Hvordan overfører jeg kørselsudgifter til en arbejdsseddel?

Hvis du bruger en af Minuba’s flådestyringsintegrationer (se den fulde liste af flådestyringspartnere) kan du let overføre kørsel til arbejdssedlens materialeregistrering. Hvis du endnu ikke har opsat flådestyring kan du læse her hvordan du gør.

Før du kan lave din kørsel om til udgifter, skal dit firma have oprettet et materiale, der svarer til din kørselsudgift. Oprettelsen af materialer kræver administratorrettigheder. Du kan se mere om, hvordan man opretter materialer her. Du kan også følge denne guide:

1. Gå til Tandhjulet → Administration → Materialer
2. Klik på ‘Opret ny’
3. Udfyld materialet med den ønskede beskrivelse og standardpris

Materialet er nu tilgængeligt for brug ved kørselsregistrering.

Bemærk at kilometer bliver omdannet til antal i materialeregistreringen. Derfor skal “Omkostning” og “Pris” være per kilometer. Hvis ikke kunden skal betale for kørsel kan du angive prisen som 0 kr.

Herefter skal du ind i dine flådestyringsindstillinger og vælge det materiale, som det der skal bruges. Klik tilbage til ‘Administration‘ -> ’Integrationer’ og vælg den flådestyringspartner I er integreret med.

Under feltet ”API nøgle”, er der et søgefelt, hvor du kan søge efter dine egne materialer og dermed også det materiale du gerne vil bruge til at registrere kørsel.

Når du klikker ind på ‘Min tid’ for en medarbejder, som har kørsel registreret via jeres flådestyringssystem, vil disse være synlige i højre side af skærmbilledet.

Hvis de er blå og viser pile-ikonet, er kørslen ‘ubehandlet’. Det vil sige at den endnu ikke er overført til en arbejdsseddel eller ekstra arbejde. Klikker du på ikonet, vil der komme en dialog frem, hvor du kan overføre den til en ordre eller ekstra-arbejde. Du kan også sætte den til ikke-ordrerelateret.

Hvis kørslerne er hvide og viser flueben-ikonet, er kørslen behandlet og der vil fremgå hvilken ordre eller ekstra-arbejde kørslen er knyttet til. Du har mulighed for at genbehandle kørslen ved at klikke på ikonet.

Efter du har valgt en ordre eller ekstra arbejde, trykker du OK. Hvis du har valgt en ordre eller ekstra arbejde, eller valgt at det ikke er ordrerelateret er dette nu synligt fra kørselsfanen i 'Min tid'.