Aktivér serviceaftale modulet i Minuba
Hvis du vil anvende serviceaftaler, finder du ‘Serviceaftale modulet’ under Tandhjulet –> ‘Administration’.
Midt på siden under ‘Aktivering af modul’ findes en knap ‘Slå modul til’.
Tryk på knappen og modulet er slået til. Herefter vil du se, at ‘Serviceaftaler’ er dukket op i dine faneblade, ligesom der er kommet en ny mulighed i jeres ‘Opret ny’ knap som hedder ‘Serviceaftale’.
Derudover kan du nu indstille dit serviceaftale modul med bl.a. ’Generelle indstillinger’, ’Indeksregulering’, ’Automatisk planlægning’ og ’Information til kunder i forbindelse med auto planlagte servicebesøg’ hvilket du kan læse mere om længere nede i artiklen.
NB! Hvis en medarbejder ikke kan se ’Serviceaftaler’, men har rettigheder til det, så skal den pågældende medarbejder logge ud af Minuba og derefter logge ind i systemet igen.
Serviceaftale modulet giver dig mulighed for at oprette tilbagevendende ordrer og serviceaftaler med faste intervaller, så du ikke selv skal huske, hvornår det igen er tid til at foretage service for en kunde.
Du kan med fordel oprette en, eller flere ordretyper, som skal bruges til serviceaftaler, således at det er nemt at søge dem frem i overblikket.
Når du opsætter serviceaftale modulet, har du nedenstående muligheder for at tilpasse det.
’Indeksregulering’ bruges til prisregulering af serviceaftaler med fast pris. Læs mere om indeksregulering her.
’Automatisk planlægning’ bruges, hvis du har mange serviceaftaler og faste medarbejdere eller afdelinger, som skal udføre dem. Hvis der på den enkelte serviceaftale, er angivet en afdeling eller en medarbejder (ikke en ansvarlig medarbejder), vil ordrerne automatisk blive planlagt til den eller disse personer, ud fra de oplysninger der er angivet i ’Servicevindue’ og ’Service arbejdsdag’. Du kan også se videoen om automatisk planlægning længere nede i artiklen.
’Kommunikation’ bruges til automatisk information til kunderne om, at I kommer og udfører service. SMS kræver, at du har et SMS-modul aktiveret (GatewayAPI). Du kan selv tilrette indholdet i mails og SMS’er, hvis du ikke ønsker at bruge standarden, der allerede findes i Minuba. Det gør du ved at gå til Tandhjulet -> ’Administration’ -> ’Skabeloner’.
Automatisk planlægning af serviceaftaler i Minuba
Se i videoen, hvordan du anvender automatisk planlægning i Minuba
Nedenfor kan du se et eksempel af ’Planlægning’, hvor serviceaftalerne er planlagt automatisk af Minuba. Ordrerne, der er udtrukket til service, er lagt ind i planlægningen.
På ovenstående billede ses overlappende registreringer onsdag den 12/12. Hvis der ikke skal være overlappende registreringer, skal dette slås fra i de generelle indstillinger beskrevet længere oppe. Overlapningen er i dette tilfælde i orden og forklares nedenfor:
I perioden kl. 09.00-14.00 skal Ib nå
- 1 frokostpause på 30 minutter
- 2 servicebesøg på 1 time hver
Det giver sammenlagt en total på 2 timer og 30 minutter i en 5 timers periode, hvilket giver Ib rigeligt tid til at nå det hele, samt evt. transporttid imellem. Derfor auto-planlægger systemet de to registreringer til at overlappe.
Hvis vi bladrer til næste uge kan vi se, at de to servicebesøg som skulle laves i weekend (den 15/12 og 16/12) er blevet flyttet til Lottes næste arbejdsdag (mandag den 17/12), da datoerne (den 15/12 og 16/12) ikke passer i hendes ansættelsesperiode.
Ligeledes vil auto-planlægningen skubbe en opgave, hvis den eller lander på en helligdag eller medarbejderen er fuldt booket. En planlægning kan skubbes op til 10 dage frem, men vil aldrig blive planlagt tidligere end servicedatoen.
Se denne video, som viser hvordan du opsætter automatisk kommunikation.
Luk denne sektion