Gode tips til Minuba | Smarte tips og tricks til effektiv arbejdsgang

Gode tips til Minuba


I følgende artikel gennemgår vi nogle gode tips og tricks til din arbejdsgang i Minuba. Når du anvender Minuba er det relevant at forstå det enkle flow, for at kunne anvende Minuba på den mest effektive måde. Først og fremmest er det relevant at kende forskellen på Overbliks- og Faktureringsfanen:

  • Tilbud og ordre ligger i Overblik-fanen
  • Fakturaer ligger i Fakturering-fanen

Når du opretter en ny ordre i Overblikket, bliver der samtidigt oprettet en faktura-kladde i Fakturering.
Afhængigt af dine Virksomhedsindstillinger* og ordrens status, vil begge flytte sig til de forskellige felter:

 

Fra Overblikket:

For mere info: Hvad viser fanen ‘Overblik’?

  • Når du opretter en ny ordre, ligger den i feltet: Kladde
  • Når du godkender ordren, ligger den i feltet: Ny
  • Når din medarbejder sætter ordren igang, ligger den i feltet: Igangværende
  • Når din medarbejder færdigmelder ordren, ligger den i feltet: Færdigmeldt til gennemgang
  • Når du afslutter ordren, ligger den i feltet: Arkiv

 

Fra Fakturering:

For mere info: Hvad viser fanen ‘Fakturering’?

  • Faktura-kladden dannes på den godkendte ordre, og ligger i feltet: Igangværende til acontofakturering
  • Når ordren bliver færdigmeldt eller afsluttet (dette kan du sætte i dine virksomhedsindstillinger*) flyttes faktura-kladde ned i feltet: Klar til fakturering
  • Når du godkender din faktura, og sender den til kunden, ligger den i feltet: Godkendt
  • Hvis du opretter en rykker på fakturaen, ligger den i feltet: Rykker
  • Når fakturaen bliver udlignet, vil den ligge i feltet: Betalt

Du kan indstille, hvorvidt dine faktura-kladder skal ned i Klar til fakturering, når ordren bliver færdigmeldt eller afsluttet.


 

Genvejstaster i Minuba

Følgende genvejstaster/genveje er tilgængelige i Minuba:

Download listen over genvejstasterne her

 

Opret nyt tilbud

Ctrl+Shift+I

Der åbnes en ny fane med et nyt tilbud.

 

Opret ny ordre

Ctrl+Shift+O

Åbner en ny fane med en ny ordre.

 

Gem

Ctrl+S

Dette gælder for alle sider hvor Gem-knappen findes.

 

Godkend

Ctrl+Shift+S

Gælder for tilbud, ordrer og fakturaer.

 

Udskriv/vis pdf

Ctrl+Shift+U

Gælder for tilbud, ordrer og fakturaer.

 

Hop ind i søgefelt

Ctrl+MELLEMRUM

Dette gælder for alle sider, hvor søgefeltet fremgår.

 

Hop til forrige ordre eller faktura

Windows: Ctrl+pil op

Mac: Ctrl+Shift+pil venstre

 

Hop til næste ordre eller faktura

Windows: Ctrl+pil ned

Mac: Ctrl+Shift+pil højre

 

Åben ‘Opret ny’ menuen

Ctrl+Shift+L

Du benytter piltasterne til at gå op og ned, og du vælger ved at bruge ENTER tasten.

 

Planlægning

Hold Ctrl nede og træk med musen for at kopiere en tid til en anden medarbejder.

Gode tips til Minuba: Kopier tid

 

Indkøbsfaktura

Hvis du vil vælge alle linjer på en indkøbsfaktura:

(Ctrl + A)

Gem og luk (Ctrl + Shift + S)

Gå til næste (Ctrl + Pil op)

Gå til forrige (Ctrl + Pil ned)


 

Nem navigation i Minuba

Der er forskellige tips og tricks, der kan gøre din hverdag i Minuba nemmere. Der er selvfølgelig genvejstasterne, der er lavet specifikt til Minuba, som er beskrevet i afsnittet “Genvejstaster i Minuba“.

Dette afsnit vil handle om generelle fifs og tricks, som kan gøre din hverdag og arbejdsgang i Minuba lettere.

