Opret serviceaftale

En serviceaftale er en bestemt type ordre, der er angivet til at bliver gentaget med et fast interval. I følgende artikel vil vi vise dig, hvordan du opretter serviceaftaler i Minuba.

Inden du kan oprette serviceaftaler, skal du opsætte serviceaftale-modulet i Minuba.

Når serviceaftale-modulet er aktiveret på jeres Minuba, kan du begynde at oprette serviceaftaler.

Start med at trykke på ‘Serviceaftaler‘ fanen ved siden af ‘Planlægning‘. Nu vises oversigten med Serviceaftaler.

I oversigten for Serviceaftaler kan du administrere og oprette dine serviceaftaler samt oprette de ordre, der oprettes af serviceaftalerne.

Oversigt serviceaftaler

Når du har den ønskede ordretype, kan du oprette en ordre for den nye serviceaftale og angive, at det er en ordre med den pågældende ordretype. Dette gør du som du normalt angiver ordretype på en ordre.

Når du opretter en ordre med serviceindstillinger, vil der, når du afslutter den pågældende ordre blive oprettet en ny tilsvarende ordre den angivne periode frem i tiden fra den dato, hvor ordren er afsluttet. Denne nye ordre vil få et nyt ordrenummer, men ellers have de samme indstillinger og informationer som den foregående ordre. Når den nye ordre er oprettet vil den være synlig i dit ‘Overblik’.



Servicebeskrivelse

Under Servicebeskrivelse beskriver du ‘rammerne’ for, hvordan din serviceaftale skal opføre sig. Ligesom ved almindelige ordrer skal du knytte Serviceaftalen til en ordretype og du skal tilføje en serviceoverskrift, som vil blive videregivet til hver enkelt ordre, der oprettes under den pågældende Serviceaftale.

Ligeledes er det muligt at udfylde en generel arbejdsbeskrivelse, som ryger ud på alle oprettede ordre. Tilbage er der ‘Sidste servicedato‘, ‘Næste servicedato‘ og ‘Serviceinterval‘, der hjælper dig til at fastlægge hvor ofte og hvornår de fremtidige Serviceaftaler skal oprettes.


Hvad kan man med en serviceordre?

Når du laver en ordre gennem en serviceaftale er det en serviceordre. Disse serviceordrer har en funktionalitet, som skal hjælpe dig med at holde styr på, hvad du lavede på sidste besøg og hvad du skal huske at lave næste besøg.

På billedet kan du se, hvilken serviceaftale ordren kommer fra.

Du kan også gå til forrige serviceordre hvis du skal finde dokumentation fra sidste service besøg. Du kan også gå til næste serviceordre for at lægge eventuelle registreringer eller lignede ind.

Hvis du blot skal give en lille besked videre til næste besøg så kan du bruge “Besked til næste serviceordre:”. Den kommer frem når du trykker på rediger på serviceaftale afsnittet. Så dukker det frem på den næste serviceordre som eksemplet på billedet.


Anlæg

Du kan vælge at tilføje anlæg til en serviceaftale. Et anlæg kan være en maskine samt andre midler nødvendige for at udføre serviceaftalen. Det pågældende anlæg vil derefter komme på alle serviceordrerne.

Hvordan oprettes et anlæg?

For at oprette et anlæg til en serviceaftale klikker du på tandhjulet -> administration og vælger anlæg.

Tandhjul administration

Herefter klikker du på ‘Opret ny’ oppe til højre. Vælg Anlæg.

Opret anlæg

Når du har udfyldt nødvendige oplysninger om anlægget, klikker du Ok.

Opret nyt anlæg

Du vil finde anlæg på dine serviceaftaler/ordre/tilbud/arbejdssedler

Du kan så oprette nye anlæg eller vælge eksisterende anlæg. Du kan vælge at søge over alle kunders anlæg, hvis opgaven udføres for en kunde men administreres af en anden.

 

Når du har tilføjet et anlæg på arbejdssedlen kan du blandt andet oprette anlægs informationer, som kommer ud til montørene via app’en:

 

Husk at gemme alle dine ændringer ved at trykke på gem-knappen i højre side af skærmbilledet.

Nu er dit anlæg oprettet, og du kan gå tilbage til oversigten for Serviceaftaler ved at trykke på ‘Serviceaftaler‘ fanen ved siden af ‘Planlægning‘.

Lær mere om serviceaftaler i Minuba her

Hvordan tilknytter jeg noter til et anlæg?

I listen af anlæg kan du finde kolonnen handlinger yderst til højre, hvis du bevæger musen hen over en et anlæg i listen.
Her kan du vælge at få vist listen af noter, der er tilknyttet et anlæg.


I bunden af dialogen kan du tilføje nye noter til anlægget.

Noterne vil optræde på de ordrer, som har anlægget tilknyttet, så alle de medarbejdere, der er tilknyttet ordre, vil have mulighed for at oprette, redigere og slette noter (slettede noter kan stadig blive vist).


Hvordan afsluttes en serviceaftale?

Du afslutter en serviceaftale ved at afvise den ordre, der ikke skal udføres. Dette vil ikke påvirke det foregående arbejde, da hver enkelt servicegang ligger som separate ordre.

Du kan afvise en ordre både i webapplikationen og via appen.

Webapplikation

Du afviser en ordre ved at åbne arbejdssedlen for den pågældende ordre. I proceslinjen placeret øverst på arbejdssedlen, klikker du på den del angivet ‘Påbegynd’ og vælger ‘Afvis’ i menuen.

Angiv i feltet ‘Bemærkning’ hvorfor ordren afvises og godkend ved at klikke på ‘Ok’. Ordren og alle fremtidige serviceordrer er nu afvist og den afviste ordre vil være tilgængelig i arkivet.

App

Du afviser en ordre ved at åben arbejdssedlen for den pågældende ordre. Klik på statusbjælken øverst på arbejdssedlen og vælg ‘Afvis’ i menuen, der åbnes.

Angiv i feltet ‘Beskrivelse’ hvorfor ordren afvises og godkend ved at klikke på ‘Ok’. Ordren og alle fremtidige serviceordrer er nu afvist.