Automatisk planlægning af serviceaftaler i Minuba

I følgende artikel gennemgår vi, hvordan du med automatisk planlægning af serviceaftaler i Minuba kan spare tid på administrativt arbejde, når du skal planlægge gentagne opgaver.

Se i videoen, hvordan du anvender automatisk planlægning i Minuba

Opsæt automatisk planlægning

For at anvende automatisk planlægning skal du opsætte det i serviceaftalemodulet under Administration.

Tandhjul administration

Under Administration vælger du Serviceaftale modul. Når du klikker dig ind under Serviceaftale modulet skal du vælge, hvordan Automatisk planlægning skal være slået til.

Skjult betyder at det ikke er aktiveret, og ikke vil blive vist på serviceaftalerne. Det betyder også at du ikke har mulighed for at benytte automatisk kommunikation til dine servicekunder.

Vis, men ikke slået til som standard, betyder at du ikke som udgangspunkt anvender automatisk planlægning, men at de indstillinger du har valgt vil være tilgængelige på dine serviceaftaler, så du kan aktivere dem der.

Vis, og slået til som standard betyder at de indstillinger du har valgt altid vil blive anvendt når du trækker serviceordrer ud.

Autoplanlægning

Nedenfor gennemgår vi, hvilke generelle informationer fra serviceaftalemodulet – automatisk planlægning bruger, for at Minuba automatisk kan lægge serviceordre ind i kalenderen:

Service arbejdsdag:

Denne indstilling beskriver, indenfor hvilket tidsrum planlægningen skal ligge. Altså hvornår jeres arbejdsdag starter og slutter:

Standard forventet periode for serviceudførsel:

Beskriver, hvor lang effektiv tid det tager at lave service inklusiv transport. Altså et estimat for, hvor lang tid det tager at køre fra sidste opgave og hen til denne serviceopgave og udføre arbejdet.

 

Serviceaftale specifikt servicevindue og serviceudførsel:

Standard servicevindue: 

Denne indstilling viser hvor lang du ønsker din planlægning pr. serviceordre skal være. Et servicevindue på 5 timer vil fx give montøren mulighed for at vælge rækkefølgen for løsning af opgaver (læs mere om overlapning længere nede i artiklen). Det vil det fordi den effektive arbejdstid/transporttid er forventet at være 1 time, og du derfor vil kunne planlægge flere serviceordrer på samme tidsrum, så montøren selv kan tilrettelægge rækkefølgen.

Efter servicevinduet er defineret er det muligt at angive, hvornår vores serviceaftaler skal udføres, fx i tidsperioden mellem kl. 09.00 og kl. 17.00. Her skal kunden være hjemme i et 5 timers tidsrum, som bliver bestemt under planlægningen.

Hvis man ikke ønsker overlappende servicevinduer, kan man sætte Standard servicevindue til det samme som Standard forventet periode for serviceudførsel. 

Du kan inde på hvert enkelt serviceaftale overskrive standard indstillinger for servicevindue og serviceudførsel:

Medarbejdere

Den næste del af opsætningen går ud på, hvem kan løse opgaven. Inde på serviceaftalen kan man vælge afdeling og medarbejder. I nedenstående eksempel er El afdelingen valgt, og dermed vises tilgængelige medarbejdere i den afdeling. De relevante medarbejdere skal nu tilknyttes:

Nedenfor er medarbejderen Lotte Hansen blevet valgt som tilknyttet medarbejder på serviceaftalen.

Hvis du vælger kun at tilknytte en afdeling, og ikke en medarbejder vil autoplanlægningen lede efter ledige medarbejdere i den angivne afdeling.

Der skal være angive enten en afdeling, eller en medarbejder på serviceaftalen for at kunne udføre autoplanlægning.

Hvordan bruges autoplanlægning?

Når du har opsat de generelle indstillinger kan du gå i gang med at anvende automatisk planlægning under serviceaftaler. Nedenfor viser kan du se hvordan.

På ovenstående billede kan du se, at der er oprettet en række serviceaftaler i december måned. Her klikker du på ‘Udtræk til service’. For at anvende automatisk planlægning, skal du huske at vælge ‘Planlæg automatisk timer?’ og klikke OK. Hvis du i dine indstillinger har valgt ‘Vis, og slået til som standard’ er det valgt for dig.

udtræk til service

Hvis du markerer ‘Godkend planlagte ordrer?’ vil de dannede ordrekladder blive godkendte samtidig med planlægningen.

Nedenfor kan du se et eksempel af Planlægning, hvor serviceaftalerne er planlagt automatisk af Minuba. Ordrene der er udtrukket til service er lagt ind i planlægningen:

På ovenstående billede ses overlappende registreringer onsdag den 12/12. Hvis der ikke skal være overlappende registreringer, skal dette slås fra i de generelle indstillinger beskrevet længere oppe. Overlapningen er i dette tilfælde i orden og forklares nedenfor:

I perioden kl. 09.00-14.00 skal Ib nå følgende:

  • En frokostpause på 30 minutter
  • Et servicebesøg på 1 timer
  • Et servicebesøg på 1 timer

Det giver sammenlagt en total på 2 timer og 30 minutter i en 5 timers periode. hvilket Ib har tid til. Derfor auto-planlægger systemet de to registreringer til at overlappe.

Hvis vi bladrer til næste uge kan vi se, at de to servicebesøg som skulle laves i weekend (den 15/12 og 16/12) er blevet flyttet til Lottes næste arbejdsdag (mandag den 17/12) da datoerne (den 15/12 og 16/12) ikke passer i hendes ansættelsesperiode.

Ligeledes vil auto-planlægningen skubbe en opgave, hvis det havner på en helligdag eller medarbejderen er fuldt booket. En planlægning kan skubbes op til 10 dage ud i fremtiden. Den vil aldrig blive planlagt tidligere end servicedatoen.

Således opsætter du de generelle indstillinger samt slår automatisk planlægning til i din Minuba. Rigtig god arbejdslyst!