Opsæt generelle indstillinger under virksomhedsindstillinger

Virksomhedsinformationer
Indstillinger for tilbud/ordre i virksomhedsindstillinger
Indstillinger for registrering i virksomhedsindstillinger
Standard ugentlig arbejdstid i virksomhedsindstillinger
Indstillinger for indkøbsfakturering i virksomhedsindstillinger
Indstillinger for fakturering i virksomhedsindstillinger
Indstillinger for låsning af faktureringsperiode
Indstillinger for PDF-dokument håndtering i virksomhedsindstillinger
Hændelsesforløb ved ændringer i virksomhedsindstillinger

Under ‘Virksomhedsindstillinger’ sikrer du, at oplysninger om din virksomhed i Minuba er rigtige, som f.eks. firmanavn, EAN nummer, CVR nr. og bank informationer. Det er også her, at du opsætter dine generelle indstillinger for din Minuba, som f.eks. hvordan timeregistrering fungerer, hvilke informationer der skal på fakturaen, faste pauser og meget mere.

Se videoen og få et overblik over hvordan du redigerer dine virksomhedsindstillinger.

Virksomhedsinformationer

Her skriver du generelle informationer om din virksomhed, som f.eks. firmanavn, bankinformationer og nummerserie. Disse informationer kommer som standard med på dine mails, faktura, tilbud og ordrebekræftelser du sender til dine kunder.

NB! Du kan altid redigere dine virksomhedsdetaljer løbende, men ændringer sker kun fremadrettet.

Virksomhedsdetaljer

Her udfylder du informationer, som bl.a. jeres firmanavn, cvr nummer og firma mail adresse.

Hvis du ikke har angivet et CVR-nummer vil du få vist en dialog, som fortæller dig om konsekvenserne ved dette:

Regionale indstillinger

Dato format ændrer rækkefølgen af måden datoen skrives på. Ved dansk timeformat bruges DD:MM:ÅÅ.

Valuta bestemmer, hvilken valuta dine priser gøres op i. Vær opmærksom på, at der omregnes ikke til anden kurs, men ændrer blot valutaen.

Moms bestemmer momsen generelt på alle salgsfaktura. Du kan overskrive denne med en kundespecifik moms.

Brancher

Her vælger du, hvilke brancher dit firma arbejder indenfor. Disse valg har bl.a. indflydelse på, hvilke kvalitetssikringsdokumenter, som vil være tilgængelig for dig.

Mailindstillinger / Afsender af mails

Du har mulighed for at definere hvilke mailadresser som dine mails skal sendes fra i Minuba. Du har tre valgmuligheder:

Mail afsendes med bruger som afsender
Mail afsendes med virksomhed som afsender
Mail afsendes med forskellige mails som afsender

Hvis du vælger ‘Mail afsendes med forskellige mails som afsender’ får du mulighed for at definere afsendermailen yderligere.

Her kan du definere om afsenderen skal være brugermailen, virksomhedsmailen eller en helt tredje mail. Vi har delt de forskellige dokumentationer op i 4 kategorier.

• Tilbud og ordrer – Dækker mails der bliver sendt ud i forbindelse med afgivelse af tilbud eller ordrebekræftelser.
• Kvalitetssikring og dokumentation – Mails der bliver sendt ud i forbindelse med kvalitetssikring og dokumentation
• Fakturering, Kreditnota og Rykkere – Mails der har med betaling at gøre. Disse dækker over fakturaer, kreditnotaer og rykkere.
• Standard – Mails som ikke er omfattet af nogle af de andre kategorier. Det kan for eksempel være mails sendt til grossister.

Du kan også taste en mail adresse, som altid skal have en kopi af alle udgående mails.

Bankinformationer

Her taster du firmaet bankinformationer, som kommer med på alle dine faktura.

Bruger du FIK kode (Fælles Indbetalings Kort) kan du indtaste den med kort-art og kreditor nummer.
Du skal også vælge, hvordan FI-koden skal genereres. Dette er vigtigt, hvis du har interegreret med et økonomi system, som f.eks. C5, Nav eller e-conomic.

Serienumre

Serienumre i Minuba er fortløbende og kan kun blive brugt én gang. Du kan ændre, hvilket nummer du gerne vil starte nummerserien fra, så du kan lave en ordre nummer serie der starter ved nr. 1000.

NB! Husk at du skriver det sidst benyttede ordrenummer. Så hvis du ønsker at starte fra nr. 1000, skal du taste 999 i feltet ‘Sidst benyttede ordrenummer’.

Du kan ændre nummerserien for kunde-, ordre-, faktura-, service- og anlægs nummerserien.

