Hvordan opsætter jeg integrationen til ProLøn ?

Denne artikel forklarer, hvordan du opsætter din ProLøn integration

Hvis du har en konto hos ProLøn, har du mulighed for at overføre dine lønoplysninger direkte fra Minuba til ProLøn.
Med integrationen til ProLøn udelukker du muligheden for de fejl, der kan opstå når oplysningerne skal dannes og flyttes manuelt.

 

Step 1: Opsætning af din ProLøn integrationsindstillinger

For at komme i gang med ProLøn, skal du først aktivere integrationen.
Dette gør du ved at vælge ‘indstillinger’ og derefter ‘Lønsystem’ under ‘Tilvalgsmoduler’.

Her vælger du ProLøn og klikker på ‘gem’ i højre hjørne.

 

Når du har valgt ProLøn i dropdown-menuen (som vist ovenfor) får du nu følgende dialog frem.
Du skal nu indtaste dine loginoplysninger til ProLøn, som vist i skærmbilledet nedenfor.

Du skal også indtaste den dato, du ønsker at starte dine automatiske overførsler fra.

Dette er den første dag der skal indeholdes i din lønberegning.
Altså den dato du vil starte med at eksportere lønoplysningerne fra.

 

NB! Husk at klikke på ‘gem’, når du har udfyldt felterne.

 

Step 2: Lønnummer på dine medarbejdere

For at dine medarbejderes løn skal kunne eksporteres, er det vigtigt at feltet ‘Lønnummer’ er udfyldt på dine medarbejderes brugerindstillinger.
Lønnummeret skal være numerisk, og det skal være oprettet i ProLøn (lønnummeret skal matche med det angivne lønnummer i ProLøn).

Du finder brugeroplysningerne på dine medarbejdere her: ‘Indstillinger’=>’Administration’=>’Brugere’.
For at åbne medarbejderens brugerindstillinger, klikker du på ‘Vis’ ud for brugeren til højre.

 

Step 3: Angiv en standard lønart i dine Minuba virksomhedsindstillinger

Du skal derudover angive en “standard lønart” til eksport under dine virksomhedsindstillinger.
Du finder dine virksomhedsindstillinger ved at klikke på: tandhjulet oppe i højre hjørne og vælge ‘virksomhedsindstillinger’.

Standard lønarten vil herefter blive brugt såfremt brugere ikke har valgt at overskrive timerne med en “Opgave”.

Step 4: Opret eller rediger materialenumre i Minuba og ProLøn

De arbejdstidstyper der anvendes til at registrerer timer med, skal stemme overens med de lønarter, som er oprettet i ProLøn.
Du kan se/redigere dine arbejdstidstyper under ‘Arbejdstids-, tillægs- og fraværstyper’, som du finder ved at klikke på tandhjulet og vælge administration.
Herefter vil du kunne få adgang til ‘Arbejdstids-, tillægs- og fraværstyper’ ved at klikke på indstillingen.

Step 5: Lønoplysningerne til eksport

Der er nu forbindelse til ProLøn og din Minuba er sat op til at kunne eksportere dine medarbejderes timer.
Du danner disse ved at trykke på tandhjulet oppe i højre hjørne og derefter vælge ‘timesedler’.

Du angiver de datoer der dækker din lønperiode, og om den skal dække alle medarbejdere, eller enkelte afdelinger.

Bemærk!
Når du skal køre løn, er det vigtigt at alle timer er afleveret og at alle timerne er godkendt for den valgte periode – på den enkelte medarbejder eller afdeling.
Det vil sige, at hvis du fx skal køre løn for en periode frem til i dag, er det vigtigt at godkendelsen er fra i dag.
– Godkendelsen skal altså være for den periode du kører løn frem til.

Du kan læse mere om, hvordan man afleverer og godkender timer her

 

Step 6: Eksportér dine medarbejderes løn

For at eksportere lønoplysningerne til ProLøn trykker du på ‘Eksport’, som du kan se på ovenstående billede (højre side).
Når du har trykket på knappen ‘eksport’ vælger du ProLøn i dropdown-menuen ‘Vælg eksportformat’.

Herefter tjekker du at lønperioden er rigtig (se datovælgerne på nedenstående billede)
Du skal desuden sikre at der er hak i ‘Godkendte’.
Vælg afdeling i dropdown-menuen , hvis det er relevant for dig.

Derefter trykker du OK og lønoplysningerne er nu sendt til ProLøn.

 

Hvis der opstår en fejl

Hvis der er fejl i de oplysninger der skal overføres, bliver der ikke overført noget til ProLøn.
Først når hele indholdet i overførslen er godkendt bliver den egentlige overførsel gennemført.

Så man behøver ikke bekymre sig om delvise overførsler.
-> Enten kommer alt igennem, eller også kommer der ingenting.

Når overførslen er gået godt, får du denne meddelelse:

 

Når overførslen er gået godt, følger du derefter ProLøns vejledning i ProLøn.

 

God arbejdslyst!