Hvordan registrerer jeg diæter, udlæg m.v.?

Hvis der er oprettet én eller flere dagstillægstyper (diæter, udlæg o. lign.) vil der på ’Min plan’ og ’Min tid’ være et felt i toppen af hver dag hvor man kan tilføje dagstillæg.

Ved klik på ’+’ vil følgende dialog åbnes. Registreringen kan tilknyttes en ordre, hvis den skal faktureres på ordren. Alt efter, hvilken type der vælges, vil det være muligt at angive beløb (udlæg) eller antal (km.). Nogle typer, som f.eks. diæt, kan der kun registreres én af om dagen.

Registreringerne vil blive vist i toppen af kalenderen og kan redigeres, hvis de ikke er afleveret/godkendt, ved at klikke på dem. Disse registreringer vil være grønne, hvis de er tilknyttet en ordre, mens andre registreringer er Minuba-røde. Hvis en registrering er afleveret vil den være grå.

Registreringer med et vedhæftet bilag markeres med et lille ikon på registreringen og bliver vist i tabellen til højre på siden af ’Min tid’.

Når en registrering først er godkendt vil den være hvid og ikke redigér-bar. Hvis der er opsat eksport af udlæg til bogføringssystem og eksport af pågældende udlæg mangler, vil den blive markeret med rød tekst som vist forneden. Den kan derefter eksporteres enkeltvis ved at åbne registreringen.

Når der laves udtræk af timesedler til CSV-filer (Excel) vil alle registreringer blive inkluderet, hvis udlægstypen er markeret med ’Inkludér i lønudtræk’ under Tandhjulet -> ’Administration’ -> ’Arbejdstids-, tillægs og fraværstyper’ til timeregistrering.

Det er også muligt at tilføje et bilag til registreringerne. Dette skal først sættes op i ’Administration’ -> ’Arbejdstids-, tillægs- og fraværstyper’.

Her skal der tages stilling til hvorvidt udlægget skal én af tre ting:

• Medarbejderen skal hverken angive beløb eller antal
  • Her vil det pågældende materiale være sats for udlæg
• Medarbejderen skal angive et antal
  • Her vil det pågældende materiale være sats for udlæg ganget med det angivet antal
  • Her kan man også tage stilling til om udlægget skal være inklusiv eller eksklusiv moms.
• Medarbejderen skal angive et beløb
  • Her kan medarbejderen selv lægge ind præcis hvad der er blevet lagt ud for.

I alle tilfælde vil pågældende materiales avance være gældende for avancen på udlægget, hvis det er ordrerelateret.

Der skal også tages stilling til, om udlæggene skal kunne indeholde et bilag eller ej.

Derefter vil det være muligt at tilføje bilag til de pågældende udlæg.

Når udlæg er registreret med en ordre tilknyttet vil de blive lagt ned i timeregistreringstabellen, hvori arbejdstid, tillæg og udlæg vil blive vist. Her er det også muligt at se det eventuelt vedlagte bilag til udlæg.

For at kunne se det vedlagte bilag på udlægget på arbejdssedlen under ’Registreringer fra timesedler’, kræver det at feltet ’vedhæftet’ er valgt. Det tilvælges ved at trykke på tabellen med de 3 streger yderst til højre -> vælg felter -> sæt hak i ’Vedhæftet’.

Hvis disse udlæg skal laves på farten, kan det gøres på appen under ’Min tid’ ved at klikke på plus-ikonet og derefter ’Dagstillæg’.

Derudover kan det også gøres direkte via en ordre på samme måde.

Her er det muligt at vedhæfte et billede fra telefonen eller tage et billede af den pågældende kvittering og vedhæfte udlægget, hvis udlægstypen er sat op til dette i administrationen.