 

Pileknapperne i browseren

Gode tips til Minuba: Nem navigation i browser

 

Pileknapperne i browseren kan bruges til at navigere frem og tilbage i Minuba. ”Pil tilbage” fører dig til den forrige side, du var på i browseren.

Eksempel: Skal du oprette flere brugere, behøver du ikke gå i ’Administration’ – ’Brugere’ – ’Opret ny’, hver gang du vil oprette en ny bruger. Du kan i stedet gemme brugeren og klikke på ”Pil tilbage”, som fører dig tilbage til oversigten over dine brugere. Her kan du igen klikke på ’Opret ny’.

 

Ctrl+klik (nyt vindue)

I stedet for at navigere frem og tilbage i samme vindue, kan du åbne den nye side i et nyt vindue i browseren. Dette gøres ved at holde Ctrl-tasten nede, mens du klikker på det, du gerne vil have åbnet i et nyt vindue:

Gode tips til Minuba: Åben flere vinduer

Gode tips til Minuba: Åben flere vinduer

 

Ctrl+F (søg på siden)

Denne kommando giver dig en yderligere søgefunktion, som fremhæver søgeordet på siden.

Eksempel: Har du en faktura med mange varelinjer, hvor du leder efter en specifik af dem, kan du taste Ctrl + F, og du vil få et nyt søgefelt frem enten i bunden eller toppen af siden. Her skriver du søgeordet, og det fremhæves med det samme på siden, så du tydeligt kan se, hvor ordet står henne. Derudover kan du se, hvor mange gange ordet forekommer, du kan navigere frem og tilbage mellem forekomsterne via pilene eller du kan fremhæve dem alle.

 

Søgefeltet:

Ctrl+F søgefelt

 

Fremhævning af det søgte ord:

Ctrl+F fremhævet tekst

 

Markér flere registreringer på samme tid

I planlægningsfanen har du mulighed for at markere flere registreringer på samme tid. Dette kan gøres på to måder:

Hold Ctrl-tasten nede og klik på alle de registreringer, du vil markere. Du kan se, at de er markeret ved, at de får en mørkere kant:

Flere markerede registreringer - Ctrl+klik

 

Hold Ctrl-tasten nede og klik med musen uden for en registrering. Hold venstre musetast nede mens du markerer hen over alle de registreringer, du gerne vil have markeret. Markeringsfeltet er en svag lyseblå firkant, som du kan udvide med musen:

Flere markerede registreringer - træk med mus

 

Kopier registreringer i ’Planlægning’

Holder du Ctrl-tasten nede og klikker med musen på en planlagt eller registreret tid, kan du trække og kopiere denne til en anden medarbejder. Du behøver ikke at blive ved med at holde Ctrl-tasten nede, blot du ikke slipper musetasten:

Kopier registreringer i Planlægning

 

Opret ny

Denne funktion tilpasser sig efter, hvor du befinder sig i Minuba. Nogle muligheder ligger altid i funktionen, f.eks. ’tilbud’, ’ordre’ og ’kunde’. Andre kommer frem, så ’Opret ny’ passer til det menupunkt, du befinder dig i. Er du f.eks. i ’Indstillinger’ – ’Administration’ – ’Materiale’, vil der komme to nye muligheder: ’Tilføj nyt materiale’ og ’Tilføj nyt kortnummer’:

Opret ny

 

Du er nu klar til endnu nemmere at kunne arbejde og navigere rundt i Minuba.


 

Lær at arbejde effektivt i Minuba

Der mange ting du kan gøre for at arbejde mere effektivt i Minuba, så du sparrer klik med musen og mindre ventetid.

 

Åben Minuba i flere faner

Minuba kan åbnes i flere fane ad gangen, så du let kan skifte mellem forskellige sider, uden at skulle klikke frem og tilbage. Du kan have ligeså mange faner åbne samtidig, som du har lyst til.

Eksempelvis kan du have siderne ‘Timesedler’ og ‘Min tid’ åbne i hver sin fane. Så kan du se de timeregistreringernes subtotaler på den ene fane og de specifikke timeregistrering på medarbejderen på den anden fane.

NB! Ændringer du laver i én fane vil først have effekt på andre åbne faner, når fanerne genindlæses.

 

Sådan gør du

For at åbne flere faner i Minuba skal du blot højre klikke på den menu du gerne vil åbne op. Du kan nu klikke på ‘Åben link i ny fane’. Alternativt kan du holde Ctr-tasten nede samtidig med at du klikker på den menu du gerne vil åbne i en anden fane.

