Indkøb

Gennemgang af fanen ‘Indkøb’

Det er nu blevet lettere at indhente og tilføje indkøbsfakturaer i Minuba. Under topmenuen finder du fanen ‘Indkøb’. Her får du oversigten over dine EDI-fakturaer/indkøbsfakturaer i Minuba samt mulighed for at oprette nye leverandørfakturaer.

Følgende viser dig, hvordan du bruger fanen ‘Indkøb’ og gennemgår de forskellige funktioner.

Se videoen, og få en hurtig gennemgang af fanen ‘Indkøb’.

For at kunne vise dig denne video, beder vi dig acceptere marketing og statistik cookies. Klik her for at acceptere.

Læs også: Grossistbestillinger i Minuba – se grossistbestillinger på din arbejdsseddel

Funktioner under fanen ‘Indkøb’

Når du klikker på fanen ‘Indkøb’ indhentes alle registrerede indkøbsfakturaer automatisk fra de grossister du har sat en EDI-aftale op med i din Minuba konto.

Under fanen får du en liste over alle indkomne og arkiverede indkøbsfakturaer fra dine grossistaftaler.

Derudover har du mulighed for selv at indlæse eller oprette indkøbsfakturaer.

Grossist indkøb direkte fra indkøbssiden

Der er også mulighed for at gå direkte til en grossist ved at vælge en relateret ordre og trykke på fortsæt til webshop. Husk, at hvis du har pop-up blokering (fx adblocker) sat til for Minuba så skal du acceptere at browseren åbner en ny fane for nogle af grossisterne

Step 1: Vælg grossist og tryk på knappen

Step 2: Vælg den ordre indkøbet drejer sig om

Step 3: Tryk på fortsæt til webshop

Vælg visning af indkøbsfakturaer

Du kan vælge mellem at få vist indkomne, arkiverede og ordrebekræftelser ved at klikke på knapperne efter ønske. Nedenstående eksempel viser både indkomne og arkiverede indkøbsfakturaer, men ikke ordrebekræftelser. Derudover kan du vælge hvor mange elementer der skal vises på hver side.

Du kan se detaljer for de enkelte fakturaer ved at klikke på teksten på den pågældende linje eller klikke på ‘Vis’ ude i højre side af linjen. ‘Vis’ bliver synlig, når du fører musen hen over linjen.’

Tilføj opfølgning

Du har mulighed for at tilføje en opfølgning for din indkøbsfaktura.

Man tilføjer en opfølgning ved at klikke på ‘Tilføj opfølgning’ ud fra den indkøbsfaktura du ville sætte en opfølgning på.

Når du trykker på knappen vil denne boks blive vist:

Det første du kan vælge er en opfølgningsdato, når opfølgningsdatoen er overskredet vil datoen blive markeret med rødt i oversigten som set på billedet nedenfor:

Du kan også vælge at skrive en note til opfølgningen, så man ved hvorfor den skal opfølges.

Det næste du kan vælge er at markére fakturaen som ‘Afventer’, hvis du sætter kryds i boksen vil indkøbsfakturaen blive rykket over i tabellen afventer. Hvis du fjerner krydset ryger den tilbage til fanen den oprindeligt kom fra.

Til sidst kan du vælge at markere boksen ‘Slet opfølgningsdato og note ved godkendelse af faktura’. Hvis du sætter kryds her, vil datoen og noten blive slettet ved godkendelse, hvis ikke der er krydset af, bliver de ikke slettet og står stadig på fakturaen.

Sæt ansvarlig for indkøbsfaktura

Du har mulighed for at sætte en ansvarlig medarbejder på din indkøbsfaktura.

Der er to måder du kan gøre det på. Hvis indkøbsfakturaen er tilknyttet en ordre med en ansvarlig medarbejder for ordren, vil denne medarbejder også blive valgt for indkøbsfakturaen.

Den anden måde at vælge en ansvarlig på er at du trykker på ‘Sæt ansvarlig’, ud for den indkøbsfaktura du vil sætte en ansvarlig på. Se billede nedenfor:

En boks popper op hvor du kan vælge en medarbejde du vil sætte som ansvarlig. Når du har valgt en medarbejder trykker du ok.

Medarbejderen vil nu være sat som ansvarlig på indkøbsfakturaen.

Søg i indkomne fakturaer

Du har mulighed for at søge efter specifikke indkøbsfakturaer.

