Planlægning af alle dine medarbejderes timer

Få et overblik over alle medarbejderes tilgængelige tider, samt deres planlagte og udførte arbejdsopgaver med. Under ‘Planlægning’ ser du én stor kalender for alle medarbejderer og aktive ordrer i den valgte periode, så det er nemt at planlægge dagen, ugen eller måneden.

NB! Planlægning er kun tilgængelig for en bruger med rollen ‘Administrator’ / ‘Planlæg timer’ / ‘Planlæg og godkend timer’. Alternativt kan en medarbejder have rollen ‘Vis planlægning’, så vil de kunne se den, men ikke redigerer den.

Se videoen og få styr på ‘Planlægning’ i Minuba.


Planlægnings kalenderen

I kalenderen kan du planlægge dine medarbejderes tider, så du sikrer dig at dine folk får fyldt dagen ud, samtidig med at det giver dig et godt overblik. Dette er især nyttigt, når der skal planlægges nye opgaver, så du hurtigt kan finde ledige tider bland dine medarbejdere.

Til venstre i kalenderen finde du listen over alle dine medarbejdere, som du kan planlægge og/eller registrere tid på. Du kan skjule en medarbejder fra listen ved at holde musen over navnet og trykke på krydset. For at vise alle skjulte medarbejdere igen, skal du trykke på ‘pil ned’ ikonet under ‘Medarbejder’ og vælge ‘Vis skjulte medarbejdere’.

Til højre vises alle dage, som ligger indenfor den periode du har valgt oppe i værktøjsbjælken. Har du f.eks. valgt en 5-dags visning, så får du vist mandag-fredag.

 

Du kan lægge tid ind i en medarbejders kalender ved at trykke på en dag, og evt. trække musen henover det tidsinterval som skal registreres.

Planlægnings kalender

 

Når du har valgt et tidsrum i kalenderen, åbnes et vindue som vist nedenfor, hvor du kan angive detaljer om arbejdet. Du kan både vælge, hvilken ordre timerne skal lægges ind på og en opgavetype. Du kan også lave hel- eller flerdags registreringer.

planlægnings registrering

 

Værktøjsbjælken

Øverst på siden finder du værktøjsbjælken.

Planlægsnings topbar

 

Værktøjsbjælkens knapper m.m. beskrevet fra venstre til højre:

  • Pilene bruges til at gå frem og tilbage i tiden. Viser kalenderen fx en uge ad gangen, kan du med pilene hoppe en uge frem og tilbage.
  • Datovælger, hvor du kan vælge startdato for visningen.
  • Antal dage vist ad gangen.
  • Om dage der vises skal være på 24 timer eller længden af en arbejdsdag.
  • Hvis ‘Arbejdsdag’ er valgt, kan du angive start- og sluttidspunkt for dagen.
  • Hvis din virksomhed har oprettet afdelinger, kan du vælge blandt disse og dermed filtrere de viste medarbejdere på deres afdelinger.
  • Sammenlign planlagt og udført tid vil vise både den planlagt tid og den registreret tid, så det er nemt at se, hvor længe der aktuelt blev arbejdet kontra det der var planlagt.
  • Fuldskærm viser kalenderen i fuld skærm, så man f.eks. kan have kalenderen på en stor skærm på kontoret.

 

Flyt registreringer

Du kan flytte registreringer på to måder:

1. Markér registreringer ved at holde CTRL-knappen nede. Klik på en eller flere registreringer for at markere dem med en sort ramme. Når du har markeret registreringerne flytter du dem ved at trækker dem til et nyt tidspunkt.

Planlægning marker flere 1

 

2. Hold CTRL-knappen nede og trække en selektionsboks over registreringerne. Når du har markeret registreringerne flytter du dem ved at trækker dem til et nyt tidspunkt.

Planlægning marker flere 2

 

Kopiér registreringer

Du kan kopiere en eller flere registreringer ved at holde CTRL-knappen nede, imens du trækker dem hen på et nyt tidspunkt.

Planlægning Kopier flere registreringer

 

NB! Hvis du flytter eller kopierer registreringer, som allerede ligger på en arbejdsseddel, vil medarbejderen man flytter/kopierer til også blive tilknyttet som medarbejder på den arbejdsseddel.

 

Slet registreringer

For at slette en registrering, kan du klikke på timeblokken for at åbne den op, hvorefter du kan trykke på ‘Slet’.

Hvis du skal slette flere registreringer, kan du med fordel markere dem først, enten ved at holde CTRL-knappen nede og trække en selektionsboks over registreringerne eller ved at holde CTRL-knappen nede og klikke på registreringerne for at markere dem med en sort ramme. Når du har valgt de timer der skal slettes kan du klikke på ‘Delete’ knappen på dit tastatur.


