Brug e-conomic og Minuba sammen

Du skal starte med at logge ind i din e-conomic for at oprette standardvare, varegrupper og en betalingsbetingelse. Når du har oprette disse ting kan du fortsætte med opsætningen i Minuba.

Når der sendes en faktura fra Minuba til e-conomic skal der videregives en forfaldsdato. Dette er kun muligt, hvis der eksisterer en betalingsbetingelse af typen forfaldsdato i e-conomic.

Klik på ‘Salg‘ (i menuen) -> ‘Opsætning‘ (i sidemenuen) -> ‘Betalingsbetingelse‘.

Her skal du oprette en ny betalingsbetingelse, hvor du vælge ‘Forfaldsdato’ i type og giver den et passende navn f.eks. ‘Minuba Forfaldsdato’.

Tryk på ‘Gem’.

Når der sendes fakturalinjer til e-conomic vil den lede efter et tilsvarende varenummer under vareliste i e-conomic. Hvis ikke der findes et match, vil den bruge standardvarenummer til at udregne momsen. Derfor skal der oprettes to varegrupper og to varenumre – én med moms og én uden moms.

Opret 2 varegrupper

Klik på ‘Salg‘ (i menuen) -> ‘Varer‘ (i sidemenuen) -> ‘Varegrupper‘.

Opret to nye varegrupper, den ene kaldet “Varegruppe med moms” og den anden “Varegruppe uden moms”, hvor du udfylder nummer, navn, momskonto for både indland og EU.

Opret 2 varer

Klik på ‘Salg‘ (i menuen) -> ‘Varer‘ (i sidemenuen) -> ‘Vare‘.

Opret to nye varer, én kaldet “Standardvare med moms” og den anden “Standardvare uden moms”, hvor du udfylder nummer, navn og varegruppe.

Forslag til varenummer:

Nummer for standardvare med moms = 9998

Nummer for standardvare uden moms = 9999

NB! Varenummer skal være et tal, som du ikke bruger eller som kan komme fra en af dine leverandører. 

Debitorgruppe (nye kunder)

Opret en kundegruppe der f.eks. hedder 1 Diverse

Vi anbefaler at du laver e-conomic opsætningen før at du laver opsætningen i Minuba. Har du endnu ikke gjort det, kan du læse afsnittet ovenover.

Klik Tandhjulet -> ’Integrationer’ -> har du ingen tryk ’Vis mig flere muligheder’ -> Vælg ’Bogføringssystem’ -> ’e-conomic’ og klik på ‘Gem’.

Søg eller vælg:

Vælg ’Vis’, her kan du læse mere på e-conomic hjemmeside, Minubas om opsætning og Aktivere integrationen.

Du kan blive mødt af denne meddelelse:

Den kan komme, hvis du har benyttet e-conomic til fakturering, hvad vi ikke anbefaler fremadrettet, og derfor skal ind og ændre fakturanummerserien under ’Virksomhedsindstillinger’.

Sæt dit aftalenummer med e-conomic ind.

Du kan nu begynde at indtaste dine indstillinger. Først skal du vælge om dine faktura skal eksporteres som ’Faktura’ eller ’Finansbilag’.

Eksporter salgsfaktura som ‘Faktura’

Vi anbefaler at du eksporterer dine salgsfaktura som ‘Faktura’, hvis du har en FI-aftale med din bank og bruger den aktivt. Hvis du vælger at eksportere din salgsfaktura som faktura, vil Minuba matche varenumrene med e-conomic.

NB! Hvis ikke der findes et match på varenummer, vil den bruge standardvarenummer til at udregne momsen.

Når du har valgt at salgsfakturaen skal eksporteres som ‘Faktura’ vil du få vist flere felter, som du skal udfylde.

Under ‘Betalingsbetingelser for fakturaer’ vælger du den forfaldsdato, som du har oprettet i e-conomic – i dette tilfælde bruges ‘Minuba forfaldsdato’.

Under ‘Nr. på standardvare for fakturalinjer med/uden moms’ angiver du de varenumre, som du har oprettet i e-conomic. I dette tilfælde bruges varenummer 9998 (med moms) og varenummer 9999 (uden moms).

Vælg hvor lang betalingsfristen skal være for nye kunder under ‘Betalingsbetingelser for nye kunder’.

Tryk ‘Gem’ og der vil nu været oprettet integrationen mellem din Minuba og e-conomic.

