Tilbud og ordrer i appen

Klik på plustegnet nederst i højre hjørne og vælg ’Tilbud’.

Herefter skal du udfylde de ønskede informationer på tilbuddet. Der er fire trin i oprettelsen, og informationerne er i princippet de samme, som kræves til oprettelse af en ordre.

Trin 1: Vælg kunde

Først skal du vælge hvilken kunde, tilbuddet skal sendes til, du kan enten vælge en eksisterende kunde eller oprette en ny. Du har mulighed for at vælge andre adresser fx hvis installationsadressen er forskellig fra kontaktadressen. Du kan se, at kunden har tilknyttet flere adresse ved at der kommer to grå prikker under adressen og du kan swipe mellem adresserne. Hvis der er en installationsadresse på kunden, vil denne altid stå først.

Trin 2: Udfyld informationerne om det nye tilbud

Her skal du som minimum angive ordretypen samt en ordrebeskrivelse.

Hvis du vælger at skifte fra en ordretype til en anden, før du godkender dit tilbud, vil du i nogle tilfælde opleve at begge ordretyper har kalkulationslinjer. Hvis dette er tilfældet, vil du have mulighed for enten at fjerne eller beholde de eksisterende linjer.

Du kan udfylde kundens rekv.nr eller kundens reference, hvis det er relevant, samt en arbejdsbeskrivelse. Du har også mulighed for at tilføje en kundenote, dette gør du ved at klikke på ’knappen’ ud for ’Tilføj kundenote’.

Når du har gjort det får du et tekstfelt frem, hvor du kan skrive noten som vil blive gemt på kunden. Du vil samtidig kunne se tidligere kundenoter, så du undgår at oprette en note, der allerede er indtastet. Du kan bruge kundenoterne til at skrive generelle beskeder om kunden, som f.eks. at man skal huske at ringe til kunden inden man ankommer.

Trin 3: Angiv pris og eventuelle tidsfrister

Her kan du vælge om tilbuddet skal faktureres efter forbrug, fast pris eller kalkulation, samt angive eventuel dato og tid for påbegyndelse og færdigmelding, og kalkulationslinjer.

Trin 4: Information til kunden

Her vælger du, hvordan tilbuddet skal se ud, når det sendes afsted til kunden. Du kan vælge mellem dine skabeloner, men også rette direkte i tekstfeltet.

Derudover har du også mulighed for at vælge en udløbsdato af tilbuddet.

Når du har udfyldt de relevante informationer kan du vælge enten at godkende tilbuddet med det samme eller først gemme det som kladde og derefter godkende tilbuddet.

Godkend tilbud

Hvis du klikker på ’Godkend’ får du også mulighed for at sende tilbuddet til kunden. Hvis du klikker på ’Åben tilbuds pdf’ åbnes din kladde i en pdf-fil, så du kan se hvordan tilbuddet ser ud, inden det sendes afsted til kunden.

Gem tilbudskladde

Du har også mulighed for at gemme din tilbudskladde, og derefter gennemse om du har indtastet de rigtige informationer i kladdeformat. Hvis du klikker på ’Vis tilbudskladde dokument’ åbnes din kladde i en pdf-fil, så du kan se hvordan det ser ud, når du sender dokumentet til kunden.

For at godkende og eventuelt sende tilbuddet til kunden skal du klikke på den røde status dropdown. Når kunden takker ja til tilbuddet kan du godkende det som ordre og tilgå arbejdsseddelen.

Du starter med at klikke på plustegnet nederst til højre og vælger ’Ordre’.

Trin 1: Vælg kunde

Først skal du vælge hvilken kunde, ordren skal sendes til, du kan enten vælge en eksisterende kunde eller oprette en ny. Du har mulighed for at vælge andre adresser fx hvis installationsadressen er forskellig fra kontaktadressen. Du kan se, at kunden har tilknyttet flere adresse ved at der kommer to grå prikker under adressen og du kan swipe mellem adresserne. Hvis der er en installationsadresse på kunden, vil denne altid stå først.

Trin 2: Udfyld informationerne om ordren

Her skal du som minimum angive ordretypen samt en ordrebeskrivelse.

Hvis du vælger at skifte fra en ordretype til en anden, før du godkender dit tilbud, vil du i nogle tilfælde opleve at begge ordretyper har kalkulationslinjer. Hvis dette er tilfældet, vil du have mulighed for enten at fjerne eller beholde de eksisterende linjer.

