Danløn integration | Overfør dine timesedler fra Minuba

Overfør timesedler til Danløn


Denne artikel forklarer, hvordan du opsætter Minubas Danløn integration, så du kan eksportere lønoplysninger til Danløn.

Har du en konto hos Danløn, har du mulighed for at overføre dine lønoplysninger direkte fra Minuba til Danløn.
Ved at benytte time eksporten til Danløn udelukker du muligheden for de fejl, der kan opstå når oplysningerne skal dannes og flyttes manuelt.


Lønnummer på dine medarbejdere

For at dine medarbejderes løn skal kunne eksporteres med vores Danløn integration, er det vigtigt at feltet ‘Lønnummer’ er udfyldt under medarbejderes brugerindstillinger. Du finder feltet under Administration -> Brugere -> Redigér bruger -> Brugeroplysninger.
Lønnummeret skal være numerisk, og det skal være oprettet i DanLøn (lønnummeret skal matche med det angivne lønnummer i DanLøn).

NB! Lønnummeret er det medarbejdernummer, medarbejderen er oprettet med i DanLøn.

Danløn integration: Lønnummer / medarbejdernummer


Angiv en standard lønart i dine Minuba virksomhedsindstillinger

Du skal derudover angive en ‘Standardlønart’ til eksport under ‘Virksomhedsindstillinger’ -> ‘Registreringer’.

 

Standard lønarten vil herefter blive brugt såfremt brugere ikke har valgt at overskrive timerne med en “Opgave”.

NB! Standardlønarten skal svare til en lønart i Danløn. Her anbefaler vi at du benytter den der svarer til en normal arbejdstime (typisk lønart 1)


Opret eller rediger arbejdstidstyper i Minuba

De arbejdstidstyper der anvendes til at registrere timer med, skal stemme overens med de lønarter, som er oprettet i Danløn.

Du kan se/redigere dine arbejdstidstyper under ‘Administration’ -> ‘Arbejdstids-, tillægs- og fraværstyper’.

 

Arbejdstidstyper

Vær opmærksom på at nummeret på en arbejdstidstype kun kan benyttes en gang. Så har du opgaver der peger ned på den samme lønart i Danløn skal du benytte feltet: Lønkode, på disse opgaver.

 

Har du behov for at oprette flere arbejdstidstyper, gøres dette ved at klikke på ‘Opret ny’ i øverste højre hjørne. Og vælg hvilken type du vil oprette.

 

Tillæg, Diæter og fraværstyper

Vær opmærksom på at nummeret på en tillægs, diæt eller fraværstype, kun kan benyttes en gang. Så har du opgaver der peger ned på den samme lønart i Danløn skal du benytte feltet: Lønkode, på disse opgaver.

 

Har du behov for at oprette flere tillægs eller fraværstyper, gøres dette ved at klikke på ‘Opret ny’ i øverste højre hjørne.

 

Har du mange forskellige arbejdstidstyper anbefaler vi at du opretter ‘Medarbejdertyper‘, så det bliver mere overskueligt for den enkelte medarbejder at registrere deres opgave.

Læs mere om medarbejdertyper her

 

Ydermere kan du sikre at medarbejderen noterer den korrekte opgave/ arbejdstidstype, ved at sætte dine virksomhedsindstillinger til ‘Tvungen opgave ved tidsregistrering’.

Dette gøres ved at trykke på ‘Tandhjulet’ -> ‘Virksomhedsindstillinger’ -> ‘Registreringer’ og marker i boksen ‘Tvungen opgave ved tidsregistrering’.


Afdelinger – har du flere forskellige lønterminer

Har du både 14 dagslønnede og månedslønnede, skal du adskille disse ved at oprette afdelinger til hver type.

Dette gøres ved at trykke på ‘Tandhjulet’ -> ‘Administration’ -> ‘Afdelinger’ og klik på ‘Opret ny’.

Vælg ‘Tilføj ny afdeling’ og herefter kan du fordele medarbejderne i den rette afdeling.


Timeoplysningerne til eksport

Din integration mellem Minuba og Danløn er nu sat op til at kunne eksportere dine medarbejderes timer til Danløn.
Du danner disse ved at gå i ‘Tandhjulet’ -> ‘Timesedler’.

Du angiver de datoer der dækker din lønperiode, og om den skal dække alle medarbejdere, eller enkelte afdelinger.

NB! Når du skal køre løn, er det vigtigt at alle timer er afleveret og at alle timerne er godkendt for den valgte periode – på de medarbejdere eller afdelinger, der skal køres løn for.

Det vil sige, at hvis du fx skal køre løn for en periode frem til i dag, er det vigtigt at godkendelsen er fra i dag.
– Godkendelsen skal altså være for den periode du kører løn frem til.

 

Eksportér dine medarbejderes timer

For at eksportere timeoplysningerne til Danløn trykker du på ‘Eksport’, som du kan se på ovenstående billede.

Herefter får du mulighed for at vælge afdeling hvis nødvendigt. Vælg derefter de korrekte datoer og vælg Danløn i filformat.

Danløn integration: Eksporter timesedler

Derefter trykker du på ‘OK’

Herefter vil systemet spørge dig hvor du vil gemme filen. Denne lægges på din pc, et sted der er let at finde igen.

OBS. Hvis ikke du bliver spurgt, hvor du vil gemme filen, følger du nedenstående, og henter filen fra ‘Overførsler’.

Det er vigtigt at du ikke åbner filen, da den ellers vil fejle.


Indlæsning i Danløn

Vælg ‘Lønberegning’, indlæs fra fil. Klik på knappen ‘Gennemse’ og vælg den ønskede fil, og tryk derefter på ‘Indlæs’.

Du kan nu se følgende oversigt:

Danløn integration: Indlæsning i Danløn

 

Nu kan du gennemse registreringerne og kontrollere, at de rigtige værdier er indlæst. Hvis du opdager fejl, kan du trykke på ‘Fortryd’ indlæsning og foretage de nødvendige rettelser i dit datagrundlag.

 

Er alt som det skal, trykker du på ‘Indlæs’ og kan herefter arbejde videre med din lønindberetning.

Se vejledning fra Danløn her


Gå til næste artikel: ‘Opsæt integrationen til DataLøn

Gå til forrige artikel: ‘Modtag faktura elektronisk via Nemhandel med GLN-nummer (EAN-nummer)