Aktivér serviceaftale modulet i Minuba

• Automatisk planlægning af serviceaftaler i Minuba

Hvis du vil anvende serviceaftaler, finder du ‘Serviceaftale modulet’ under ‘Tilvalgsmoduler’ under menuen ‘Administration’.

I højre side under ‘Handlinger’ findes en knappen ‘Slå modul til’

Tryk på knappen og modulet er slået til. Herefter vil du se at ‘Serviceaftaler’ er dukket op i dine faneblade, ligesom der er kommet en ny mulighed i jeres ‘Opret ny’ knap som hedder ‘Serviceaftale’.

NB! hvis nogle medarbejdere ikke kan se Serviceaftale funktionaliteter som de ellers har rettigheder til at se, så skal den pågældende medarbejder logge ud af Minuba og derefter logge ind i systemet igen.

Serviceaftale modulet giver dig mulighed for at oprette tilbagevendende ordrer og serviceaftaler med faste intervaller, således at du ikke selv skal huske, hvornår det igen er tid til at foretage service for en kunde.

Du kan med fordel oprette en, eller flere, ordretyper der bruges til serviceaftaler, således at det er nemt at søge dem frem på overblikket.

Når du opsætter serviceaftale modulet har du nedenstående muligheder for at tilpasse det.

Indeksregulering bruges til prisregulering af serviceaftaler med fast pris:

Automatisk planlægning bruges hvis du har mange serviceaftaler, og faste medarbejdere eller afdeling(er) der skal udføre dem. Hvis der på den enkelte serviceaftale er angivet en afdeling eller en person, vil ordrene automatisk bliver planlagt til den eller disse personer ud fra de oplysninger der er angivet i Servicevindue og Service arbejdsdag. Du kan også se videoen om automatisk planlægning længere nede i artiklen:

Kommunikation bruges til automatisk information til kunderne om at i kommer og udfører service. SMS kræver at du har et SMS modul aktiveret (GatewayAPI). Du kan selv tilrette indholdet i mails og SMS’er, hvis du ikke ønsker at bruge den standard der allerede findes i Minuba. Det gør du ved at vælge Indstillinger => Administration => Skabeloner.

Automatisk planlægning af serviceaftaler i Minuba

Se i videoen, hvordan du anvender automatisk planlægning i Minuba

Nedenfor kan du se et eksempel af Planlægning, hvor serviceaftalerne er planlagt automatisk af Minuba. Ordrene der er udtrukket til service er lagt ind i planlægningen:

På ovenstående billede ses overlappende registreringer onsdag den 12/12. Hvis der ikke skal være overlappende registreringer, skal dette slås fra i de generelle indstillinger beskrevet længere oppe. Overlapningen er i dette tilfælde i orden og forklares nedenfor:

I perioden kl. 09.00-14.00 skal Ib nå følgende:

• En frokostpause på 30 minutter
• Et servicebesøg på 1 timer
• Et servicebesøg på 1 timer

Det giver sammenlagt en total på 2 timer og 30 minutter i en 5 timers periode. hvilket Ib har tid til. Derfor auto-planlægger systemet de to registreringer til at overlappe.

Hvis vi bladrer til næste uge kan vi se, at de to servicebesøg som skulle laves i weekend (den 15/12 og 16/12) er blevet flyttet til Lottes næste arbejdsdag (mandag den 17/12) da datoerne (den 15/12 og 16/12) ikke passer i hendes ansættelsesperiode.

Ligeledes vil auto-planlægningen skubbe en opgave, hvis det havner på en helligdag eller medarbejderen er fuldt booket. En planlægning kan skubbes op til 10 dage ud i fremtiden. Den vil aldrig blive planlagt tidligere end servicedatoen.

Se denne video, som viser hvordan du opsætter automatisk kommunikation