du kan fra kundelisten nemt oprette nye tilbud og ordre, ved først at trykke på den kunde der skal være tilknyttet ordren og derefter på plusset nede i højre hjørne.

Herfra har du muligheden for enten at oprette et tilbud eller en ordre med den nuværende kunde på.

Opret nyt tilbud generelt

Du starter med at klikke på plustegnet til højre og vælger opret ny ’Tilbud’.

Opret tilbud i Minuba app

Herefter skal du udfylde de ønskede informationer til tilbuddet. Disse informationer er i princippet de samme som kræves til oprettelse af ordrekladden.

Du har mulighed for at tilføje tilbudstekst direkte i Minuba app og sende dit tilbud afsted med det samme.

Efter du har oprettet tilbudskladden kan du godkende den.

Godkend tilbud på Minuba app

Når du godkender tilbuddet, kan du samtidig sende tilbuddet på mail til kunde. Når kunden takker ja til tilbuddet kan du godkende det som en arbejdsseddel.


 

Sådan opretter du en ny ordre

Du starter med at klikke på plustegnet til højre og vælger opret ny ’Ordre’.

Herefter skal du udfylde de ønskede informationer om ordren.

Under ’Kunde’ klikker du på ’Søg kunde’. Herunder kan du enten søge en eksisterende kunde frem, eller oprette en ny.

Herefter skal du vælge, hvilken ordretype der skal tilknyttes ordren.

Felterne ’Ordreoverskrift’, ’Rekv. Nr.’, ’Deres ref.’, samt ’Arbejdsbeskrivelse’ udfyldes også hvis ønsket.

 

Pris og arbejdsplan

Under pris og arbejdsplan definerer du, hvordan ordren skal faktureres, samt eventuel dato og tid for påbegyndelse og færdigmelding.

 

Dokumentation

Det er også muligt at tilføje dokumentation til en ordrekladde. Her klikker du på dokumentation og tilføjer ønskede.

Du kan godt tilføje timer til en ordrekladde, hvis du har åbnet for det i dine virksomhedsindstillinger, men hvis du skal tilføje materialer, skal du godkende ordrekladden, så den bliver til en arbejdsseddel.

 

Tilføj indhold til din arbejdsseddel

Nederst til højre på skærmen kan du klikke på ’+’ og få mulighed for at tilføje:

  • Noter
  • Materialer
  • Timeregistrering
  • Dokumentation
  • Ekstra arbejde

 

Noter

Noter udfyldes under ’Beskrivelse’.

 

Materialer

Under materialer kan du registrere materialer ved enten at søge på eksisterende materialer eller scanne materialenummer. Du kan også bare lave en indtastning uden at søge et materiale frem.

Det er valgfrit at skrive en specifik momssats på materialer, så du skal først trykke på feltet for at redigere det. Hvis ikke momssatsen bliver sat specifikt på linjen vil den blive taget direkte fra firma, kunde eller ordre afhængig af, om de er sat til forskellige momssats. Oprindelsen står til højre for satsen uden for redigering.

Timeregistrering

Når du skal registrerer timer, skal du sørge for at udfylde:

  • Dato
  • Start- og sluttidspunkt
  • Registreringstype
  • Arbejdsseddel
  • Opgavetype
  • Evt. noter

 

Godkend en ordre fra app’en

Når du godkender dit tilbud eller ordre fra Minuba app, kan du vælge om dokumentet skal sendes ud til din kunde ved at sætte hak i ‘Send på mail’ og derefter trykke på ‘Godkend’:

godkend ordre app

 

Ekstra arbejde

Det er også muligt at oprette ekstra arbejde på arbejde i Minuba app.


 

Sådan laver du en faktura

Med Minuba app kan du fakturere, mens du er i marken og få dine penge hurtigere i hus.

Se videoen og lær fakturering i Minuba app.

 

Sådan sender du din faktura

Hvis du har færdiggjort dit arbejde hos en kunde, og er klar til at fakturere, kan du vælge at fakturere direkte fra App’en.

Funktionen hedder ‘Afslut og fakturer’. Funktionen vil dukke op, når din arbejdsseddel har status ‘I gang’.

Du vil få mulighed for at rette fakturaen og udskrive en fakturakladde, som en PDF for at se, hvordan fakturaen kommer til at se ud samt ændre i fakturalinjerne.

Hvis du trykker på ‘Vis fakturalinjer’, vil du se dine fakturalinjer i denne liste.

