Hvordan opsætter du automatisk kommunikation for Serviceaftaler

I følgende artikel gennemgår vi, hvordan Minuba kan hjælpe dig med at holde dine kunder orienteret om jeres næste serviceaftale.

I Minuba kan i opsætte jeres serviceaftalemodul, således at Minuba automatisk kan udføre følgende administrative opgaver:

  • Informere din kunde om det næste servicebesøg
  • Godkende servicebesøget således at det dukker op under ‘Min plan’ hos dine montører
  • Oprette planlægninger i kalender. Læs mere her

Se videoen og lær hvordan

Minuba vil godkende serviceordren og sende en e-mail/SMS ud til din kunde. Når serviceordren er godkendt vil dine montører kunne se den under ‘Min plan‘.

For at kunne bruge automatisk kommunikation, skal autoplanlægning være slået til i Serviceaftale modulet, men skal ikke nødvendigvis anvendes. Det er nok at vælge ‘Vis, men ikke slået til som standard’.

Hvis du vil sende SMS’er skal SMS modulet være aktiveret, under indstillinger => administration.

I denne opsætning vil Minuba godkende alle serviceordre-kladder, og sende e-mails/SMS’er ud til kunderne kl. 13:00 på alle hverdage, dette forhindrer at man får sendt SMS’er ud på uheldige tidspunkter, hvis man f.eks. arbejder meget tidligt, eller meget sent. De valgte adviseringer vil blive sendt for alle godkendte serviceordrer. Også dem der ikke er autoplanlagt, men håndteret på sædvanligvis. Når en serviceordre er godkendt udsendes der e-mail eller SMS iht. din opsætning.  E-mailen ser som standard således ud:

(billede mangler)

Der er også mulighed for at sende en påmindelse, ud så kunden husker at din montør kommer. Disse påmindelser sendes ud på planlagte ordrer, hvor oplysninger fra planlægningen anvendes til at informere kunden om hvilket tidsrum han skal være hjemme for at tage imod jer. Det minimerer risikoen for, at i kører forgæves, og skal bruge tid på at lave en ny aftale.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Påmindelsen ser som standard således ud:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Med automatisk serviceaftale-kommunikation kan i spare tid på administrative opgaver. Derudover hjælper serviceaftale kommunikation både jer og jeres kunder med at huske jeres aftaler.

Hvis du vil, kan du definere indholdet dine egne skabeloner for både bekræftelser og påmindelser til e-mail og SMS. Læs mere om skabeloner her.

Rigtig god arbejdslyst!