Timeregistrering


Typer af timeregistrering

Overordnet er der tre typer timeregistrering: ordrerelateret, ikke-ordrerelateret og fravær.

Ordrerelaterede timer (grønne)

Timer du har registreret til en specifik ordre, som vil tælle med i dit timeforbrug hos kunden.
Disse kan du registrere direkte via arbejdssedlen eller via ‘Min plan’, ‘Min tid’ eller ‘Planlægning’.

Ikke-ordrerelaterede timer (røde)

Tid du har brugt på kontoret eller værkstedet, som  ikke skal faktureres til en kunde kan du registrere som ‘ikke-ordrerelateret’. Timerne kan bruges til løn beregning og så andre kan se, hvad tiden er brugt til.

Fravær (orange)

Er du ikke på arbejde af den ene eller anden årsag kan du registrere dit fravær.
Det kan f.eks. være pga. sygdom, ferie, afspadsering eller andet.

Nem timeregistrering i Minuba

 

Sådan laver du en timeregistrering

Når du skal registrere din tid kan du klikke i kalenderen på den dag og tidspunkt du vil registrere. Du får nu mulighed for at give flere detaljer om din tid, som f.eks. hvilken opgave der er udført eller eventuelle tillæg. Du kan justere tiden ved at ændre på start og slut tidspunkt eller vælge en anden dato.

Ved ‘Ordre’ vælger du hvilken arbejdsseddel som tiden skal registreres på, eller du kan vælge at tiden skal være ikke-ordrerelateret. Hvis du registrerer tid på en ordre bliver timerne automatisk lagt over på arbejdssedlen.

Under ‘Opgave’ vælger du, hvilken type af arbejde du har udført. Du kan have flere opgave typer, som har forskellige satser, hvis du f.eks. den ene dag laver service arbejde og den anden dag laver montering, som skal have hver deres salgspris.
Læs mere om, hvordan du opretter nye opgave typer (også kaldet arbejdstidstyper og fraværstyper)

Under ‘Note’ kan du skrive, hvilket arbejde du har udført. Afhængigt af jeres ‘Virksomhedsindstillinger’ kan denne note blive trukket med over på kundens faktura, så kunden kan se, hvad der er lavet på diverse dage.

Under ‘Virksomhedsindstillinger’ kan du vælge om medarbejdere skal kunne registrere med 15 eller 30 minutters interval.

Redigéring og timeregistrering i Minuba

 

Vælg en arbejdsopgave

En opgave er forskellige typer arbejder, som medarbejderne kan udføre. Eksempelvis kan en opgave være kontorarbejde, svendetime, møde, transport, support, sygdom, ferie eller andet. På den måde er det tydeligt at se, hvad den registrerede tid er brugt på.

Opgaver kan også bruges til at registrere forskellige satser, hvis du f.eks. den ene dag laver service arbejde og den anden dag laver montering, som skal have hver deres salgspris. Eller, hvis du har en svend der skal registrere svendetimer til én sats og en lærlig der skal registrere tid til en anden sats.

Læs mere om, hvordan du opretter nye opgave typer (også kaldet arbejdstidstyper og fraværstyper)

 

Tilføj overtid, tillæg eller diæt

Overtid

Når du registrer din tid kan du vælge at det skal være ‘Overtid’, hvilket gør at blokken bliver lys (grønne blokke bliver lysegrønne og røde blokke bliver lyserøde). Når tiden markeres som overtid ændre satsen for tiden til at være overtidssats. Overtidssatsen kan defineres under ‘Virksomhedsindstillinger’ eller på hver individuel medarbejder under ‘Administrations’ -> Brugere.

NB! Funktionen ‘Overtid’ skal først aktiveres under ‘Virksomhedsindstillinger’.

 

Tillæg

Du kan tilføje ekstra satser til din tid, hvis du har brugt et specielt værktøj, som f.eks. en gravemaskine, og skal tilføje dette som et tillæg til din tid. Gravemaskinen vil have sin egen sats og der vil tilføjes en ekstra linje til den ordre, som tiden registreres på.

Tillæg kan registreres pr. time eller pr. registrering og dette er defineret på tillægstypen under ‘Administration’ -> ‘Arbejds-, tillægs- og fraværstyper’.
Eksempelvis, hvis du registrerer 4 timers arbejde med tillæg og tillæg er pr. time vil der tilføjes 4x sats – Men, hvis tillægget regnes pr. registrering vil der kun komme 1x sats på dine 4 timer.

NB! Du kan tilføje flere tillæg til samme timeregistrering. 

 

Overtids tillæg

Disse er tillæg, som kun kan vælges når du registrerer overtid. De bliver derfor først vist under tillæg, når du sætter flueben i ‘Overtid’.

