Planlægning

Hvad viser fanen Planlægning?

Få overblik over alle medarbejderes tilgængelige tid samt planlagte og udførte arbejdsopgaver med ‘Planlægning’.

Se videoen og få styr på ‘Planlægning’ i Minuba

Inden du giver dig i kast med ‘Planlægning’, kan det være en fordel for dig at:

 Hvad viser værktøjsbjælken under ‘Planlægning’?

Øverst i fanen ses værktøjsbjælken:

Planlægsnings topbar

Værktøjsbjælkens knapper m.m. beskrevet fra venstre til højre:

  • Pilene bruges til at gå frem og tilbage i tiden. Viser kalenderen fx en uge ad gangen, kan du med pilene hoppe en uge frem og tilbage.
  • Datovælger, hvor du kan vælge startdato for visningen.
  • Antal dage vist ad gangen.
  • Om dage der vises skal være på 24 timer eller længden af en arbejdsdag.
  • Hvis ‘Arbejdsdag’ er valgt, kan du angive start- og sluttidspunkt for dagen.
  • Hvis din virksomhed har oprettet afdelinger, kan du vælge blandt disse og dermed filtrere de viste medarbejdere på deres afdelinger.

Kalenderen under ‘Planlægning’

I kalenderen har du mulighed for at planlægge medarbejdernes arbejdstid med udgangspunkt i deres tilgængelighed til at løse opgaver. Du kan planlægge en medarbejders tid og tilknytte specifikke opgavetyper og/eller sager.

Du reserverer et givent tidsrum ved at klikke direkte i kalenderen på den ønskede dag og tidspunkt ud for den medarbejder, som skal udføre det ønskede arbejde. Det er muligt at vælge et længere tidsrum ved at klikke på starttidspunktet og derefter trække musen til sluttidspunktet.

Planlægnings kalender

Når du har valgt et tidsrum i kalenderen, åbnes et vindue som vist nedenfor, hvor du kan angive detaljer om arbejdet. Således kan medarbejderen i sin egen tidsoversigt nemt se, hvilket arbejde den angivne tid er reserveret til.

planlægnings registrering

Redigér i en medarbejders tilgængelighed

Det er ligeledes muligt at redigere i medarbejdernes tilgængelighed ved eksempelvis at angive ferie eller andet fravær. Dette foretages på samme vis, som når der planlægges arbejdsopgaver, ved at klikke direkte i kalenderen på den ønskede dag og tidspunkt ud for den medarbejder, som skal have redigeret sin tilgængelighed.

Du kan flytte rundt på registreringer ved at trykke på dem med venstre museknap og trække dem hen til det ønskede sted, som vises på nedenstående billedeksemplet, hvor en registrering flyttes fra 07:00 til 08:00:

Planlægning ryk tid

Flyt, slet elle kopiér registreringer under ‘Planlægning’

Under ‘Planlægning’ har du mulighed for at flytte, slette eller kopiere flere registreringer på én gang. Det kan gøres på to måder:

Flyt registreringer

Du kan flytte registreringer på følgende to måder:

1. Markér registreringer ved at holde CTRL-knappen nede. Herefter klikker du på en eller flere registreringer. Når du har markeret registreringerne, flytter du dem ved klikke på en af de valgte registreringer og trækker dem til ønskede placering.

Planlægning marker flere 1

2. Eller du kan vælge at trykke og holde CTRL-knappen nede og trække en selektionsboks over registreringerne. Når du har markeret registreringerne, flytter du dem ved klikke på en af de valgte registreringer, og trækker dem til ønskede placering.

Planlægning marker flere 2

Kopiér registreringer

Det er også muligt at kopiere en eller flere registreringer ved at holde CTRL-knappen nede, imens du trykker på en af de valgte registreringer, og trækker dem hen på det sted du vil kopiere dem til:

Planlægning Kopier flere registreringer

OBS! Det er vigtigt at notere, at hvis man flytter eller kopierer registreringer, som allerede ligger på en arbejdsseddel, vil medarbejderen man flytter/kopierer til også blive tilknyttet som medarbejder på den arbejdsseddel.

Slet registreringer

Hvis du vil slette de valgte registreringer skal du blot trykke på “Delete” på dit tastatur.


 

Indstil din Planlægning

I Minuba kan du indstille fanen ‘Planlægning’ til at passe til netop din virksomheds behov, og kun vise de informationer, som du har brug for. Følgende guide gennemgår, hvordan du indstiller din ‘Planlægning’.

Sådan indstiller du din ‘Planlægning’
På værktøjslinjen klikker du på ‘Indstillinger’ for at vælge, hvad der skal vises i planlægningskalenderen.

