Planlægning af alle dine medarbejderes timer

Få et overblik over alle medarbejderes tilgængelige tider og deres planlagte og udførte arbejdsopgaver. Under ‘Planlægning’ ser du én stor kalender for alle medarbejdere og aktive ordrer i den valgte periode, så det er nemt at planlægge dagen, ugen eller måneden.

NB! Planlægning er kun tilgængelig for en bruger med rollen ‘Administrator’ / ‘Planlæg timer’ / ‘Planlæg og godkend timer’. Alternativt kan en medarbejder have rollen ‘Vis planlægning’, så vil de kunne se den, men ikke redigerer den.

Se videoen og få styr på ‘Planlægning’ i Minuba.

I kalenderen kan du planlægge dine medarbejderes tider, så du sikrer dig, at dine folk får fyldt dagen ud, samtidig med at det giver dig et godt overblik. Dette er især nyttigt, når der skal planlægges nye opgaver, så du hurtigt kan finde ledige tider blandt dine medarbejdere.

Til venstre i kalenderen finder du listen over alle dine medarbejdere, som du kan planlægge og/eller registrere tid på. Du kan skjule en medarbejder fra listen ved at klikke på de tre prikker til højre for medarbejderens navn. For at vise alle skjulte medarbejdere igen, skal du trykke på ‘pil ned’-ikonet under ‘Medarbejder’ og vælge ‘Vis skjulte medarbejdere’.

Til højre vises alle dage, som ligger indenfor den periode du har valgt oppe i værktøjsbjælken. Har du f.eks. valgt en 5-dags visning, så får du vist mandag-fredag.

Du kan lægge tid ind i en medarbejders kalender ved at trykke på en dag, og evt. trække musen henover det tidsinterval som skal registreres.

Når du har valgt et tidsrum i kalenderen, åbnes et vindue som vist nedenfor, hvor du kan angive detaljer om arbejdet. Du kan både vælge, hvilken ordre timerne skal lægges ind på samt en arbejdstidstype. Du kan også lave hel- eller flerdagsregistreringer, og det er muligt at oprette nye tilbud eller ordrer gennem planlægning. Hvis du opretter en ny ordre via denne vej, så kan du planlægge dine medarbejderes arbejdstider på ordren med det samme.

Øverst på siden finder du værktøjsbjælken.

Værktøjsbjælkens funktioner beskrevet fra venstre til højre:

• Pilene bruges til at gå frem og tilbage i tiden. Viser kalenderen fx en uge ad gangen, kan du med pilene hoppe en uge frem og tilbage.
• Datovælger, hvor du kan vælge startdato for visningen.
• Antal dage vist ad gangen.
• Om dage, der vises, skal være på 24 timer eller længden af en arbejdsdag.
• Hvis ‘Arbejdsdag’ er valgt, kan du angive start- og sluttidspunkt for dagen.
• Hvis din virksomhed har oprettet afdelinger, kan du vælge blandt disse og dermed filtrere de viste medarbejdere på deres afdelinger.
• ’Sammenlign planlagt og udført tid’ vil vise både den planlagte og den registrerede tid, så det er nemt at se, hvor længe der aktuelt blev arbejdet kontra det der var planlagt.
• Fuldskærm viser kalenderen i fuld skærm, så man f.eks. kan have kalenderen på en stor skærm på kontoret.

Du kan flytte registreringer på to måder:

1: Markér registreringer ved at holde CTRL-knappen nede. Klik på en eller flere registreringer for at markere dem med en sort ramme. Når du har markeret registreringerne flytter du dem ved at trækker dem til et nyt tidspunkt.

2: Hold CTRL-knappen nede og trække en selektionsboks over registreringerne. Når du har markeret registreringerne flytter du dem ved at trække dem til et nyt tidspunkt.

Du kan kopiere en eller flere registreringer ved at holde CTRL-knappen nede, imens du trækker dem hen på et nyt tidspunkt.

NB! Hvis du flytter eller kopierer registreringer, som allerede ligger på en arbejdsseddel, vil medarbejderen man flytter/kopierer til også blive tilknyttet som medarbejder på den arbejdsseddel.

For at slette en registrering, kan du klikke på timeblokken for at åbne den op, hvorefter du kan trykke på ‘Slet’.

Hvis du skal slette flere registreringer, kan du med fordel markere dem først, enten ved at holde CTRL-knappen nede og trække en selektionsboks over registreringerne eller ved at holde CTRL-knappen nede og klikke på registreringerne for at markere dem med en sort ramme. Når du har valgt de timer, der skal slettes, kan du klikke på ‘Delete’-knappen på dit tastatur.

Du kan planlægge tid for dine medarbejdere, så de kan se, hvordan deres arbejdsuge ser ud, og så det bliver nemt for dig at vide, hvornår der er hul i kalenderen til at tage imod nye opgaver. Så sikrer du dig, at kalenderen er godt booket ud i fremtiden.

