Timesedler

Hvordan kan jeg få en oversigt over alle timesedler?

I Minuba har vi gjort det nemt for dig. Vi har samlet alle dine medarbejderes timesedler et sted, som du kan få vist, hvis du er administrator af Minuba og er logget på Minuba på din computer.
Du får adgang til timesedlerne ved at klikke på tandhjulet i øverste højre hjørne, og derefter vælge ‘Timesedler’ i menuen.

Oversigten viser dig alle dine medarbejderes registrerede timer, sygdom, overtid, vagtudkald m.m.
Sørg for at ‘ikke afleverede’, ‘Afleverede’ og ‘godkendte’ er slået til. Timesedlerne viser dig desuden, hvornår der sidst er afleveret og godkendt en timeseddel på en medarbejder. Dette er især en relevant information for dig, som skal køre løn og som fx skal eksportere timesedlerne til dit lønsystem.

Et godt tip: sørg for at tjekke op på alle afleverede og godkendte timesedler inden du eksportere til dit lønsystem. Hvis dine medarbejdere har afleveret og du har godkendt deres timer, er det nemlig ikke længere muligt for dem at redigere i de gamle timeregistreringer.

Vælg en periode
Visningen af de udspecificerede oplysninger med de registrerede timer, er tidsbestemt.
Du kan selv bestemme, hvilken tidsperiode der skal indkluderes i de viste tal.

Du ændrer perioden i bjælken placeret over listen med timesedler.

Du kan eksempelvis få vist timer registreret i sidste kvartal af 2018, det vil sige perioden fra 1. oktober 2018 til 31. december 2018, ved at skrive startdatoen (01-10-2018) i feltet ud fra ‘Fra’ eller ved at klikke på det lille kalenderikon ved siden af feltet og i kalenderen, der åbner, vælges den ønskede dato.

På samme måde angiver du slutdatoen (31-12-2018) i feltet ‘Periode til’, og listen viser nu de samlede timeregistreringer for den valgte periode. Du vil fortsat få vist hvornår timesedlen sidst er afleveret og godkendt. Disse oplysninger ændres ikke af filtreringen.

Hvis du har brug for flere oplysninger end der bliver vist på skærmen, fx oplysninger om tillæg, kan du trykke på ‘eksport’ og vælge ‘Excel periode sammentælling’. Så får du oplysningerne ud i et excelark, hvor du kan se alle typer af tid og tillæg.

Et godt overblik
Det er også under ‘Timesedlerne’, at du hurtigt kan få et overblik over, hvor mange timers sygdom dine medarbejdere har haft i den angivne periode.
Hvis du kun ønsker at se en bestemt medarbejderes registreringer, kan du med fordel søge medarbejderens navn frem i søgefeltet i højre hjørne.

Læs mere om hvordan, her


Kan jeg se en oversigt over alle timesedler?

Brugere med rolle som Administrator eller HR medarbejder kan se en liste over alle brugeres timesedler i webapplikationen. Klik på tandhjulet i øverste højre hjørne og vælg ‘Timesedler’ i menuen. Du ser nu en liste over alle medarbejderes timesedler. Det er muligt at åbne en timeseddel ved at klikke på en medarbejders navn på listen.


 

Hvordan ændrer jeg en medarbejders timesaldo?

Det kan i visse tilfælde være nødvendigt at ændre i en medarbejders timesaldo, f.eks., hvis der udbetales overtimer, og saldoen efterfølgende skal reguleres.

Det kan du gøre ved at klikke på indstillinger og vælge timesedler.

Når du fører musen hen over en medarbejder, får du en ‘Saldo’ knap op til venstre under kolonnen “Handlinger”.

Når du klikker på den får du følgende dialog:

Når du indtaster dato for ændringen, skal du være opmærksom på, at du sætter slutsaldo for den dato du har valgt. Så hvis ændringen skal gælde fra mandag morgen, skal du vælge datoen for søndag.

Så indsætter du din ændring, skriver eventuelt en bemærkning som f.eks. ’10 timer udbetalt’. Hvis du herefter klikker på dialogboksen, evt. i bemærkningsfeltet kan du se hvad den nye saldo vil blive sat til. Hvis den nye saldo er som dom ønsker, klikker du OK:

Herefter vil saldoen på ‘min tid’, og på timesedler, ændre sig fra dagen efter den valgte dato. Ændringen vil kunne ses i loggen på den enkelte medarbejders timeseddel.

Se loggen under Handlinger på venstre side: “Vis log”.


 

Sådan laver du en fil til indlæsning af timeløn i Danløn

I Minuba har du mulighed for at eksporterer en fil med jeres timeløn til lønsystemet Danløn.

Denne vejledning fra Danløn forklarer, hvilke lønkoder Danløn forventer at modtage.

Klik her for vejledning.

For at eksportere din timeløn til Danløn, klikker du på tandhjulet og vælger Timesedler.

Herfra kan du klikker “Eksport” op i toppen af skærmen.

Du får nu mulighed for at vælge en periode, hvad der skal eksporteres og hvilket eksportformat.

I “Eksportformat” har du mulighed for at vælge Danløn, så når du trykker på “OK”, bliver der sendt en fil til Danløn.


 

Hvordan sender jeg godkendte timesedler til medarbejdere?

Medarbejdere kan automatisk få tilsendt godkendte timesedler for en uge, fjorten dage eller en måned. De godkendte timesedler sendes til den mailadresse som brugeren er oprettet med i systemet og afsendelsen sker ved godkendelse.

Bemærk: For at medarbejderen kan åbne sin timeseddel skal medarbejderen være oprettet med en gyldig mailadresse som han/hun har adgang til.

Inde under Virksomhedsindstillinger (under afsnittet ‘Registreringer’) vælger du om det skal være hver uge, hver fjortene dag eller hver måned.

Skal timesedlerne sendes på ugebasis, angive du den ugedag hvor lønperioden starter:

I ovenstående eksempel vil medarbejderne modtage godkendte timesedler for perioden mandag-søndag.

Hvis timesedlerne skal sendes hver fjortene dag, vælger du om det skal være i lige eller ulige uger samt ugedag for hvornår lønperioden starter:

I eksemplet ovenfor vil medarbejderne modtage godkendte timesedler for perioden mandag-søndag i ulige uger.

Hvis timesedlerne skal sendes på månedsbasis, angiver du den dag i måneden hvor lønperioden starter:

I eksemplet ovenfor vil medarbejderne modtage godkendte timesedler for perioden den 1. i måneden til og med den den sidste dag i måneden. Fx 1.-31. januar og 1.-28. februar.