Indstillinger for tilbud/ordre i virksomhedsindstillinger

Her sætter du de generelle parametre for dine tilbud og ordrebekræftelser du danner i Minuba.

Du kan bl.a. vælge at:

listen over dine tilbud og ordrer skal vises i to separate afsnit under ‘Overblik’.
skjule afviste tilbud og ordrer fra ‘Overblik’, så de ikke skaber unødigt fyld.
sætte en standard ønsket dækningsgrad.
det skal være obligatorisk at vælge en afdeling på nye ordrer.
bestemme, hvilke data der som standard skal med på tilbud/ordrebekræftelses pdf’en.
vælge om materialer skal kopieres fra ordretypen eller kalkulationen til din arbejdsseddel (NB! Materialer kopieres kun ved første godkendelse af tilbud-/ordrekladden)

Indstillinger for registrering i virksomhedsindstillinger

Her kan du indstille, hvordan timeregistreringer skal fungere.

Du kan bl.a. vælge:

At angive interval på timeregistreringer giver dig mulighed for at angive om timeregistreringer skal være til nærmeste 15 minutter eller 30 minutter.
Om din medarbejder altid skal vælge en opgavetype (arbejdstidstype) på sine tidsregistreringerne. Dette kan hjælpe til, at du får et mere retvisende billede af, hvordan medarbejderne bruger deres tid.
Om dine medarbejdere skal kunne registrere overtid. Du kan også vælge, hvilken timepris der som standard skal bruges.
At sætte en standard lønart (arbejdstidstype), hvis du har integration til et lønsystem og medarbejderen ikke selv har valgt en opgavetype.
At sende godkendte timesedler til medarbejdere på mail og hvilken dag lønperioden starter. I det viste tilfælde vil der blive sendt timesedler ud for den foregående uge når man passerer mandag.
At tilføje automatisk pause på timeregistreringer, når registreringen overlapper starttidspunktet. Det gør det let for medarbejderen at huske at få registreret sine pauser. Du kan tilføje flere pauser ved at vælge starttidspunkt og varighed. Bemærk: Medarbejderen kan ved registrering af timer aktivt fravælge at registrere pausen, hvis den f.eks. er afholdt på et andet tidspunkt.

Standard ugentlig arbejdstid i virksomhedsindstillinger

Her kan du indstille den generelle forventede arbejdstid pr. dag for dine medarbejdere. Dette har effekt på deres saldo, da saldoen regnes ud fra det forventede antal arbejdstimer. Har en medarbejder registreret 40 timer på en uge, og den forventede arbejdstid er 37 timer, så vil der være en tilgang på +3 timer i saldo.

Den forventede arbejdstid bruges også til at definere heldags timeregistreringer.

Ændrer du i din standard ugentlig arbejdstid, så vil det gælde fremadrettet og nyoprettet brugere vil have deres forventet ugentlige arbejdstid sat udfra dine virksomhedsindstillinger.

Indstillinger for indkøbsfakturering i virksomhedsindstillinger

Her kan du tilpasse dine indkøbsfaktureringsindstillinger, som hvordan fakturaer skal behandles og hvordan de skal godkendes.

Du kan vælge om linjer fra EDI faktura skal tilføjes til arbejdsseddel eller om disse skal sammenlignes med eksisterende linjer på arbejdsseddel. Hvis medarbejderne laver en fuld opmåling af forbrugte materialer, skal du benytte ‘Sammenlign linjer fra EDI faktura med eksisterende linjer på arbejdsseddel’. Hvis medarbejderne registrerer det som afviger fra hvad de har købt, skal du vælge ‘Tilføj linjer fra EDI faktura til arbejdsseddel’.

For at give mere sporbarhed, kan du vælge at Minuba skal oprette modregningslinjer når registreringer bliver flyttet til en anden arbejdsseddel. Det gør, at den oprindelige linje bliver stående og der i stedet oprettes en linje med negativt antal på den arbejdsseddel der flyttes/slettes fra.

Du kan også indstille om modregningslinjer skal beholde de oprindelige linjers registreringsdato eller om modregningslinjer skal have registreringsdato sat til datoen for flytningen/sletningen. Ved at benytte flytte/slettedato får du mulighed hed for at flytte linjer uden, at det kommer til at påvirke tidligere opgørelser over igangværende arbejder, idet de nye modregningsregistreringer ligger i den nye periode.

