Aktivér serviceaftale modulet i Minuba

Automatisk planlægning af serviceaftaler i Minuba

Hvis du vil anvende serviceaftaler, finder du ‘Serviceaftale modulet’ under ‘Tilvalgsmoduler’ under menuen ‘Administration’.

I højre side under ‘Handlinger’ findes en knappen ‘Slå modul til’

Tryk på knappen og modulet er slået til. Herefter vil du se at ‘Serviceaftaler’ er dukket op i dine faneblade, ligesom der er kommet en ny mulighed i jeres ‘Opret ny’ knap som hedder ‘Serviceaftale’.

NB! hvis nogle medarbejdere ikke kan se Serviceaftale funktionaliteter som de ellers har rettigheder til at se, så skal den pågældende medarbejder logge ud af Minuba og derefter logge ind i systemet igen.

Serviceaftale modulet giver dig mulighed for at oprette tilbagevendende ordrer og serviceaftaler med faste intervaller, således at du ikke selv skal huske, hvornår det igen er tid til at foretage service for en kunde.

Du kan med fordel oprette en, eller flere, ordretyper der bruges til serviceaftaler, således at det er nemt at søge dem frem på overblikket.

Når du opsætter serviceaftale modulet har du nedenstående muligheder for at tilpasse det.

Indeksregulering bruges til prisregulering af serviceaftaler med fast pris:

Automatisk planlægning bruges hvis du har mange serviceaftaler, og faste medarbejdere eller afdeling(er) der skal udføre dem. Hvis der på den enkelte serviceaftale er angivet en afdeling eller en person, vil ordrene automatisk bliver planlagt til den eller disse personer ud fra de oplysninger der er angivet i Servicevindue og Service arbejdsdag. Du kan også se videoen om automatisk planlægning længere nede i artiklen:

Kommunikation bruges til automatisk information til kunderne om at i kommer og udfører service. SMS kræver at du har et SMS modul aktiveret (GatewayAPI). Du kan selv tilrette indholdet i mails og SMS’er, hvis du ikke ønsker at bruge den standard der allerede findes i Minuba. Det gør du ved at vælge Indstillinger => Administration => Skabeloner.

Automatisk planlægning af serviceaftaler i Minuba

Se i videoen, hvordan du anvender automatisk planlægning i Minuba

For at kunne vise dig denne video, beder vi dig acceptere marketing og statistik cookies. Klik her for at acceptere.

Nedenfor kan du se et eksempel af Planlægning, hvor serviceaftalerne er planlagt automatisk af Minuba. Ordrene der er udtrukket til service er lagt ind i planlægningen:

På ovenstående billede ses overlappende registreringer onsdag den 12/12. Hvis der ikke skal være overlappende registreringer, skal dette slås fra i de generelle indstillinger beskrevet længere oppe. Overlapningen er i dette tilfælde i orden og forklares nedenfor:

I perioden kl. 09.00-14.00 skal Ib nå følgende:

En frokostpause på 30 minutter
Et servicebesøg på 1 timer
Et servicebesøg på 1 timer

Det giver sammenlagt en total på 2 timer og 30 minutter i en 5 timers periode. hvilket Ib har tid til. Derfor auto-planlægger systemet de to registreringer til at overlappe.

Hvis vi bladrer til næste uge kan vi se, at de to servicebesøg som skulle laves i weekend (den 15/12 og 16/12) er blevet flyttet til Lottes næste arbejdsdag (mandag den 17/12) da datoerne (den 15/12 og 16/12) ikke passer i hendes ansættelsesperiode.

Ligeledes vil auto-planlægningen skubbe en opgave, hvis det havner på en helligdag eller medarbejderen er fuldt booket. En planlægning kan skubbes op til 10 dage ud i fremtiden. Den vil aldrig blive planlagt tidligere end servicedatoen.

Se denne video, som viser hvordan du opsætter automatisk kommunikation

Forrige artikel: ‘Lav et kontoudtog for dine kunder’

Næste artikel: ‘Serviceaftale menu’

01. Tilbud og ordre

02. Planlægning og timeregistrering

03. Fakturering

04. Kunder

05. Serviceaftaler

06. Ledelsesoverblik

07. Opsætning og Administration

08. Generelt / Øvrige funktioner

09. Minuba App & GO

10. Licenser / Abonnement

11. Integrationer & API

12. Videoer

Minuba demo aftale- og servicevilkår

Minuba aftale- og servicevilkår

Denne aftale er gældende fra oprettelse af DEMO-konto, og til et egentlig kundeforhold træder i kraft, eller DEMO-kontoen nedlægges.

DEMO kontoens formål er at give virksomheder i Minubas målgruppe mulighed for uforpligtende at afprøve Minuba. Ved oprettelse af DEMO kontoen, erklærer opretteren sig indforstået med at blive kontaktet af en af Minubas salgskonsulenter.

