Under ‘Virksomhedsindstillinger’ sikrer du, at oplysninger om din virksomhed i Minuba er rigtige, som f.eks. firmanavn, EAN nummer, CVR nr. og bank informationer. Det er også her, at du opsætter dine generelle indstillinger for din Minuba, som f.eks. hvordan timeregistrering fungerer, hvilke informationer der skal på fakturaen, faste pauser og meget mere.
Se videoen og få et overblik over hvordan du redigerer dine virksomhedsindstillinger.
Her skriver du generelle informationer om din virksomhed, som f.eks. firmanavn, bankinformationer og nummerserie. Disse informationer kommer som standard med på dine mails, faktura, tilbud og ordrebekræftelser du sender til dine kunder.
NB! Du kan altid redigere dine virksomhedsdetaljer løbende, men ændringer sker kun fremadrettet.
Virksomhedsdetaljer
Her udfylder du informationer, som bl.a. jeres firmanavn, cvr nummer og firma mail adresse.
Regionale indstillinger
Dato format ændrer rækkefølgen af måden datoen skrives på. Ved dansk timeformat bruges DD:MM:ÅÅ.
Valuta bestemmer, hvilken valuta dine priser gøres op i. Vær opmærksom på, at der omregnes ikke til anden kurs, men ændrer blot valutaen.
Moms bestemmer momsen generelt på alle salgsfaktura. Du kan overskrive denne med en kundespecifik moms.
Brancher
Her vælger du, hvilke brancher dit firma arbejder indenfor. Disse valg har bl.a. indflydelse på, hvilke kvalitetssikringsdokumenter, som vil være tilgængelig for dig.
Mailindstillinger / Afsender af mails
Du har mulighed for at definere hvilke mailadresser som dine mails skal sendes fra i Minuba. Du har tre valgmuligheder:
Hvis du vælger ‘Mail afsendes med forskellige mails som afsender’ får du mulighed for at definere afsendermailen yderligere.
Her kan du definere om afsenderen skal være brugermailen, virksomhedsmailen eller en helt tredje mail. Vi har delt de forskellige dokumentationer op i 4 kategorier.
• Tilbud og ordrer – Dækker mails der bliver sendt ud i forbindelse med afgivelse af tilbud eller ordrebekræftelser.
• Kvalitetssikring og dokumentation – Mails der bliver sendt ud i forbindelse med kvalitetssikring og dokumentation
• Fakturering, Kreditnota og Rykkere – Mails der har med betaling at gøre. Disse dækker over fakturaer, kreditnotaer og rykkere.
• Standard – Mails som ikke er omfattet af nogle af de andre kategorier. Det kan for eksempel være mails sendt til grossister.
Du kan også taste en mail adresse, som altid skal have en kopi af alle udgående mails.
Bankinformationer
Her taster du firmaet bankinformationer, som kommer med på alle dine faktura.
Bruger du FIK kode (Fælles Indbetalings Kort) kan du indtaste den med kort-art og kreditor nummer.
Du skal også vælge, hvordan FI-koden skal genereres. Dette er vigtigt, hvis du har interegreret med et økonomi system, som f.eks. C5, Nav eller e-conomic.
Serienumre
Serienumre i Minuba er fortløbende og kan kun blive brugt én gang. Du kan ændre, hvilket nummer du gerne vil starte nummerserien fra, så du kan lave en ordre nummer serie der starter ved nr. 1000.
NB! Husk at du skriver det sidst benyttede ordrenummer. Så hvis du ønsker at starte fra nr. 1000, skal du taste 999 i feltet ‘Sidst benyttede ordrenummer’.
Du kan ændre nummerserien for kunde-, ordre-, faktura-, service- og anlægs nummerserien.
Her sætter du de generelle parametre for dine tilbud og ordrebekræftelser du danner i Minuba.
Du kan bl.a. vælge at:
Her kan du indstille, hvordan timeregistreringer skal fungere.
Du kan bl.a. vælge:
Her kan du indstille den generelle forventede arbejdstid pr. dag for dine medarbejdere. Dette har effekt på deres saldo, da saldoen regnes ud fra det forventede antal arbejdstimer. Har en medarbejder registreret 40 timer på en uge, og den forventede arbejdstid er 37 timer, så vil der være en tilgang på +3 timer i saldo.
