Opsætning af budgetmodulet

Opsætning af budgetposter
Budget for tilbud og ordrer
Placering af omkostninger på budgetposter
Budgetposter for grossistmaterialer

Budgetmodulet hjælper dig med løbende at holde de forventede udgifter og indtægter på et tilbud/ordre op imod det faktiske forbrug på arbejdssedlen og det fakturerede beløb.

Du kan med fordel benytte budgetmodulet når du arbejder på større fastprissager/entrepriser. På den måde får du en unik mulighed for tæt at kunne følge, hvordan økonomien udvikler sig på en arbejdsseddel både i forhold til udgifter og indtægter.

NB! Hvis du ikke har tilføjet budgetstyring til en arbejdsseddel, har du adgang til forbrugsoverblikket, som giver mulighed for at følge udgifter til materialer og tid samt indtægter.

Du opretter budgetposter ved at klikke på Tandhjulet -> Administration -> Budgetindstillinger -> Opret ny budgetpost / leverandør til budgetpost / materiale til budgetpost.

Budgetposter

Et budget er opbygget af en eller flere budgetposter, som giver dig mulighed for at gruppere de udgiftstyper, du har defineret. Det kan f.eks. være, at du ønsker at samle alle udgifterne vedrørende gravearbejde, så du kan holde de faktiske udgifter op mod det du havde forventet inden arbejdet gik i gang.

Budgetpostnavn

Navnet på budgetposten er den beskrivelse du vælger til de udgifter på denne budgetpost f.eks. Gravearbejde.

Tilbudskalkulation

I tilbudskalkulation angiver du et beløb for hver budgetpost. Det er den udgift du forventer at få, når du laver dit tilbud til kunden. Det er typisk de beløb du tager udgangspunkt i, når du skal beregne tilbudssummen til kunden. Tilbudskalkulationen er låst på arbejdssedlen og kan kun rettes på tilbuddet.

Ordrekalkulation

Denne kalkulation kan du bruger når tilbuddet er accepteret af kunden. I denne fase indhenter du f.eks. priser fra dine leverandører, og priserne kan have ændret sig, siden tilbuddet blev afgivet. Derfor kan ordrekalkulationen have ændret sig i forhold til tilbudskalkulationen. Ordrekalkulationen er låst på arbejdssedlen og kan kun rettes på ordren.

Reguleringer

Beløbet i reguleringer er omkostninger, som sker ifølge ændringer i arbejdet. Det kan f.eks. være udgifter til ekstra arbejder eller andre forbehold man har angivet i tilbuddet. Reguleringer kan tilføjes løbende både på ordre og arbejdsseddel.

Revideret

Beløbet i revideret er en automatisk sammentælling af beløbene fra felterne ordrekalkulation og reguleringer. Det giver det samlede billede af, hvor meget i forventer at forbruge.

Til dato

I feltet ’til dato’ vises for hver budgetpost, hvor meget der er forbrugt til den givne dato. I datofeltet i toppen af budgettet kan du selv vælge til hvilken dato du ønsker opgørelsen lavet. Som standard vælges dags dato.

Total

For hver budgetpost vises en total, hvor både afholdt og planlagt forbrug er sammentalt. Når arbejdssedlen er afsluttet, vil beløbet her være det det samlede forbrug.

Opsætning af budgetposter

For at få budgetmodulet til at udspecificere udgifterne på de forskellige budgetposter, skal du først opsætte budgetmodulet.

Aktive budgetposter

En budgetpost giver dig mulighed for at samle en bestemt type af omkostninger på en arbejdsseddel. Det kan f.eks. være at du ønsker at samle alle udgifterne vedrørende gravearbejde, så du kan holde de faktiske udgifter til gravearbejdet op mod det du havde forventet inden arbejdet gik i gang.

Du kan oprette budgetposter ved i øverste højre hjørne at klikke på Opret ny -> Budgetpost.

Her angiver du et navn. Navnet vil blive vist i budgetoversigten på arbejdssedlerne. Du kan vælge at give din budgetpost en beskrivelse hvis du har behov for det. Inden du opretter din budgetpost skal du også tage stilling til, om posten skal kunne benyttes til at registrering af tid.

