Min plan og Min tid

 

 

 


I denne artikel lærer du, hvad du kan find under de to faner ‘Min plan’ og ‘Min tid’, og hvordan du bruger ‘Min plan’ og ‘Min tid’.


Sådan bruger du ‘Min plan’

Under ‘Min plan’ får du et overblik over din kommende arbejdsuge eller –måned.

I venstre side vises al planlagt og udført arbejde i en kalender. Det er her muligt at tilføje eller planlægge nyt arbejde ved at klikke og trække direkte i kalenderen på den ønskede dag og tidspunkt. Du kan også trække en tidsregistrering til en anden dag eller tidspunkt ved at trække i blokken på kalenderen.

Har timeregistreringen en grå bjælke øverst, er denne tid allerede afleveret eller faktureret, og det er ikke længere muligt at redigere i den. Hvis bjælken er hvid er registreringen godkendt af en administrator og kan heller ikke længere redigeres.

Læs mere om, hvordan du arbejder med timeregistreringer

Min plan kalender

I højre side af skærmen vises en liste over alle sager du er tilknyttet. Sagerne er sorteret efter, hvornår de er planlagt til at bliver udført, dvs. de opgaver som skal udføres først ligger øverst i listen. Alle sager, der ikke er planlagt eller tidssat, ligger samlet nederst i listen.

Arbejdssedlen for en sag kan åbnes ved at klikke på teksten, eller ved at klikke på ‘Vis’ ude i højre side af linjen. Du kan også se sager, som ikke har nogen tilknyttede medarbejdere (puljeopgaver), som har farven lyseblå, og kan påbegyndes af alle medarbejdere. Når en anden medarbejder har påbegyndt en puljeopgave, og dermed er blevet tilknyttet opgaven, vil den forsvinde fra din oversigt.

Min plan oversigt

 

Værktøjsbjælken i ‘Min plan’

Ovenover arbejdstidskalenderen og opgavekalenderen har du en værktøjsbjælke. Elementerne forklares fra venstre mod højre:

  • Pilene bruger du til at hoppe frem og tilbage i tiden på kalenderen.
  • For at vælge visning for en bestemt dag kan du enten indtaste datoen direkte i feltet, eller du kan klikke på kalenderikonet og vælge den ønskede dag.
  • Du kan angive hvor mange dage du ønsker at kalenderen skal vise ad gangen ved at klikke på pilen. Du kan vælge at få vist en eller fem dage, en eller to uger eller en hel måned ad gangen.
  • For at få vist ‘Min plan’ for en specifik medarbejder skal du klikke på pilen og vælge den ønskede medarbejder fra listen.
  • Knappen ‘Aflevering’ bruger du til at indberette dine registrerede arbejdstimer. (For nærmere beskrivelse, se kapitlet ‘Min tid’)
  • Du kan benytte søgefeltet til at søge blandt de ordrer som er tilgængelige for dig eller den valgte medarbejder.

 

Sådan bruger du ‘Min tid’

I venstre side vises al planlagt og udført arbejde i en kalender. Det er her muligt at tilføje eller planlægge nyt arbejde ved at klikke og trække direkte i kalenderen på den ønskede dag og tidspunkt. Du kan også trække en tidsregistrering til en anden dag eller tidspunkt ved at trække i blokken på kalenderen.

Har timeregistreringen en grå bjælke øverst, er denne tid allerede afleveret eller faktureret, og det er ikke længere muligt at redigere i den. Hvis bjælken er hvid er registreringen godkendt af en administrator og kan heller ikke længere redigeres.

Læs mere om, hvordan du arbejder med timeregistreringer

I højre side vises en oversigt over din samlede registrerede tid for den valgte tidsperiode. Du kan se hvor mange timer der er registreret i tidsperioden, hvad timerne er blevet brugt på, om du har haft fravær samt hvilken type af fravær. Denne summering af timer er særlig god til, at se om man har fået registreret alle sine timer, eller hvor meget fravær man har haft i en given periode.

Det er også her du finde din saldo, så du kan se, om du har arbejdet mere eller mindre end din forventet arbejdstid.

Du kan også nemt se, hvilken dato dine timer er afleveret og/eller godkendt op til og med.

Læs mere om, hvordan du afleverer og godkender timer

 

Værktøjsbjælken i ‘Min tid’

Elementerne forklares fra venstre mod højre:

  • Pilene bruger du til at hoppe frem og tilbage i tiden på kalenderen.
  • For at vælge visning for en bestemt dag kan du enten indtaste datoen direkte i feltet, eller du kan klikke på kalenderikonet og vælge den ønskede dag.
  • Du kan angive hvor mange dage du ønsker at kalenderen skal vise ad gangen ved at klikke på pilen. Du kan vælge at få vist en eller fem dage, en eller to uger eller en hel måned ad gangen.
  • For at få vist ‘Min tid’ for en specifik medarbejder skal du klikke på pilen og vælge den ønskede medarbejder fra listen.
  • Knappen ‘Aflevering’ bruger du til at indberette dine registrerede arbejdstimer.

Planlæg din egen tid

Du kan planlægge din tid, så du kan se, hvordan din arbejdsuge ser ud og så det bliver nemt for dig vide, hvornår du har tid til at tage imod nye opgaver. Så sikrer du dig, at kalenderen er godt booket ud i fremtiden.