Tavshedspligt og konfidentialitet

Begge parter indvilger i, også efter DEMO periodens ophør, ikke på nogen måde at videregive nogen former for følsomme oplysninger vedrørende den modsatte part, herunder, men ikke begrænset til, kunde- og sagsinformationer, forretningsforbindelser og anden tilknytning til den modsatte part, herunder personer, virksomheder eller andre organisationer.

Ejendoms- og ophavsret

Minuba ApS har ejendoms- og ophavsret til Minuba. Kunden må under ingen omstændigheder overdrage Minuba eller relateret materiale til tredjepart, medmindre der specifikt forefindes en særskilt skriftlig aftale herom.

Kundeansvar

Alene Kunden er ansvarlig for enhver form for aktivitet der foregår ved brug af kundens DEMO-konti, herunder at huske at logge ud efter endt brug.

Kunden skal straks informere Minuba ApS om enhver form for uautoriseret brug af kundens kodeord eller DEMO-konti, samt en hvilken som helst anden form for sikkerhedsbrud som kunden kender til eller har mistanke om. Ligeledes skal kunden efter bedste evne straks forsøge at stoppe enhver uretmæssig kopiering og distribution af indhold, såfremt kunden har kendskab til dette.

Behandling af personoplysninger

Minuba ApS er overfor Kunden databehandler for de personoplysninger, som Kunden opbevarer og i øvrigt behandler i Minuba. For behandling af Kundens personoplysninger er aftalt følgende: Begge parter skal løbende gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der opfylder kravene i Forordning 2016/679 (”Forordningen”), for at sikre beskyttelse af de registreredes rettigheder.

Minuba ApS skal overholde og opfylde kravene i artikel 28 i Forordningen, herunder mod sædvanlig timebetaling, yde Kunden den i artikel 28 anførte bistand og stille oplysninger og nødvendig dokumentation til rådighed for Kunden, så Kunden kan føre tilsyn med Minuba ApS’s overholdelse af kravene i artikel 28, herunder ved at give mulighed for og bidrage til revision og audit.

Minuba ApS skal have ret til for egen regning og risiko, at anvende underleverandører, der også behandler Kundens personoplysninger. Minuba ApS skal ved påtænkte skift af en underleverandør eller anvendelse af en ny underleverandør skriftligt underretter Kunden, mindst 30 dage før det påtænkte skifte/ny underleverandør. Kunden har ret til at komme med indsigelser mod den påtænkte skifte/ny underleverandør.

Minuba ApS påser at alle underleverandører opfylder kravene i artikel 28 i forordningen og forpligtelserne i dette afsnit.

Minuba ApS må ikke uden Kundens skriftlige forudgående tilladelse overføre Kundens personoplysninger til lande uden for EU/EØS.
Al behandling af Kundens personoplysninger sker i henhold til Kundens dokumenterede instruks. Den dokumenterede instruks udgøres dels af parternes aftalegrundlag, så de behandlinger der er nødvendige for at Minuba ApS kan opfylde indgåede aftaler med Kunden, kan udføres, og dels af de særskilte instrukser, som Kunden måtte give til Minuba ApS.

Hvis Kunden ikke instruerer Minuba ApS om andet, så er Minuba ApS berettigede og forpligtet til at slette Kundens personoplysninger senest 3 måneder efter, at forretningsforholdet mellem parterne er endeligt ophørt.
Kunden må ikke anvende Minuba til behandling af andre kategorier af registrerede eller andre typer af personlige information, end det Minuba er beregnet til.

Minuba ApS har ret til, at anonymisere Kundens informationer og andre data, og anvende dem, enten selv eller i samarbejde med andre.

Minuba ApS er berettiget til at anvende Kundens data, herunder personoplysninger, i anonymiseret form, hvor det ikke er muligt at spore data eller personoplysninger til kunden eller nogen bestemt fysisk person, herunder i samarbejde med tredjemand

Ansvarsbegrænsning

Ingen af parterne er ansvarlige overfor den anden part i forhold til indirekte skader, følgeskader eller særlige skader, her inkluderet tab af profit, tab af data eller krav fra eventuelle tredje parter. Denne ansvarsbegrænsning er gældende uanset grunden til problemet, heri inkluderet, men ikke begrænset til, uagtsomhed.

Minuba ApS er ikke ansvarlig for eventuel uautoriseret adgang til, eller ændring af, kundens transmissioner eller data, materiale, informationer eller data der er sendt eller modtaget, uanset at data er blevet modtaget af Minuba ApS, samt enhver transaktion der indtastes i Minuba.

Tvister og uoverensstemmelser

Hvis denne aftale giver anledning til uenighed mellem parterne, skal disse søges løst i mindelighed. I tilfælde af at en mindelig løsning ikke kan opnås, afgøres uenighederne efter dansk ret, idet Sø- og Handelsretten som aftalt værneting.