Hvad er et sagsstyringssystem?

Et sagsstyringssystem er et digitalt værktøj designet til at hjælpe virksomheder med at administrere og overvåge deres arbejdsprocesser og projekter. Et sagsstyringssystem er også kendt som et ordrestyringssystem. 

I modsætning til generelle forretningsstyringsværktøjer, som fokuserer på brede aspekter af virksomhedsdrift, er sagsstyringssystemer mere fokuserede på specifikke opgaver, projekter eller sager. De giver en detaljeret oversigt over hvert trin i en proces, fra start til slut, og er særligt nyttige i brancher, hvor detaljeret projektstyring og kundeservice er afgørende – det gør sig eksempelvis gældende i håndværkerfaget. 

Hvad er fordelene ved at bruge et sagsstyringssystem? 

Brugen af et sags- eller ordrestyringssystem medfører flere betydelige fordele: 

• Forbedret projektstyring: Systemet giver en klar oversigt over alle igangværende projekter, hvilket gør det nemmere at spore fremskridt og deadlines. 
• Øget gennemsigtighed: Med et sagsstyringssystem kan alle teammedlemmer se status på opgaver og projekter, hvilket forbedrer kommunikation og samarbejde. 
• Bedre ressourceallokering: Systemet hjælper med at identificere, hvor ressourcerne bruges bedst, hvilket sikrer en mere effektiv brug af både tid og materialer. 

Læs mere om fordelene ved et ordrestyringssystem til håndværkere her. 

Hvordan kan et sagsstyrings-/ordrestyringssystem optimere din håndværkerforretning?

Et sagsstyringssystem kan revolutionere måden, en håndværkerforretning fungerer på. Ved at centralisere opgavestyring og kundekommunikation kan systemet drastisk forbedre effektiviteten.  

Det giver håndværkere mulighed for at spore tidsforbrug, materialer og omkostninger i realtid, hvilket fører til mere præcise tilbud og fakturering.  

Dette resulterer i tidsbesparelser og øget kundetilfredshed. 

Hvordan bruger du et sagsstyringsværktøj effektivt?

For at maksimere fordelene ved et sagsstyringssystem, bør du tænker over følgende: 

• Implementering: Sørg for, at hele dit team er involveret i implementeringsprocessen. Dette inkluderer træning og regelmæssige opfølgningsmøder for at sikre, at alle er komfortable med at bruge værktøjet. 

• Tilpasning til din forretnings behov: Tilpas ordrestyringssystemet til at imødekomme dine specifikke forretningsbehov. Dette kan omfatte indstilling af automatiserede påmindelser for vigtige deadlines eller skabeloner for almindelige opgavetyper. 

• Dataindsamling og analyse: Brug systemet til at indsamle data om arbejdsprocesser og projektudførelse. Analysér disse data regelmæssigt for at identificere områder, hvor processer kan optimeres. 

• Integration med andre værktøjer: Integrer dit sagsstyringsværktøj med andre softwareløsninger, som din virksomhed bruger. Dette kan omfatte regnskabssoftware, CRM-systemer og kommunikationsplatforme for at skabe en mere strømlinet arbejdsproces. 

Hvordan integreres et sagsstyringssystem med andre forretningsprocesser?

Et sagsstyringssystem kan integreres med andre forretningsprocesser som regnskab og kundeservice for at skabe en mere strømlinet drift.  

Integrationen sikrer, at data flyder frit mellem forskellige afdelinger, hvilket fører til bedre koordination og mindre dobbeltarbejde. Dette kan forbedre både interne processer og kundeoplevelsen. 

I Minubas ordrestyringssystem får du også direkte adgang til en lang række integrationer og grossister, der skaber endnu nemmere arbejdsgange. 

Hvordan vælger du det rette sagsstyringssystem?

Når du vælger et sagsstyringssystem, bør du overveje: 

Identificer dine behov: Før du begynder at kigge på forskellige systemer, skal du have en klar forståelse af, hvad din virksomhed har brug for i et sagsstyringssystem. Overvej faktorer som antallet af projekter, teamstørrelse, og specifikke funktioner, der er nødvendige for din forretningsmodel. 

I Minuba får du for eksempel et serviceaftalemodul, så du nemmere kan holde styr på tilbagevendende opgaver. 

Brugervenlighed: Det er afgørende at vælge et system, der er let at forstå og bruge. Et intuitivt interface vil sikre, at dit team hurtigt kan tilpasse sig og bruge systemet effektivt. 

Mange ordrestyringssystemer har en prøveperiode eller en gratis demo, så du kan teste systemet, inden du vælger. 

Skalérbarhed: Du bør vælge et system, der kan vokse med din virksomhed. Overvej, om systemet kan håndtere en stigning i antallet af brugere eller projekter. 

Minuba kan tilpasses din virksomhed. Er du en mindre virksomhed, der ikke skal bruge mere end 2 brugere i system, kan du få Minuba gratis! Se dine muligheder her. 

Integrationsevner: Et godt sagsstyringssystem skal kunne integrere problemfrit med andre værktøjer, som din virksomhed allerede bruger. 

Mange systemer giver også direkte adgang til et stort udvalg af grossister, så du nemt kan placere ordrer og holde styr på dine materialer.  

Du bør tjekke, at dit valgte sagsstyringssystem giver dig adgang til dine andre værktøjer. 

Support og træning: Undersøg, hvilken type support og træningsressourcer der tilbydes. God kundesupport og omfattende træningsmaterialer kan gøre en stor forskel i implementeringsprocessen. 

At vælge det rigtige system kan have en betydelig indvirkning på din virksomheds effektivitet og succes.

Er du interesseret i at blive klogere, inden du skal tage et valg, kan du læse vores 10 råd til, hvordan du vælger et ordrestyringssystem.