Klik på søgefeltet i højre hjørne. Når du har indtastet den ønskede søgetekst, trykker du ‘Enter’ eller klikker på forstørrelsesglasset.

Automatisk godkendelse af indkøbsfakturaer og overførsel af materialelinjer

I indstillingerne for de enkelte grossister kan du vælge, at de fakturaer, som er modtaget af den valgte grossist – automatisk skal godkendes og overføres til de relevante arbejdssedler.

For at de automatisk bliver overført kræver det at fakturaerne har den korrekte ordrereference på!

Hvis ikke Minuba kan finde en ordre med den angivne reference, så skal fakturaen behandles manuelt.

Hvis en korrekt ordre bliver fundet, så vil alle linjerne fra fakturaen blive tilføjet til arbejdssedlen, og fakturaen bliver eksporteret til dit økonomisystem.

Det er ikke muligt at overføre fakturaer automatisk, hvis man har valgt ”Sammenlign linjer fra EDI-faktura med eksisterende linjer på arbejdsseddel” i virksomhedsindstillingerne.

Eksporter alle dine ikke eksporterede indkøbsfakturaer

Har du modtaget indkøbsfakturaer som er blevet behandlet før du fik opsat integration til dit bogføringssystem? Eller har eksporten af en indkøbsfaktura til bogføringssystemet fejlet, fordi systemet havde været nede?

Så vil du få en information om at disse indkøbsfakturaer mangler at blive eksporteret og du skal bekræfte om de alle skal eksporteres til bogføringssystemet. Dette vil eksportere alle de indkøbsfakturaer som er behandlede eller delvist behandlede (på nær dem der er blevet afvist).

Hvordan fungerer EDI?

EDI står for Electronic Data Interchange og er betegnelsen for udveksling af dokumenter mellem to virksomheder i elektronisk form. I denne sammenhæng er der tale om udveksling af fakturaer mellem grossisterne og Minuba, således at fakturaer for materialeindkøb overføres elektronisk fra grossisterne til Minuba. Dette betyder, at du ikke behøver at registrere købte materialer selv i Minuba, men at de kan registreres direkte fra en faktura. Hvis du oplyser et ordrenummer til grossisten, ved indkøb af materialer til en ordre, angives dette ordrenummer på fakturaen fra grossisten og vi kan derefter registrere materialerne på ordren helt automatisk, når du importerer den givne faktura fra grossisten. Dette sparer dig for en stor mængde manuelt arbejde og minimerer risikoen for fejl og mangler.

For at benytte dig af fordelene ved EDI skal din Minuba-konto være sat op til at håndtere EDI-fakturaer fra de enkelte grossister.

Importér ordrebekræftelse

Er din ordrebekræftelse ikke kommet ind i Minuba endnu og har du modtaget ordrebekræftelsen som fil i PEPPOL-format? Så kan du selv tilføje den til din Minuba i Indkøbsfanen.

Her vil du skulle vælge filen som du vil importere, samt hvilken grossist ordrebekræftelsen tilhører.

Forrige artikel: ‘Import og eksport’

Næste artikel: ‘Importér eller opret en Indkøbsfaktura’

01. Tilbud og ordre

02. Planlægning og timeregistrering

03. Fakturering

04. Kunder

05. Serviceaftaler

06. Ledelsesoverblik

07. Opsætning og Administration

08. Generelt / Øvrige funktioner

09. Minuba App & GO

10. Licenser / Abonnement

11. Integrationer & API

12. Videoer

Minuba demo aftale- og servicevilkår

Minuba aftale- og servicevilkår

Denne aftale er gældende fra oprettelse af DEMO-konto, og til et egentlig kundeforhold træder i kraft, eller DEMO-kontoen nedlægges.

DEMO kontoens formål er at give virksomheder i Minubas målgruppe mulighed for uforpligtende at afprøve Minuba. Ved oprettelse af DEMO kontoen, erklærer opretteren sig indforstået med at blive kontaktet af en af Minubas salgskonsulenter.

Tavshedspligt og konfidentialitet

Begge parter indvilger i, også efter DEMO periodens ophør, ikke på nogen måde at videregive nogen former for følsomme oplysninger vedrørende den modsatte part, herunder, men ikke begrænset til, kunde- og sagsinformationer, forretningsforbindelser og anden tilknytning til den modsatte part, herunder personer, virksomheder eller andre organisationer.

