EG Lønservice integration | Overfør dine timesedler fra Minuba

Opsætning mellem Minuba og EG lønservice


Denne artikel forklarer, hvordan du opsætter Minubas integration til EG Lønservice, så du kan eksportere lønoplysninger til din EG Lønservice.

Hvis du har en konto hos EG Lønservice, har du mulighed for at overføre dine lønoplysninger direkte fra Minuba til EG Lønservice.

Ved at benytte Minubas integration til EG Lønservice udelukker du muligheden for de fejl, der kan opstå når oplysningerne skal dannes og flyttes manuelt.


Lønnummer på dine medarbejdere

For at dine medarbejderes løn skal kunne eksporteres, er det vigtigt at feltet ‘Lønnummer’ er udfyldt under medarbejderes brugerindstillinger. Du finder feltet under Administration -> Brugere -> Redigér bruger -> Brugeroplysninger.
Lønnummeret skal være numerisk, og det skal være oprettet i EG Lønservice (lønnummeret skal matche med det angivne lønnummer i EG Lønservice).

NB! Lønnummeret er det medarbejdernummer, medarbejderen er oprettet med i EG Lønservice.

EG Lønservice integration: Lønnummer / medarbejdernummer


Angiv en standard lønart i dine Minuba virksomhedsindstillinger

Du skal derudover angive en ‘Standardlønart’ til eksport under Virksomhedsindstillinger -> Registreringer.

Standard lønarten vil herefter blive brugt såfremt brugere ikke har valgt at overskrive timerne med en ‘Opgave’.

NB! Standardlønarten skal svare til en lønart i EG Lønservice. Her anbefaler vi at du benytter den der svarer til en normal arbejdstime (typisk lønart 1400)

 

Se en samlet oversigt og EG Lønservices lønarter her Lønartsoversigt


Opret eller rediger arbejdstidstyper i Minuba

De arbejdstidstyper der anvendes til at registrere timer med, skal stemme overens med de lønarter, som er oprettet i EG Lønservice.

Du kan se/redigere dine arbejdstidstyper under Administration -> Arbejdstids-, tillægs- og fraværstyper.

 

Arbejdstidstyper

Vær opmærksom på at nummeret på en arbejdstidstype kun kan benyttes en gang. Så har du opgaver der peger ned på den samme lønart i EG Lønservice skal du benytte feltet: Lønkode, på disse opgaver.

 

Har du behov for at oprette flere arbejdstidstyper, gøres dette ved at klikke på ‘Opret ny’ i øverste højre hjørne. Og vælg hvilken type du vil oprette.

 

Tillæg, Diæter og fraværstyper.

Vær opmærksom på at nummeret på en tillægs, diæt eller fraværstype, kun kan benyttes en gang. Så har du opgaver der peger ned på den samme lønart i EG Lønservice skal du benytte feltet: Lønkode, på disse opgaver.

 

Har du behov for at oprette flere tillægs eller fraværstyper, gøres dette ved at klikke på ‘Opret ny’ i øverste højre hjørne.

 

Har du mange forskellige arbejdstidstyper anbefaler vi at du opretter ‘Medarbejdertyper’, så det bliver mere overskueligt for den enkelte medarbejder at registrere deres opgave. Læs mere om medarbejdertyper her.

 

Ydermere kan du sikre at medarbejderen noterer den korrekte opgave/ arbejdstidstype, ved at sætte dine virksomhedsindstillinger til ‘Tvungen opgave ved tidsregistrering’.

Dette gøres ved at trykke på Tandhjulet -> Virksomhedsindstillinger -> Registreringer og marker i boksen ‘Tvungen opgave ved tidsregistrering’.


Afdelinger – har du flere forskellige lønterminer

Har du både 14 dagslønnede og månedslønnede skal du adskille disse ved at oprette afdelinger til hver type.

Dette gøres ved at trykke på Tandhjulet -> Administration -> Afdelinger og klik på ‘Opret ny’.

Vælg ‘Tilføj ny afdeling’ og herefter kan du fordele medarbejderne i den rette afdeling.


Timeoplysningerne til eksport

Din Minuba er nu sat op til at kunne eksportere dine medarbejderes timer til EG Lønservice.
Du danner disse ved at gå i Tandhjulet -> Timesedler.

Du angiver de datoer der dækker din lønperiode, og om den skal dække alle medarbejdere, eller enkelte afdelinger.

NB! Når du skal køre løn, er det vigtigt at alle timer er afleveret og at alle timerne er godkendt for den valgte periode – på de medarbejdere eller afdelinger, der skal køres løn for.

Det vil sige, at hvis du f.eks. skal køre løn for en periode frem til i dag, er det vigtigt at godkendelsen er til og med i dag.
– Godkendelsen skal altså være for den periode du kører løn frem til.

 

Eksportér dine medarbejderes timer.

For at eksportere timeoplysningerne med Minubas integration til EG Lønservice trykker du på ‘Eksport’, som du kan se på ovenstående billede.

Herefter får du mulighed for at vælge afdeling.

Vælg de korrekte datoer og vælg EG Lønservice i filformat.

EG Lønservice integration: Eksporter timesedler

 

Tryk på ‘OK’ og filen kan nu gemmes ned på din computer – husk at gemme den et sted, som er let at finde igen.


 

Efterfølgende skal du følge vejledingen fra EG Lønservice:
Vejledning for EG lønservice

Hvis der er fejl i filen får du en fejlmeddelelse, hvoraf det fremgår, hvad årsagen har været til at lønlisten ikke er indlæst.


Gå til næste artikel: ‘Opsæt integrationen til Proløn

Gå til forrige artikel: ‘Opsæt integrationen til DataLøn