Eksporter salgsfaktura som ‘Finansbilag’

Vælger du at eksportere dine salgsfaktura som ‘Finansbilag’, vil du få dit bilag overført til en standardkonto, hvorefter du kan tjekke og redigere kontoen og bilaget inden du bogfører.

Du får ikke de enkelte varelinjer eksporteret, men blot fakturaens totalbeløb.

Overførsel af betalingsinformationer

Minuba kan overføre følgende typer af betalingsinformationer til e-conomic: FIK (71, 73, 75), GIRO (04) og bankoverførsel (DK:BANK).

Du kan få eksporteret dine rykkere som finansbilag til en kassekladde i e-conomic. Pga. begrænsninger i e-conomics API er det ikke muligt at få dem eksporteret til rykkermodulet. Når du aktiverer eksport af rykkere, så vil alle fremtidige rykkere blive eksporteret.

Du skal vælge:

1. Hvilken kassekladde rykkerne skal overføres til.
   NB! Vi anbefaler, at der laves en særskilt Kassekladde til Rykkere, for at undgå sammenfald af bilagsnumrene.
2. Hvilken modkonto gebyr skal overføres til
3. Hvilken modkonto renter skal overføres til.

Hvis en rykker bliver afvist, vil der blive oprettet en modpostering i kassekladden.

Du kan også eksportere dine købsfaktura fra dine leverandører. Købsfaktura bliver eksporteret fra Minuba når du godkender fakturaen under ‘Indkøb’ menuen.

Husk at tage stilling til hvordan du vil have oprettet dine leverandører i e-conomic, og hvordan/om du vil bruge betalingsbetingelserne fra indkøbsfakturaen når du eksporterer.

(De viste konti er kun eksempler – tjek (evt. med bogholder/revisor) hvad i bruger i e-conomic)

Du skal vælge følgende:

• Kassekladde for købsfakturaer
• Kreditorgruppe for nye kreditorer
• En kreditor momskonto
• En modkonto for købsfakturaer
• En modkonto for købsfakturaer, som ikke er ordrerelateret
• Modkonto for momsfri købsfakturaer
• Modkonto for ikke-ordrerelaterede momsfri købsfakturaer
• Vælge hvordan leverandøren skal eksporteres

Hvis du vælger at leverandører automatisk oprettes ud fra CVR, vil Minuba søge om CVR-nummer allerede findes i e-conomic Kundeindstilling. Hvis ikke, så oprettes en leverandør med tilsvarende CVR-nummer.

Hvis du vælger at søge manuelt blandt dine leverandører i e-conomic, vil der komme en pop-up frem, hvor du kan vælge den leverandør, som skal være kreditor på købsfaktura. Den vil huske dit valg, så du skal kun gøre det én gang pr. leverandør.

Ovenstående dialog ville også komme frem hvis CVR-nummeret på indkøbsfaktura er for langt eller hvis der ikke er noget CVR-nummer på indkøbsfaktura, da vi derved ikke kan finde leverandøren i e-conomic. Her vil den også huske dit valg medmindre der ikke er noget CVR-nummer på indkøbsfakturaen.

Eksport af udlæg til e-conomic

Du kan få eksporteret dine udlæg som finansbilag til en kassekladde i e-conomic. Det kræver, at din indstilling af dagstillæg under administration er opsat til eksport.
Det gør du ved at gå til Tandhjulet -> 'Administration' -> 'Arbejdstids-, tillægs- og fraværstyper'. Herefter vil udlæg komme over i forbindelse med godkendelse af timer.

Du skal vælge:

• Hvilken kassekladde rykkerne skal overføres til
• Hvilken konto udlæg skal overføres til
• Hvilken modkonto for medarbejderudlæg skal overføres til
• Hvilken modkonto for firmaudlæg skal overføres til

Kundeindstillinger

Hvis I aktiverer løbende synkronisering af kundeoplysninger, vil de blive eksporteret til bogføringssystemet, så snart kundens stamoplysninger eller standard kontakt- eller faktureringsadresse ændre sig.

Det er nu muligt at lave en automatisk opsætning af dine e-conomic indstillinger i Minuba ved at trykke på ”Automatisk opsætning”.

Herefter vil der så åbne en dialog som forklarer kort hvordan opsætningen virker og hvad man kan efter indstillinger er blevet opsat. Klik på ”Start opsætning” for at begynde den automatiske opsætning.