Hvis du trykker på en linje, kan du rette detaljerne.

Når du har lavet dine ændringer, godkender du fakturaen. Du kan enten vælge at godkende og sende fakturaen til din kunde mede dette sammen, eller at godkende og sende fakturaen på et senere tidspunkt. Tilmed kan du også vælge om fakturaen skal sendes som CC til dig selv eller andre mailadresser.

‘Afslut og fakturer’ gør følgende:

  • Afslutter arbejdssedlen
  • Opretter og godkender en slutfaktura
  • Sender fakturaen til kunden via e-mail (kræver at i har jeres egen e-mail fakturaskabelon)
  • Viser fakturaen på din mobil (virker sammen med Mobilepay)
  • Det er kun muligt at afslutte og fakturere, hvis ordren som minimum er markeret som “I gang”
  • Det kræver du har administrator rollen eller faktureringsrollen

Hvis du får nedenstående boks op, når du forsøger at sende en faktura, er det nødvendigt at logge på web- applikationen og går ind under ‘Tandhjulet’ -> ‘Administration’ -> ‘Skabeloner’.

Hvis du ikke har oprettet en mailskabelon til fakturering, skal du gøre dette: Tryk ‘Opret ny’ for at oprette nye skabeloner. Hvis du har en mailskabelon til fakturering, skal du sætte den som standard.

Hvis der er sket en fejl i en registrering, som er kommet på faktura, kan i låse den op via ‘Låste registreringer’.


 

Sådan krediterer du en faktura

Ved kreditering forstås, at der bliver oprettet en ny kreditnotakladde på baggrund af en godkendt faktura. Her vil antallet på fakturalinjerne få modsat fortegn, så det totale beløb på kreditnotaen kan fratrækkes den godkendte faktura. Det medvirker til, at kundens skyldige beløb går i 0.

Se videoen og lær, hvordan du krediterer via app’en.

For at kreditere en faktura fra app’en skal du først gå i navigationsmenuen øverst til venstre. Vælg Fakturering‘.

På den side vil du få vist en liste af godkendte fakturaer. Hvis du trykker på en faktura, vil en liste af muligheder folde sig ud. Her kan du vælge at kreditere fakturaen. Hvis du trykker på ‘Krediter faktura‘, vil der blive oprettet en kreditnotakladde.

Valg af faktura i fakturering liste i Minuba app

Herefter kan du godkende kreditnotaen. Redigering og godkendelse af kreditnotakladden foregår på samme måde, som ved fakturering på appen. Vær opmærksom på, at der er en selvstændig mailskabelon til godkendelse af kreditnotaer, og den skal være oprettet og sat som standard for at godkendelse af kreditnotaer kan fungere fra app’en.


 

Sådan prissætter du dit arbejde

Du kan læse mere om prisgrundlag i denne guide.

Hvis du ude på appen skal skifte prisgrundlag på en ordre eller oprette en ny ordre med et bestemt prisgrundlag, så kan du gøre det således:

Ny ordre

Når du opretter en ny ordre på appen kan du vælge prisgrundlag under ‘Pris og arbejdsplan’.

Eksisterende ordre

Hvis du ændrer prisgrundlag på en eksisterende ordre eller arbejdsseddel, så kan du gå ind på ordren/arbejdssedlen og finde ‘Beskrivelse’. Under ‘Beskrivelse’ findes der en blyant som tillader dig at redigere ordren/arbejdssedlen. Under ‘Arbejdsplan’ kan du vælge prisgrundlag.


 

Brug budget når du er på farten

Hvis I har aktiveret og sat jeres budgetmodul op, så kan I vælge budgetposter når I registrerer materialer på arbejdssedler med et aktivt budget.

Der vil være mulighed for at vælge hvilken budgetpost som registreringen tilhører.

Hvis man slår et materiale op, som har en standard budgetpost for det materiale så vil standarden blive brugt.


 

Få vist en hel arbejdsuge ad gangen i kalenderen

Når du er inde på ‘Min tid’ og vender telefonen/tabletten fra portræt (stående) til landskab (liggende) viser kalenderen en hel arbejdsuge (mandag-fredag).


 

Sådan bruger du ekstra arbejde

Denne korte guide hjælper dig i gang med at bruge ekstra arbejde på appen. Formålet med ekstra arbejder er at kunne lave arbejder ved siden af hovedopgaven. Dette er især nyttigt, hvis man har aftalt en fast pris på hovedopgaven, men man samtidig gerne vil afregne ekstra arbejdet efter forbrug på samme faktura.