Når du har lavet alle budgetposterne kan du begynde at oprette budgetter på ordre og tilbud.

Budgetposter for leverandører

Når du har registreret en faktura fra en leverandør, f.eks. via EDI, så kan du vælge, hvilken budgetpost fakturaer fra leverandøren skal placeres på. For at tilføje en budgettype til en leverandør, så klik på Opret ny -> Leverandør til budgetpost.

Når der fremover registreres en faktura fra “Maler Madsen” på cvr-nummer 23654477 , så vil den automatisk blive knyttet til budgetposten ‘Diverse underentreprenører’.

På den måde, så behøver du kun at tage stilling til de fakturaer, der skal på en anden budgetpost.

Når en faktura er registreret i Minuba enten som EDI eller manuelt, så får man mulighed for at tage stilling når den behandles, som vis nedenfor.

Budgetposter for egne materialer

På samme måde som registrerede leverandørfakturaer automatisk kan lægges på en budgetpost, så kan registrering af egne materialer automatisk knyttes til en bestemt budgetpost. For at tilføje materialer til de oprettede budgetposter, så klik på Opret ny -> Materiale til budgetpost.

Tryk ‘OK’ for at gemme.

Som du kan se på tabellen er materialet ‘101 – Mandetimer’, sat til at være på budgetposten ‘Anden tidstype’. Det betyder, at timeregistreringer på materiale ‘101’ på en arbejdsseddel, automatisk vil blive placeret som omkostning på budgetposten ‘Anden tidstype’.

Budget for tilbud og ordrer

For at få opdelt dine udgifter for et tilbud/ordre på budgetposter, skal budgetmodulet først sættes op.

Tilføj budget til tilbud/ordre

For at tilføje et budget skal du være på ordrekladden eller tilbudskladden. Klik på ‘Ordre’ i proceslinjen og vælg ‘Budget’.

Vælg de budgetposter du vil bruge på dit tilbud/ordre. For hver budgetpost du tilføjer, kan du gruppere udgifterne, så du løbende kan følge op. Når du har tilføjet de ønskede budgetposter klikker du ‘OK’.

På ordren kan du nu se et nyt afsnit ‘Budget’. For hver budgetpost du valgte vil du finde en tilsvarende linje.

For hver budgetpost udfylder du det beløb i tilbudskalkulation, som du forventer at have udgifter for på denne ordre. Når kunden har accepteret tilbuddet, udfylder du ordrekalkulation med det omkostningsbeløb, du får på baggrund af tilbuddene fra dine leverandører. I reguleringer kan du skrive omkostninger for evt. ekstraarbejder, som måtte være kommet til siden tilbuddet er afgivet.

Arbejdsseddel

Når ordren er godkendt vises budgetoverblikket, og kalkulationskolonnerne bliver låst.

På arbejdssedlen giver de tre diagrammer dig et hurtigt overblik over økonomien for ordren.

Diagrammet ‘Omsætning’ viser faktureringsgraden fordelt på faktureret beløb, ikke-faktureret beløb samt ikke-fakturerede ekstraarbejder. Diagrammet ‘Omkostninger’ viser færdiggørelsesgraden baseret på udgifter fordelt på, hvor meget der er brugt af budgettet, og hvor meget i har tilbage at bruge af.

Diagrammet ‘Dækning’ viser den realiserede dækningsgrad fordelt på materialer og timer. Du kan tilpasse visningen af diagrammet ved at ændre på dato vælgeren. Således kan du afgrænse hvilke indtægter/udgifter der medtages i visningen.

Denne dato giver mulighed for at afgrænse det der medtages i budgetvisningen til registreringer der ligger efter den angivne dato. Det samme gælder for indtægter fra fakturaer, som har fakturadato efter den angivne dato.

Detaljeret overblik

Under det detaljerede overblik, kan du se, hvordan forbruget fordeler sig på de enkelte budgetposter. Du kan trykke på + ikonet for at se hvilke leverandørfakturaer og materialeregistreringer udgiften vedrører.