Vi opretter kun nye ting, f.eks. kassekladder hvis vi ikke kan finde dem i e-conomic. Hvis vi f.eks. kan finde kassekladden bruger vi den i e-conomic indstillingerne i Minuba i stedet for at oprette en ny.

Vær opmærksom på at de kassekladder vi laver, er sat op på sammen måde som når man opretter dem igennem e-conomic. Dvs. at der ikke er sat beholdningskonti og diverse modkonti da det kan variere for virksomhed til virksomhed. Minuba bruger ikke de nævnte kontis til noget, men det kan være værd at kigge på om det giver mening at sætte dem for din e-conomic opsætning for din e-conomic konto.

For salgsfaktura eksport indstillinger sætter vi følgende:

• Eksporter faktura som: Finansbilag
• Kassekladde for salgsfakturaer: Minuba Kassekladde
• Momskonto for salgsfakturaer: U25
• Betalingsbetingelser: Minuba X Forfaldsdato, hvor X er den betalingsfrist i dage som er angivet under virksomhedsindstillinger under ”Fakturering”
• Debitorgruppe (nye kunder): Diverse
• Modkonto for salg af grossistmaterialer: 1010
• Modkonto for salg af grossistmaterialer uden moms: 1020
• Modkonto for salg af øvrige materialer: 1010
• Modkonto for salg af øvrige materialer uden moms: 1020

For udlæg, diæter m.v. eksport indstillinger sætter vi følgende:

• Eksporter udlæg, diæter m.v. til e-conomic: Bliver aktiveret
• Kassekladde for dagstillæg: Minuba Kassekladde
• Standardkonto for udlæg: 1310
• Modkonto for medarbejderudlæg: 6835
• Modkonto for firmaudlæg: 6830

For rykker eksport indstillinger sætter vi følgende:

• Eksporter rykkere til e-conomic: Bliver aktiveret
• Kassekladde for rykkere: Minuba Rykkere
• Modkonto for rykker rente: 1010
• Modkonto for rykker gebyr: 1321

For købsfaktura eksport indstillinger sætter vi følgende:

• Eksporter købsfaktura (EDI) til e-conomic: Bliver aktiveret
• Kassekladde for købsfakturaer: Minuba Køb
• Kreditorgruppe (nye kreditorer): I25
• Kreditor momskonto: 1310
• Modkonto for ikke-ordrerelaterede købsfakturaer: Samme som med moms
• Modkonto for momsfri købsfakturaer: 1320
• Modkonto for ikke-ordrerelaterede momsfri købsfakturaer: Samme som med momsfri
• Ved eksport af leverandørfakturaer til e-conomic vil: Leverandører oprettes automatisk i e-conomic ud fra CVR nummer. Bemærk at CVR nummeret også skal angives i feltet "Nr.*" i e-conomic
• Hvordan skal betalingsoplysninger fra indkøbsfakturaer overføres til e-conomic: Brug betalingsoplysningerne, der er angivet på leverandøren i e-conomic. Hvis leverandørens betalingstype i e-conomic er sat til 'Ingen', så brug betalingsoplysninger fra indkøbsfakturaen.

Når du har sat integrationen op mellem Minuba og e-conomic kan du importere og eksportere data.

Du kan eksportere:

• Salgsfaktura
• Rykker
• Købsfaktura
• Kunder
• Dagstillæg/Udlæg

Du kan importere:

• Kunder
• Betalinger

Når du skal eksportere data til e-conomic sker det samtidig med, at du godkender en faktura.

Salgsfaktura til dine kunder starter som en kladde. Når denne godkendes, og dermed danner et fakturanummer, bliver fakturaen eksporteret automatisk til e-conomic.

Rykkere på dine salgsfakturaer starter som en kladde. Når denne godkendes, og dermed danner et rykkernummer, bliver rykkeren eksporteret automatisk til e-conomic.

Købsfaktura fra dine leverandører lander under ‘Indkomne faktura’ i menuen ‘Indkøb’. Her skal du godkende fakturaen, hvorefter fakturaen eksporteret automatisk til e-conomic.

Kundeinformationer bliver eksporteret sammen med salgsfakturaen til kunden. Dvs. når du ændrer f.eks. adressen, så vil denne ændring automatisk blive eksporteret til e-conomic når du godkender fakturaen.