Under ‘Indstillinger’ har du mulighed for at tilvælge, hvilke informationer der skal vises i din ‘Planlægning’. Når du valgt de ønskede indstillinger, klikker du ‘OK’ og dine registreringer gemmes.

Indstillingerne under ‘Planlægning’

Nedenfor gennemgås hver enkelt indstilling, som du kan vælge for at tilpasse din planlægningskalender:

Vis kun planlagt tid

‘Vis kun planlagt tid’ afgrænser planlægningskalenderen til kun at vise planlagte tidsregistreringer. Det kan være relevant, hvis du skal bruge planlægningen til at planlægge medarbejderes tid, men samtidigt også vil kunne lade dem registrere deres egen tid.

Vis udførte planlagte registreringer

Her får du vist planlagte tidsregistreringer, som er udført. En planlagt registrering er udført, når medarbejdere har trykket på den planlagte registrering og realiseret tiden, hvormed den overlappes af en tilsvarende tidsregistrering.


Hvordan planlægger jeg mine medarbejderes tid i ‘Planlægning’?

Vi arbejder altid på at gøre Minuba, herunder planlægning i Minuba, nemmere og mere overskueligt for dig.
I følgende artikel gennemgår vi, hvordan du planlægger dine medarbejderes tid under ‘Planlægning’ i Minuba.

Se videoen og lær, hvordan du bruger Planlægning effektivt.

*Bemærk at du vil se kolonnetabellen til venstre, hvor den i videoen vises til højre. Dette har ingen indflydelse på funktionaliteten.
Først og fremmest er ordrelisten blevet flyttet til venstre side af skærmen. Dette skaber et bedre flow, eftersom vi nu følger læseretningen.

Venstrestilling af kolonnetabellen

Kolonnetabellen med visning af ‘Aktive ordrer i den valgte periode’ er flyttet fra højre side af skærmen til venstre, for at følge læseretningen. Derudover gør den nye placering af tabellen det også hurtigere at trække dine medarbejdere over på sager.

Hvis tabellen på din skærm fortsat vises til højre, er det nødvendigt at rydde op i din browserdata (clear cache). Hvis du bruger Chrome, skal du klikke ‘Shift’ + ‘Ctrl’ + ‘Delete’. Det renser hukommelsen af din browserdata, således at du får vist kolonnen til venstre.

Vælg en ordre

Det er nu muligt at vælge en ordre ved blot at trykke på den i ordrelisten. På billedet nedenfor har vi valgt den øverste ordre. Tilknyttede medarbejdere vil nu blive vist øverst i planlægningen, og de resterende vil blive vist nedenunder. Ligeledes vil tidsregistreringer, der ikke har noget med den valgte ordre at gøre, blive grå. Det er også muligt at gå direkte til arbejdssedlen ved at trykke på den lille pil i højre side af den valgte ordre.

Tilknyt og fjern medarbejder på en valgt ordre

Det er let at tilknytte og en medarbejder fra en ordre. Dette gør du ved at klikke og derefter trække en medarbejder over på den valgte ordre.

Hvis medarbejderen allerede er tilknyttet til ordren og du trækker ham over på sagen igen, vil han blive fjernet fra sagen.

Læs også:

> Opret tilbud direkte fra Planlægning

> Gennemgang af kolonnetabel under Planlægning

> Hvordan benytter jeg Planlægningsværktøjet?


Opret tilbud under Planlægning

Når du står under Planlægning kan du oprette et tilbud på følgende måde:

Markér en tidsperiode eller klik ud for en medarbejder. Herefter vil du få en dialogboks frem:

Som markeret på ovenstående billede vil du få en ‘Opret ny’ knap frem. Hvis du klikker på denne, vil du få mulighed for enten at oprette et nyt tilbud eller en ordre.

opret tilbud Planlægning

Inden du kan klikke på ‘Opret tilbud’ skal du udfylde følgende:

  1. Vælg Ordretype, Ordreoverskrift samt Arbejdsbeskrivelse.
  2. Klik på ‘Kunde’, hvor du skal indtaste kundeoplysninger.
  3. Klik på ‘Medarbejder’ og vælg, hvilke medarbejdere du ønsker at tilknytte til tilbuddet. Derudover kan du også vælge ‘Ansvarlig medarbejder’.

Herefter kan du klikke på ‘Opret tilbud’ og tilbuddet vil derefter oprettes. Når tilbuddet er oprettes kan du med det samme registrere eller planlægge tid hertil.

Du kan nu finde tilbuddet under ‘Overblik’


Hvordan planlægger eller registrerer jeg tid på et tilbud eller ordrekladde?

I forbindelse med f.eks. besigtigelsesopgaver kan det være nødvendigt at registrere tid på et tilbud, før det er godkendt.