Den forventede arbejdstid bruges også til at definere heldags timeregistreringer.
Ændrer du i din standard ugentlig arbejdstid, så vil det gælde fremadrettet og nyoprettet brugere vil have deres forventet ugentlige arbejdstid sat udfra dine virksomhedsindstillinger.
Her kan du tilpasse dine faktureringsindstillinger, som f.eks. standard rykkergebyr, månedlig rente ved for sen betaling, fortjenesten på grossistmaterialer og om denne skal beregnes ud fra listepris eller omkostning.
Det er også her du angiver en generel betalingsfrist for dine fakturaer, samt en tekst for betalingsbetingelserne. Du kan have flere skabeloner for betalingsbetingelser, som du selv opretter (læs hvordan her). Betingelserne som du ser og kan opdatere under virksomhedsindstillinger er din standard skabelon, og de bliver tilføjet på alle fakturaer.
Du kan vælge om produktnumre skal vises på dine fakturaer og om dato, medarbejdernavn og note for timeregistreringer skal tilføjes til fakturalinje. Hvis du ikke ønsker at det skal være muligt at fakturere en ordre før den er afsluttet, kan du angive det her.
Du kan vælge om linjer fra EDI faktura skal tilføjes til arbejdsseddel eller om disse skal sammenlignes med eksisterende linjer på arbejdsseddel. Hvis medarbejderne laver en fuld opmåling af forbrugte materialer, skal du benytte ‘Sammenlign linjer fra EDI faktura med eksisterende linjer på arbejdsseddel’. Hvis medarbejderne registrerer det som afviger fra hvad de har købt, skal du vælge ‘Tilføj linjer fra EDI faktura til arbejdsseddel’.
For at give mere sporbarhed, kan du vælge at Minuba skal oprette modregningslinjer når registreringer bliver flyttet til en anden arbejdsseddel. Det gør, at den oprindelige linje bliver stående og der i stedet oprettes en linje med negativt antal på den arbejdsseddel der flyttes/slettes fra.
Du kan også indstille om modregningslinjer skal beholde de oprindelige linjers registreringsdato eller om modregningslinjer skal have registreringsdato sat til datoen for flytningen/sletningen. Ved at benytte flytte/slettedato får du mulighed hed for at flytte linjer uden, at det kommer til at påvirke tidligere opgørelser over igangværende arbejder, idet de nye modregningsregistreringer ligger i den nye periode.
Hvis du gerne vil sikre dig, at ingen i din virksomhed kan godkende fakturaer, som har fakturadato i en periode, der er afsluttet, kan du via tandhjulet i toppen af højre hjørne gå til ’Virksomhedsindstillinger’ og aktivere ’Låsning af faktureringsperiode’ under afsnittet ’Fakturering. På samme måde kan du også aktivere ’Låsning af indkøbsfakturerings periode’, som har samme effekt, blot for indkøbsfakturaer i stedet.
Den dato, der bliver valgt i feltet ’Vælg låsningsdato’, bestemmer at fakturaernes faktureringsdato skal være efter den valgte dato. Det vil altså ikke være muligt at sætte en faktureringsdato før eller på den angivne dato.
Den dato, der bliver valgt i feltet ’Vælg låsningsdato’ for indkøbsfakturaer definerer, at man ikke kan oprette og/eller godkende en indkøbsfaktura med fakturadato før eller til og med den valgte dato.
Her kan du vælge om dokumenter du har lagt i Minuba skal åbnes og vises, eller downloades til computeren, når du klikker på dem. Hvis du har lavet flere pdf-layouts, kan du vælge hvilket der skal bruges som standard.
Nederst under virksomhedsindstillinger kan du se, hvilke ændringer, der er fortaget i dine virksomhedsindstillinger.
Her informeres om, hvad der er blevet ændret, af hvem og hvornår. Så har du styr på, hvornår visse indstillinger har været i brug, og hvornår de eventuelt er blevet ændret.
Forrige artikel: ‘Opret dine anlæg i Minuba’ | Næste artikel: ‘Sådan bruger du Service Finans’ |