Dagstillæg/Udlæg bliver automatisk eksporteret til e-conomic, når du godkender timesedler med udlæg på.
Der kan eksporteres bagudrettet ved at eksportere dem via tandhjul -> timesedler.

Import af data sker ikke automatisk, men når du vælger at importere data.

Kundelisten kan importeres til Minuba, så du slipper for at oprette dine kunder manuelt. Eksisterer kundenummer i forvejen vil kunden bliver opdateret med informationerne fra e-conomic.

Klik på Tandhjulet -> ’Kunder’ -> ’Import / Eksport’ -> ’Importer kunder fra e-conomic’.

Betalinger på fakturaen kan importeres, så dine faktura i Minuba også bliver udlignet. Dermed slipper du for manuelt at skulle afstemme dine fakturaer i Minuba.

Fakturaerne vil matche på fakturanummer og udligne fakturaen i Minuba. Dette gælder både for del-betalinger og fulde betalinger.

Klik på ’Fakturering’ -> ’Import / Eksport’ -> ’Importer betalinger fra økonomisystem’.

Der kan være flere årsager til, at fakturaen ikke kan eksporteres til e-conomic. Den mest typiske årsag er, at der allerede findes en faktura i e-conomic med samme fakturanummer.

Får du fejlmeddelelse om, at fakturanummeret allerede findes i e-conomic, skal du kontrollere, om fakturanummeret allerede findes i e-conomic. For at kunne foretage denne kontrol, har du naturligvis brug for at vide, hvilket faktura nummer det drejer sig om. Det finder du ud af ved at gøre følgende:

• Stå på menuen ‘Fakturering’
• Klik på ‘Import/Eksport’
• Klik på ‘Eksporter fakturafiler’

I den efterfølgende dialogboks gør du følgende:

• Vælg ‘Excel (semikolonsepareret)’
• Sæt flueben i ‘Kun posteringer, der ikke tidligere er eksporteret’
• Lad datofelterne være blanke
• Klik ‘OK’

Når du har klikket ’OK’ til at eksportere fakturafiler, skal du først downloade CSV -filen, men endnu ikke klikke ’OK’ i nedenstående boks.

Åbn din CSV-fil og noter dig, hvilke fakturanumre, som ikke er blevet eksporteret til e-conomic.

Kontroller herefter i e-conomic, om fakturanummeret/numrene allerede findes her.

Måden man tjekker nummerserien i e-conomic er under Tandhjul -> ’Alle indstillinger’ -> ’Kategorier og enheder’ -> ’Nummerserier’, og her kan man se hvilket faktura nummer der er det næste i e-conomic.

Gå tilbage til Minuba til dialogboksen, som fremkom samtidig med din Excel fil og sæt flueben udfor ‘Markér fakturaerne som eksporteret’.

1. Kontroller først om det er en længere nummerserie der allerede findes i e-conomic for at undgå at danne flere konfliktende fakturanumre.
2. Sidst benyttede fakturanummer finder du i e-conomic, under tandhjulet i øverste højre hjørne -> ‘Alle indstillinger’ -> ’Kategorier og enheder’ -> ’Nummerserier’
3. Notér sidst anvendte fakturanummer i e-conomic og sammenhold det med fakturanummer serien i Minuba. Dette gøres via Tandhjulet -> ’Virksomhedsindstillinger’ -> ’Serienumre’.
4. I Minuba: Slå integrationen fra til e-conomic. Dette gøres via Tandhjulet -> ’Administration’ -> Under tilvalgsmoduler: ’Integrationsmodul til økonomisystem’ -> Klik på ’Slå modul fra’.
5. Krediter den, eller de, fakturaer, der er problemer med.
6. Marker de konfliktende fakturanumre, og de tilhørende kreditnotaer som eksporteret, så Minuba ikke bliver ved at prøve at eksportere dem. Det gør du således:

• Klik på ‘Import/Eksport’
• Klik på ‘Eksporter fakturafiler’

• Vælg ‘Excel (semikolonsepareret)’
• Sæt flueben i ‘Kun posteringer, der ikke tidligere er eksporteret’
• Lad datofelterne være blanke
• Klik ‘OK’

Når du har klikket ’OK’ til at eksportere fakturafiler, fremkommer følgende dialogboks, hvor du sætter flueben udfor ‘Markér fakturaerne som eksporteret’.