Planlagt tid tæller ikke med i optælling af dine timer og de er heller ikke mulig at fakturere til kunderne. Dette sker først, når du vender en planlagt tid til en registreret tid. Oftest gør man dette efter man har udført opgaven.

Planlagt tid er visualiseret, som en gennemsigtig firkant i din kalender, hvorimod registreret tid har en solid farve.

Se videoen og lær, hvordan du planlægger din egen tid i Minuba

 

Inden du kan planlægge din egen tid skal du have en rolle, som tillader, at du kan planlægge. Rollen ‘Planlæg egne timer’ gør det muligt at registrere planlægninger under siderne ‘Min tid’ og ‘Min plan’. ‘Administrator’ og ‘Planlægger’ brugerrollerne har automatisk ‘Planlæg egne timer’ rollen inkluderet. Det er kun en administrator i din virksomhed, som kan give denne rolle.

Læs mere om brugere her.

 

Når du skal planlægge din tid klikker du ind i kalenderen på den dag du skal planlægge. Ligesom når du registrerer tid, skal du vælge start og slut tidspunkt og evt. en opgavetype.

Du kan til slut vælge om tiden skal planlægge eller registreres.


Forskellen mellem ‘Min Plan’, ‘Min Tid’ og ‘Planlægning’

‘Min Plan’ er den enkelte medarbejders mulighed for at se henholdvis deres arbejdskalender samt deres opgaveliste, det vil sige det arbejde, der er blevet planlagt, at de skal udføre. Opgavelisten er kategoriseret, så medarbejderne nemt kan se hvilke arbejdsopgaver, de skal prioritere, da listen viser hvornår arbejdet skal være udført. Dette gælder både arbejde, der er planlagt til at blive udført på et bestemt tidspunkt, men samtidig de ordrer, der er tidssat til at blive udført inden for et givent tidsrum. Hvis der ikke er nogle ordrer synlige under ‘Min plan’, er det fordi, du ikke er tilknyttet nogle ordrer.

‘Min Tid’ viser medarbejderens kalender og flextimer. Her kan du se, hvor mange timer medarbejderen har registreret af sagsrelateret timer og ikke-sagsrelateret timer, samt fravær og overtid. Du kan også se den forventede arbejdstid og medarbejderens saldo. Dette bruges mest i forhold til at udarbejde sin timeseddel.

‘Planlægning’ viser alle medarbejderes udførte og planlagte arbejdstid. Denne fane giver det nødvendige overblik over alle medarbejderes tilgængelighed og et samlet sted til at planlægge det arbejde hver enkel medarbejder skal udføre. Fanen viser udelukkende arbejdskalender for samtlige medarbejdere, da eksempelvis en liste med ikke-planlagte opgaver ikke kan vises på en hensigtsmæssig måde så det nødvendige overblik stadig sikres.


Find en slettet medarbejders kalender i ‘Min tid’

Når du sletter en medarbejder, så vil han blive fjernet fra ‘Min Tid’, men du kan stadig godt få adgang til timerne alligevel.

Skal du se en tidligere medarbejders timeregistreringer i Min Tid skal du først klikke på ‘Tandhjulet’ -> ‘Timesedler’.

Her vises en liste over alle aktive medarbejder i den valgte periode. Du skal derfor vælge en tidsperiode, hvor den tidligere medarbejder har været aktiv, så vil medarbejderens navn komme med på listen.
Du  kan nu trykke på navnet for at komme ind på din tidligere medarbejders kalenderen under ‘Min tid’. 

NB! Under ‘Min Tid’ vil medarbejder navnet være blankt, fordi medarbejderen er slettet, men alle timerne vil være bevaret. 


 

Beregn timesaldo i Minuba

Du kan bruge saldoen til at beregne, hvor meget flextid medarbejderen har optjent. Saldoen beregnes ud fra medarbejderens forventede arbejdstid i forhold til medarbejderens registrerede tid.

Eksempelvis, hvis medarbejderen forventes at arbejde 37 timer om ugen, men har arbejdet 40 timer, så vil han have +3 timer i sin saldo.

 

Se videoen og lær, hvordan du slår beregning af timesaldo til og fra

 

I ‘Virksomhedsindstillinger’ under afsnittet ‘Registreringer’ kan beregningen af saldo slås fra eller til ved at vælge ‘Beregn timesaldo’.

Beregn medarbejder timesaldo

 

Når ‘Beregn timesaldo’ er slået til for virksomheden, er det som standard aktivt for alle medarbejdere.

Beregn timesaldo for valgte medarbejdere

Det er også muligt at at slå det fra for den enkelte medarbejder.
Gå ind under Administration -> Brugere, hvorefter du klikker på en medarbejdere. Når du er inde på den valgte medarbejder kan du under ‘Beregn timesaldo’ fravælger at timesaldoen skal beregnes for den enkelte medarbejder.

Hvordan bliver timesaldo vist?

Når timesaldo er slået til, vil der på siden ‘Min tid’ og ved aflevering af timeregistreringer fremgå den nuværende saldo samt ændringer for den valgte periode.

Timesaldo funktion


Gå til næste artikel: ‘Timeregistrering’

Gå til forrige artikel: ‘Avancerede funktioner på din arbejdssedel’