Timeregistrering

Du registrerer dine arbejdstimer i arbejdstidskalenderen. Der findes tre typer af timeregistreringer: ordrerelateret, ikke-ordrerelateret og fravær. Ordrerelaterede timer (grønne) kan du enten registrere direkte via arbejdssedlen for den pågældende ordre eller under Min plan eller Min tid. Ikke-ordrerelaterede timer (røde) kan fx være tid som er brugt på værkstedet og betegnes som ”normal arbejdstid” på timesedlen. Fravær (orange) kan være alt fra sygdom til ferie.

Oprettelse og ændring

Du opretter en ny registrering ved at klikke på et område i kalenderen (alternativt kan du klikke og trække for at angive et længere tidsinterval) og derefter udfylde informationer i dialogen der kommer frem. På samme måde har du mulighed for at ændre i registrerede timer ved at klikke på en given registrering i kalenderen. Billedet nedenfor viser dialogen som er kommet frem efter der er klikket på den første timeregistrering for onsdag den 6/1 (se billedet ovenfor).

 

Når du opretter en timeregistrering og vælger en given ordre i dialogen, bliver timerne automatisk lagt over på den dertilhørende arbejdsseddel.

Dine muligheder for timeregistreringsinterval i minutter, afhænger af din virksomheds indstillinger for dette. Du kan vælge om medarbejdere skal kunne registrere med 15 eller 30 minutters interval.

Du kan flytte på en registrering ved at klikke på den, trække den til et nyt sted og slippe den. Alternativt kan du også klikke på registreringen og ændre på dato og/eller start- og sluttidspunkt i dialogen.

Timeregistreringsopgaver

En timeregistreringsopgave er en type af opgaver, det er muligt at kategorisere registreret tid under. Eksempler på timeregistreringsopgaver kan blandt andet være arbejde, møde, transport, support, sygdom, ferie eller andet. På den måde er det tydeligt at se hvad den registrerede tid er brugt på ud over hvilken ordre tiden eventuelt er relateret til. Du har mulighed for at oprette og administrere arbejdstidstyper og fraværstyper.

Overlappende registreringer

Timeregistreringer bruges til at beregne din arbejdstid, og overlappende registreringer er derfor ikke muligt. Hvis du fx opretter en timeregistrering fra kl 10:00 til kl 17:00 og derefter opretter en fra kl 8:00 til kl 12:00 på den samme dag, kommer der en dialog magen til denne frem:

Hvis du vælger ’Slet overlappende registreringer’, slettes den første registrering (kl 10:00-17:00), og den anden (kl 8:00-12:00) oprettes. Hvis du vælger ’Flyt overlappende registreringer’oprettes den nye fra kl. 8:00-12:00, mens den eksisterende flyttes til kl. 12:00-19:00.

Pauser og heldagsregistreringer

Når du registrerer timer, har du mulighed for at angive om der er tale om en heldagsregistrering ved at afkrydse feltet Hel dag. Du skal blot sørge for at angive det korrekte starttidspunkt og så indsættes der automatisk antal timer svarende til en hel arbejdsdag (du angiver varigheden af disse for hver enkel medarbejder) samt pause. Antal timer for heldagsregistreringer og varighed af pauser kan angives og ændres.

Alternativt kan du angive pauser ved at dele din timeregistrering op i to eller flere dele. For en arbejdsdag på 7,5 timer med to pauser fordelt på 45 minutter kan din registrering se ud som følgende:

 

Når pauser angives med ”huller” i kalenderen, er der tale om selvbetalte pauser. Hvis ikke du selv skal betale for dine pauser, skal de selvfølgelig ikke angives i arbejdstidskalenderen.

Heldagsregistrering for flere dage

Når du opretter en timeregistrering for en hel dag, kan du også angive om den skal strække sig over flere dage ved at krydse af i feltet Flere dage. Du skal også angive en slutdato for registreringen. Dette er praktisk hvis en opgave strækker sig over en længere periode, eller hvis der er tale om registrering af ferie.

Overtid

Ved registrering af arbejdstid (modsat fravær) kan du have mulighed for at angive om der er tale om overtid (som vist på billedet nedenfor). Dette afhænger dog af din virksomheds indstillinger.

Overtidsregistreringer er særligt praktisk hvis du bliver kaldt på arbejde uden for din normale arbejdstid. Din virksomhed kan da angive specifikke overtidssatser som automatisk fremgår på fakturaen, som sendes til kunden i forbindelse med din overtid.

Du vælger selv om dine medarbejdere skal have mulighed for at registrere overtid, samt hvilken timepris der skal gælde for overtid. Du kan også angive overtidssats specifikt for en medarbejder.

Helligdage

Helligdage fungerer på samme måde som lørdage og søndage i arbejdstidskalenderen. På billedet nedenfor kan du se i kalenderen at skærtorsdag og langfredag har en anden farve end de tre andre dage. I timeoversigten er den forventede arbejdstid reduceret fra 37 til 22,5 timer. Du har mulighed for at oprette timeregistreringer på helligdage ligesom du har på lørdage og søndage.

Registrering af tid henover midnat

For at registrere tid henover midnat, skal du  lave to registreringer. 1. registrering laves eksempelvis d. 29-04 fra 23:00 til 24:00 og den 2. registrering laves den 30-04 fra 00:00 til 01:00. Herved undgår man problemer ved aflevering af timesedler hen over forskellige dage.

Kan man registrere tid, der ikke er ordrerelateret?

Ja, når man registrerer tid, kan man under sektionen ‘Ordre’ (webapplikation) eller ‘Arbejdsseddel’ (app) vælge enten hvilken ordre den pågældende tid er tilknyttet eller om tiden er [ikke ordrerelateret]. En ikke ordrerelateret tid vil tælle som normal arbejdstid på timesedlen, men tidsregistreringen vil være rød for at synliggøre at det ikke er fakturerbar tid.

 


Udskyd planlagt tid

Hvordan udskyder jeg planlagt tid i Minuba?

I Minuba har du mulighed for at udskyde planlagt tid. Hvis du som montør har en planlagt opgave som du af den ene eller den anden årsag er forhindret i at nå, så kan du vælge at udskyde den. Dette kan du gøre til eks. senere på dagen eller en helt anden dag, hvor du har mulighed for at udføre den.

Du kan gøre det via app således:

Klik på en planlagt tid. Du får nu fremvist forskellige muligheder. Her vælger du så “Udskyd”, og vælger det ønskede tidspunkt.

Du kan eventuelt skrive en note for at minde dig eller andre om hvorfor det var nødvendigt at flytte planen:

Hvis du bruger Web versionen af Minuba kan du gøre det via “Min tid” og “Min plan” således:

Klik på en planlagt tid. Nu vil ‘Redigér aktivitet’ blive synlig. Her kan du skrive en note til orientering vedrørende udskydelsen. Herefter klikker du på udskyd og aftalen vil rykkes til ønskede givne tidspunkt.