Registrering af omkostninger

Omkostningerne kan registreres på tre forskellige måder. Der sker alt efter om udgiften kommer fra en leverandørfaktura, en manuel materialeregistreringer eller om det er en tidsregistrering. På listen fremgår hvor registreringen kommer fra.

Manuelle registreringer ser sådan ud:

Tidsregistreringer ser således ud:

Registreringer fra en leverandørfaktura ser således ud:

Her kan du se, hvilke linjer, der er overført fra fakturaen til arbejdssedlen. Hvis du vil se alle fakturadetaljerne, så kan du klikke på fakturateksten for at se fakturaen, hvor materialerne kommer fra.

Placering af omkostninger på budgetposter

Når en medarbejder har registreret et materiale eller en timeregistrering, kommer de automatisk ind på den budgetpost, som du har valgt i opsætningen.

Materialeregistrering / Registrerede timer

Hvis du vil ændre en materiale- eller tidsregistrering til en anden budgettype, så kan du gøre det under materialeregistrering og/eller registrerede timer på arbejdssedlen. Gå til afsnittet ‘Materialeregistrering’ eller ‘Registrerede timer’ og klik rediger.

For hver registrering kan du i kolonnen ‘Budget’ vælge, hvilken budgetpost registreringen skal høre til. Du kan vælge, at definere en standard for, hvilken budgetpost egne materialer skal registreres på.

NB! Budget kolonnen er kun synlig for brugere med rollen ‘Fakturering’.

Læg en leverandørfaktura ind på en budgetpost

Hvis du har en leverandørfaktura i Minuba, kan du vælge, hvilken budgetpost udgiften skal registreres på. Dette gælder både for leverandørfakturaer modtaget via EDI og manuelt registrerede leverandørfakturaer.

På eksemplet har vi valgt at alle linjer fra fakturaen skal under “Elektriker” budgetlinjen på arbejdssedlen.

Budgetposter for grossist materialer

På samme måde som budgetposter for egne materialer automatisk kan lægges på en budgetpost, så kan registrering af grossist materialer automatisk knyttes til en bestemt budgetpost. For at tilføje materialer til de oprettede budgetposter, så klik på Opret ny -> Grossistmateriale til budgetpost.

Man kan se hvilke budgetposter man har samt hvilken grossist i listen af grossistmaterialer.

Gå til næste artikel: ‘Avancerede funktioner på din arbejdsseddel’

Gå til forrige artikel: ‘Entreprise’

01. Tilbud og ordre

02. Planlægning og timeregistrering

03. Fakturering

04. Kunder

05. Serviceaftaler

06. Ledelsesoverblik

07. Opsætning og Administration

08. Generelt / Øvrige funktioner

09. Minuba App & GO

10. Licenser / Abonnement

11. Integrationer & API

12. Videoer

Minuba demo aftale- og servicevilkår

Minuba aftale- og servicevilkår

Denne aftale er gældende fra oprettelse af DEMO-konto, og til et egentlig kundeforhold træder i kraft, eller DEMO-kontoen nedlægges.

DEMO kontoens formål er at give virksomheder i Minubas målgruppe mulighed for uforpligtende at afprøve Minuba. Ved oprettelse af DEMO kontoen, erklærer opretteren sig indforstået med at blive kontaktet af en af Minubas salgskonsulenter.

Tavshedspligt og konfidentialitet

Begge parter indvilger i, også efter DEMO periodens ophør, ikke på nogen måde at videregive nogen former for følsomme oplysninger vedrørende den modsatte part, herunder, men ikke begrænset til, kunde- og sagsinformationer, forretningsforbindelser og anden tilknytning til den modsatte part, herunder personer, virksomheder eller andre organisationer.

Ejendoms- og ophavsret

Minuba ApS har ejendoms- og ophavsret til Minuba. Kunden må under ingen omstændigheder overdrage Minuba eller relateret materiale til tredjepart, medmindre der specifikt forefindes en særskilt skriftlig aftale herom.

Kundeansvar

Alene Kunden er ansvarlig for enhver form for aktivitet der foregår ved brug af kundens DEMO-konti, herunder at huske at logge ud efter endt brug.