Planlagt tid tæller ikke med i optælling af timer, og de er heller ikke mulige at fakturere til kunderne. Dette sker først, når den planlagte tid bliver til en registreret tid. Oftest gør man dette, efter man har udført opgaven.

Planlagt tid vises som en gennemsigtig firkant i din kalender, hvorimod registreret tid har en solid farve.

Når du skal planlægge tid klikker du ind i kalenderen på den dag du skal planlægge. Ligesom når du registrerer tid, skal du vælge start- og sluttidspunkt og evt. en opgavetype og arbejdsseddel.

Du kan til slut vælge, om tiden skal planlægges eller registreres.

Den planlagte tid er nu synlig i den pågældende medarbejders egen tidsoversigt/kalender, men tiden er ikke registreret på arbejdssedlen.

Det er muligt at planlægge overlappende perioder, så hvis du f.eks. har 2 opgaver, der kan løses i det samme tidsrum, kan du godt planlægge dem begge to.

Hvis en planlagt opgave ikke er blevet udført inden sluttidspunktet er overskredet, ændrer den farve til blå, så man fra planlægningen kan følge op på, om opgaven er udført, eller om den skal flyttes til et andet tidspunkt.

Det forventes, at medarbejderen altid tager stilling til de planlagte opgaver, de har fået. Derfor vil de få en fejlbesked, hvis de forsøger at aflevere deres timer, mens der er uafklarede planlagte timer (dvs. timer, der ikke overlapper med tidsregistreringer.)

For at medarbejderen kan aflevere, skal de gøre den planlagte tid til en registreret tid. Det gøres ved at klikke på den planlagte tid og trykke ‘Registrer tid’.

Har man ikke udført den planlagt tid f.eks. pga. sygdom, så kan man blot lade den planlagte tid ligge og registrere sit fravær oveni. Minuba vil vide, at der er registreret anden tid udover den planlagte tid, og medarbejderen vil kunne aflevere sin timeseddel.

Hvis du forsøger at godkende timer for en medarbejder, som ikke har udført sine planlagte timer, vil du blive mødt af en advarsels dialog.

Du kan stadig godkende timerne, men det kan være relevant f.eks. at rykke planerne frem eller til en anden medarbejder inde på planlægningssiden, hvis opgaven ikke er løst.

Du kan oprette nye tilbud eller ordrer direkte fra din planlægnings kalender, så du kan finde dato, tidspunkt og medarbejder, samtidig med at du opretter dit tilbud. Det er især effektivt når du har kunden i røret og skal finde en dag i kan komme ud og udføre arbejdet.

Find først en medarbejder på listen, som har ledig tid i sin kalender. Klik ind i kalenderen, for herefter at få en dialogboks frem. I dialogboksen kan du vælge start og slut tidspunkt, eller om det skal være en hel- eller flerdages registrering. Du kan også vælge opgavetype, samt tilføje tillæg.

Du har udfyldt info om timeregisteringen, så klik på ‘Opret ny’.

Du får nu mulighed for enten at oprette en ny tilbudskladde eller godkende en ny ordre.

Du skal også angive en ordretype og ordreoverskrift, og evt. skrive en beskrivelse.

Du kan også søge efter kunden eller oprette en ny kunde, og du kan tilføje flere medarbejdere til sagen.

Klik ‘Opret tilbudskladde’ for at lave et tilbud. Klik ‘Godkend ordre’ for at lave en ordre.

Du kan nu finde tilbuddet eller ordren under fanen ‘Overblik’.

Under ’Planlægning’ i Minuba har du mulighed for at få vist dine medarbejdere efter en alfabetisk rækkefølge. Du kan desuden klikke på ordren i vinduet til venstre og få vist de medarbejdere øverst, som er tilknyttet den valgte ordre.

I Minuba kan du flytte rundt på dine medarbejderes placering og gemme disse ændringer lokalt på din computer/i din browser, således at næste gang du bruger planlægningsværktøjet, vil medarbejderne blive vist i den valgte rækkefølge.

NB! Den sortering, du vælger, vil kun blive gemt på den enhed, den er oprettet på. Det vil altså sige, at hvis du flytter rundt på dine medarbejdere på din computer, og så tager mobilen frem eller bruger en anden computer, vil disse ændringer ikke følge med. Sorteringen bliver nemlig kun vist på den enhed, hvor du har valgt denne visning.

Du kan flytte rundt på dine medarbejdere ved at klikke på de tre lodrette prikker, ud fra medarbejderens navn.

Alle medarbejdere kan som standard ses i planlægningen, men der kan være medarbejdere, som ikke er relevant for alle, der arbejder med planlægningen.

Under ‘Planlægning’ i Minuba kan du skjule en eller flere medarbejdere ved at klikke på de tre lodrette prikker og vælge ‘Skjul medarbejder’ og derefter klikke ’OK’.

Du kan se et eksempel på dette på nedenstående billede, med den røde firkant.

