Opret ekstra arbejde

Ekstraarbejde bruges til at oprette time- og materialeregistreringer, der ikke er en del af den oprindelige ordre. Derfor kan du kun oprette ekstraarbejder på en ordre der allerede er godkendt. På den måde kan du let lave en samlet faktura på den oprindelige opgave samt de tilhørende ekstraarbejder.

Opret nyt Ekstra arbejde
Budget på Ekstra arbejde
Opret tilbud på Ekstra arbejde
Valg af faktureringstype for Ekstra arbejde
Tilknyt en medarbejder til Ekstra arbejde
Registrer materiale på Ekstra arbejde
Bestil grossistmaterialer til Ekstra arbejde
Registrer timer på Ekstra arbejde
Fakturering af Ekstra arbejde
Oversigt over Ekstra arbejde
Afslutning af Ekstra arbejde

Opret nyt ‘Ekstra arbejde’

Når du skal oprette ekstraarbejder på en arbejdsseddel kan du gøre det ved at klikke på ‘Opret ny’ -> ‘ Nyt ekstra arbejde’ eller oprette det via statusmenuen på arbejdssedlen som vist nedenfor.

Når du opretter ekstraarbejdet vil du blive bedt om at navngive dit ‘Ekstra arbejde’.

Arbejdssedlen for ekstraarbejder er lidt enklere end den almindelige arbejdsseddel og indeholder følgende afsnit.

Statusmenuen fungerer på samme måde som på hovedordren, den viser ekstraarbejdets status og give dig mulighed at påbegynde, afslutte og slette ekstraarbejdet.

Budget på ekstra-arbejde

Hvis du har en ordre med tilknyttet budget, tilføjes disse budgetlinjer automatisk også til de enkelte ekstra-arbejder.

På selve ordren kan du se et samlet overblik over budgetterne for både ordren samt alle ekstra-arbejder. Hvis du vil se det individuelle budget skal du gå ind på det enkelte ekstra-arbejde.

Hvis du fjerner budget på ordren, fjernes det også fra alle ekstra-arbejder.

Opret tilbud på ‘Ekstra arbejde’

Med ekstraarbejde funktionen kan du nemt håndtere mersalg i din forretning, hvis du får flere opgaver hos en kunde.

Når du opretter et nyt ekstraarbejde kan du vælge at oprette det som enten en tilbuds- eller ordrekladde.

Et tilbud på ekstraarbejde fungerer som et almindeligt tilbud. Tilbuddet bliver oprettet som en kladde, hvor du kan udfylde din kalkulation og dine tilbudsbeskrivelser.

Hvis du har oprettet tilbud på et eller flere ekstraarbejder kan du sende alle til kunden samtidig. Se eksempel nedenfor.

Du finder dit tilbudsdokument i menuen

Har du brug for at se dit tilbudsdokument i forbindelse med et ‘Ekstra arbejde’, kan du finde det oppe i menuen under pilen ‘Ekstra arbejde’.

Valg af faktureringstype for ’Ekstra arbejde’

Man kan på et ekstra arbejde vælge om man vil fakturere efter forbrug, kalkulation eller fast pris. Dette fungerer på samme måde som på ordren. Du skal blot klikke af, hvilken type du ønsker at benytte.

Tilknyt en medarbejder til ekstra-arbejde

For at en medarbejder får adgang til et ekstra-arbejde skal han først være tilknyttet til ordren. Det gør du ved at finde medarbejderen på listen til venstre (tilgængelige medarbejdere) og trække ham over i listen til højre (tilknyttede medarbejdere).

Så snart medarbejderen er tilknyttet, vil han kunne tilgå ekstra-arbejdet fra ordren.

Du kan tilknytte så mange medarbejdere som du har brug for.

Vil du gerne tilknytte medarbejdere fra andre afdelinger uden at ændre afdeling på hovedordren, kan du vælge afdeling på medarbejderne, dette filtrerer kun i de tilgængelige medarbejdere og vil ikke have indflydelse på selve hovedordrens afdeling.

Registrer materialer på ‘Ekstra arbejde’

Du registrerer materialer på ekstraarbejder under materialeregistrering direkte på arbejdsseddelen for ekstraarbejdet.