For at kunne registrere tid på tilbud og ordrekladder, skal det først slås til i dine virksomhedsindstillinger. Dette gøres ved at klikke på tandhjulet øverst til højre. Her vælger du ‘Virksomhedsindstillinger’.

Under virksomhedsindstillinger vælger du indstillingen ‘Tillad timeregistrering på tilbud og kladder’.

Når denne indstilling er slået til, vil alle medarbejdere kunne registrere tid på tilbud, de er tilknyttet, på samme måde som på ordrer “Hvordan registrerer jeg timer på en ordre?”

På planlægningsfanen kan man også planlægge tilbud på samme måde som ordrer.


 

Hvordan kan jeg finde fremtidig planlagt tid for mine ordre?

I følgende artikel gennemgår vi, hvordan du under Planlægning nemt kan finde frem til, hvornår i har planlagt samt hvem der skal udføre et stykke arbejde. Dermed kan du øge dit overblik over kommende, planlagt arbejde.

Se videoen og lær hvordan

Klik først ind under Planlægning. Her vil du se aktive ordre vist til venstre. Hvis der er registreret, realiseret eller planlagt tid i fremtiden, vil ordren være grøn og have ‘Planlagt’ under status.

Nuværende aktive ordre kan ses i planlægningsfanen

Hvis du klikker på menuknappen oppe i venstre hjørne, vil du kunne se muligheden for at tilføje fanen ‘Næste tid‘.

Ved at klikke på menuknappen kan du vælge hvilke kolonner du vil se, heriblandt "næste tid"

I den nye kolonne kan du se, hvornår den næste, planlagte tid på en ordre er. Hvis du klikker på linket, på selve datoen i kolonnen, vil kalenderen skifte til denne dato, og de medarbejdere der er tildelt ordren blive rykket til toppen.

Klik på linket datoen i Næste tid kolonnen til at gå til den viste dato


 

Hvordan kan jeg planlægge min egen tid?

I følgende artikel gennemgår vi, hvordan du planlægger din egen tid i Minuba.

Se videoen og lær, hvordan du planlægger din egen tid i Minuba

Inden du kan registrere planlægninger skal du have en rolle, som tillader, at du kan planlægge. Rollen ‘Planlæg egne timer’ gør det muligt at registrere planlægninger under siderne ‘min tid’ og ‘min plan’. ‘Administrator’ og ‘planlægger’ brugerrollerne har automatisk ‘Planlæg egne timer’ rollen inkluderet.

Du eller en administrator i din virksomhed kan give dig denne rolle ved at først klikke på tandhjulet i øverste højre hjørne og derefter vælge ‘Administration’:

Tandhjul administration

Derefter vælger du ‘Brugere’ og efterfølgende den bruger, som skal have rollen ‘Planlæg egne timer’.

Administration rediger brugere

 

På ‘Rediger bruger’ siden findes rollen ‘Planlæg egne timer’ under sektionen: ‘Roller’. Sektionen ser forskellig ud, alt efter hvad brugerens brugertype er.

 

Når du har rollen, kan du planlægge din tid under siderne ‘Min tid’ og ‘Min plan’.

På begge sider er der en kalender, hvor du kan klikke på den dag og tid, som du ønsker at planlægge tid på. Der vil komme et pop-up vindue frem, efter at du har klikket.

Her kan du blandt andet redigere i tider samt specificere, hvilken opgave tidsregistreringen hører under, og vælge om tiden skal gemmes som registreret tid eller planlagt tid.

Planlæg tid på app’en

NB! For at kunne planlægge tid på app’en, skal du enten være en superbruger eller have rollen “Planlæg egne timer”.

Når du laver en registrering under ‘Min tid’ kan du vælge om timerne skal planlægges.

Det gør du ved at vælge “Ja” under Planlæg tid.

 


 

Hvordan skjuler jeg medarbejdere i planlægning?

Alle medarbejdere kan som standard ses i planlægningen, men der kan være medarbejdere, som ikke er relevant for alle, der arbejder med planlægningen.

Derfor kan du nu vælge at skjule en eller flere medarbejder. Når du skjuler en eller flere medarbejdere, gemmes det i din browser. Dette giver dig mulighed for at lave din egen medarbejderoversigt kun med de medarbejdere, der er relevante for din planlægning.

For at skjule en medarbejder skal du holde musen over den medarbejder, du ikke vil have vist, og trykke på det røde kryds som vist ud for Britt:

HideEmployee.PNG

Nu vil medarbejder Britt ikke blive vist i din planlægning, indtil du igen vælger at få din skjulte medarbejder frem igen således:

showAllEmployees.PNG


Træk arbejdssedler til medarbejderen i planlægningskalenderen

Nu kan du fra højre side i planlægningen fra en liste let trække de arbejdssedler der skal planlægges ud på medarbejderen. På den måde kan du let holde rede på om alle arbejdssedler er blevet planlagt og sørge for at alt bliver håndteret.