Ejendoms- og ophavsret

Minuba ApS har ejendoms- og ophavsret til Minuba. Kunden må under ingen omstændigheder overdrage Minuba eller relateret materiale til tredjepart, medmindre der specifikt forefindes en særskilt skriftlig aftale herom.

Kundeansvar

Alene Kunden er ansvarlig for enhver form for aktivitet der foregår ved brug af kundens DEMO-konti, herunder at huske at logge ud efter endt brug.

Kunden skal straks informere Minuba ApS om enhver form for uautoriseret brug af kundens kodeord eller DEMO-konti, samt en hvilken som helst anden form for sikkerhedsbrud som kunden kender til eller har mistanke om. Ligeledes skal kunden efter bedste evne straks forsøge at stoppe enhver uretmæssig kopiering og distribution af indhold, såfremt kunden har kendskab til dette.

Behandling af personoplysninger

Minuba ApS er overfor Kunden databehandler for de personoplysninger, som Kunden opbevarer og i øvrigt behandler i Minuba. For behandling af Kundens personoplysninger er aftalt følgende: Begge parter skal løbende gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der opfylder kravene i Forordning 2016/679 (”Forordningen”), for at sikre beskyttelse af de registreredes rettigheder.

Minuba ApS skal overholde og opfylde kravene i artikel 28 i Forordningen, herunder mod sædvanlig timebetaling, yde Kunden den i artikel 28 anførte bistand og stille oplysninger og nødvendig dokumentation til rådighed for Kunden, så Kunden kan føre tilsyn med Minuba ApS’s overholdelse af kravene i artikel 28, herunder ved at give mulighed for og bidrage til revision og audit.

Minuba ApS skal have ret til for egen regning og risiko, at anvende underleverandører, der også behandler Kundens personoplysninger. Minuba ApS skal ved påtænkte skift af en underleverandør eller anvendelse af en ny underleverandør skriftligt underretter Kunden, mindst 30 dage før det påtænkte skifte/ny underleverandør. Kunden har ret til at komme med indsigelser mod den påtænkte skifte/ny underleverandør.

Minuba ApS påser at alle underleverandører opfylder kravene i artikel 28 i forordningen og forpligtelserne i dette afsnit.

Minuba ApS må ikke uden Kundens skriftlige forudgående tilladelse overføre Kundens personoplysninger til lande uden for EU/EØS.
Al behandling af Kundens personoplysninger sker i henhold til Kundens dokumenterede instruks. Den dokumenterede instruks udgøres dels af parternes aftalegrundlag, så de behandlinger der er nødvendige for at Minuba ApS kan opfylde indgåede aftaler med Kunden, kan udføres, og dels af de særskilte instrukser, som Kunden måtte give til Minuba ApS.

Hvis Kunden ikke instruerer Minuba ApS om andet, så er Minuba ApS berettigede og forpligtet til at slette Kundens personoplysninger senest 3 måneder efter, at forretningsforholdet mellem parterne er endeligt ophørt.
Kunden må ikke anvende Minuba til behandling af andre kategorier af registrerede eller andre typer af personlige information, end det Minuba er beregnet til.

Minuba ApS har ret til, at anonymisere Kundens informationer og andre data, og anvende dem, enten selv eller i samarbejde med andre.

Minuba ApS er berettiget til at anvende Kundens data, herunder personoplysninger, i anonymiseret form, hvor det ikke er muligt at spore data eller personoplysninger til kunden eller nogen bestemt fysisk person, herunder i samarbejde med tredjemand

Ansvarsbegrænsning

Ingen af parterne er ansvarlige overfor den anden part i forhold til indirekte skader, følgeskader eller særlige skader, her inkluderet tab af profit, tab af data eller krav fra eventuelle tredje parter. Denne ansvarsbegrænsning er gældende uanset grunden til problemet, heri inkluderet, men ikke begrænset til, uagtsomhed.

Minuba ApS er ikke ansvarlig for eventuel uautoriseret adgang til, eller ændring af, kundens transmissioner eller data, materiale, informationer eller data der er sendt eller modtaget, uanset at data er blevet modtaget af Minuba ApS, samt enhver transaktion der indtastes i Minuba.

Tvister og uoverensstemmelser

Hvis denne aftale giver anledning til uenighed mellem parterne, skal disse søges løst i mindelighed. I tilfælde af at en mindelig løsning ikke kan opnås, afgøres uenighederne efter dansk ret, idet Sø- og Handelsretten som aftalt værneting.