Virksomhedsindstillinger

I den følgende artikel gennemgår vi, hvordan du opsætter dine ‘Virksomhedsindstillinger’ i Minuba.

Under ‘Virksomhedsindstillinger’ sikrer du, at oplysningerne om din virksomhed i Minuba er rigtige, samt at opsætningen passer til netop din virksomhed. Du har mulighed for at tilknytte generelle informationer om din virksomhed til din profil. Du kan tilføje informationer om følgende områder:

  • Virksomhedsdetaljer
  • Regionale indstillinger
  • Brancher
  • Mailindstillinger
  • Bankinformationer
  • Serienumre
  • Tilbud/ordre
  • Registreringer
  • Standart ugentlig arbejdstid
  • Fakturering
  • Håndtering af PDF-dokumenter

 

Se videoen og få et overblik over hvordan du redigerer dine virksomhedsindstillinger.

 

Indtast og ændrer dine Virksomhedsindstillinger

  1. Klik på tandhjulet i højre hjørne (“Indstillinger”), og vælg “Virksomhedsindstillinger”.
  2. Du kommer nu frem til “Rediger virksomhedsindstillinger”.
  3. Klik på det felt, som du ønsker at udfylde eller redigere
  4. Udfyld eller ret felterne til de oplysninger du ønsker
  5. Klik “Gem ændringer” for at gemme det du har indtastet


Indstillinger for tilbud/ordre

Du kan angive om tilbud og ordrer skal vises i to separate lister under Overblik, om afviste tilbud og ordrer skal skjules fra Overblik, om der skal vises ansvarlig medarbejder for tilbud og ordrer  og om der skal vises en advarsel ved færdigmelding/afslutning af arbejdssedler uden registrerede timer. Du kan ligeledes angive om det er obligatorisk at angive en afdeling på nye ordrer.

Du kan under ’vælg standard ordretype’ angive om du vil have tilbud eller overslag som foretrukket valg når du sender tilbud, angive om materialer skal kopieres til arbejdsseddel fra kalkulation eller ordretype.

Det er også her du angiver din forventede gennemsnitlige dækningsgrad som Minuba benytter til beregning af igangværende arbejde.

Det er også her du angiver hvad der inkluderes i tilbud/ordrebekræftelses pdf-dokumenter, og om du vil have vist en bestemt type materialenumre.


Indstillinger for registrering

Først kan du vælge om medarbejdere kun skal få vist egne og åbne arbejdssedler eller alle arbejdssedler.

Du kan også vælge at din medarbejder altid skal sætte en opgave (arbejdstidstype) på tidsregistreringerne. Dette gør at medarbejderen altid har taget stilling, så du får et retvisende billede af, hvordan medarbejderne bruger virksomhedens tid.

Du kan her vælge at få vist planlægningen baseret på ordrer i stedet for medarbejdere. Du kan vælge om den beregnede timesaldo skal vises på ’min tid’ for medarbejdere.

Du kan vælge om der automatisk skal indsættes en eller flere pauser når medarbejdere opretter registreringer. I bunden af afsnittet angiver du starttidspunkt samt varighed for den eller de pauser du vil have indsat.

Skal det være muligt for medarbejdere at registrere timer som overtid, angiver du det her. Du kan angive om timeregistreringsinterval skal være 15 eller 30 minutter, hvilke timepriser der skal benyttes som standard samt ved overtid (se eventuelt Materialer).

Hvis du har integration til et lønsystem, kan du her angive hvilken arbejdstidstype (lønart) der skal sætte på registreringer, hvis ikke medarbejderen selv sætter en på.

Du kan her angive om du vil sende timesedler til medarbejdere på mail, hvor tid du vil gøre det, og hvilken dag lønperioden starter. I dette tilfælde vil der blive sendt timesedler ud for den foregående uge, år man passerer torsdag.


Indstillinger for fakturering

Her kan du tilpasse dine faktureringsindstillinger såsom standard rykkergebyr, månedlig rente ved for sen betaling, fortjenesten på grossistmaterialer og om denne skal beregnes ud fra listepris eller omkostning. Det er også her du angiver betalingsfrist for dine fakturaer samt en tekst for betalingsbetingelserne – denne tekst vil fremgå på de fakturaer som du opretter.

Du kan vælge om produktnumre skal vises på dine fakturaer og om dato, medarbejdernavn og note for timeregistreringer skal tilføjes til fakturalinje. Hvis du ikke ønsker at det skal være muligt at fakturere en ordre før den er afsluttet, kan du angive det her.

Du kan vælge om linjer fra EDI faktura skal tilføjes til arbejdsseddel eller om disse skal sammenlignes med eksisterende linjer på arbejdsseddel. Hvis medarbejderne laver en fuld opmåling af forbrugte materialer, skal du benytte ”Sammenlign linjer fra EDI faktura med eksisterende linjer på arbejdsseddel”. Hvis medarbejderne registrerer det som afviger fra hvad de har købt, skal du vælge ”Tilføj linjer fra EDI faktura til arbejdsseddel”.


Indstillinger for PDF-dokument håndtering

Her kan du vælge om dokumenter skal åbnes og vises eller downloades til computeren, når der klikkes på dem. Hvis du har lavet flere pdf-layouts, kan du her angive hvilket der skal benyttes som standard.