Indkøb

Gennemgang af fanen ‘Indkøb’

Det er nu blevet lettere at indhente og tilføje indkøbsfakturaer i Minuba. Under topmenuen finder du fanen ‘Indkøb’. Her får du oversigten over dine EDI-fakturaer/indkøbsfakturaer i Minuba samt mulighed for at oprette nye leverandørfakturaer.

Følgende viser dig, hvordan du bruger fanen ‘Indkøb’ og gennemgår de forskellige funktioner.

Se videoen, og få en hurtig gennemgang af fanen ‘Indkøb’.

For at kunne vise dig denne video, beder vi dig acceptere marketing og statistik cookies. Klik her for at acceptere.

 

Læs også: Grossistbestillinger i Minuba – se grossistbestillinger på din arbejdsseddel

 

Funktioner under fanen ‘Indkøb’

Når du klikker på fanen ‘Indkøb’ indhentes alle registrerede indkøbsfakturaer automatisk fra de grossister du har sat en EDI-aftale op med i din Minuba konto.

Under fanen får du en liste over alle indkomne og arkiverede indkøbsfakturaer fra dine grossistaftaler.

Derudover har du mulighed for selv at indlæse eller oprette indkøbsfakturaer.

Indstillinger for fanen ‘Indkøb’

Det er muligt at ændre nogle indstillinger for denne fane, f.eks. hvorvidt du vil se behandlede ordrebekræftelser, og hvordan du vil behandle indkøbsfakturaer. For at tilgå disse indstillinger klikker du blot på ‘Handlinger’ og derefter på ‘Indstillinger for fanen Indkøb’.

Disse indstillinger gælder kun for dig, og ikke resten af dine kollegaer, når de er på denne side.


Grossist indkøb direkte fra indkøbssiden

Der er også mulighed for at gå direkte til en grossist ved at vælge en relateret ordre og trykke på fortsæt til webshop. Husk, at hvis du har pop-up blokering (fx adblocker) sat til for Minuba så skal du acceptere at browseren åbner en ny fane for nogle af grossisterne

Step 1: Vælg grossist og tryk på knappen

Step 2: Vælg den ordre indkøbet drejer sig om

 

Step 3: Tryk på fortsæt til webshop

Vælg visning af indkøbsfakturaer

Du kan vælge mellem at få vist indkomne, arkiverede og ordrebekræftelser ved at klikke på knapperne efter ønske. Nedenstående eksempel viser både indkomne og arkiverede indkøbsfakturaer, men ikke ordrebekræftelser. Derudover kan du vælge hvor mange elementer der skal vises på hver side.

Du kan se detaljer for de enkelte fakturaer ved at klikke på teksten på den pågældende linje eller klikke på ‘Vis’ ude i højre side af linjen. ‘Vis’ bliver synlig, når du fører musen hen over linjen.’

 

Tilføj opfølgning

Du har mulighed for at tilføje en opfølgning for din indkøbsfaktura.

Man tilføjer en opfølgning ved at klikke på ‘Tilføj opfølgning’ ud fra den indkøbsfaktura du ville sætte en opfølgning på.

Når du trykker på knappen vil denne boks blive vist:

Det første du kan vælge er en opfølgningsdato, når opfølgningsdatoen er overskredet vil datoen blive markeret med rødt i oversigten som set på billedet nedenfor:

Du kan også vælge at skrive en note til opfølgningen, så man ved hvorfor den skal opfølges.

Det næste du kan vælge er at markére fakturaen som ‘Afventer’, hvis du sætter kryds i boksen vil indkøbsfakturaen blive rykket over i tabellen afventer. Hvis du fjerner krydset ryger den tilbage til fanen den oprindeligt kom fra.

Til sidst kan du vælge at markere boksen ‘Slet opfølgningsdato og note ved godkendelse af faktura’. Hvis du sætter kryds her, vil datoen og noten blive slettet ved godkendelse, hvis ikke der er krydset af, bliver de ikke slettet og står stadig på fakturaen.

 

Sæt ansvarlig for indkøbsfaktura

Du har mulighed for at sætte en ansvarlig medarbejder på din indkøbsfaktura.

Der er to måder du kan gøre det på. Hvis indkøbsfakturaen er tilknyttet en ordre med en ansvarlig medarbejder for ordren, vil denne medarbejder også blive valgt for indkøbsfakturaen.

Den anden måde at vælge en ansvarlig på er at du trykker på ‘Sæt ansvarlig’, ud for den indkøbsfaktura du vil sætte en ansvarlig på. Se billede nedenfor:

En boks popper op hvor du kan vælge en medarbejde du vil sætte som ansvarlig. Når du har valgt en medarbejder trykker du ok.

Medarbejderen vil nu være sat som ansvarlig på indkøbsfakturaen.

 

Søg i indkomne fakturaer

Du har mulighed for at søge efter specifikke indkøbsfakturaer.

Klik på søgefeltet i højre hjørne. Når du har indtastet den ønskede søgetekst, trykker du ‘Enter’ eller klikker på forstørrelsesglasset.

Du kan søge efter:

  • Den ansvarliges navn
  • Fakturanummeret
  • Filnavnet
  • Kundens navn
  • Ordrenummer
  • Ordrereferencen
  • Opfølgningskommentar
  • Sælgeren/leverandøren
  • Sælgerens/leverandørens ordrenummer

 

Automatisk godkendelse af indkøbsfakturaer og overførsel af materialelinjer

I indstillingerne for de enkelte grossister kan du vælge, at de fakturaer, som er modtaget af den valgte grossist – automatisk skal godkendes og overføres til de relevante arbejdssedler.

For at de automatisk bliver overført kræver det at fakturaerne har den korrekte ordrereference på!