Bestil grossistmaterialer til ‘Ekstra arbejde’

Du kan bestille varer hos dine grossister direkte til ekstraarbejdet på samme måde som du bestiller til hovedordren, se detaljeret guide her.

Registrer timer på ‘Ekstra arbejde’

Du kan registrere arbejdstid på ekstraarbejder samme steder som på hovedordren dvs. ‘Planlægning’, ‘Min tid’, ‘Min plan’ og ‘Ekstra arbejde’.

Husk at du altid kan søge på ordrenummeret for at finde tilhørende ekstraarbejder. Prøv evt. at søge efter ordrenummer eller ordrenavn.

Nedenfor er et eksempel fra “Min tid”:

Du registrerer tid ved at benytte knappen “Timeregistrering” under handlinger på ekstraarbejdet ligesom på den almindelige arbejdsseddel.

Fakturering af ‘Ekstra Arbejde’

Når du skal fakturere dit ekstraarbejde, kan du vælge at samle det på samme faktura som hovedordren, eller på en separat faktura.

Efter du har tilføjet materialer og timer til fakturakladden vil linjerne blive låst og ligge under afsnittet ‘Materialer og timer låst til faktura’.

Låste timer og materialer fremgår også på hovedordren under ‘Materialer og timer låst til faktura’.

Under kolonnen ‘Oprindelse’. Vil der på linjer fra hovedordren stå ‘Ordre’ og på linjer der stammer fra ekstraarbejder vil navnet på ekstraarbejdet fremgå.

Oversigt over ‘Ekstra arbejde’

På din hovedordre, kan du se en tabel over alt ‘Ekstra arbejde’ der ligger på ordren. I tabellen kan du se omkostning, pris, dækningsgrad etc. på ekstraarbejdet. Desuden er det muligt at søge i tabellen for nemt at finde det ekstra arbejde du leder efter.

Under tabellen kan du også se en samlet udregning af alle de tilhørende ekstraarbejder.

Afslutning af ‘Ekstra arbejde’

Hvis man vil færdigmelde arbejdssedlen på ordren, skal alle arbejdssedler for ekstraarbejder være færdigmeldt. Forsøger man at færdigmelde en arbejdsseddel med ikke færdigmeldte ekstraarbejder, vil man få besked om at fortsætter man bliver ekstraarbejderne ligeledes færdigmeldt.

Færdigmelder du et enkelt ekstraarbejde påvirker det ikke de øvrige ekstraarbejder.

Fra statusmenuen på ekstraarbejde kan du også slette et oprettet ekstra arbejde.

Hvis du trykker “Slet” så sletter du ekstraarbejdet permanent. Har du registreret materialer eller timer, bliver du bedt om at vælge om de skal overføres til arbejdssedlen på hovedordren eller til et andet ekstraarbejde.

01. Tilbud og ordre

02. Planlægning og timeregistrering

03. Fakturering

04. Kunder

05. Serviceaftaler

06. Ledelsesoverblik

07. Opsætning og Administration

08. Generelt / Øvrige funktioner

09. Minuba App & GO

10. Licenser / Abonnement

11. Integrationer & API

12. Videoer

Minuba demo aftale- og servicevilkår

Minuba aftale- og servicevilkår

Denne aftale er gældende fra oprettelse af DEMO-konto, og til et egentlig kundeforhold træder i kraft, eller DEMO-kontoen nedlægges.

DEMO kontoens formål er at give virksomheder i Minubas målgruppe mulighed for uforpligtende at afprøve Minuba. Ved oprettelse af DEMO kontoen, erklærer opretteren sig indforstået med at blive kontaktet af en af Minubas salgskonsulenter.

Tavshedspligt og konfidentialitet

Begge parter indvilger i, også efter DEMO periodens ophør, ikke på nogen måde at videregive nogen former for følsomme oplysninger vedrørende den modsatte part, herunder, men ikke begrænset til, kunde- og sagsinformationer, forretningsforbindelser og anden tilknytning til den modsatte part, herunder personer, virksomheder eller andre organisationer.

Ejendoms- og ophavsret

Minuba ApS har ejendoms- og ophavsret til Minuba. Kunden må under ingen omstændigheder overdrage Minuba eller relateret materiale til tredjepart, medmindre der specifikt forefindes en særskilt skriftlig aftale herom.