Disse kunne eksempelvis være, hvis man har et ekstra tillæg pr. 1. overarbejds time og et andet tillæg pr. 2. overarbejds time.

 

Registrér dit fravær

Er du ikke på arbejde kan du registrere dit fravær, om det er pga. sygdom, ferie, afspadsering eller andet. Dette fungerer på samme måde, som når du registrerer normal tid, men du vælger knappen ‘Fravær’ og vælger en fraværs årsag.

Fravær tæller med i din forventet arbejdstid og tæller derfor ikke ned i din saldo.
Med undtagelse af fraværstypen ‘Afspadsering’, som ikke tæller med i din forventet arbejdstid og vil derfor trække fra i din saldo.

 

Husk dine pauser

Under ‘Virksomhedsindstillinger’ kan du sætte automatiske pauser ind. Her kan defineres, hvornår pausen starter og hvor længe den varer – og der kan indstilles flere pause om dagen.

Når du registrerer din tid og tiden dækker ind over en af de faste pauser, vil du kunne sætte flueben i ‘Pause’ og der vil automatisk lægges pause ind i din timeregistrering.

Læs mere om, hvordan du indstiller automatiske pauser

 

Hvis i ikke burger automatiske pauser, kan du angive pauser ved at dele din timeregistrering op i to eller flere dele. For en arbejdsdag på 7,5 timer med to pauser fordelt på 45 minutter kan din registrering se ud som følgende.

Timeregistrering

 

Når pauser angives med “huller” i kalenderen, er der tale om selvbetalte pauser. Hvis ikke du selv skal betale for dine pauser, skal de selvfølgelig ikke angives i arbejdstidskalenderen.

 

Timeregistrering som ikke skal på kundeopgaver

Skal du registrere tid, som ikke er ordrerelateret, kan du under ‘Ordre’ vælge at tiden er [ikke ordrerelateret].

En ikke ordrerelateret tid vil tælle som normal arbejdstid på timesedlen, men tidsregistreringen vil være rød for at synliggøre at det ikke er fakturerbar tid.

 

Heldagsregistreringer og flerdagsregistreringer

Når du laver en timeregistrering, har du mulighed for at vælge om det er en heldagsregistrering ved at sætte flueben i ‘Hel dag’. Du skal blot sørge for at angive det korrekte starttidspunkt og så indsættes der automatisk det antal timer svarende til en hel arbejdsdag.

Antallet af timer for en hel dag er baseret på medarbejderens forventet arbejdstid, som kan indstilles på brugeren.

Læs mere om, hvordan du opsætter en bruger profil

 

Når du opretter en timeregistrering for en hel dag, kan du også angive om den skal strække sig over flere dage ved at krydse af i feltet ‘Flere dage’. Du skal derefter angive en slutdato for registreringen.
Dette er især praktisk, hvis en opgave strækker sig over en længere periode, eller hvis du skal registrere din ferie.

Rediger dine timer direkte på appen i Minuba

 

Helligdage/weekender

Helligdage fungerer på samme måde som lørdage og søndage i arbejdstidskalenderen og har samme farve. Disse dage tælles ikke med i din forventet arbejdstid, og du kan derfor ikke lave heldag- eller flerdags registreringer på disse dage.

Du kan dog alligevel oprette timeregistreringer på helligdage og weekender, så længe du registrerer tiden på normal vis, uden at bruge hel- eller flerdags registreringer.

 

Overlappende timer

Timeregistreringer bruges til at beregne din arbejdstid, og overlappende registreringer er derfor ikke muligt. Hvis du fx opretter en timeregistrering fra kl 10:00 til kl 17:00 og derefter opretter en fra kl 8:00 til kl 12:00 på den samme dag, kommer der en dialog magen til denne frem:

Flyt overlappende timeregistreringer

 

Hvis du vælger ’Slet overlappende registreringer’, slettes den første registrering (kl 10:00-17:00), og den anden (kl 8:00-12:00) oprettes. Hvis du vælger ’Flyt overlappende registreringer’oprettes den nye fra kl. 8:00-12:00, mens den eksisterende flyttes til kl. 12:00-19:00.

NB! Dette gælder ikke for planlagte tider, da man godt kan planlægge flere opgaver i samme tidsrum, men kun registrere én opgave ad gangen

 

Timeregistrering henover midnat

For at registrere tid henover midnat, skal du  lave to registreringer.

1. registrering laves eksempelvis d. 29-04 fra 23:00 til 24:00
2. registrering laves den 30-04 fra 00:00 til 01:00.

Herved undgår man problemer ved aflevering af timesedler hen over forskellige dage.


Gå til næste artikel: ‘Aflevering og godkendelse af din timeseddel’

Gå til forrige artikel: ‘Min plan og Min tid’