- /
- /
Opsætning mellem Minuba og Zenegy.
For at overførslen af timer til Zenegy skal lykkedes er det vigtigt at følge nedenstående opsætningsvejledning.
Lønnummer på dine medarbejdere
For at dine medarbejderes løn skal kunne eksporteres med vores Zenegy integration, er det vigtigt at feltet ‘Lønnummer’ er udfyldt under medarbejderens brugerindstillinger.
Lønnummeret skal være numerisk, og det skal være oprettet i Zenegy (lønnummeret i Minuba, skal matche med det angivne lønnummer på medarbejderen i Zenegy).
NB! Lønnummeret er det medarbejdernummer, medarbejderen er oprettet med i Zenegy.
Angiv en standard lønart i dine Minuba virksomhedsindstillinger
Du skal derudover angive en ‘Standardlønart’ til eksport under ‘Virksomhedsindstillinger’ -> ‘Registreringer’.
Standard lønarten vil herefter blive brugt såfremt brugere ikke har valgt at overskrive timerne med en “Opgave”.
NB! Standardlønarten skal svare til en lønart i Zenegy. Her anbefaler vi at du har oprettet og benytter den der svarer til en normal arbejdstime.
Opret eller rediger arbejdstidstyper i Minuba
De arbejdstidstyper der anvendes til at registrere timer med, skal stemme overens med de lønarter, som du har oprettet i Zenegy.
Du kan i Minuba se/redigere dine arbejdstidstyper under ‘Administration’ -> ‘Arbejdstids-, tillægs- og fraværstyper’.
Arbejdstidstyper
Vær opmærksom på at nummeret på en arbejdstidstype kun kan benyttes en gang. Så har du opgaver der peger ned på den samme lønart i Zenegy skal du benytte feltet: Lønkode, på disse opgaver.
Har du behov for at oprette flere arbejdstidstyper, gøres dette ved at klikke på ‘Opret ny’ i øverste højre hjørne. Og vælg hvilken type du vil oprette.
Tillæg, Diæter og fraværstyper
Vær opmærksom på at nummeret på en tillægs, diæt eller fraværstype, kun kan benyttes en gang. Så har du opgaver der peger ned på den samme lønart i Zenegy skal du benytte feltet: Lønkode, på disse opgaver.
Har du behov for at oprette flere tillægs eller fraværstyper, gøres dette ved at klikke på ‘Opret ny’ i øverste højre hjørne.
Har du mange forskellige arbejdstidstyper anbefaler vi at du opretter ‘Medarbejdertyper‘, så det bliver mere overskueligt for den enkelte medarbejder at registrere deres opgave.
Læs mere om medarbejdertyper her
Ydermere kan du sikre at medarbejderen noterer den korrekte opgave/ arbejdstidstype, ved at sætte dine virksomhedsindstillinger til ‘Tvungen opgave ved tidsregistrering’.
Dette gøres ved at trykke på ‘Tandhjulet’ -> ‘Virksomhedsindstillinger’ -> ‘Registreringer’ og marker i boksen ‘Opgave er påkrævet ved tidsregistrering’.
Afdelinger – har du flere forskellige lønterminer
Har du både 14 dagslønnede og månedslønnede, skal du adskille disse ved at oprette afdelinger til hver type.
Dette gøres ved at trykke på ‘Tandhjulet’ -> ‘Administration’ -> ‘Afdelinger’ og klik på ‘Opret ny’.
Vælg ‘Tilføj ny afdeling’ og herefter kan du fordele medarbejderne i den rette afdeling.
Timeoplysningerne til eksport
Din integration mellem Minuba og Zenegy er nu sat op til at kunne eksportere dine medarbejderes timer til Zenegy.
Du danner disse ved at gå i ‘Tandhjulet’ -> ‘Timesedler’.
Du angiver de datoer der dækker din lønperiode, og om den skal dække alle medarbejdere, eller enkelte afdelinger.
NB! Når du skal køre løn, er det vigtigt at alle timer er afleveret og at alle timerne er godkendt for den valgte periode – på de medarbejdere, der skal køres løn for.
Det vil sige, at hvis du fx skal køre løn for en periode frem til i dag, er det vigtigt at godkendelsen er fra i dag.
– Godkendelsen skal altså være den sidste dag i lønperioden.
Godkendelse af timerne gøres ved at gå i “Min tid” eller “Min plan”
Ved siden af medarbejderens navn trykker du på feltet “Aflevering” Tryk herefter på godkend.
Her indsætter du datoen så den passer med den sidste dag i lønperioden.
Eksportér dine medarbejderes timer
For at eksportere timeoplysningerne til Zenegy trykker du på ‘Eksport’, i topmenuen.
Herefter får du mulighed for at vælge afdeling hvis nødvendigt. Vælg derefter de korrekte datoer og vælg Zenegy i filformat.
Derefter trykker du på ‘OK’
Systemet vil nu spørge dig hvor du vil gemme filen. Denne lægges på din pc, et sted der er let at finde igen.
NB! Filen indeholder flere filer og skal pakkes ud og vil indeholde 2 stk CSV filer.
En med timer og en med ferie/fravær, som skal importeres i Zenegy.
Indlæsning i Zenegy
Indlæsning af filerne kræver at du i Zenegy har installeret “Zenegy fil import”
Når denne er installeret, indlæser du og behandler din løn i Zenegy. Som det er angivet i Zenegy.
Har du behov for hjælp til din opsætning i Zenegy, kan Zenegy kontaktes her:https://help.zenegy.com/da/articles/672