Opsæt integrationen til ProLøn - Minuba

Opsæt integrationen til ProLøn

Denne artikel forklarer, hvordan du opsætter din ProLøn integration.

Hvis du har en konto hos ProLøn, har du mulighed for at overføre dine lønoplysninger direkte fra Minuba til ProLøn.
Med integrationen til ProLøn udelukker du muligheden for de fejl, der kan opstå når oplysningerne skal dannes og flyttes manuelt.

Opsætning af din ProLøn integrationsindstillinger

For at komme i gang med ProLøn, skal du først aktivere integrationen.
Dette gør du ved at gå i ´Indstillinger´og vælge ‘Administration’ og derefter ‘Lønsystem’ under ‘Tilvalgsmoduler’.

Her vælger du ProLøn og klikker på ‘Gem’.

 

Når du har valgt ProLøn i dropdown-menuen (som vist ovenfor) får du nu følgende dialog frem.

Du skal nu indtaste dine loginoplysninger til ProLøn, som vist i skærmbilledet ovenfor.

Du skal også indtaste den dato, du ønsker at starte dine automatiske overførsler fra.

NB! Husk at klikke på ‘gem’, når du har udfyldt felterne.

Lønnummer på dine medarbejdere

For at dine medarbejderes løn skal kunne eksporteres, er det vigtigt at feltet ‘Lønnummer’ er udfyldt på dine medarbejderes brugerindstillinger.
Lønnummeret skal være numerisk, og det skal være oprettet i ProLøn (lønnummeret skal matche med det angivne lønnummer i ProLøn).

 

Du finder brugeroplysningerne på dine medarbejdere her: ‘Indstillinger’=>’Administration’=>’Brugere’.
For at åbne medarbejderens brugerindstillinger, klikker du på ‘Vis’ til højre for brugeren.

Angiv en standardlønart i dine Minuba virksomhedsindstillinger

Du skal derudover angive en “Standardlønart” til eksport under ‘Virksomhedsindstillinger’ -> ‘Registreringer’.

Standardlønarten vil herefter blive brugt såfremt brugere ikke har valgt at overskrive timerne med en “Opgave”.

NB! Standardlønarten skal svare til en lønart i Proløn. Her anbefaler vi at du benytter den der svarer til en normal arbejdstime ( typisk lønart 1002)

Se en samlet oversigt over Proløns lønarter her https://proloen.dk/haandboeger/proloen-generelt-satser/

 

Opret eller rediger arbejdstidstyper i Minuba

De arbejdstidstyper der anvendes til at registrere timer med, skal stemme overens med de lønarter, som er oprettet i ProLøn.

Du kan se/redigere dine arbejdstidstyper under ‘Indstillinger’-> ‘Administration’ -> ‘Arbejdstids-, tillægs- og fraværstyper’.

 

Arbejdstidstyper

Vær opmærksom på at nummeret på en arbejdstidstype kun kan benyttes en gang. Så har du flere opgaver der peger ned på den samme lønart i Dataløn skal du benytte feltet: Lønkode, på disse opgaver.

Har du behov for at oprette flere arbejdstidstyper, gøres dette ved at klikke på ”opret ny” i øverste højre hjørne. Og vælg hvilken type du vil oprette.

 

Tillæg, Diæter og fraværstyper.

Vær opmærksom på at nummeret på en tillægs-, diæt- eller fraværstype, kun kan benyttes en gang. Så har du opgaver der peger ned på den samme lønart i Danløn skal du benytte feltet: Lønkode, på disse tillægs- og fraværstyper.

 

Har du behov for at oprette flere tillægs- eller fraværstyper, gøres dette ved at klikke på ” opret ny” i øverste højre hjørne.

 

Har du mange forskellige arbejdstidstyper anbefaler vi at du opretter ” Medarbejdertyper”, så det bliver mere overskueligt for den enkelte medarbejder at registrere deres opgave. læs mere om medarbejdertyper her https://minuba.dk/support/medarbejdertyper/

 

Ydermere kan du sikre at medarbejderen noterer den korrekte opgave/ arbejdstidstype, ved at sætte dine virksomhedsindstillinger til ” Tvungen opgave ved tidsregistrering”.

Dette gøres ved at trykke på ‘Tandhjulet’ -> ‘Virksomhedsindstillinger’ -> ‘Registreringer’ og markére i boksen ”’Tvungen opgave ved tidsregistrering’.

 

Afdelinger – har du flere forskellige lønterminer.

Har du både 14-dagslønnede og månedslønnede, skal du adskille disse ved at oprette afdelinger til hver type.

Dette gøres ved at trykke på ‘Indstillinger’ -> ‘Administration’ -> ‘Afdelinger’ og klik på ‘Opret ny’.

Vælg ‘Tilføj ny afdeling’ og herefter kan du fordele medarbejderne i den rette afdeling.

 

Timeoplysningerne til eksport

Din Minuba er nu sat op til at kunne eksportere dine medarbejderes timer til Proløn.
Du danner disse ved at gå i ‘Indstillinger’ -> ‘Timesedler’.

Du angiver de datoer der dækker din lønperiode, og om den skal dække alle medarbejdere, eller enkelte afdelinger.

NB! Når du skal køre løn, er det vigtigt at alle timer er afleveret og at alle timerne er godkendt for den valgte periode – på de medarbejdere eller afdelinger, der skal køres løn for.

Det vil sige, at hvis du f.eks. skal køre løn for en periode frem til i dag, er det vigtigt at godkendelsen er fra i dag.
– Godkendelsen skal altså være for den periode du kører løn frem til.

Eksportér dine medarbejderes timer.

For at eksportere timeoplysningerne til ProLøn trykker du på ‘Eksporter timer’, som du kan se på ovenstående billede.

Herefter får du mulighed for at vælge afdeling, hvis nødvendigt, og derefter trykker du på ‘OK’.

Så vil timerne, og fordelingen på lønarterne, blive overført til ProLøn på den enkelte medarbejder.

 

Hvis eksporten slår fejl

Hvis der er fejl i de oplysninger der skal overføres, bliver der ikke overført noget til ProLøn. Først når hele indholdet i overførslen er godkendt bliver den egentlige overførsel gennemført.

Derfor skal du ikke bekymre dig om delvise overførsler. Enten kommer alt igennem, eller også kommer der ingenting.

Når overførslen er gået godt, får du denne meddelelse:

 

Når overførslen er gået godt. Åbner du Proløn, vælger ” indberet løn” og klikker på “indlæs fra fil”

 

Derefter følger du ProLøns vejledning i ProLøn.