Arbejdsseddel | Se hvordan du bruger de avancerede funktioner

Avancerede funktioner på din arbejdsseddel


Der findes flere avancerede funktioner og muligheder på din arbejdsseddel, som kan være med til at lette dit arbejde. I denne artikel kommer vi ind på disse funktioner.

Vi kommer bl.a. ind på, hvordan du skifter kunde på en ordre, flytter timer og materialer til en anden ordre, sammenlægger to forskellige arbejdssedler og eksporterer timer og materialer på en ordre.


Skift kunde på din arbejdsseddel

Har du brug for at skifte kunde på din arbejdsseddel, uanset om det er på et tilbud eller en ordre, skal du trykke ‘Skift kunde’ under afsnittet ‘Kunde’.

Er det en kunde, som allerede er oprettet, kan du søge efter kunden i feltet ‘Søg kunde’ og vælge din kunde i søgeresultaterne.

Er der tale om en ny kunde, vælger du [Ny blank kunde] på listen i feltet ‘Søg kunde’ og indtaster oplysningerne om den nye kunde.

Du gemmer ændringerne ved at klikke på ‘Gem ændringer’ ude i højre side.

 

Hvis den kunde du skifter til har andre kundepriser end de materialer du i forvejen har registreret på arbejdseddlen, vil du få denne advarsel når du gemmer.

 

Trykker du ‘OK’, så skifter du kunde på ordren, men læg mærke til at det ikke ændre priserne på arbejdssedlen. Hvis du trykker annuller, skal du huske at skifte tilbage til den gamle kunde for at gemme dine ændrigner på arbejdssedlen.


Skift kunde og behold adresser på din arbejdsseddel

Du har mulighed for at ændre kunden på din arbejdsseddel og overføre en eller flere af de nuværende adresser til den nye kunde.

F.eks. kan du have udført noget arbejde hos en kunde på en given adresse, og senere finder du ud af at kunden ikke selv skal betale for det udførte arbejde. Fakturaen skal med andre ord sendes til en anden kunde, men den nuværende kundes adresse skal fortsat bruges som installationsadresse.

 

Sådan gør du:

Klik på rediger-knappen i højre side af ‘Kunde’.

1. Klik på knappen ‘Skift kunde’.

arbejdsseddel

 

2. Vælg ‘Skift kunde og behold en eller flere adresser’.

skift kunde på arbejdsseddel

 

3. Vælg blandt dine kunder i søgefeltet.

skift kunde på arbejdsseddel

 

4. Vælg den eller de adresser som du ønsker at beholde:

skift kunde på arbejdsseddel

 

I dette eksempel angives den nuværende kontaktadresse (Preben Larsen) til at være installationsadresse på den kunde som der skiftes til (Ahlgade Boligforening).

Kunde på arbejdssedel


Flyt time- og materialeregistreringer fra én arbejdsseddel til en anden

Det er muligt at flytte registreringer direkte fra arbejdssedler og ekstraarbejder til andre arbejdssedler eller ekstraarbejder. Det kan f.eks. være, at du har fået indlæst nogle materialer fra en EDI på den forkerte arbejdsseddel, eller at en medarbejder har registreret sine timer på den forkerte arbejdsseddel.

Se videoen her hvordan du gør det, eller læs guiden nedenfor.

 

For at flytte materialer eller timer, skal du gå ind på arbejdssedlen under ‘Materialeregistrering’ eller ‘Registrerede timer’.

 

Under ‘Materialeregistrering’ kan du vælge alle de linjer du skal rykke ved at sætte flueben til venstre på linjen, hvorefter de bliver grå.

Materialeregistrering valgte linjer

 

Hefter klikker du på ‘Funktionsknappen’ til højre, og vælger ‘Flyt linjer til arbejdsseddel’. Du får nu en pop-up boks, hvor du kan vælge den specifikke arbejdsseddel der skal overføres til.

Funktionsknap - Flyt linjer

 

Du kan søge efter ordren på navn eller ordrenummer. Herfra kan du vælge at flytte alle ulåste materialeregistreringer og/eller alle ulåste timeregistreringer. Du kan også vælge, at det skal være alle ulåste linjer fra specifik EDI-faktura.

Du kan godt vælge flere af disse muligheder samtidigt, hvorefter alle de aktuelle linjer bliver flyttet. F.eks. kan du flytte et par manuelt valgte tidsregistreringer, sammen med alle materialer.

Du kan ikke flytte låste timer og materialer. Hvis disse skal flyttes skal de låses op først.

Flyt til anden arbejdsseddel

 

Når du trykker ‘OK’ vil alle aktuelle linjer bliver flyttet til den valgte arbejdsseddel. Er dine virksomhedsindstillinger sat til at lave modposteringer for EDI-linjer, vil den oprindelige linje stadig være på den første arbejdsseddel, sammen med en modpostering.

Har du ugemte ændringer på arbejdssedlen vil du blive spurgt om, hvorvidt du vil genindlæse siden, hvilket vil smide ændringerne væk.

Går du over på den anden arbejdssedlen, som du har flyttet timer og materialer til, vil du nu se, at linjerne er blevet overført. Linjerne vil ikke nødvendigvis være helt ens, da kundespecifikke indstillinger for avancer, timepriser o.lign. vil træde i kraft. Medmindre avancen på en linje manuelt er redigeret, vil dens avance, og dermed salgspris og total, ændres i forhold til den nye arbejdsseddels kunde, afdeling eller lignende.

 

Flyt udvalgte timeregistreringer på din arbejdsseddel

Under ‘Timeregistrering’ skal du først klikke på ‘Redigér’ ude til højre før du kan vælge linjerne, hvorefter de vil blive markeret med grå baggrund.