Når du har skjult én eller flere medarbejdere kan du klikke på pile-menuen, og derefter klikke på ‘Vis skjulte medarbejdere’, som kan ses på billedet nedenunder.

Dette vil vise alle de skjulte medarbejdere i toppen af medarbejderlisten.

Når du i planlægning hurtigt vil se en medarbejders information, kan du gøre det ved at klikke på de tre lodrette prikker ud for medarbejderen og klikke på linket ’Åben brugerinformation i ny fane’. Du vil nu kunne se den pågældende medarbejders brugerprofil i en ny fane.

Planlægningskalenderen giver dig ikke kun et godt overblik over dine medarbejderes registreret og planlagte tid, men også over dine igangværende ordrer.

I venstre side af ‘Planlægning’ har du listen over aktive ordrer indenfor den tidsperiode du har valgt i værktøjsbjælken. Hvis ordren er sat til at starte om en måned, vil den ikke blive vist i f.eks. en 5-dages visning.

Ude i venstre side af ‘Planlægning’ har du listen over aktive ordrer, hvorfra du kan trække en arbejdsseddel og lægge den ind i din kalender. Den medarbejder, hvis kalender du lægger opgaven på, bliver automatisk tilknyttet til sagen, samtidig med at tiden også registreres på ordren.

Du kan tilføje/fjerne kolonner under din liste over aktive ordrer ved at klikke på ikonet med tre streger.

Hvis du tilvælger kolonnen ’Afdeling’ kan du få vist ordrer fra en anden afdeling end den du har valgt i topmenuen. Det gør, at du kan planlægge ordrer fra en afdeling til medarbejdere i en anden.

• Status fortæller dig, hvilken status din ordre har, og om der evt. er planlagt tid på sagen.
• Ordrebeskrivelseer den beskrivelse, du har tastet på din ordrer.
• Installationsadresseer den adresse, hvor arbejdet udføres.
• Medarbejderer de tilknyttede medarbejdere på ordren.
• Påbegynder startdatoen, som du har sat på din arbejdsseddel.
• Sluter slutdatoen, som du har sat på din arbejdsseddel.
• Næste tidviser dato og tid for næste planlagte tid.
• Skjul tilbud/ordrer med planlagt/registreret tid fjerner de tilbud og ordrer fra listen, hvor der allerede er planlagt eller registreret tid.
• Vis tilbud/ordrekladder viser godkendte tilbud, tilbuds- og ordrekladder samt godkendte ordrer.

Kolonnerne ’Opgavebeskrivelse’, ’Adresse’ og ’Medarbejder’ har alle deres eget søgefelt, så du let kan finde eller få vist relevante sager.

Du kan vælge en specifik arbejdsseddel ved at klikke på linjen ude i listen over dine aktive ordrer. Når du vælger ordren vil den få en sort ramme og en pil i højre side. Klikker du på pilen, vil du blive ført direkte til arbejdssedlen.

Når du har valgt en ordre vil alle tilknyttede medarbejdere blive vist øverst i kalenderen, og de resterende vil blive vist nedenunder.

Ligeledes vil alle tidsregistreringer, som ikke har noget med den valgte ordre at gøre, blive grå.

Du kan tilknytte en ny medarbejder til en ordre ved først at markere ordren ved at klikke på den ude i listen over aktive ordrer. Derefter trækker du en medarbejder fra listen over på den valgte ordre.

Hvis medarbejderen allerede er tilknyttet ordren og du trækker ham over på sagen, vil han blive fjernet fra sagen.

Selvom du fjerner en medarbejder fra en ordre vil alle hans registreret timer fortsat blive gemt på ordren.

Du kan nemt finde frem til, hvornår næste planlagte tid ligger, samt hvem der skal udføre et stykke arbejde.

Først skal du tilføje kolonnen ‘Næste tid’.

I den nye kolonne kan du se, hvornår den næste planlagte tid på en ordre finder sted. Hvis du klikker på linket på selve datoen i kolonnen, vil kalenderen skifte til denne dato, og de medarbejdere der er tildelt ordren blive rykket til toppen.

Således kan du hurtigt se, hvornår I har planlagt næste besøg til kunden, og hvilken medarbejder der skal derud.

Du har også mulighed for at finde alle planlagte tider på en ordre inde på arbejdssedlen. Klik ind på ordren og gå ned til afsnittet ‘Planlagte timer’.

Hvis en planlagt tid er rød, er det fordi den er overskredet, og der skal tages handling på den tid.

Du kan hurtigt danne dig et overblik over, hvilke ordrer som endnu ikke har fået planlagt eller registreret tid. Det vil gøre det nemt for dig at se listen over aktive ordrer, som du skal have lagt ind i kalenderen.

Først skal du slå funktionen til under sidemenuen i din liste over aktive ordrer.

Nu vil du kun se aktive ordrer indenfor den tidsperiode du har valgt, som du endnu ikke har planlagt eller registreret tid på.