1. Gå i Tandhjulet -> ’Virksomhedsindstillinger’ -> ’Serienumre’ og vælg et nyt startnummer for din fakturanummerserie, som ikke konflikter med e-conomic.
2. Slå integrationen til e-conomic til igen, ved at gå i Tandhjulet -> ’Administration’ -> ’Integrationsmodul til økonomisystem’ -> Vælg ’e-conomic’ og klik på ’Gem’.
3. Vend den eller de kreditnotaer du netop har lavet til ny faktura.

Hvis det stadig ikke lykkes, så ring til supporten på tlf.: 7070 2037 for hjælp til integrationen mellem e-conomic og Minuba.

Når salgsfakturaen ikke vil eksporteres til e-conomic med fejlen at ’Bilags nummer findes i e-conomic’.

Det skyldes, at der er vedhæftet en pdf til den salgsfaktura vi sender over i e-conomic, og i Minuba giver vi PDF’en samme nummer som selve salgsfakturaen.

I e-conomic kører man både med fakturanumre og bilagsnumre, derfor kan dette ske.

Løsning:

I e-conomic kan du tjekke hvilke nummerserier der bliver brugt til henholdsvis fakturaer og bilag. Du er nemlig nødt til at lægge det aktuelle bilag manuelt ind i e-conomic.

Du kan ovre i e-conomic ændre på bilagsnummer. I den kassekladde du har sat Minuba til at skulle overføre til, kan du under ’Mere’ knappen i e-conomic, gå under ’Opsætning af kassekladden’.

Herinde kan du finde bilagsnummer, og ændre det. Det vil kun være gældende for den kassekladde, og vil altså ikke påvirke de andre.

I Minuba, går man ind under Virksomhedsindstillinger, Serienumre og ændre fakturanumret til et højere tal som ikke vil konflikte med de serier man bruger i e-conomic.

Da e-conomic har ændret i den måde vores systemer taler sammen på, kan du opleve at dine fakturaer ikke kan blive eksporteret til e-conomic pga. at der mangler layout på kunden i e-conomic. Hvis det sker, skal du gøre følgende:

1. Log ind i din e-conomic.
2. Klik på ‘Salg’
3. Klik på ‘Kundegrupper’
4. Rediger de enkelte kundegrupper, ved at klikke på blyanten til højre, og sæt layout på
5. Vælg det layout der starter med ‘DK. std. m. bankoplysninger….’

Layout må ikke stå til ‘Kundeopsætning’, så skal du vælge det som vist ovenfor.

Herefter går du tilbage til Minuba, går ind på fakturafanen og klikker ’OK’ til at eksportere dine fakturaer.

Der kan opstå fejl når du eksporterer dine indkøbsfaktura til e-conomic. En typisk fejl kan være, at fakturaen udelukkende indeholder varelinjer uden værdi; altså linjer med en pris på 0 kr. I dette tilfælde vil du blive mødt med nedenstående fejlmeddelelse:

• Minuba overfører ikke linjer, hvor totalen på linjen er 0kr.
• e-conomic kan ikke acceptere faktura uden linjer.

Hvis en indkøbsfaktura udelukkende har varelinjer med en værdi på 0 kr. vil der ikke blive overført nogle linjer til e-conomic og da e-conomic ikke acceptere fakturaer uden linjer vil eksporten fejle og faktura samt bilag vil ikke blive eksporteret.

Derfor er det væsentligt at grossister sender linjer med udgifter samt linjer med de givne rabatter.

Dette betyder, at fakturaer med en samlet værdi på 0 kr. godt kan eksporteres til e-conomic, hvis der følges ovenstående metode.

Betalinger på fakturaen kan importeres, så dine faktura i Minuba også bliver udlignet. Dermed slipper du for manuelt at skulle afstemme dine fakturaer i Minuba.

Fakturaerne vil matche på fakturanummer og udligne fakturaen i Minuba. Dette gælder både for del-betalinger og fulde betalinger.

Klik på ’Fakturering’ -> ’Import / Eksport’ -> ’Importer betalinger fra økonomisystem’.

Når man har importer betalingerne fra e-conomic, vil ordren flytte sig fra fanen ’Godkendt’ til ’Betalte’.

Når man udligner fakturaerne i e-conomic er det vigtigt, at det er fakturaen man udligner og ikke debitor.

Hvis du går ind på den enkelte kunde -> ’Kontoudtog’, vil du kunne se om den er blevet udlignet.