Opret serviceaftale

En serviceaftale hjælper dig til at huske at gentage opgaver med et fast interval. Inden du kan oprette serviceaftaler, skal du opsætte serviceaftale-modulet i Minuba.

Når serviceaftale-modulet er aktiveret i din Minuba, kan du begynde at oprette serviceaftaler.

Start med at trykke på ‘Serviceaftaler‘ menuen.

 

I oversigten for Serviceaftaler kan du administrere og oprette dine serviceaftaler samt oprette de ordre, der genereres af serviceaftalerne.

Oversigt serviceaftaler

 

Når du har de ønskede ordretyper tilgængelig, kan du oprette en serviceaftale og angive, at den skal anvende den pågældende ordretype. Dette gør du som du normalt angiver ordretype på en ordre.

Indhold:

Servicebeskrivelse

Hvad kan man med en serviceordre?

Tilknyt standard materialer til en serviceaftale

Tilknyt noter til et anlæg

Se dækningsgrad på en serviceaftale

Afslut en serviceaftale

Deaktivering af serviceaftale

 


Servicebeskrivelse

Under Servicebeskrivelse beskriver du ‘rammerne’ for, hvordan din serviceaftale skal opføre sig. Ligesom ved almindelige ordrer skal du knytte Serviceaftalen til en ordretype og du skal tilføje en serviceoverskrift, som vil blive videregivet til hver enkelt ordre, der oprettes under den pågældende Serviceaftale.

Ligeledes er det muligt at udfylde en generel arbejdsbeskrivelse, som ryger ud på alle oprettede ordre. Tilbage er der ‘Sidste servicedato‘, ‘Næste servicedato‘ og ‘Serviceinterval‘, der hjælper dig til at fastlægge hvor ofte og hvornår de fremtidige Serviceaftaler skal oprettes.

Hvis der er tilknyttet et anlæg til serviceaftalen, kan du oprette det her, eller du kan vælge et allerede eksisterende anlæg. Du kan også udelade anlæg på serviceaftalen.

Servicebeskrivelse for serviceaftale


Hvad kan man med en serviceordre?

Når du laver en ordre gennem en serviceaftale er det en serviceordre. Disse serviceordrer har en funktionalitet, som skal hjælpe dig med at holde styr på, hvad du lavede på sidste besøg og hvad du skal huske at lave næste besøg.

Besked til næste serviceordre på serviceaftale

 

På billedet kan du se, hvilken serviceaftale ordren er tilknyttet.

Du kan også gå til forrige serviceordre hvis du skal finde dokumentation fra sidste service besøg. Du kan også gå til næste serviceordre for at lægge eventuelle registreringer eller lignede ind.

Hvis du blot skal give en lille besked videre til næste besøg så kan du bruge ‘Besked til næste serviceordre:’. Den kommer frem når du trykker på rediger på serviceaftale afsnittet. Så dukker det frem på den næste serviceordre som eksemplet på billedet.


 

Tilknyt standard materialer til en serviceaftale

Du kan tilknytte materialer til en serviceaftale i sektionen ‘Materialer’, således at disse materialer automatisk registreres på en ordre ved udkald eller udtræk til service.

tilknyt standard materiale til serviceaftale


Tilknyt noter til et anlæg

Under hvert anlæg får du vist listen af noter, der er tilknyttet et anlæg. Her kan du tilføje noter, få vist eksisterende noter, og du kan også vælge at få vist noter der er slettet.

tilføj noter til anlæg på serviceaftale

 

Noterne vil optræde på alle de ordrer, som har anlægget tilknyttet, så alle medarbejdere, der er tilknyttet de ordrer, vil have mulighed for at oprette, redigere og slette noter (slettede noter kan stadig blive vist).


Se dækningsgrad på en serviceaftale

Dækningsgrad på serviceaftale

Serviceaftaler kan løbe over længere tid, og det kan være udfordrende at få overblik over indtægter i forhold til omkostninger på individuelle serviceaftaler på tværs af alle serviceordrer.

Heldigvis er der mulighed for at se dækningsgraden i toppen af siden baseret på omkostningerne og indtægterne for alle arbejdssedler (også afviste), som er tilknyttet serviceaftalen. Tallene stammer fra en sammenlægning af henholdsvis timeregistrering og materialeregistrering som omkostninger og totalbeløbet eksl. moms (både forventet og realiseret) fra fakturaer og fakturakladder som indtægter.

Du kan læse mere om udregningen af dækningsgrad for individuelle ordrer her.

Tallene og grafen på serviceaftalen kan benyttes til at få overblik over din indtjening for serviceaftaler og på baggrund af det vurdere, hvorvidt dine serviceaftaler kan betale sig for firmaet.


Afslut en serviceaftale

Du afslutter en serviceaftale ved at afvise en eventuel ordre, der ikke skal udføres. Dette vil ikke påvirke det foregående arbejde, da hver enkelt servicegang ligger som separate ordrer.

Du kan afvise en ordre både i webapplikationen og via appen.

 

Webapplikation

Du afviser en ordre ved at åbne arbejdssedlen for den pågældende ordre. I proceslinjen placeret øverst på arbejdssedlen, klikker du på den del angivet ‘Påbegynd’ og vælger ‘Afvis’ i menuen.

Afslut serviceaftale

 

Angiv i feltet ‘Bemærkning’ hvorfor ordren afvises og godkend ved at klikke på ‘Ok’. Ordren og alle fremtidige serviceordrer er nu afvist og den afviste ordre vil være tilgængelig i arkivet.

 

App

Du afviser en ordre ved at åben arbejdssedlen for den pågældende ordre. Klik på statusbjælken øverst på arbejdssedlen og vælg ‘Afvis’ i menuen, der åbnes.

 

Angiv i feltet ‘Beskrivelse’ hvorfor ordren afvises og godkend ved at klikke på ‘Ok’. Ordren og alle fremtidige serviceordrer er nu afvist.

 

Deaktivering af serviceaftale

Hvis du ikke ønsker at oprette flere udtræk eller udkald på en serviceaftale, kan du vælge at deaktivere serviceaftalen.

Du kan deaktivere en serviceaftale ved at holde musen over den serviceaftale du vil deaktivere. Bagefter holder du musen under ‘Handlinger’ og klikker på ‘Deaktiver’.

 

Når du klikker på ‘Deaktiver’ vil du blive mødt op af denne boks.

 

Boksen fortæller hvor mange aktive ordre du har på den serviceaftalen, og hvad serviceaftalen hedder. Når du klikker på ‘OK’, vil serviceaftalen blive deaktiveret.

Når en serviceaftale er deaktiveret kan du ikke lave udtræk eller udkald på serviceaftalen, men du kan stadig rette informationerne i serviceaftalen.

De deaktiverede serviceaftaler bliver vist i afsnittet ‘Inaktive Serviceaftaler’.

 

Hvis du fortryder at du har deaktiveret en serviceaftale, kan du vælge at genaktivere serviceaftalen ved at trykke på knappen ‘Aktiver’.

 

Når serviceaftalen er er blevet genaktiveret kan du oprette udkald og udtræk på serviceaftalen igen.


Gå til næste artikel: ‘Opret udkald og udtræk til dine serviceaftaler’

Gå til forrige artikel: ‘Serviceaftale menu’