Hvis du har fået tilsendt indkøbsfakturaerne fra grossisterne elektronisk, og de ligger gemt på din computer, kan du tilføje dem under handlinger:
OBS! Du skal sikre dig, at fakturaerne er i formatet OIOUBL eller OIOXML.
Hvis du har flere filer, der skal uploades, skal du foretage proceduren igen for hver af de enkelte filer, der skal uploades.
Når du har klikket på ‘Ok’ importeres fakturaen og du får adgang til fakturadetaljerne.
Hvis din leverandør ikke kan sende elektroniske fakturaer i oioubl/oioxml format, har du mulighed for selv at indtaste en manuel indkøbsfaktura i Minuba. Når du har indtastet fakturaens oplysninger og gemt den, kan du behandle den på samme måde, som de EDI-fakturaer, der enten er uploadet eller importeret fra dine grossister.
For at indtaste en indkøbsfaktura skal du gå ind under fanen ‘Indkøbsfaktura’ og klikke på ‘Opret ny’ oppe i højre hjørne af skærmen. I menuen der kommer frem, vælger du ‘Indkøbsfaktura’:
Når du indtaster en indkøbsfaktura, skal du angive forskellige oplysninger som vist nedenfor. Nogle af felterne er påkrævet for at fakturaen er i gyldigt format. Hvis du allerede har leverandøren i dit leverandørkartotek, så kan du blot søge leverandørens oplysninger under ‘Søg leverandør’, så sparer du indtastningen.
Under fakturaoplysninger skal du indtaste en række relevante oplysninger for fakturaen.
Under betalingsmetode har du mulighed for at angive, hvilken af de 4 betalingsmuligheder som Minuba understøtter, der er blevet anvendt til denne faktura. Disse betingelser vil blive gemt på leverandøren, så næste gang du skal oprette en indkøbsfaktura med samme leverandør, vil betingelserne fra tidligere blive brugt (undtagen faktura specifikke informationer som f.eks. betalings ID)
Minuba understøtter i dag 4 forskellige betalingsmetoder:
Under ‘Materialer’ kan du fremsøge og indsætte de ønskede materialer. Nedenfor gennemgås de enkelte felter:
Hvis du ønsker, at tilføje et dokument, der skal eksporteres som et bilag, kan du tilføje dem herunder.
Når du trykker ”Opret” vil et lille vindue komme op, og spørge om det indtastede beløb matcher det beløb der er købt materialer for. Dette kan frabedes ved blot at sætte kryds i det lille felt på vinduet.
Når du har oprettet (og gemt) din første leverandørfaktura, vil leverandøren blive gemt så du kan benytte den igen. Du vælger en leverandør ved at klikke på pilen ud for feltet “Søg leverandør” og derefter vælge den ønskede leverandør fra listen der kommer frem. Alternativt kan du også skrive noget i feltet for at søge efter en specifik leverandør.
Når du vælger en leverandør fra listen, udfyldes felterne automatisk med de oplysninger, som du tidligere har indtastet for leverandøren. Du har nu mulighed for at tilføje en ny adresse til leverandøren ved at klikke på pilen til højre for det felt der kommer til syne i toppen af adresse oplysningerne og vælge [Opret ny] fra listen der kommer frem. Den nye adresse vil blive gemt, når fakturaen gemmes. Næste gang du vælger at benytte leverandøren, vil den adresse som sidst blev brugt automatisk blive valgt. På samme måde, som når du opretter en ny adresse, kan du vælge en anden adresse fra listen.
Når der modtages nye indkøbsfakturaer, så tilføjes der ny Hændelseslog. På loggen kan man se:
Forrige artikel: ‘Indkøb’ | Næste artikel: ‘Kundeliste’ |