Hvordan opretter jeg ekstra arbejde til en arbejdsseddel?

For at oprette ekstra arbejde skal du blot navigere ind på en arbejdsseddel og klikke på ‘Plus-knappen’ nederst i højre hjørne og vælge ‘Ekstra arbejde’ i menuen.

Herefter angiver du en overskrift og en beskrivelse af det ekstra arbejde der skal udføres.

Når du har navngivet og beskrevet dit ekstra arbejdet trykker du gem og så er dit ekstra arbejde oprettet.

Ekstra arbejdet finder du nederst på arbejdssedlen:

Hvordan færdigmelder jeg ekstra arbejde?

På samme måde som en almindelig arbejdsseddel har ekstra arbejde en status. Når du skal ændre status for ekstra arbejdet, så skal du redigere dit ekstra arbejde. Det kan du gøre ved at trykke på blyanten på ekstra arbejdet.

Her kan du også ændre navn og beskrivelse, hvis det er relevant. Hvis du færdigmelder en arbejdsseddel med ekstra arbejde, så vil alle tilhørende ekstra arbejdssedler også blive færdigmeldt.

Hvordan registrerer jeg materialer på ekstra arbejde?

Du registrerer materialer på samme måde som du registrerer materialer på en almindelig arbejdsseddel. Den eneste forskel er, at du skal være opmærksom på feltet, hvor du vælger, hvilken opgave du præcis registrerer materialerne på.

Under “Vælg opgave” vælger du arbejdssedlen eller ekstra arbejdet som materialerne skal registreres på. Det gælder også, hvis der er oprettet flere ekstra arbejder på ordren.

Hvordan registrerer jeg tid på ekstra arbejde?

Du registrerer tid på ekstra arbejde på samme måde som du registrerer tid på arbejdssedler. Husk, at du altid kan søge på ordrenummeret for at finde tilhørende ekstra arbejder. Prøv evt. at søge efter ordrenummer eller ordrenavn.


 

Sådan ser du andres timeregisteringer

Hvis du ude i marken ønsker at danne dig et bedre overblik over en kollegas tid, kan du via ‘Min tid’ se andres timeregistreringer. Husk, at det kræver, at du mindst er begrænset bruger, og at du har rollen ‘Vis planlægningsfane’ eller ‘HRmedarbejder’.

Når du åbner ‘Min tid’, ser du nu navnet på den medarbejder, som kalenderen vises for.

Når du klikker på navnet i toppen af skærmen, åbnes en boks med navnet på den valgte medarbejder.

Når du klikker på medarbejderen i denne boks kommer der en menu frem som viser en liste over de medarbejdere som du kan vælge visning for.

Hvis du er i en afdeling, kan du kun se de medarbejdere som er i den samme afdeling som dig selv. Hvis din virksomhed ikke har afdelinger, så kan du vælge samtlige medarbejdere.


 

Sådan får du adgang til alle informationer på en arbejdsseddel

Når du har åbnet arbejdssedlen, trykker du på menuen i øverste højre hjørne (tre vandrette streger). Denne menu indeholder alle tilgængelige sektioner på arbejdssedlen, og du kan derefter vælge den ønskede sektion.


 

Sådan retter du i adresser på en ordre

I følgende artikel gennemgår vi, hvordan du retter i adresser på en ordre på app’en.

Når du står på en arbejdsseddel, trykker du på blyantsikonet ud for kundens navn:

ret adresse på app

Når du har trykket, kan du rette i de adresser der er på ordren, ved at vælge den type du vil rette i, herunder kontakt-, fakturerings-, eller installationsadresse:

ret adresser

 

Opret ny adresse

For at oprette en ny adresse vælger du [opret ny] i listen over adresser af den pågældende type:

ret en adresse

Når du er færdig med redigere trykker du på ”Gem”. Herefter vil alle ændringer blive gemt.


 

Upload og håndtér billeder og dokumentation

Vælg hvilken ordre du ønsker at tilføje billeder eller dokumentation til:

Tryk derefter på plusset nederst i højre hjørne og vælg ”Dokumentation”.

Herefter vil du få nedenstående billede frem:

Her vælger du om du vil uploade et billede eller et dokument fra dit album. Du kan også vælge at tage et billede direkte fra app’en.

