Indkøb - Minuba

Indkøb

Gennemgang af fanen ‘Indkøb’

Det er nu blevet lettere at indhente og tilføje indkøbsfakturaer i Minuba. Under topmenuen finder du fanen ‘Indkøb’. Her får du oversigten over dine EDI-fakturaer/indkøbsfakturaer i Minuba samt mulighed for at oprette nye leverandørfakturaer.

Følgende viser dig, hvordan du bruger fanen ‘Indkøb’ og gennemgår de forskellige funktioner.

Se videoen, og få en hurtig gennemgang af fanen ‘Indkøb’.

 

Læs også: Grossistbestillinger i Minuba – se grossistbestillinger på din arbejdsseddel

 

Funktioner under fanen ‘Indkøb’

Når du klikker på fanen ‘Indkøb’ indhentes alle registrerede indkøbsfakturaer automatisk fra de grossister du har sat en EDI-aftale op med i din Minuba konto.

Under fanen får du en liste over alle indkomne og arkiverede indkøbsfakturaer fra dine grossistaftaler.

Derudover har du mulighed for selv at indlæse eller oprette indkøbsfakturaer.

 

Vælg visning af indkøbsfakturaer

Du kan vælge mellem at få vist indkomne, arkiverede og ordrebekræftelser ved at klikke på knapperne efter ønske. Nedenstående eksempel viser både indkomne og arkiverede indkøbsfakturaer, men ikke ordrebekræftelser. Derudover kan du vælge hvor mange elementer der skal vises på hver side.

Du kan se detaljer for de enkelte fakturaer ved at klikke på teksten på den pågældende linje eller klikke på ‘Vis’ ude i højre side af linjen. ‘Vis’ bliver synlig, når du fører musen hen over linjen.’

 

Tilføj opfølgning

Du har mulighed for at tilføje en opfølgning for din indkøbsfaktura.

Man tilføjer en opfølgning ved at klikke på ‘Tilføj opfølgning’ ud fra den indkøbsfaktura du ville sætte en opfølgning på.

Når du trykker på knappen vil denne boks blive vist:

Det første du kan vælge er en opfølgningsdato, når opfølgningsdatoen er overskredet vil datoen blive markeret med rødt i oversigten som set på billedet nedenfor:

Du kan også vælge at skrive en note til opfølgningen, så man ved hvorfor den skal opfølges.

Det næste du kan vælge er at markére fakturaen som ‘Afventer’, hvis du sætter kryds i boksen vil indkøbsfakturaen blive rykket over i tabellen afventer. Hvis du fjerner krydset ryger den tilbage til fanen den oprindeligt kom fra.

Til sidst kan du vælge at markere boksen ‘Slet opfølgningsdato og note ved godkendelse af faktura’. Hvis du sætter kryds her, vil datoen og noten blive slettet ved godkendelse, hvis ikke der er krydset af, bliver de ikke slettet og står stadig på fakturaen.

 

Sæt ansvarlig for indkøbsfaktura

Du har mulighed for at sætte en ansvarlig medarbejder på din indkøbsfaktura.

Der er to måder du kan gøre det på. Hvis indkøbsfakturaen er tilknyttet en ordre med en ansvarlig medarbejder for ordren, vil denne medarbejder også blive valgt for indkøbsfakturaen.

Den anden måde at vælge en ansvarlig på er at du trykker på sæt ansvarlig, ud for den indkøbsfaktura du vil sætte en ansvarlig på. Se billede nedenfor:

En boks popper op hvor du kan vælge en medarbejde du vil sætte som ansvarlig. Når du har valgt en medarbejder trykker du ok.

Medarbejderen vil nu være sat som ansvarlig på indkøbsfakturaen.

 

Søg mellem indkomne fakturaer

Du har mulighed for at søge efter specifikke indkøbsfakturaer.

Klik på søgefeltet i højre hjørne. Når du har indtastet den ønskede søgetekst, trykker du enter eller klikker på forstørrelsesglasset.

 

Automatisk godkendelse af indkøbsfakturaer og overførsel af materialelinjer

I indstillingerne for de enkelte grossister, kan du vælge at de fakturaer, som er modtaget af den valgte grossist – automatisk skal godkendes og overføres til de relevante arbejdssedler.

For at de automatisk bliver overført kræver det at fakturaerne har den korrekte ordrereference på!

Hvis ikke Minuba kan finde en ordre med den angivne reference, så skal fakturaen behandles manuelt.

Hvis en korrekt ordre bliver fundet, så vil alle linjerne fra fakturaen blive tilføjet til arbejdssedlen, og fakturaen bliver eksporteret til dit økonomisystem.

Det er ikke muligt at overføre fakturaer automatisk, hvis man har valgt ”Sammenlign linjer fra EDI-faktura med eksisterende linjer på arbejdsseddel” i virksomhedsindstillingerne.

 

GOdkend din indkøbsfaktura


Hvordan fungerer EDI?

EDI står for Electronic Data Interchange og er betegnelsen for udveksling af dokumenter mellem to virksomheder på elektronisk form. I denne sammenhæng er der tale om udveksling af fakturaer mellem grossisterne og Minuba, således at fakturaer for materialeindkøb overføres elektronisk fra grossisterne til Minuba. Dette betyder, at du ikke behøver at registrere købte materialer selv i Minuba, men at de kan registreres direkte fra en faktura. Hvis du oplyser et ordrenummer til grossisten, ved indkøb af materialer til en ordre, angives dette ordrenummer på fakturaen fra grossisten og vi kan derefter registrere materialerne på ordren helt automatisk, når du importerer den givne faktura fra grossisten. Dette sparer dig for en stor mængde manuelt arbejde og minimerer risikoen for fejl og mangler.

For at benytte dig af fordelene ved EDI skal din Minuba-konto være sat op til at håndtere EDI-fakturaer fra de enkelte grossister.