Opsæt generelle indstillinger under virksomhedsindstillinger

Under ‘Virksomhedsindstillinger’ sikrer du, at oplysninger om din virksomhed i Minuba er rigtige, som f.eks. firmanavn, CVR nr. og bank informationer. Det er også her, at du opsætter dine generelle indstillinger for din Minuba, som f.eks. hvordan timeregistrering fungerer, hvilke informationer der skal på fakturaen, faste pauser og meget mere.

Se videoen og få et overblik over hvordan du redigerer dine virksomhedsindstillinger.


Virksomheds informationer

Her skriver du generelle informationer om din virksomhed, som f.eks. firmanavn, bankinformationer  og nummerserie. Disse informationer kommer som standard med på dine mails, faktura, tilbud og ordrebekræftelser du sender til dine kunder.

NB! Du kan altid redigere dine virksomhedsdetaljer løbende, men ændringer sker kun fremadrettet. 

Virksomhedsdetaljer

Her udfylder du informationer, som bl.a. jeres firmanavn, cvr nummer og firma mail adresse.

Regionale indstillinger

Dato format ændrer rækkefølgen af måden datoen skrives på. Ved dansk timeformat bruges DD:MM:ÅÅ.

Valuta bestemmer, hvilken valuta dine priser gøres op i. Vær opmærksom på, at der omregnes ikke til anden kurs, men ændrer blot valutaen.

Moms bestemmer momsen generelt på alle salgsfaktura. Du kan overskrive denne med en kundespecifik moms.

Brancher

Her vælger du, hvilke brancher dit firma arbejder indenfor. Disse valg har bl.a. indflydelse på, hvilke kvalitetssikringsdokumenter, som vil være tilgængelig for dig.

Mailindstillinger

Her kan du sætte flueben i ‘Mail skal afsendes med virksomhed som afsender i stedet for bruger’, så alle udgående mails fra din Minuba får firma-mailen, som værende afsenderen.
Hvis du ikke slår denne funktion til, så vil afsender på jeres mails være den individuelle brugers mailadresse.

Du kan også taste en mail adresse, som altid skal have en kopi af alle udgående mails.

Bankinformationer

Her taster du firmaet bankinformationer, som kommer med på alle dine faktura.

Bruger du FIK kode (Fælles Indbetalings Kort) kan du indtaste den med kort-art og kreditor nummer.
Du skal også vælge, hvordan FI-koden skal genereres. Dette er vigtigt, hvis du har interegreret med et økonomi system, som f.eks. C5, Nav eller Economic.

Serienumre

Serienumre i Minuba er fortløbende og kan kun blive brugt én gang. Du kan ændre, hvilket nummer du gerne vil starte nummerserien fra, så du kan lave en ordre nummer serie der starter ved nr. 1000.

NB! Husk at du skriver det sidst benyttede ordrenummer. Så hvis du ønsker at starte fra nr. 1000, skal du taste 999 i feltet ‘Sidst benyttede ordrenummer’.

 

Du kan ændre nummerserien for kunde-, ordre-, faktura-, service- og anlægs nummerserien.


Indstillinger for tilbud/ordre

Her sætter du de generelle parametre for dine tilbud og ordrebekræftelser du danner i Minuba.

Du kan bl.a. vælge at:

  • listen over dine tilbud og ordrer skal vises i to separate afsnit under ‘Overblik’.
  • skjule afviste tilbud og ordrer fra ‘Overblik’, så de ikke skaber unødigt fyld.
  • sætte en standard ønsket dækningsgrad.
  • det skal være obligatorisk at vælge en afdeling på nye ordrer.
  • bestemme, hvilke data der som standard skal med på tilbud/ordrebekræftelses pdf’en.

Indstillinger for registrering

Her kan du vælge generelle indstillinger for timeregistreringer.

Du kan bl.a. vælge at:

  • din medarbejder altid skal vælge en opgavetype (arbejdstidstype) på sine tidsregistreringerne. Dette kan hjælpe til, at du får et mere retvisende billede af, hvordan medarbejderne bruger deres tid.
  • pause automatisk skal tilføjes på timeregistreringer. Du kan vælge starttidspunkt og varighed for dine faste pauser.
  • dine medarbejdere skal kunne registrere overtid. Du kan også vælge, hvilken timepris der som standard skal bruges.
  • sætte en standard lønart (arbejdstidstype), hvis du har integration til et lønsystem og medarbejderen ikke selv har valgt en opgavetype.
  • sende timesedler til medarbejdere på mail og hvilken dag lønperioden starter. I dette tilfælde vil der blive sendt timesedler ud for den foregående uge når man passerer mandag.


Standard ugentlig arbejdstid

Her kan du indstille den generelle forventede arbejdstid pr. dag for dine medarbejdere. Dette har effekt på deres saldo, da saldoen regnes ud fra det forventede antal arbejdstimer. Har en medarbejder registreret 40 timer på en uge, og den forventede arbejdstid er 37 timer, så vil der være en tilgang på +3 timer i saldo.

Den forventede arbejdstid bruges også til at definere heldags timeregistreringer.

Ændrer du i din standard ugentlig arbejdstid, så vil det gælde fremadrettet og nyoprettet brugere vil have deres forventet ugentlige arbejdstid sat udfra dine virksomhedsindstillinger.


Indstillinger for fakturering

Her kan du tilpasse dine faktureringsindstillinger, som f.eks. standard rykkergebyr, månedlig rente ved for sen betaling, fortjenesten på grossistmaterialer og om denne skal beregnes ud fra listepris eller omkostning. Det er også her du angiver en generel betalingsfrist for dine fakturaer, samt en tekst for betalingsbetingelserne.

Du kan vælge om produktnumre skal vises på dine fakturaer og om dato, medarbejdernavn og note for timeregistreringer skal tilføjes til fakturalinje. Hvis du ikke ønsker at det skal være muligt at fakturere en ordre før den er afsluttet, kan du angive det her.

Du kan vælge om linjer fra EDI faktura skal tilføjes til arbejdsseddel eller om disse skal sammenlignes med eksisterende linjer på arbejdsseddel. Hvis medarbejderne laver en fuld opmåling af forbrugte materialer, skal du benytte ‘Sammenlign linjer fra EDI faktura med eksisterende linjer på arbejdsseddel’. Hvis medarbejderne registrerer det som afviger fra hvad de har købt, skal du vælge ‘Tilføj linjer fra EDI faktura til arbejdsseddel’.


Indstillinger for PDF-dokument håndtering

Her kan du vælge om dokumenter du har lagt i Minuba skal åbnes og vises, eller downloades til computeren, når du klikker på dem. Hvis du har lavet flere pdf-layouts, kan du vælge hvilket der skal bruges som standard.