Planlæg tiden til dine medarbejdere

Du kan planlægge tiden for dine medarbejdere, så de kan se, hvordan deres arbejdsuge ser ud og så det bliver nemt for dig at vide, hvornår der er hul i kalenderen til at tage imod nye opgaver. Så sikrer du dig, at kalenderen er godt booket ud i fremtiden.

Planlagt tid tæller ikke med i optælling af timer og de er heller ikke mulige at fakturere til kunderne. Dette sker først, når den planlagte tid bliver vendt til en registreret tid. Oftest gør man dette efter man har udført opgaven.

Planlagt tid er visualiseret, som en gennemsigtig firkant i din kalender, hvorimod registreret tid har en solid farve.

 

Når du skal planlægge tid klikker du ind i kalenderen på den dag du skal planlægge. Ligesom når du registrerer tid, skal du vælge start og slut tidspunkt og evt. en opgavetype og arbejdsseddel.

Du kan til slut vælge om tiden skal planlægges eller registreres.

Den planlagte tid er nu synlig i den pågældende medarbejders egen tidsoversigt/kalender, men tiden er ikke registreret på arbejdssedlen.

Det er muligt at planlægge overlappende perioder, så hvis du f.eks. har 2 opgaver der kan løses i det samme tidsrum, kan du godt planlægge dem begge to.

 

Hvis en planlagt opgave ikke er blevet udført inden sluttidspunktet er overskredet, ændrer den farve til blå, så man fra planlægningen kan følge op på om opgaven er udført, eller skal flyttes til et andet tidspunkt.

 

Det forventes at medarbejderen altid tager stilling til de planlagte opgaver de har fået. Derfor vil de få en fejlbesked hvis de forsøger at aflevere deres timer, mens der er uafklarede planlagte timer. Dvs. timer der ikke overlapper med nogle tidsregistreringer.

chrome_2017-04-11_11-57-13.png

 

For at medarbejderen kan aflevere, skal de vende den planlagt tid til en registreret tid. Det gøres ved at klikke på den planlagte tid og trykke ‘Registrer tid’.

Har man ikke udført den planlagt tid f.eks. pga. sygdom, så kan man blot lade den planlagt tid ligge og registrere sit fravær oveni. Minuba vil vide, at der er registreret anden tid udover den planlagte tid, og medarbejderen vil kunne aflevere sin timeseddel.

chrome_2017-04-11_11-58-29.png

 

Hvis du forsøger at godkende timer for en medarbejder, som ikke har udført sine planlagte timer, vil du blive mødt af en advarsels dialog.

chrome_2017-04-11_11-59-19.png

 

Du kan stadig godkende timerne, men det kan være relevant f.eks. at rykke planerne frem eller til en anden medarbejder inde på planlægnings siden, hvis opgaven ikke er løst.


Opret tilbud via Planlægning

Du kan oprette nye tilbud direkte fra din planlægnings kalender, så du kan finde dato, tidspunkt og medarbejder samtidig med at du opretter dit tilbud. Det er især effektivt når du har kunden i røret og skal finde en dag i kan komme ud og udføre arbejdet.

Find først en medarbejder på listen, som har ledig tid i sin kalender. Klik ind i kalenderen, for herefter at få en dialogboks frem. I dialogboksen kan du vælge start og slut tidspunkt, eller om det skal være en hel- eller flerdags registrering. Du kan også vælge opgavetype, samt tilføje tillæg.

Du har har udfyldt info om timeregisteringen, så klik på ‘Opret ny’.

 

Du får nu mulighed for enten at oprette et nyt tilbud eller en ordre.

Du skal også angive en ordretype og taste en overskrift, og evt. skrive en beskrivelse.

Du kan også søge efter kunden eller oprette en ny kunde, og du kan tilføje flere medarbejdere til sagen.

Klik ‘Opret tilbud’ for at lave et tilbud. Klik ‘Godkend ordre’ for at lave en ordre.

opret tilbud Planlægning

 

Du kan nu finde tilbuddet eller ordren under ‘Overblik’.


Skjul en medarbejder under planlægning

Alle medarbejdere kan som standard ses i planlægningen, men der kan være medarbejdere, som ikke er relevant for alle, der arbejder med planlægningen.

Derfor kan du nu vælge at skjule en eller flere medarbejder. Når du skjuler en eller flere medarbejdere, gemmes det i din browser. Dette giver dig mulighed for at lave din egen medarbejderoversigt kun med de medarbejdere, der er relevante for din planlægning.

For at skjule en medarbejder skal du holde musen over den medarbejder, du ikke vil have vist, og trykke på det røde kryds som vist ud for Britt.