Rediger timeregistrering

 

Du kan markere alle de timeregistreringer, som du ønsker at flytte.

Hefter klikker du på ‘Flyt linjer til arbejdsseddel’.

flyt timeregistrering til arbejdsseddel

 

Du kan nu følge samme fremgangsmåde, som tidligere beskrevet, for at flytte udvalgte timer til en anden arbejdseddel.


Sammenlæg to arbejdssedler

Du kan sammenlægge to forskellige arbejdssedler, så alt data bliver overført fra den ene ordre til den anden. Dette kan f.eks. være relevant, hvis der ved uheld er blevet oprettet to ordrer til den samme sag.

Når du vil lægge to arbejdssedler sammen skal du gå ind på den arbejdsseddel, som du gerne vil lukke/afvise. Tryk på ‘Ordre’ pilen og vælg ‘Sammenlæg ordrer’.

Sammenlæg arbejdsseddel

 

Et pop-up vindue kommer frem, hvor du vælger hvilken ordre, som denne skal sammenlægges med. Som en sikkerhedsforanstaltning, skal du indtaste en bemærkning for årsagen til sammenlægningen.

Trykker du på ‘OK’ vil alt data fra den ordre du står på blive overført til den ordre du har valgt. Du bliver dirigeret til den anden ordre når sammenlægningen er færdig.

chrome_2017-07-11_14-24-52.png

 

Herunder kan du se, hvilke data der bliver flyttet og hvilke der ikke gør:

OverføresUændret på begge ordreBibeholdes på lukket ordre
Arbejdsseddel noterKundeLåste Materialeregistreringer*
Tilknyttede medarbejdereAnsvarlig medarbejderLåste Timeregistreringer*
KvalitetssikringsdokumenterAfdelingGodkendte fakturaer
DokumentationOrdretypeKundenoter
LeverandørfakturaerOrdrebeskrivelseHændelsesforløb
GrossistbestillingerAnlægForbrugsoverblik/Budget
Ulåste materialeregistreringerPris og ArbejdsplanKalkulation
Ulåste timeregistreringerTilbud/Ordrekladde
Ekstraarbejde**

*Ordren der sammenlægges fra bliver afvist, hvilket medfører at alle ikke-godkendte fakturaer bliver afvist og dertilhørende registreringer låses op. Så disse vil også blive flyttet. Registreringer låst til godkendte fakturaer eller af andre årsager vil ikke, men skal manuelt låses op hvis de skal flyttes.

** Ekstra arbejdet bliver genoprettet på den ordre der flyttes til, så ekstraarbejde 200133-1 i dette tilfælde oprettes som f.eks. 200055-1, eller første ledige ekstra-arbejdsnummer. Originalen vil stadig eksistere på den lukkede ordre, men uden ulåste timer og materialer.

 

Hvis du ikke har brug for at flytte alle disse oplysninger, men f.eks. kun timer og materialer, er der en anden funktionalitet du kan læse mere om i ovenstående afsnit.

Hvis du prøver at sammenlægge fra en ordre, som har godkendte fakturaer, vil du få en ekstra advarsel inden sammenlægningen foretages. Her er det vigtigt, at du bagefter tjekker op på de to ordres fakturaer og sikrer at eksempelvis aconto fakturerede beløb ikke bliver faktureret igen, eller manuelt oplåste linjer ikke faktureres dobbelt.


Kopier din arbejdsseddel til en ny ordre eller tilbud

Har du oprettet en arbejdsseddel til en kunde, og du skal ud og lave et lignende stykke arbejde igen, kan du nemt kopierer din arbejdsseddel til enten et nyt tilbud eller en ny ordre.

Det kunne f.eks. at du havde udført et service tjek eller anden vedligholdelse, som kunden vil have udført endnu en gang.

 

Tryk på ‘Ordre’ oppe i processlinjen og vælg enten ‘Kopier til ny ordre’ eller ‘Kopier til nyt tilbud’.

 

Der bliver oprettet en ny ordre- eller tilbudskladde, som har kopieret basis informationerne fra den originale arbjedsseddel.

Data som bliver kopier er:
Kunde information
Ordretype
Ordre overskrift
Arbejdsbeskrivelse

 

NB! Materialeregistrering og dokumentation, eller andre opgave specifikke data bliver ikke kopieret. 


Eksport af materiale- og tidsregistreringer

Har du en arbejdsseddel med mange materiale- og tidsregistreringer, kan du skabe et overblik ved at eksportere rådata til Excel. I Excel kan du lave de sammentællinger og grupperinger efter behov.

Du eksporterer registreringerne ved at klikke på ‘Ordre’ i proceslinjen og derefter vælge ‘Eksporter materiale- og tidsregistreringer’.

Du får nu en .csv fil med alle arbejdssedlens registreringer, som du kan vælge at gemme eller åbne i Excel, eller et andet program, som kan læse .csv filer.


Sæt en ønsket dækningsgrad i % for din ordre

Du kan sætte en ‘Ønsket dækningsgrad i %’ for en ordre, hvis du ønsker at ordren skal have en anden end dækningsgrad end hvad du har valgt under dine ‘Virksomhedsindstillinger’.

Du skal trykke på ‘Ordre’ oppe i processlinjen og vælge ‘Ordreindstillinger’.

 

Du får nu en pop-up boks, hvor du kan angive en ‘Ønsket dækningsgrad i %’, som vil være gældende for denne specifikke ordre.


Gå til næste artikel: ‘Min plan og Min tid’

Gå til forrige artikel: ‘Budget’