Aktivér serviceaftale modulet i Minuba

Serviceaftaler er en nem måde for dig at håndtere gentagne ordre på.

Grundlæggende fungerer det som en skabelon for ordrer med et tidsinterval, så du kan oprette og administrere mange ordrer på en gang. F.eks. hvis du har behov for at lave en ordre hver dag/uge/måned/år for det samme stykke arbejde.

For at kunne se ’Serviceaftaler’ i menuen, skal du først aktivere ‘Serviceaftale modulet’ under Tandhjulet -> Administration ->  Serviceaftale modul

Under afsnittet ‘Aktivering af modul’ findes en knap ‘Slå modul til’.

Tryk på knappen og modulet er slået til. Herefter vil du se, at ‘Serviceaftaler’ er dukket op i dine faneblade, ligesom der er kommet en ny mulighed i jeres ‘Opret ny’ knap som hedder ‘Serviceaftale’.

Næste skridt er nu at sætte serviceaftale modulet op ved at udfylde bl.a. ’Generelle indstillinger’, ’Indeksregulering’, ’Automatisk planlægning’ og ’Information til kunder i forbindelse med auto planlagte servicebesøg’ Dette kan du læse mere om længere nede i artiklen.

NB! Hvis en medarbejder ikke kan se fanen ’Serviceaftaler’, men har rettigheder til det, så skal den pågældende medarbejder logge ud af Minuba og derefter logge ind i systemet igen.

Serviceaftale modulet giver dig mulighed for at oprette tilbagevendende ordrer og serviceaftaler med faste intervaller, så du ikke selv skal huske, hvornår det igen er tid til at foretage service for en kunde.

Du kan med fordel oprette en, eller flere ordretyper, som skal bruges til serviceaftaler, således at det er nemt at søge dem frem i overblikket. Du opretter nye ordretyper ved at gå i tandhjul -> Administration -> Ordretyper -> Opret ny.

Opsætning af serviceaftale modulet i Minuba

Når du opsætter serviceaftale modulet, har du nedenstående muligheder for at tilpasse det.

’Indeksregulering’ bruges til prisregulering af serviceaftaler med fast pris. Læs mere om indeksregulering her.

’Automatisk planlægning’ bruges, hvis du har mange serviceaftaler og faste medarbejdere eller afdelinger, som skal udføre dem. Hvis der på den enkelte serviceaftale, er angivet en afdeling eller en medarbejder (ikke en ansvarlig medarbejder), vil ordrerne automatisk blive planlagt til den eller disse personer, ud fra de oplysninger der er angivet i ’Servicevindue’ og ’Service arbejdsdag’. Du kan også se videoen om automatisk planlægning længere nede i artiklen.

’Information til kunder i forbindelse med auto-planlagte servicebesøg’ bruges til automatisk information til kunderne om, at I kommer og udfører service. SMS kræver, at du har et SMS-modul aktiveret (GatewayAPI).

Du kan læse mere om dette her: Send SMS beskeder fra Minuba | GatewayAPI integration.

Du kan selv tilrette indholdet i mails og SMS’er, hvis du ikke ønsker at bruge standarden, der allerede findes i Minuba. Det gør du ved at gå til Tandhjulet -> ’Administration’ -> ’Skabeloner’.