HideEmployee.PNG

 

Nu vil medarbejder Britt ikke blive vist i din planlægning, indtil du igen vælger at få din skjulte medarbejder frem igen således.

showAllEmployees.PNG


Planlæg dine aktive ordrer

Planlægnings kalenderen giver dig ikke kun et godt overblik over dine medarbejderes registreret og planlagte tid, men også over dine igangværende ordrer.

I venstre side af ‘Planlægning’ har du listen over aktive ordrer indenfor den tidsperiode du har valgt i værktøjsbjælken. Hvis ordren er sat til at starte om en måned vil den ikke blive vist i f.eks. en 5 dags visning.

 

Se videoen og lær, hvordan du bruger Planlægning effektivt.

*Bemærk at ordrelisten er blevet flyttet til venstre side af skærmen.

 

Ude i venstre side af ‘Planlægning’ har du listen over aktive ordrer, hvorfra du kan trække en arbjedsseddel og ligge den ind i din kalender. Den medarbejder, hvis kalender du lægger opgaven på, bliver automatisk tilknyttet til sagen, samt at tiden også registreres på ordren.

OrderListDrag.PNG

 

Gennemgang af kolonnetabel for din liste over aktive ordrer

Du kan tilføje/fjerne kolonner under din liste over aktive ordrer ved at klikke på ikonet med 3 streger.

Vælg kolonner i Minuba

Se videoen og lær hvordan du anvender kolonnetabellen

 

Status fortæller dig, hvilken status din ordrer har og om der evt. er planlagt tid på sagen

Opgavebeskrivelse er den beskrivelse du har tastet på din ordrer

Adresse er kundens adresse

Medarbejder er de tilknyttet medarbejdere på ordren

Start er startdatoen, som du har sat på din arbejdsseddel

Slut er slutdatoen, som du har sat på din arbejdsseddel

Næste tid viser dato og tid for næste planlagte tid

 

Opgavebeskrivelse, Adresse og Medarbejder kolonnerne har alle deres eget søgefelt, så du let kan finde eller få vist relevante sager.

Søgefelter i Planlægning

 

Se detaljer på en specifik arbejdsseddel

Du kan vælge en specifik arbejdsseddel ved at klikke på linjen ude i listen over dine aktive ordrer. Når du vælger ordren vil den få en sort ramme og en pil i højre side. Klikker du på pilen, vil du blive ført direkte til arbejdssedlen.

 

Når du har valgt en ordre vil alle tilknyttede medarbejdere bliver vist øverst i kalenderen, og de resterende vil blive vist nedenunder.

Ligeledes vil alle tidsregistreringer, som ikke har noget med den valgte ordre at gøre blive grå.

Tilknyt eller fjern medarbejdere til en arbjedsseddel

Du kan tilknytte en ny medarbejder til en ordre ved først at markerer ordren, ved at klikke på den ude i listen over aktive ordrer. Derefter trække du en medarbejder fra listen over på den valgte ordre.

 

Hvis medarbejderen allerede er tilknyttet til ordren og du trækker ham over på sagen, vil han blive fjernet fra sagen.

Selvom du fjerner en medarbejder fra en ordre vil alle hans registreret timer fortsat blive gemt på ordren.


Find fremtidige planlagte tider for en ordre

Du kan nemt finde frem til, hvornår næste planlagt tid ligger, samt hvem der skal udføre et stykke arbejde.

Se videoen og lær hvordan du ser næste planlagt tid for en ordre

 

Først skal du tilføje kolonnen ‘Næste tid’.

Ved at klikke på menuknappen kan du vælge hvilke kolonner du vil se, heriblandt "næste tid"

 

I den nye kolonne kan du se, hvornår den næste, planlagte tid på en ordre er. Hvis du klikker på linket, på selve datoen i kolonnen, vil kalenderen skifte til denne dato, og de medarbejdere der er tildelt ordren blive rykket til toppen.

Således kan du hurtigt se, hvornår i har planlagt næste besøg til kunden, og hvilken medarbejder der skal derud.

Klik på linket datoen i Næste tid kolonnen til at gå til den viste dato

 

Find alle planlagte tider på en ordre

Du har også mulighed for finde alle planlagte tider på en ordre inde på arbejdesedlen. Klik ind på ordren og gå ned til afsnittet ‘Planlagte timer’.

Hvis en planlagt tid er rød, er det fordi den er overskredet og der skal tages handling på den tid.


Skjul tilbud/ordrer med planlagt/registreret tid

Du kan hurtigt danne dig et overblik over, hvilke ordrer, som endnu ikke har fået planlagt eller registreret tid. Det vil gøre det nemt for dig, at se listen over aktive ordrer, som du skal have lagt ind i kalenderen.

Først skal du slå funktionen til under side menuen i din liste over aktive ordrer.

 

Nu vil du kun se aktive ordrer indenfor den tidsperiode du har valgt, som du endnu ikke har planlagt eller registreret tid på.