Det er også muligt at opsætte regler for godkendelse af indkøbsfakturaer. For at opsætte disse regler klikkes der på knappen ”Start opsætning”. Reglerne kan sættes op som man har lyst og man kan vælge 1, 2 eller 3 godkendere. Man kan også vælge om reglerne først skal være gældende over et specifikt beløb. Bemærk at der altid skal være minimum 1 godkender, og hvis man ikke har opsat nogle regler vil alle med faktureringsrollen kunne godkende indkøbsfakturaer.

Indstillinger for fakturering i virksomhedsindstillinger

Her kan du tilpasse dine faktureringsindstillinger, som f.eks. standard rykkergebyr, månedlig rente ved for sen betaling, fortjenesten på grossistmaterialer og om denne skal beregnes ud fra listepris eller omkostning.

Det er også her du angiver en generel betalingsfrist for dine fakturaer, samt en tekst for betalingsbetingelserne. Det er valgfrit om du vil indsætte en tekst, men hvis du ønsker det kan du have flere skabeloner for betalingsbetingelser, som du selv opretter (læs hvordan her). Betingelserne som du ser og kan opdatere under virksomhedsindstillinger er din standard skabelon, og de bliver tilføjet på alle fakturaer.

Du kan vælge om produktnumre skal vises på dine fakturaer og om dato, medarbejdernavn og note for timeregistreringer skal tilføjes til fakturalinje. Hvis du ikke ønsker at det skal være muligt at fakturere en ordre før den er afsluttet, kan du angive det her.

Indstillinger for låsning af faktureringsperiode

Hvis du gerne vil sikre dig, at ingen i din virksomhed kan godkende fakturaer, som har fakturadato i en periode, der er afsluttet, kan du via tandhjulet i toppen af højre hjørne gå til ’Virksomhedsindstillinger’ og aktivere ’Låsning af faktureringsperiode’ under afsnittet ’Fakturering. På samme måde kan du også aktivere ’Låsning af indkøbsfakturerings periode’, som har samme effekt, blot for indkøbsfakturaer i stedet.

Den dato, der bliver valgt i feltet ’Vælg låsningsdato’, bestemmer at fakturaernes faktureringsdato skal være efter den valgte dato. Det vil altså ikke være muligt at sætte en faktureringsdato før eller på den angivne dato.

Den dato, der bliver valgt i feltet ’Vælg låsningsdato’ for indkøbsfakturaer definerer, at man ikke kan oprette og/eller godkende en indkøbsfaktura med fakturadato før eller til og med den valgte dato.

Indstillinger for PDF-dokument håndtering i virksomhedsindstillinger

Her kan du vælge om dokumenter du har lagt i Minuba skal åbnes og vises, eller downloades til computeren, når du klikker på dem. Hvis du har lavet flere pdf-layouts, kan du vælge hvilket der skal bruges som standard.

Du kan i denne sektion tilmed vælge om produktnumre skal vises på dine fakturaer, tilbud og ordrebekræftelser. Det kan også indstilles for antal og stk. pris, om kolonnerne skal vises på de samme dokumenter, som ved produktnumre.

Hændelsesforløb ved ændringer i virksomhedsstillinger

Nederst under virksomhedsindstillinger kan du se, hvilke ændringer, der er fortaget i dine virksomhedsindstillinger.

Her informeres om, hvad der er blevet ændret, af hvem og hvornår. Så har du styr på, hvornår visse indstillinger har været i brug, og hvornår de eventuelt er blevet ændret.

Forrige artikel: ‘Opret dine anlæg i Minuba’

Næste artikel: ‘Sådan bruger du Service Finans’

01. Tilbud og ordre

02. Planlægning og timeregistrering

03. Fakturering

04. Kunder

05. Serviceaftaler

06. Ledelsesoverblik

07. Opsætning og Administration

08. Generelt / Øvrige funktioner

09. Minuba App & GO

10. Licenser / Abonnement

11. Integrationer & API

12. Videoer

Minuba demo aftale- og servicevilkår

Minuba aftale- og servicevilkår

Denne aftale er gældende fra oprettelse af DEMO-konto, og til et egentlig kundeforhold træder i kraft, eller DEMO-kontoen nedlægges.

DEMO kontoens formål er at give virksomheder i Minubas målgruppe mulighed for uforpligtende at afprøve Minuba. Ved oprettelse af DEMO kontoen, erklærer opretteren sig indforstået med at blive kontaktet af en af Minubas salgskonsulenter.

Tavshedspligt og konfidentialitet

Begge parter indvilger i, også efter DEMO periodens ophør, ikke på nogen måde at videregive nogen former for følsomme oplysninger vedrørende den modsatte part, herunder, men ikke begrænset til, kunde- og sagsinformationer, forretningsforbindelser og anden tilknytning til den modsatte part, herunder personer, virksomheder eller andre organisationer.