Kundeansvar

Alene Kunden er ansvarlig for enhver form for aktivitet der foregår ved brug af kundens DEMO-konti, herunder at huske at logge ud efter endt brug.

Kunden skal straks informere Minuba ApS om enhver form for uautoriseret brug af kundens kodeord eller DEMO-konti, samt en hvilken som helst anden form for sikkerhedsbrud som kunden kender til eller har mistanke om. Ligeledes skal kunden efter bedste evne straks forsøge at stoppe enhver uretmæssig kopiering og distribution af indhold, såfremt kunden har kendskab til dette.

Behandling af personoplysninger

Minuba ApS er overfor Kunden databehandler for de personoplysninger, som Kunden opbevarer og i øvrigt behandler i Minuba. For behandling af Kundens personoplysninger er aftalt følgende: Begge parter skal løbende gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der opfylder kravene i Forordning 2016/679 (”Forordningen”), for at sikre beskyttelse af de registreredes rettigheder.

Minuba ApS skal overholde og opfylde kravene i artikel 28 i Forordningen, herunder mod sædvanlig timebetaling, yde Kunden den i artikel 28 anførte bistand og stille oplysninger og nødvendig dokumentation til rådighed for Kunden, så Kunden kan føre tilsyn med Minuba ApS’s overholdelse af kravene i artikel 28, herunder ved at give mulighed for og bidrage til revision og audit.

Minuba ApS skal have ret til for egen regning og risiko, at anvende underleverandører, der også behandler Kundens personoplysninger. Minuba ApS skal ved påtænkte skift af en underleverandør eller anvendelse af en ny underleverandør skriftligt underretter Kunden, mindst 30 dage før det påtænkte skifte/ny underleverandør. Kunden har ret til at komme med indsigelser mod den påtænkte skifte/ny underleverandør.

Minuba ApS påser at alle underleverandører opfylder kravene i artikel 28 i forordningen og forpligtelserne i dette afsnit.

Minuba ApS må ikke uden Kundens skriftlige forudgående tilladelse overføre Kundens personoplysninger til lande uden for EU/EØS.
Al behandling af Kundens personoplysninger sker i henhold til Kundens dokumenterede instruks. Den dokumenterede instruks udgøres dels af parternes aftalegrundlag, så de behandlinger der er nødvendige for at Minuba ApS kan opfylde indgåede aftaler med Kunden, kan udføres, og dels af de særskilte instrukser, som Kunden måtte give til Minuba ApS.

Hvis Kunden ikke instruerer Minuba ApS om andet, så er Minuba ApS berettigede og forpligtet til at slette Kundens personoplysninger senest 3 måneder efter, at forretningsforholdet mellem parterne er endeligt ophørt.
Kunden må ikke anvende Minuba til behandling af andre kategorier af registrerede eller andre typer af personlige information, end det Minuba er beregnet til.

Minuba ApS har ret til, at anonymisere Kundens informationer og andre data, og anvende dem, enten selv eller i samarbejde med andre.

Minuba ApS er berettiget til at anvende Kundens data, herunder personoplysninger, i anonymiseret form, hvor det ikke er muligt at spore data eller personoplysninger til kunden eller nogen bestemt fysisk person, herunder i samarbejde med tredjemand

Ansvarsbegrænsning

Ingen af parterne er ansvarlige overfor den anden part i forhold til indirekte skader, følgeskader eller særlige skader, her inkluderet tab af profit, tab af data eller krav fra eventuelle tredje parter. Denne ansvarsbegrænsning er gældende uanset grunden til problemet, heri inkluderet, men ikke begrænset til, uagtsomhed.

Minuba ApS er ikke ansvarlig for eventuel uautoriseret adgang til, eller ændring af, kundens transmissioner eller data, materiale, informationer eller data der er sendt eller modtaget, uanset at data er blevet modtaget af Minuba ApS, samt enhver transaktion der indtastes i Minuba.

Tvister og uoverensstemmelser

Hvis denne aftale giver anledning til uenighed mellem parterne, skal disse søges løst i mindelighed. I tilfælde af at en mindelig løsning ikke kan opnås, afgøres uenighederne efter dansk ret, idet Sø- og Handelsretten som aftalt værneting.