 

Aflever og godkend timeregistreringer

Beregning af medarbejderens arbejdstid sker fra seneste godkendelse. Derfor er det vigtigt, at du løbende afleverer og godkender de registrerede timer, så du og din medarbejder ikke hver gang skal vente på en beregning der går flere måneder tilbage. Vi anbefaler, at du godkender med faste intervaller, som f.eks. hver 14. dag.

 

Har du store ordrer – så brug de hurtigste browsere

Ikke alle browsere er lige hurtige. Har du store ordrer med mange registreringer, så er det vores erfaring at internet browseren FireFox og Google Chrome er de hurtigste. Hvis du oplever at indlæsningen af store ordrer tager lang tid, så kan du overveje at skifte til enten FireFox eller Chrome – begge er gratis.

 

Få en hurtig browser her:

 

Aktiver kun søgning i de grossistaftaler du faktisk benytter

Jo flere grossister du har tilvalgt, jo flere data skal der søges i. Hvis du har en grossist du får EDI-fakturaer fra, men ikke har brug for at søge i, så kan du udelade søgning i grossistens varekatalog.

Gå i ‘Administration’ -> ‘Grossistaftaler’.

  1. Klik på på ‘Indstillinger’ for den grossist du vil redigere.
  2. I øverste afsnit ‘Grossist indstillinger’ skal du krydse af i feltet ‘Udelad denne grossist fra søgninger’.
  3. Gem dine ændringer.

 

Aktiver kun wildcard søgning på materialer

Wildcardsøgning giver en mere fleksibel søgning i grossistmaterialerne, men det gør søgningerne langsommere. Lad det være slået fra, hvis ikke du har behov for det.

  • Gå til ‘Virksomhedsindstillinger’
  • Gå til afsnittet ‘Registreringer’
  • Sørg for at der ikke er flueben i feltet ‘Benyt wildcard søgning for materialeregistering (længere søgetid)’

Har du forbedringsforslag til Minuba?

Hos Minuba arbejder vi hele tiden på at skabe det bedste produkt, der skaber størst mulig værdi for vores kunder.

Når nye ønsker skal indarbejdes i Minuba skal de skabe stor merværdi, samtidig med at Minuba skal være let at bruge. Hvert enkelt ønske vurderes nøje ud fra de førnævnte hensyn.
Når du kommer med et ønske, skal vi have en fælles forståelse for, hvad dit ønske helt præcist går ud på. Derfor har vi brug for at du skriver det til os på en mail:

  1. Hvad er formålet med ønsket, hvad vil du gerne opnå?
  2. Hvordan tænker du at Minuba skal fungere, hvis ønsket bliver lavet? Hvilken arbejdsgang taler vi om?
  3. Vedhæft gerne en skitse eller skærmbilleder.

 

De ønsker vi modtager om nye funktioner, bliver tilføjet vores ønskeliste, hvis vi vurderer at det vil skabe værdi for mange.

 

Er ønsket allerede oprettet?

Skulle det ske, at dit ønske allerede er på listen over ønsker, giver vi dig naturligvis besked om det.

På den måde, giver vi dig som Minuba kunde direkte indflydelse på, hvad der skaber størst værdi i din hverdag med Minuba.


Her kan du få support, hvis du har spørgsmål til Minuba

Hos Minuba får du altid gratis support, så du nemt kan få hjælp til brugen af alle Minuba funktioner.

 

Online hjælpecenter

Du adgang til vores Hjælpecenter som du kan finde via vores hjemmeside eller direkte fra din Minuba.

 

Video guides

Vi har også en masse nyttige videoer, der viser og forklarer Minuba, så du let kan følge med og lære de forskellige muligheder. Vi anbefaler alle vores kunder, at se med på videoerne når der er behov for at se, hvordan diverse funktioner fungerer.

Klik her for at komme direkte til vores mange hjælpevideoer.

 

Kontakt en supporter

Du er altid velkommen til at sende os en mail på support@minuba.dk eller ringe til os på tlf. 7070 2037.

Vi er ved telefonerne fra kl. 8:00 til 16:00, og vi besvarer dine mails mellem kl. 8:00 16:30.

 

Vi glæder os til at snakke med dig!