Kunden skal straks informere Minuba ApS om enhver form for uautoriseret brug af kundens kodeord eller DEMO-konti, samt en hvilken som helst anden form for sikkerhedsbrud som kunden kender til eller har mistanke om. Ligeledes skal kunden efter bedste evne straks forsøge at stoppe enhver uretmæssig kopiering og distribution af indhold, såfremt kunden har kendskab til dette.

Behandling af personoplysninger

Minuba ApS er overfor Kunden databehandler for de personoplysninger, som Kunden opbevarer og i øvrigt behandler i Minuba. For behandling af Kundens personoplysninger er aftalt følgende: Begge parter skal løbende gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der opfylder kravene i Forordning 2016/679 (”Forordningen”), for at sikre beskyttelse af de registreredes rettigheder.

Minuba ApS skal overholde og opfylde kravene i artikel 28 i Forordningen, herunder mod sædvanlig timebetaling, yde Kunden den i artikel 28 anførte bistand og stille oplysninger og nødvendig dokumentation til rådighed for Kunden, så Kunden kan føre tilsyn med Minuba ApS’s overholdelse af kravene i artikel 28, herunder ved at give mulighed for og bidrage til revision og audit.

Minuba ApS skal have ret til for egen regning og risiko, at anvende underleverandører, der også behandler Kundens personoplysninger. Minuba ApS skal ved påtænkte skift af en underleverandør eller anvendelse af en ny underleverandør skriftligt underretter Kunden, mindst 30 dage før det påtænkte skifte/ny underleverandør. Kunden har ret til at komme med indsigelser mod den påtænkte skifte/ny underleverandør.

Minuba ApS påser at alle underleverandører opfylder kravene i artikel 28 i forordningen og forpligtelserne i dette afsnit.

Minuba ApS må ikke uden Kundens skriftlige forudgående tilladelse overføre Kundens personoplysninger til lande uden for EU/EØS.
Al behandling af Kundens personoplysninger sker i henhold til Kundens dokumenterede instruks. Den dokumenterede instruks udgøres dels af parternes aftalegrundlag, så de behandlinger der er nødvendige for at Minuba ApS kan opfylde indgåede aftaler med Kunden, kan udføres, og dels af de særskilte instrukser, som Kunden måtte give til Minuba ApS.

Hvis Kunden ikke instruerer Minuba ApS om andet, så er Minuba ApS berettigede og forpligtet til at slette Kundens personoplysninger senest 3 måneder efter, at forretningsforholdet mellem parterne er endeligt ophørt.
Kunden må ikke anvende Minuba til behandling af andre kategorier af registrerede eller andre typer af personlige information, end det Minuba er beregnet til.

Minuba ApS har ret til, at anonymisere Kundens informationer og andre data, og anvende dem, enten selv eller i samarbejde med andre.

Minuba ApS er berettiget til at anvende Kundens data, herunder personoplysninger, i anonymiseret form, hvor det ikke er muligt at spore data eller personoplysninger til kunden eller nogen bestemt fysisk person, herunder i samarbejde med tredjemand

Ansvarsbegrænsning

Ingen af parterne er ansvarlige overfor den anden part i forhold til indirekte skader, følgeskader eller særlige skader, her inkluderet tab af profit, tab af data eller krav fra eventuelle tredje parter. Denne ansvarsbegrænsning er gældende uanset grunden til problemet, heri inkluderet, men ikke begrænset til, uagtsomhed.

Minuba ApS er ikke ansvarlig for eventuel uautoriseret adgang til, eller ændring af, kundens transmissioner eller data, materiale, informationer eller data der er sendt eller modtaget, uanset at data er blevet modtaget af Minuba ApS, samt enhver transaktion der indtastes i Minuba.

Tvister og uoverensstemmelser

Hvis denne aftale giver anledning til uenighed mellem parterne, skal disse søges løst i mindelighed. I tilfælde af at en mindelig løsning ikke kan opnås, afgøres uenighederne efter dansk ret, idet Sø- og Handelsretten som aftalt værneting.