Hvordan opsætter jeg integrationen til DataLøn ?

Denne artikel forklarer, hvordan du opsætter din DataLøn integration

Hvis du har en konto hos DataLøn, har du mulighed for at overføre dine lønoplysninger direkte fra Minuba til DataLøn.
Med integrationen til DataLøn udelukker du muligheden for de fejl, der kan opstå når oplysningerne skal dannes og flyttes manuelt.

 

Step 1: Opsætning af din DataLøn integrationsindstillinger

For at komme i gang med DataLøn, skal du først aktivere integrationen.
Dette gør du ved at vælge ‘indstillinger’ og derefter ‘Lønsystem’ under ‘Tilvalgsmoduler’.

Her vælger du DataLøn og klikker på ‘gem’ i højre hjørne.

 

Når du har valgt DataLøn i dropdown-menuen (som vist ovenfor) får du nu følgende dialog frem.
Du skal nu indtaste din API-kode til DataLøn, som vist i skærmbilledet nedenfor.

API-koden kan du få ved at logge på DataLøn og vælge ”Opsætning” -> ”Integration til andre systemer”. Her kan du finde Minuba og oprette en API-kode.

Du skal også indtaste den dato, du ønsker at starte dine automatiske overførsler fra.

Dette er den første dag der skal indeholdes i din lønberegning.
Altså den dato du vil starte med at eksportere lønoplysningerne fra.

 

NB! Husk at klikke på ‘gem’, når du har udfyldt felterne.

 

Step 2: Lønnummer på dine medarbejdere

For at dine medarbejderes løn skal kunne eksporteres, er det vigtigt at feltet ‘Lønnummer’ er udfyldt på dine medarbejderes brugerindstillinger.
Lønnummeret skal være numerisk, og det skal være oprettet i DataLøn (lønnummeret skal matche med det angivne lønnummer i DataLøn).

Lønnummeret er en kombination af medarbejderens løntermin og medarbejdernummer i DataLøn. En medarbejder med løntermin 24 og medarbejdernummer 0019 skal angives som 24-0019.

Du finder brugeroplysningerne på dine medarbejdere her: ‘Indstillinger’=>’Administration’=>’Brugere’.
For at åbne medarbejderens brugerindstillinger, klikker du på ‘Vis’ ud for brugeren til højre.

 

Step 3: Angiv en standard lønart i dine Minuba virksomhedsindstillinger

Du skal derudover angive en “standard lønart” til eksport under dine virksomhedsindstillinger.
Du finder dine virksomhedsindstillinger ved at klikke på: tandhjulet oppe i højre hjørne og vælge ‘virksomhedsindstillinger’.

Standard lønarten vil herefter blive brugt såfremt brugere ikke har valgt at overskrive timerne med en “Opgave”.

Step 4: Opret eller rediger materialenumre i Minuba og DataLøn

De arbejdstidstyper der anvendes til at registrerer timer med, skal stemme overens med de lønarter, som er oprettet i DataLøn.
Du kan se/redigere dine arbejdstidstyper under ‘Arbejdstids-, tillægs- og fraværstyper’, som du finder ved at klikke på tandhjulet og vælge administration.
Herefter vil du kunne få adgang til ‘Arbejdstids-, tillægs- og fraværstyper’ ved at klikke på indstillingen.

Step 5: Lønoplysningerne til eksport

Der er nu forbindelse til DataLøn og din Minuba er sat op til at kunne eksportere dine medarbejderes timer.
Du danner disse ved at trykke på tandhjulet oppe i højre hjørne og derefter vælge ‘timesedler’.

Du angiver de datoer der dækker din lønperiode, og om den skal dække alle medarbejdere, eller enkelte afdelinger.

Bemærk!
Når du skal køre løn, er det vigtigt at alle timer er afleveret og at alle timerne er godkendt for den valgte periode – på den enkelte medarbejder eller afdeling.
Det vil sige, at hvis du fx skal køre løn for en periode frem til i dag, er det vigtigt at godkendelsen er fra i dag.
– Godkendelsen skal altså være for den periode du kører løn frem til.

Du kan læse mere om, hvordan man afleverer og godkender timer her

 

Step 6: Eksportér dine medarbejderes løn

For at eksportere lønoplysningerne til DataLøn trykker du på ‘Eksporter timesedler’, som du kan se på ovenstående billede (højre side).
Herefter får du mulighed for at vælge afdeling.
Hvis ikke det er relevant, trykker du blot på ‘OK’.

-> Derefter er timerne overført til DataLøn.

 

Hvis der opstår en fejl

Hvis der er fejl i de oplysninger der skal overføres, bliver der ikke overført noget til DataLøn.
Først når hele indholdet i overførslen er godkendt bliver den egentlige overførsel gennemført.

Så man behøver ikke bekymre sig om delvise overførsler.
-> Enten kommer alt igennem, eller også kommer der ingenting.

Når overførslen er gået godt, får du denne meddelelse: “Eksport lykkedes. Lønnen er overført til DataLøn for den valgte periode for (medarbejderens navn)”.

 

Når overførslen er gået godt, følger du derefter DataLøns vejledning i DataLøn.

 

God arbejdslyst!