Du kan udfylde kundens rekv.nr eller kunden reference, hvis det er relevant, samt en arbejdsbeskrivelse. Du har også mulighed for at tilføje en kundenote, dette gør du ved at klikke på ’knappen’ ud for ’Tilføj kundenote’

Når du har gjort det får du et tekstfelt frem, hvor du kan skrive noten som vil blive gemt på kunden. Du vil samtidig kunne se tidligere kundenoter, så du undgår at oprette en note, der allerede er indtastet. Du kan bruge kundenoterne til at skrive generelle beskeder om kunden, som f.eks. at man skal huske at ringe til kunden inden man ankommer.

Trin 3: Angiv pris og eventuelle tidsfrister

Her kan du vælge om ordren skal faktureres efter forbrug, fast pris eller kalkulation, samt angive eventuel dato og tid for påbegyndelse og færdigmelding, og kalkulationslinjer.

Trin 4: Information til kunden

Her vælger du, hvordan ordren skal se ud, når det sendes afsted til kunden. Du kan vælge mellem dine skabeloner, men også rette direkte i tekstfeltet.

Når du har udfyldt de relevante informationer på ordren kan du vælge enten af godkende med det samme eller gennemse som kladde.

Godkend ordre

Du får her mulighed for at godkende din ordre. Du kan også sende den på mail til kunden. Hvis du klikker på ’Åben ordrekladdepdf’ åbnes ordren i en pdf-fil, så du kan se hvordan det ser ud, inden du sender dokumentet til kunden.

Gennemse ordrekladden

Her får du mulighed for at gennemse ordrekladden inden du godkender den. Således kan du stadig lave rettelser, hvis der er behov. Hvis du klikker på ’Vis ordrebekræftelseskladde dokument’ åbnes ordren i en pdf-fil, så du kan se hvordan det ser ud, inden du sender dokumentet til kunden. Når du klar til at godkende ordren gøres det i den røde dropdown menu.

Du kan fra kundelisten nemt oprette nye tilbud og ordre, ved først at trykke på den kunde der skal være tilknyttet ordren og derefter på plusset nede i højre hjørne.

Herfra har du muligheden for enten at oprette et tilbud eller en ordre med den nuværende kunde på.

Hvis du ønsker at tilføje kalkulationslinjer, eller oprette et tilbud eller en ordre med kalkulation, kan dette også gøres i appen. Dermed kan du indtaste dit forventede materiale og/eller timeforbrug, og lave din prisberegning der. Du kan indtaste så mange linjer du har brug for, så kunden får et detaljeret indblik i, hvad det vil koste at lave den givne opgave.

Når du er i gang med at oprette et tilbud, eller en ordre, kan kalkulationen tilføjes ved at klikke på knappen ’Tilføj kalkulation’.

Herefter kommer du ind på siden, hvor du kan tilføje kalkulationslinjer.

På listen vil du se de materialer du senest har tilføjet. Hvis du altid bruger de samme materialer får du dermed mulighed for hurtigt at tilføje dem til din kalkulation.

Hvis du vil søge efter materialet kan du skrive varenummer eller varebeskrivelse i søgefeltet. Når du har fundet det rigtige materiale, er der to måder at tilføje materialet på. Hvis du swiper materialet mod venstre kan du klikke på ’+’ så tilføjes materialet.

Du kan også klikke på selve materialelinjen. Så kommer du ind på en side, hvor du kan vælge antal samt rette nogle informationer.

Når du søger efter nye materialer, vil du få vist ‘Egne Materialer’ først, og herefter dine egne ‘Kortnumre’ og til sidst ‘Grossistmaterialer’.

Hvis du i første omgang ikke finder det materiale du søger efter, kan du klikke på ’Søg efter flere materialer’- knappen nede i bunden af de søgte materialer.

Når du er færdig med at tilføje kalkulationslinjerne går du tilbage og færdiggør dit tilbud eller din ordre.                                                                                                                

Når ordren er gemt kan du altid tilgå kalkulationslinjerne enten på selve arbejdssedlen eller ude fra menuen til højre

Hvis dit tilbud eller din ordre stadig er en kladde kan du tilføje flere kalkulationslinjer. Det gør du ved at klikke på ’+’ nede i højre hjørne.

Hvis du ønsker at fjerne et materiale kan du swipe mod venstre, og klikke på skraldespanden.

Hvis du vil slette alle linjerne kan du klikke på ’Vælg alle’ og derefter ’Slet alle’.