Budget | Læg let budget for dine sager med Minuba

Opsætning af budget modulet


Budgetmodulet hjælper dig med løbende at holde de forventede udgifter og indtægter på et tilbud/ordre op imod det faktiske forbrug på arbejdssedlen og det fakturerede beløb.

Du kan med fordel benytte budgetmodulet når du arbejder på større fastprissager/entrepriser. På den måde får du en unik mulighed for tæt at kunne følge, hvordan økonomien udvikler sig på en arbejdsseddel både i forhold til udgifter og indtægter.

Budget i Minuba

 

NB! Hvis du ikke har tilføjet budgetstyring til en arbejdsseddel, har du adgang til forbrugsoverblikket, som giver mulighed for at følge udgifter til materialer og tid samt indtægter.

 

Du opretter budgetposter ved at klikke på Tandhjulet -> Administration -> Budgetindstillinger -> Opret ny budgetpost / leverandør til budgetpost / materiale til budgetpost.

 

Budgetposter

Et budget er opbygget af en eller flere budgetposter, som giver dig mulighed for at gruppere de udgiftstyper, du har defineret. Det kan f.eks. være, at du ønsker at samle alle udgifterne vedrørende gravearbejde, så du kan holde de faktiske udgifter op mod det du havde forventet inden arbejdet gik i gang.

Budgetpostnavn

Navnet på budgetposten er den beskrivelse du vælger til de udgifter på denne budgetpost f.eks. Gravearbejde.

Tilbudskalkulation

I tilbudskalkulation angiver du et beløb for hver budgetpost. Det er den udgift du forventer at få, når du laver dit tilbud til kunden. Det er typisk de beløb du tager udgangspunkt i, når du skal beregne tilbudssummen til kunden. Tilbudskalkulationen er låst på arbejdssedlen og kan kun rettes på tilbuddet.

Ordrekalkulation

Denne kalkulation kan du bruger når tilbuddet er accepteret af kunden. I denne fase indhenter du f.eks. priser fra dine leverandører, og priserne kan have ændret sig, siden tilbuddet blev afgivet. Derfor kan ordrekalkulationen have ændret sig i forhold til tilbudskalkulationen. Ordrekalkulationen er låst på arbejdssedlen og kan kun rettes på ordren.

Reguleringer

Beløbet i reguleringer er omkostninger, som sker ifølge ændringer i arbejdet. Det kan f.eks. være udgifter til ekstra arbejder eller andre forbehold man har angivet i tilbuddet. Reguleringer kan tilføjes løbende både på ordre og arbejdsseddel.

Revideret

Beløbet i revideret er en automatisk sammentælling af beløbene fra felterne ordrekalkulation og reguleringer. Det giver det samlede billede af, hvor meget i forventer at forbruge.

Til dato

I feltet ’til dato’ vises for hver budgetpost, hvor meget der er forbrugt til den givne dato. I datofeltet i toppen af budgettet kan du selv vælge til hvilken dato du ønsker opgørelsen lavet. Som standard vælges dags dato.

Total

For hver budgetpost vises en total, hvor både afholdt og planlagt forbrug er sammentalt. Når arbejdssedlen er afsluttet, vil beløbet her være det det samlede forbrug.


Opsætning af budgetposter

For at få budgetmodulet til at udspecificere udgifterne på de forskellige budgetposter, skal du først opsætte budgetmodulet.

 

Aktive budgetposter

En budgetpost giver dig mulighed for at samle en bestemt type af omkostninger på en arbejdsseddel. Det kan f.eks. være at du ønsker at samle alle udgifterne vedrørende gravearbejde, så du kan holde de faktiske udgifter til gravearbejdet op mod det du havde forventet inden arbejdet gik i gang.

Aktive budgetposter i Minuba

 

Du kan oprette budgetposter ved i øverste højre hjørne at klikke på Opret ny -> Budgetpost.

Budgetposter

 

Her angiver du et navn. Navnet vil blive vist i budgetoversigten på arbejdssedlerne. Du kan vælge at give din budgetpost en beskrivelse hvis du har behov for det. Inden du opretter din budgetpost skal du også tage stilling til, om posten skal kunne benyttes til at registrering af tid.

Når du har lavet alle budgetposterne kan du begynde at oprette budgetter på ordre og tilbud.

 

Budgetposter for leverandører

Når du har registreret en faktura fra en leverandør, f.eks. via EDI, så kan du vælge, hvilken budgetpost fakturaer fra leverandøren skal placeres på. For at tilføje en budgettype til en leverandør, så klik på Opret ny -> Leverandør til budgetpost.

Budgetposter for leverandører

 

Når der fremover registreres en faktura fra “Maler Madsen” på cvr-nummer 12345678, så vil den automatisk blive knyttet til budgetposten ‘Diverse underentreprenører’.

Diverse underentreprenører på budgettet

 

På den måde, så behøver du kun at tage stilling til de fakturaer, der skal på en anden budgetpost.

Når en faktura er registreret i Minuba enten som EDI eller manuelt, så får man mulighed for at tage stilling når den behandles, som vis nedenfor.

Indkøbsfaktura på budget

 

Budgetposter for egne materialer

På samme måde som registrerede leverandørfakturaer automatisk kan lægges på en budgetpost, så kan registrering af egne materialer automatisk knyttes til en bestemt budgetpost. For at tilføje materialer til de oprettede budgetposter, så klik på Opret ny -> Materiale til budgetpost.