Herefter klikker du på upload i nederste højre hjørne.

 

Dokumentation i mapper

Du kan også vælge om dokumentationen skal tilføjes til en mappe eller oprette en ny mappe til dokumentet.

 

Håndtér og ændr billedstørrelser i app’en

Klik på de tre lodrette streger øverst i venstre hjørne. Her vælger du indstillinger i menuen.

Her får du vist to muligheder billedstørrelser: Høj (hurtig upload, maks 1920 længde) eller Original (langsom, uændret størrelse).

opløsning app


 

Sådan sender du dokumentation direkte til kunden

For at sende billeder og dokumentation fra app’en åbner du den arbejdsseddel det drejer sig om. Fra den højre menu vælger du dokumentation. Herefter trykker du på knappen “Send dokumentation”.

Her kan du vælge hvilke filer der skal sendes, mailadresserne og indholdet af mailen. Når det er udfyldt tryk på afsend.


 

Sådan sender du SMS via Minuba

I følgende artikel vil vi gennemgå, hvordan du ved hjælp af skabeloner kan sende SMSer direkte gennem Minubas app. Det er eksempelvis brugbart, når du gerne vil fortælle en kunde, at deres tilbud er godkendt eller hvornår montøren ankommer til kundens adresse.

Først skal du logge ind i Minuba og gå ind på den arbejdsseddel, hvor kunden som skal kontaktes står. Det kan for eksempel gøres på Overblik-siden.

Arbejdsseddel i overblikket

Når du er kommet ind på arbejdssedlen, vil du se telefonnummer under kunden, hvis nummeret er blevet indtastet på dem. Der vil både være en tlf./mobil knap og en SMS-knap ved siden af.

En arbejdsseddel med telefonnummer

Hvis du klikker på telefonknappen vil du få din smartphones program for at ringe ud frem, eller en menu, hvor du vælger sådan et program. Hvis du klikker på SMS-knappen vil den folde en menu ud, hvor du kan se jeres SMS-skabeloner. Du kan læse mere om skabeloner og hvordan du opretter dem her. Det kræver administrator rettigheder at redigere skabeloner. Hvis i ikke har oprettet skabeloner, vil den vise mulighederne “Standard” og “Ingen”.

SMS skabelon valgmuligheder

Trykker du på “Ingen” vil den ikke bruge nogen skabelon, og du skal derfor selv udfylde tekstfeltet med den ønskede tekst. “Standard” er en skabelon oprettet af Minuba, og er en generel påmindelse der bl.a. inkluderer ordrens nummer, kundenavn og tidspunkt for planlagte timer på sagen. Når du klikker på en af skabelonerne vil du blive ledt over til dit standard SMS-program, med nummeret og beskeden forudfyldt. Du kan altid redigere tekstindholdet inden du afsender. Præcist hvordan det ser ud, kommer dels an på hvilken smartphone du har samt hvordan din smartphone er sat op. Et eksempel på, hvordan det kan se ud vises nedenfor:

Et eksempel på en SMS skabelon på android

Hvis det ikke virker, bør du undersøge dine standardindstillinger for beskeder på din smartphone.

Under skabelonerne er en knap, hvor du kan slå til, at den altid skal bruge den skabelon du herefter trykker på.

Klik på en skabelon men "husk" indstillingen er valgt

Når du næste gang trykker på SMS-knappen, vil du ryge direkte over i beskedprogrammet som ovenfor, i stedet for at se skabelon menuen. Hvis du ombestemmer dig senere, kan du holde SMS-knappen nede for at få vist menuen igen. Denne indstilling vil ikke påvirke dine kollegaers brug, den er kun gældende på din egen smartphone.


 

Ryd cachen i Google Chrome på iPad

1. Åben appen Chrome

2. Klik på Indstillinger (de tre lodrette prikker oppe i højre hjørne)

3. Vælg Indstillinger

4. Rul ned til du kommer til Avanceret

5. Klik på Beskyttelse af personlige oplysninger

6. Vælg Ryd cache

7. Klik på Ryd for at bekræfte


 

Tøm bufferen i Safari på iPad

1. Klik på Indstillinger

2. Vælg Safari i menuen i venstre side af skærmen

3. Klik på Ryd historie og webstedsdata

4. Dobbeltklik på Hjem-knappen

5. Skub Safari opad så appen lukkes