Ejendoms- og ophavsret

Minuba ApS har ejendoms- og ophavsret til Minuba. Kunden må under ingen omstændigheder overdrage Minuba eller relateret materiale til tredjepart, medmindre der specifikt forefindes en særskilt skriftlig aftale herom.

Kundeansvar

Alene Kunden er ansvarlig for enhver form for aktivitet der foregår ved brug af kundens DEMO-konti, herunder at huske at logge ud efter endt brug.

Kunden skal straks informere Minuba ApS om enhver form for uautoriseret brug af kundens kodeord eller DEMO-konti, samt en hvilken som helst anden form for sikkerhedsbrud som kunden kender til eller har mistanke om. Ligeledes skal kunden efter bedste evne straks forsøge at stoppe enhver uretmæssig kopiering og distribution af indhold, såfremt kunden har kendskab til dette.

Behandling af personoplysninger

Minuba ApS er overfor Kunden databehandler for de personoplysninger, som Kunden opbevarer og i øvrigt behandler i Minuba. For behandling af Kundens personoplysninger er aftalt følgende: Begge parter skal løbende gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der opfylder kravene i Forordning 2016/679 (”Forordningen”), for at sikre beskyttelse af de registreredes rettigheder.

Minuba ApS skal overholde og opfylde kravene i artikel 28 i Forordningen, herunder mod sædvanlig timebetaling, yde Kunden den i artikel 28 anførte bistand og stille oplysninger og nødvendig dokumentation til rådighed for Kunden, så Kunden kan føre tilsyn med Minuba ApS’s overholdelse af kravene i artikel 28, herunder ved at give mulighed for og bidrage til revision og audit.

Minuba ApS skal have ret til for egen regning og risiko, at anvende underleverandører, der også behandler Kundens personoplysninger. Minuba ApS skal ved påtænkte skift af en underleverandør eller anvendelse af en ny underleverandør skriftligt underretter Kunden, mindst 30 dage før det påtænkte skifte/ny underleverandør. Kunden har ret til at komme med indsigelser mod den påtænkte skifte/ny underleverandør.

Minuba ApS påser at alle underleverandører opfylder kravene i artikel 28 i forordningen og forpligtelserne i dette afsnit.

Minuba ApS må ikke uden Kundens skriftlige forudgående tilladelse overføre Kundens personoplysninger til lande uden for EU/EØS.
Al behandling af Kundens personoplysninger sker i henhold til Kundens dokumenterede instruks. Den dokumenterede instruks udgøres dels af parternes aftalegrundlag, så de behandlinger der er nødvendige for at Minuba ApS kan opfylde indgåede aftaler med Kunden, kan udføres, og dels af de særskilte instrukser, som Kunden måtte give til Minuba ApS.

Hvis Kunden ikke instruerer Minuba ApS om andet, så er Minuba ApS berettigede og forpligtet til at slette Kundens personoplysninger senest 3 måneder efter, at forretningsforholdet mellem parterne er endeligt ophørt.
Kunden må ikke anvende Minuba til behandling af andre kategorier af registrerede eller andre typer af personlige information, end det Minuba er beregnet til.

Minuba ApS har ret til, at anonymisere Kundens informationer og andre data, og anvende dem, enten selv eller i samarbejde med andre.

Minuba ApS er berettiget til at anvende Kundens data, herunder personoplysninger, i anonymiseret form, hvor det ikke er muligt at spore data eller personoplysninger til kunden eller nogen bestemt fysisk person, herunder i samarbejde med tredjemand

Ansvarsbegrænsning

Ingen af parterne er ansvarlige overfor den anden part i forhold til indirekte skader, følgeskader eller særlige skader, her inkluderet tab af profit, tab af data eller krav fra eventuelle tredje parter. Denne ansvarsbegrænsning er gældende uanset grunden til problemet, heri inkluderet, men ikke begrænset til, uagtsomhed.

Minuba ApS er ikke ansvarlig for eventuel uautoriseret adgang til, eller ændring af, kundens transmissioner eller data, materiale, informationer eller data der er sendt eller modtaget, uanset at data er blevet modtaget af Minuba ApS, samt enhver transaktion der indtastes i Minuba.

Tvister og uoverensstemmelser

Hvis denne aftale giver anledning til uenighed mellem parterne, skal disse søges løst i mindelighed. I tilfælde af at en mindelig løsning ikke kan opnås, afgøres uenighederne efter dansk ret, idet Sø- og Handelsretten som aftalt værneting.