Budgetposter for egne materialer

 

Tryk ‘OK’ for at gemme.

Budgetposter for egne materialer

 

Som du kan se på tabellen er materialet ‘101 – Mandetimer’, sat til at være på budgetposten ‘Anden tidstype’. Det betyder, at timeregistreringer på materiale ‘101’ på en arbejdsseddel, automatisk vil blive placeret som omkostning på budgetposten ‘Anden tidstype’.


Budget for tilbud og ordrer

For at få opdelt dine udgifter for et tilbud/ordre på budgetposter, skal budgetmodulet først sættes op.

 

Tilføj budget til tilbud/ordre

For at tilføje et budget skal du være på ordrekladden eller tilbudskladden. Klik på ‘Ordre’ i proceslinjen og vælg ‘Budget’.

Tilføj budget til tilbud/ordre

 

Vælg de budgetposter du vil bruge på dit tilbud/ordre. For hver budgetpost du tilføjer, kan du gruppere udgifterne, så du løbende kan følge op. Når du har tilføjet de ønskede budgetposter klikker du ‘OK’.

På ordren kan du nu se et nyt afsnit ‘Budget’. For hver budgetpost du valgte vil du finde en tilsvarende linje.

Tilføj budget til tilbud/ordre

 

For hver budgetpost udfylder du det beløb i tilbudskalkulation, som du forventer at have udgifter for på denne ordre. Når kunden har accepteret tilbuddet, udfylder du ordrekalkulation med det omkostningsbeløb, du får på baggrund af tilbuddene fra dine leverandører. I reguleringer kan du skrive omkostninger for evt. ekstraarbejder, som måtte være kommet til siden tilbuddet er afgivet.

 

Arbejdsseddel

Når ordren er godkendt vises budgetoverblikket, og kalkulationskolonnerne bliver låst.

På arbejdssedlen giver de tre diagrammer dig et hurtigt overblik over økonomien for ordren.

Hurtigt overblik arbejdssedlen

 

Diagrammet ‘Omsætning’ viser faktureringsgraden fordelt på faktureret beløb, ikke-faktureret beløb samt ikke-fakturerede ekstraarbejder. Diagrammet ‘Omkostninger’ viser færdiggørelsesgraden baseret på udgifter fordelt på, hvor meget der er brugt af budgettet, og hvor meget i har tilbage at bruge af.

Diagrammet ‘Dækning’ viser den realiserede dækningsgrad fordelt på materialer og timer. Du kan tilpasse visningen af diagrammet ved at ændre på dato vælgeren. Således kan du afgrænse hvilke indtægter/udgifter der medtages i visningen.

Dato for budget

 

Denne dato giver mulighed for at afgrænse det der medtages i budgetvisningen til registreringer der ligger efter den angivne dato. Det samme gælder for indtægter fra fakturaer, som har fakturadato efter den angivne dato.

 

Detaljeret overblik

Under det detaljerede overblik, kan du se, hvordan forbruget fordeler sig på de enkelte budgetposter. Du kan trykke på + ikonet for at se hvilke leverandørfakturaer og materialeregistreringer udgiften vedrører.

 

Registrering af omkostninger

Omkostningerne kan registreres på tre forskellige måder. Der sker alt efter om udgiften kommer fra en leverandørfaktura, en manuel materialeregistreringer eller om det er en tidsregistrering. På listen fremgår hvor registreringen kommer fra.

Manuelle registreringer ser sådan ud:

Manuelle registreringer på budget

 

Tidsregistreringer ser således ud:

Tidsregistreringer på budget

 

Registreringer fra en leverandørfaktura ser således ud:

Registreringer fra en leverandørfaktura på budget

 

Her kan du se, hvilke linjer, der er overført fra fakturaen til arbejdssedlen. Hvis du vil se alle fakturadetaljerne, så kan du klikke på fakturateksten for at se fakturaen, hvor materialerne kommer fra.


Placering af omkostninger på budgetposter

Når en medarbejder har registreret et materiale eller en timeregistrering, kommer de automatisk ind på den budgetpost, som du har valgt i opsætningen.

 

Materialeregistrering / Registrerede timer

Hvis du vil ændre en materiale- eller tidsregistrering til en anden budgettype, så kan du gøre det under materialeregistrering og/eller registrerede timer på arbejdssedlen. Gå til afsnittet ‘Materialeregistrering’ eller ‘Registrerede timer’ og klik rediger.

Sådan ændrer du en materiale- eller tidsregistrering til en anden budgettype

 

For hver registrering kan du i kolonnen ‘Budget’ vælge, hvilken budgetpost registreringen skal høre til. Du kan vælge, at definere en standard for, hvilken budgetpost egne materialer skal registreres på.

NB! Budget kolonnen er kun synlig for brugere med rollen ‘Fakturering’.

 

Læg en leverandørfaktura ind på en budgetpost

Hvis du har en leverandørfaktura i Minuba, kan du vælge, hvilken budgetpost udgiften skal registreres på. Dette gælder både for leverandørfakturaer modtaget via EDI og manuelt registrerede leverandørfakturaer.

Vælg, hvilken budgetpost udgiften skal registreres på

 

På eksemplet har vi valgt at alle linjer fra fakturaen skal under “Elektriker” budgetlinjen på arbejdssedlen.


 

Gå til næste artikel: ‘Avancerede funktioner på din arbejdssedel’

Gå til forrige artikel: ‘Entreprise’