Timesedler


Alle dine medarbejderes timesedler er samlet et sted, som du har adgang til, hvis du er administrator i Minuba. Oversigten giver dig overblikket over dine medarbejderes registrerede timer, sygdom, overtid, vagtudkald m.m. Timesedlerne viser dig desuden, hvornår dine medarbejdere sidst har afleveret eller fået godkendt deres timesedler. Dette er vigtig information for dem der laver løn og som f.eks. skal eksportere timesedlerne til et lønsystem. Du har desuden mulighed for at vælge, hvilken periode og afdeling du vil se timerne for.

Har du brug for et detaljeret indblik i de registreret timer, som f.eks. hvilken dato eller ordrer de er registreret på, kan du med fordel eksporterer listen ud i et excel ark eller på pdf.

Du finder timesedlerne ved at klikke på tandhjulet i øverste højre hjørne og vælger ‘Timesedler’.


Sådan bruger du timesedler

Timesedler er et godt værktøj til at se alle medarbejders registreret timer for en given periode. Du får opsummereringen af timerne i Minuba og de kan eksporteret til Excel for at få en udspecificeret visning.

 

Vælg en tidsperiode for timesedler

Du vælger selv tidsperioden du ønsker at kigge på i værktøjsbjælken over listen med timesedler. Summen af timerne er regnes ud fra den valgte periode, så du kan se de forbrugte timer pr. måned eller for en lønperiode.

 

Filtrer på timernes status

Du kan filtrere visningen af timer afhængigt af om medarbejderens timer er ikke-afleveret, afleveret eller godkendte. Har du slået alle 3 filtrer til, så sikrer du dig, at du ser alle timer der er registreret. Har du kun slået de godkendte timer til vil du kun se en summering af de timer, som er blevet godkendt af en administrator T.O.M. den slutdato du har valgt.

 

Vis timer fra en afdeling

Har du brug for kun at se timerne for en specifik afdeling kan du vælge, hvilken afdeling det skal være. Alle medarbejdere fra den valgte afdeling bliver vist på listen, og medarbejdere uden for den valgte afdeling bliver skjult.

Afdelinger kan være smart at bruge, hvis du skal udbetale løn til både månedslønnede og timelønnede.


Eksport af timesedler

Hvis du har brug for flere oplysninger end der bliver vist i Minuba,  f.eks. en udspecifikation pr. dag, så kan du eksporterer timesedlerne ud i et Excel ark eller på pdf. Det giver dig større mulighed for, at sorterer og filtrerer timerne udfra dato, medarbejder eller på en ordrer. Eksporterer du timerne til Excel kan du skabe dig et mere detajleret indblik i dine medarbejders timer.

Du kan også eksporterer timesedlerne til diverse lønsystemer, så Minuba danner grundlaget for lønnen i dit lønsystem.

Læs mere om lønintegrationer her.

 

Eksport formater

Når du skal til at eksporterer timesedlerne kan du vælge forskellige formater. Overordnet kan du vælge entent Excel eller PDF. Eksporterer du til Excel får du mulighed for at sorterer og filtrerer i listen, og hvis du eksporterer til PDF kan du f.eks. sende udskriften til medarbejderen.

 

Excel eksport

Periodesammentælling giver dig opsummeringen af hver enkelt medarbejders tid indenfor den valgte periode. Du får alle arbejdstids- tillægs- og fraværstyper med som kolonner, så du kan se fordelingen af tidsregistreringerne.

Dagssammentælling giver dig en opsummering af hver enkelt medarbejders registrerede arbejdstidstyper pr. dag.

 

PDF eksport

PDF giver dig én samlet .pdf fil for alle dine medarbejdere og deres timeseddel. Timesedlen inkluderer både en sammentælling af timerne for en periode, samt specifikation på, hvad der har været ordrerelateret og hvad har været internt tid, samt arbjedstidstyper og tillæg.

PDF pr. timeregistrering giver dig én samlet .pdf fil for alle dine medarbejdere, som er udspecificeret pr. registrering. Dette giver dig et meget detajleret indblik for hver enkel medarbejders individuelle timeregistreringer.


 

Ret en medarbejders timesaldo til timesedler

Det kan i visse tilfælde være nødvendigt at ændre i en medarbejders timesaldo, f.eks., hvis der udbetales overtimer, og saldoen efterfølgende skal reguleres.

Når du holder musen over en medarbejder, bliver knappen ‘Saldo’ vist under kolonnen ‘Handlinger’.

timesedler

 

Du kan nu vælge, hvilken dato ændringen skal gælde, du kan se nuværende flexsaldo, og du kan enten taste en ændring eller sætte en ny flexsaldo. Du kan eventuelt også skrive en bemærkning, som f.eks. ’10 timer udbetalt’.

NB! Når du vælger ‘Dato for ændringen’, skal du være opmærksom på, at du sætter slutsaldo for den dato du har valgt. Så hvis ændringen skal gælde fra mandag morgen, skal du vælge datoen for søndag.

 

Herunder er der taster ‘-10′ i ændringen, hvilket nedsætter flexsaldoen til ’11’.

 

Herefter vil saldoen på ‘Min tid’, og på timesedler ændre sig fra dagen efter den valgte dato. Ændringen vil kunne ses i loggen på den enkelte medarbejders timeseddel. Loggen finder du under ‘Handlinger’ på medarbejderens linje.

Timesedler

 

Klikker du ‘Vis log’ for du vist alle de handlinger der er sket på medarbejderen, som vedrører timeregistrering og saldo.


 

Send godkendte timesedler til dine medarbejdere

Medarbejdere kan automatisk få tilsendt godkendte timesedler for en uge, fjorten dage eller en måned. De godkendte timesedler sendes til den mailadresse som brugeren er oprettet med i systemet og afsendelsen sker ved godkendelse.

NB! For at medarbejderen kan åbne sin timeseddel skal medarbejderen være oprettet med en gyldig mailadresse som han/hun har adgang til.

 

Inde under Virksomhedsindstillinger (under afsnittet ‘Registreringer’) vælger du om det skal være hver uge, hver fjortene dag eller hver måned.

indstillinger for timesedler

 

Skal timesedlerne sendes på ugebasis, angive du den ugedag hvor lønperioden starter.

indstillinger for timesedler

 

I ovenstående eksempel vil medarbejderne modtage godkendte timesedler for perioden mandag-søndag.

Hvis timesedlerne skal sendes hver fjortene dag, vælger du om det skal være i lige eller ulige uger samt ugedag for, hvornår lønperioden starter.

Indstillinger for timesedler

 

I eksemplet ovenfor vil medarbejderne modtage godkendte timesedler for perioden mandag-søndag i ulige uger.

Hvis timesedlerne skal sendes på månedsbasis, angiver du den dag i måneden hvor lønperioden starter.

 

I eksemplet ovenfor vil medarbejderne modtage godkendte timesedler for perioden den 1. i måneden til og med den den sidste dag i måneden. Fx 1.-31. januar og 1.-28. februar.


Gå til næste artikel: ‘Arbejdstidstyper, tillægstyper og fraværstyper’

Gå til forrige artikel: ‘Planlægning af alle dine medarbejderes timer’