Opret ekstra arbejde

Se videoen her for en hurtig gennemgang – eller læs videre nedenfor for en trinvis vejledning.

Når du har behov for at tilføje ekstra-arbejde på en eksisterende arbejdsseddel, kan du nemt gøre det på to måder:

1: Brug ‘Opret ny’ i øverste højre hjørne

1. Gå ind på den relevante arbejdsseddel.
2. Klik på ‘Opret ny’ oppe i højre hjørne.
3. Vælg ‘Nyt ekstra-arbejde’ i menuen.

2: Brug procespilen

Du kan også oprette ekstra-arbejdet direkte via procespilen på arbejdssedlen, som vist på billedet nedenfor

Når du opretter dit ekstra-arbejde, vil der dukke et pop-up vindue frem, hvor du bliver bedt om at navngive dit ekstra-arbejde.

Arbejdssedlen for ekstra-arbejder er lidt enklere end den almindelige arbejdsseddel og indeholder følgende afsnit.

Procespilen fungerer på samme måde som på hovedordren og viser ekstra-arbejdets status og giver dig mulighed for at påbegynde, afslutte og slette ekstra-arbejdet.

Hvis du har en ordre med tilknyttet budget, tilføjes disse budgetlinjer automatisk også til de enkelte ekstra-arbejder.

På selve ordren kan du se et samlet overblik over budgetterne for både ordren samt alle ekstra-arbejder. Hvis du vil se det individuelle budget, skal du gå ind på det enkelte ekstra-arbejde.

Hvis du fjerner budget på ordren, fjernes det også fra alle ekstra-arbejder.

Med ekstra-arbejde funktionen kan du også nemt håndtere mersalg i din forretning, hvis du får flere opgaver hos din kunde.

Når du opretter et nyt ekstra-arbejde, kan du vælge at oprette det som enten en tilbuds- eller ordrekladde.

Et tilbud på ekstra-arbejde fungerer som et almindeligt tilbud. Tilbuddet bliver oprettet som en kladde, hvor du kan udfylde din kalkulation og dine tilbudsbeskrivelser.

Hvis du har oprettet tilbud på et eller flere ekstra-arbejder kan du sende alle til kunden samtidig. Se eksempel nedenfor.

Du finder dit tilbudsdokument i dine genveje i højre side.

Har du brug for at se dit tilbudsdokument i forbindelse med et ekstra-arbejde, kan du finde det oppe i menuen under pilen ‘Ekstra-arbejde’.

Man kan på et ekstra-arbejde vælge, om man vil fakturere efter forbrug, kalkulation eller fast pris. Dette fungerer på samme måde som på ordren. Du skal blot klikke af, hvilken type du ønsker at benytte.

For at en medarbejder får adgang til et ekstra-arbejde, skal vedkommende først være tilknyttet til ordren. Det gør du ved at søge medarbejderen frem i søgefeltet og derefter sætte flueben ved dem, som skal tilknyttes ordre.

Så snart medarbejderen er tilknyttet, vil han også kunne tilgå ekstra-arbejdet fra ordren.

Du kan tilknytte så mange medarbejdere, som du har brug for.

Vil du gerne tilknytte medarbejdere fra andre afdelinger uden at ændre afdeling på hovedordren, kan du vælge afdeling på medarbejderne Dette filtrerer kun i de tilgængelige medarbejdere og vil ikke have indflydelse på selve hovedordrens afdeling.

Du registrerer materialer på ekstra-arbejder under materialeregistrering på arbejdsseddelen for ekstra-arbejdet.

Du kan bestille varer hos dine grossister direkte til ekstra-arbejdet på samme måde som du bestiller til hovedordren – se detaljeret guide her.

Du kan registrere arbejdstid på ekstra-arbejder samme sted som på hovedordren dvs. gennem ‘Planlægning’, ‘Min tid’, ‘Min plan’ og ‘Ekstra-arbejde’.

Du kan også registrere tid inde på ekstra-arbejdet ved at benytte knappen i højre side ’Timeregistrering’ under handlinger ligesom på den almindelige arbejdsseddel.

Husk at du altid kan søge på ordrenummeret for at finde tilhørende ekstra-arbejder. Prøv evt. at søge efter ordrenummer eller ordrenavn.

Nedenfor er et eksempel fra ’Min tid’:

Når du skal fakturere dit ekstra-arbejde, kan du vælge at samle det hele på en faktura sammen med hovedordren, men du kan også sende det på en separat faktura.

Efter du har tilføjet materialer og timer til fakturakladden, vil linjerne blive låst og ligge under afsnittet ‘Materialer og timer låst til faktura’.

Låste timer og materialer fremgår også på hovedordren under ‘Materialer og timer låst til faktura’.

Under kolonnen ‘Oprindelse’ vil der på linjer som stammer fra hovedordren stå ‘Ordre’ og på linjer der stammer fra ekstra-arbejde, vil navnet på ekstra-arbejdet fremgå.

Når du arbejder med ekstra-arbejder i Minuba, kan du nemt få overblik over alle ekstra-arbejder tilknyttet en hovedordre.

1. Gå ind på din hovedordre.
2. Klik på ‘Ekstra-arbejde’ i højre side af skærmen.

Her vises en tabel med alle ekstra-arbejder på ordren. I tabellen kan du blandt andet se:

• Omkostning
• Pris
• Dækningsgrad

Hvis man vil færdigmelde arbejdssedlen på ordren, skal alle arbejdssedler for ekstra-arbejder være færdigmeldt. Forsøger man at færdigmelde en arbejdsseddel med ikke færdigmeldte ekstra-arbejde, vil man få en besked om at alle ekstra-arbejder også bliver færdigmeldt, hvis man fortsætter.

Færdigmelder du et enkelt ekstraarbejde påvirker det ikke de øvrige ekstra-arbejder.

Fra proceslinjen på et ekstra-arbejde kan du også slette et oprettet ekstra-arbejde.

Hvis du trykker ’Slet’ så sletter du ekstra-arbejdet permanent. Har du registreret materialer eller timer, bliver du bedt om at vælge om de skal overføres til arbejdssedlen på hovedordren eller til et andet ekstra-arbejde.