5 gode råd: Sådan kræver håndværkere bedst deres penge hjem

De fleste dygtige håndværkere har ofte ordrebøgerne fyldt op, og derfor er der sjældent tid til de knap så spændende administrative opgaver på kontoret.

Hos Minuba hjælper vi håndværkere med at gøre hverdagen nemmere – med alt fra fakturering, ordrestyring og tidsregistrering til generelle gode råd om, hvordan du som håndværker kan få en bedre og mere effektiv forretning.

I dette indlæg giver vi dig 5 gode råd til, hvordan du som håndværker bedst muligt kan effektivisere processen omkring inddrivelse af ubetalte fakturaer fra dine kunder.

Tag handling straks, når du opdager den manglende betaling

Så snart du konstaterer, at en kunde ikke har betalt til tiden, bør du reagere med det samme. Det kan enten være ved at ringe til kunden, sende en venlig påmindelse, sende en rykkerskrivelse eller sende et inkassovarsel.

De fleste vælger at ringe, sende en rykkerskrivelse eller en venlig påmindelse.

Det er vigtigt, at du reagerer med det samme, når du har konstateret, at en eller flere af dine fakturaer ikke er blevet betalt. Dels kan det være hårdt for likviditeten, når betalingerne udebliver, og dels viser erfaring, at jo før du går i gang med inddrivelsen (rykkerskrivelser og inkasso), jo større er chancen for, at din rykker- og inkassoproces bærer frugt, og du rent faktisk får hele eller dele af dine penge tilbage.

Husk at alle fakturakrav forældes efter 3 år. Herefter kan du ikke få hjælp til inkasso, hverken hos fogedretten, en inkassoadvokat eller et inkassofirma.

Opsæt procedurer når betalingen udebliver

Uanset om du selv står for bogholderiet i din virksomhed, eller har en intern eller ekstern bogholder til at håndtere det, er det vigtigt, at du opsætter klare procedurer for, hvad der skal ske når en betaling udebliver.

Dels er det vigtigt at få klarlagt:

• Hvad der skal ske?
• Hvem der gør hvad?
• Hvornår det skal gøres?

Ofte er det ikke svært, men ikke desto mindre vigtigt at få afklaret. Hvis det ikke er afklaret, ender det ofte med, at det slet ikke bliver gjort.

Et eksempel kunne være, at den projektansvarlige kontakter kunden for at høre om den manglende betaling, senest en uge efter fakturaens forfaldsdato.

Et andet eksempel kunne være, at bogholderen sender den første rykkerskrivelse x dage efter forfaldsdatoen.

Hvis der fortsat ikke er nogen reaktion herefter, bør man overveje en rykkerproces eller en inkassoproces.

Ha’ dokumentationen i orden for dit arbejde

Hos Minuba kan vi hjælpe dig med kvalitetssikring, dokumentation og alt det administrative omkring dit udførte arbejde – og det er faktisk også en rigtig god idé at have styr på, når du skal føre en inkassosag.

Vores erfaring viser, at når det kommer til byggeri og manglende betaling, skyldes det ofte, at kunden er utilfreds med noget: forkert eller manglende fald på taget, en forkert maling eller forkert valg af materialer.

Sådanne sager kan være uhyre svære at føre som inkassosager – både hos inkassofirmaer og advokater.

Derfor er det vigtigt, at du som håndværker kan dokumentere dit arbejde – og ikke mindst kunne dokumentere, hvad der er aftalt. Sådan dokumentation styrker din inkassosag og imødegår eventuelle indsigelser fra kunden over dit arbejde.

Inkassofirma eller advokat?

I Danmark er der grundlæggende tre muligheder for inkasso:

1. Inkasso gennem fogedretten
2. Inkasso hos et inkassofirma eller advokat (inkassoadvokat)
3. Inkasso på egen hånd (egeninkasso)

Valget kan være svært og uoverskueligt, men grundlæggende er der ikke noget et inkassofirma kan, som en inkassoadvokat ikke kan.

Mange inkassofirmaer har advokater tilknyttet til sager med eksempelvis indsigelser. Derudover tilbyder mange inkassofirmaer ofte en online platform, hvor man kan følge sine sager, og disse løsninger er ofte bedre pakket ind end hos advokater.

Det umiddelbare valg ville derfor være et inkassofirma, hvis du ønsker effektive sagsgange, lave priser og en høj opklaringsprocent.

Har du allerede et samarbejde med en advokat, kan du spørge om de yder inkasso. Alle advokater i Danmark må i princippet hjælpe med inkasso, men det er ikke alle der tilbyder denne service. Tilbyder en advokat inkasso, kalder de sig ofte for inkassoadvokater.

Automatiser din inkasso – direkte i Minuba

Hos Minuba gør vi det nemt at være håndværker, og vi hjælper dig naturligvis også, hvis du får brug for rykkerskrivelser og inkasso.

Med Minuba har vi et samarbejde med inkassofirmaet Collectia, som kan hjælpe dig med alle udenretlige og retslige skridt i din inkassoproces – lige fra udsendelse af første rykkerskrivelse til fogedretten.

Artiklen her er skrevet i samarbejde med vores samarbejdspartner Collectia. Collectia er Danmarks største inkassopartner og har mange års erfaring med inkasso. Collectia tilbyder udover deres enorme ekspertise, en brugervenlig online-platform, der giver dig mulighed for at følge, kommentere og opdatere dine inkassosager 24/7 – selv når du er på farten.

Ønsker du at passe på dit omdømme og ikke længere ligge søvnløs over ubetalte fakturerer. Så læs mere om vores samarbejde med Collectia her.