Du kan planlægge arbejdet ved at trække en arbejdsseddel fra listen hen på kalenderen, og slippe den på en medarbejders tidslinje således:

OrderListDrag.PNG

Nu har du flyttet arbejdssedlen fra listen og den ligger nu på den valgte medarbejder:

OrderListDropPNG.PNG

Hvis du ikke vil se listen, kan du altid vælge det i ‘Indstillinger‘ på planlægningen. Du kan også tilpasse hvilke felter listen skal indeholde. Du kan udvide listen med flere kolonner ved at markere kolonnen således:

OrderListColumns.PNG

Her kan du vælge de felter, du skal bruge for at kunne planlægge arbejdet:

  • Ordre
    • Arbejdsbeskrivelse som indeholder ordretitel og ordretype
  • Adresse
    • Denne kolonne viser arbejdes installationsadresse og kan sorters, så du kan se alt arbejde fra samme postnummer og by
  • Medarbejder
    • Her kan du se, hvem der skal udføre arbejdet, og hvem der eventuelt er ansvarlig for arbejdssedlen.
  • Start
    • Ordrens startdato som angivet på arbejdssedlen.
  • Slut
    • Ordens slutdato som angivet på arbejdssedlen.

 

Hvordan planlægger jeg uden at lave tidsregistreringer?

Hvis du ønsker at planlægge dine medarbejderes tid, uden at lægge en tidsregistrering ind i deres kalender, og uden at der kommer tidsregistreringer ind på ordren med det samme, gør du følgende:

  1. Klik dig ind på fanen Planlægning
  2. Klik direkte i kalenderen på den ønskede dag og tidspunkt ud for den pågældende medarbejder
  3. Det er også muligt at vælge et længere tidsrum ved at klikke på starttidspunktet og derefter trække musen til det ønskede sluttidspunkt
  4. Udfyld informationer om den planlagte tid i vinduet der åbnes. Herunder hvilken ordre tiden planlægges for.
  5. Klik på Planlæg tid for at godkende planlægningen

Den planlagte tid er nu synlig i den pågældende medarbejders egen tidsoversigt/kalender, men tiden er ikke registreret på arbejdssedlen.

Det er muligt at planlægge overlappende perioder, så har du f.eks. 2 opgaver der kan løses i det samme tidsrum, kan du godt planlægge dem begge 2. Planlagt tid ses som ‘gennemsigtige’ markeringer på planlægningen, og på medarbejderens kalender, ‘Min tid’ og ‘Min plan’.

Hvis en planlagt opgave ikke er blevet udført inden sluttidspunktet er overskredet, ændrer den farve til blå, så man fra planlægningen kan følge op på om opgaven er udført, eller skal flyttes til et andet tidspunkt. Planen tæller som udført, hvis man registrere en timeregistrering ovenpå den, som har samme registrerings type og hører til den samme opgave.

Det forventes at medarbejderen altid tager stilling til de planlagte opgaver de har fået. Derfor vil de få en fejlbesked hvis de forsøger at aflevere deres timer, mens der er uafklarede planlagte timer. Dvs. timer der ikke overlapper med nogle tidsregistreringer.

chrome_2017-04-11_11-57-13.png

For at medarbejderen kan aflevere, skal de lave en tidsregistrering der overlapper planen. Den behøver dog hverken at fylde den helt ud eller være af samme type eller ordre. Så længe at det kan ses medarbejderen har indikeret hvad de har lavet i noget af tidsintervallet. Hvis planen ikke kunne holdes på grund af f.eks. sygdom, kan de registrere det oven på planen.

chrome_2017-04-11_11-58-29.png

Man kan let lave en timeregistrering ved at klikke på planen eller trække i den på samme måde som normale timeregistreringer. Så vil den sædvanlige tidsregistreringdialog åbne, og du kan her trykke på Registrer tid. Hvis planen kan regnes for udført, vil den ikke længere blive vist på medarbejderens kalender, men stadig inde i planlægning. Er planen afklaret, men ikke udført, fordi en anden slags registrering overlapper den, vil de blive vist som overlappende, som på billedet ovenover.

Hvis du forsøger at godkende timer for en medarbejder der har udførte planer, vil du blive mødt af en advarsels dialog.

chrome_2017-04-11_11-59-19.png

Du kan stadig godkende timerne, men det kan være relevant f.eks. at rykke planerne frem eller til en anden medarbejder inde på planlægnings siden hvis opgaven stadig ikke er løst.