Hvis ikke Minuba kan finde en ordre med den angivne reference, så skal fakturaen behandles manuelt.

Hvis en korrekt ordre bliver fundet, så vil alle linjerne fra fakturaen blive tilføjet til arbejdssedlen, og fakturaen bliver eksporteret til dit økonomisystem.

Det er ikke muligt at overføre fakturaer automatisk, hvis man har valgt ”Sammenlign linjer fra EDI-faktura med eksisterende linjer på arbejdsseddel” i virksomhedsindstillingerne.

 

GOdkend din indkøbsfaktura

Eksporter alle dine ikke eksporterede indkøbsfakturaer

Har du modtaget indkøbsfakturaer som er blevet behandlet før du fik opsat integration til dit bogføringssystem? Eller har eksporten af en indkøbsfaktura til bogføringssystemet fejlet, fordi systemet havde været nede?

Så vil du få en information om at disse indkøbsfakturaer mangler at blive eksporteret og du skal bekræfte om de alle skal eksporteres til bogføringssystemet. Dette vil eksportere alle de indkøbsfakturaer som er behandlede eller delvist behandlede (på nær dem der er blevet afvist).


Hvordan fungerer EDI?

EDI står for Electronic Data Interchange og er betegnelsen for udveksling af dokumenter mellem to virksomheder i elektronisk form. I denne sammenhæng er der tale om udveksling af fakturaer mellem grossisterne og Minuba, således at fakturaer for materialeindkøb overføres elektronisk fra grossisterne til Minuba. Dette betyder, at du ikke behøver at registrere købte materialer selv i Minuba, men at de kan registreres direkte fra en faktura. Hvis du oplyser et ordrenummer til grossisten, ved indkøb af materialer til en ordre, angives dette ordrenummer på fakturaen fra grossisten og vi kan derefter registrere materialerne på ordren helt automatisk, når du importerer den givne faktura fra grossisten. Dette sparer dig for en stor mængde manuelt arbejde og minimerer risikoen for fejl og mangler.

For at benytte dig af fordelene ved EDI skal din Minuba-konto være sat op til at håndtere EDI-fakturaer fra de enkelte grossister.


Importér ordrebekræftelse

Er din ordrebekræftelse ikke kommet ind i Minuba endnu og har du modtaget ordrebekræftelsen som fil i PEPPOL-format? Så kan du selv tilføje den til din Minuba i Indkøbsfanen.

Importer ordrebekræftelse i Minuba

Her vil du skulle vælge filen som du vil importere, samt hvilken grossist ordrebekræftelsen tilhører.

Importer ordrebekræftelse i Minuba

Behandlede ordrebekræftelser

Hvis du har slået behandlede ordrebekræftelser til i indkøbs indstillingerne, er det muligt at se alle ordrebekræftelser som er tilknyttet en ordre eller blevet afvist.
Her har du altså det fulde overblik over alle dine ordrebekræftelser.

Hvis du klikker på en af ordrebekræftelserne, vil du kunne se lidt mere i detaljer, hvad den indeholder og hvor den er blevet overført til. Du kan også gå direkte herfra hen til den arbejdsseddel som ordrebekræftelsen ligger på.

 

Opsættelse af godkendelsesregler for indkøbsfakturaer

Det er muligt at opsætte regler for godkendelse af indkøbsfakturaer. For at opsætte disse regler skal man tilgå virksomhedsindstillingerne og gå ned under ”indkøbsfakturering” og klikke på knappen ”Start opsætning”.

Reglerne kan sættes op som man ønsker og man kan vælge 1, 2 eller 3 godkendere. Man kan også vælge om reglerne først skal være gældende over et specifikt beløb. Bemærk, at der altid skal være minimum 1 godkender, men hvis man ikke har defineret en godkender kan alle med faktureringsrollen behandle og godkende indkøbsfakturaer.

Når disse regler er sat op, vil de være gældende på alle ubehandlede indkøbsfakturaer, der ligger klar til behandling. Den sidste godkender, vil altid være den, som ”behandler” indkøbsfakturaen. Hvis man kun delvist behandler sin indkøbsfaktura som sidste godkender, vil fakturaen være tilgængelig til behandling af andre med faktureringsrollen.

Overblik over indkøbsfakturer

Når der er opsat godkendelsesregler vil de indkomne indkøbsfakturaer blive delt op i to tabeller. Én med fakturaer, hvor du selv skal godkende og en med fakturaer, hvor andre skal godkende. På den måde er det nemt og overskueligt at se, hvilke fakturaer du skal tage stilling til nu og hvilke, der afventer handling fra andre medarbejdere.

Hvis godkendelsen er sat til ”En med rollen ”Fakturering” og du er godkender på et senere niveau, vil du ikke kunne godkende før det er din tur.

Afvigelse fra reglerne

Hvis du klikker på pilen ved siden af navnet for ”Næste godkender” kan du vælge af afvige fra de regler, der er opsat, på den specifikke faktura. Dette kan være nyttigt, hvis en medarbejder er fraværende eller fakturaen i dette tilfælde er mere oplagt til en anden medarbejder, end reglerne siger.

Godkendelse af en faktura

Når du tilgår en faktura, hvor du er næste godkender vil du kunne se, hvad fakturaen indeholder og du vil herfra kunne godkende den og sende den videre i systemet til næste godkender.

Er du sidste godkender, vil du være i stand til at behandle fakturaen og overføre linjerne til de pågældende ordrer.

Godkendelse på app

Det er på nuværende tidspunkt ikke muligt at godkende indkøbsfakturaer på appen, hvis der er opsat godkenderregler i Minuba.


Forrige artikel: ‘Import og eksport’ Næste artikel: ‘Importér eller opret en Indkøbsfaktura’