Hvordan sender man en e-faktura?

At sende en e-faktura er ikke blot at sende en faktura online som en e-mail vedhæftning. Det er en automatiseret proces, hvor fakturaoplysningerne sendes elektronisk fra en virksomheds faktureringssystem til kundens system. Denne metode gør fakturering mere effektiv og minimerer risikoen for fejl.

Hvad er en elektronisk faktura?

En elektronisk faktura, ofte kaldet e-faktura, er en faktura, der sendes og modtages elektronisk.

Selvom den sendes elektronisk, indeholder den de samme oplysninger som en traditionel papirfaktura, og den skal altså leve op til de samme fakturakrav. Det inkluderer oplysninger som virksomhedens navn, adresse, fakturanummer, beskrivelse af varer/ydelser, priser og betalingsbetingelser.

Den primære forskel er, at e-fakturaen sendes gennem automatiserede systemer, hvilket ofte kræver et EAN-nummer, især når man handler med offentlige institutioner.

Hvad er EAN, og hvad skal du bruge det til?

EAN står for European Article Number og er et unikt 13-cifret nummer, der bruges til at identificere offentlige institutioner.

Hvis du vil sende en e-faktura til en offentlig institution, skal du bruge deres EAN-nummer. Dette nummer sikrer, at fakturaen behandles korrekt og effektivt af modtagerens elektroniske system.

For at sende og modtage e-fakturaer, især til og fra offentlige institutioner, er det derfor vigtigt at kende og bruge det relevante EAN-nummer.

Guide: Sådan sender du e-fakturaer

At sende en e-faktura kan virke uoverskueligt i starten, men med den rette vejledning bliver det en smal sag. Her er en trin-for-trin guide til at sende dine fakturaer elektronisk:

• Forberedelse: Sørg for at have alle nødvendige oplysninger til fakturaen Dette inkluderer din virksomheds oplysninger, kundens oplysninger og det specifikke EAN-nummer, hvis det er relevant.
• Vælg et faktureringsprogram: Brug et program som Minuba, der understøtter e-fakturering. Dette sikrer, at alle krav til e-fakturaer overholdes.
• Opret fakturaen: Indtast alle nødvendige oplysninger i faktureringsprogrammet. Husk at dobbelttjekke alle oplysninger for nøjagtighed.
• Vælg “Send som e-faktura”: Når fakturaen er klar, skal du vælge muligheden for at sende den som en e-faktura.
• Bekræft og send: Efter at have gennemgået alle oplysninger og sikret, at alt er korrekt, kan du sende fakturaen. Den vil nu blive sendt elektronisk til modtageren uden yderligere handling fra din side.

Det kan virke som en længere proces, men med tiden bliver det en rutine, der kan spare dig for både tid og penge.

Fordele ved e-fakturering

Når du har oprettet din faktura og skal sende den, er der en række fordele ved at sende den som en elektronisk faktura:

• Færre fejl: Med automatiserede systemer er der mindre plads til menneskelige fejl, hvilket betyder, at den rigtige faktura altid sendes til den rigtige modtager.
• Hurtigere proces: Uden behov for at printe, kuvertere eller sende fysiske fakturaer kan du spare tid og få betaling hurtigere.
• Øget sikkerhed: E-fakturaer risikerer ikke at gå tabt i posten eller blive leveret til den forkerte adresse. Desuden er de beskyttet af digitale sikkerhedsprotokoller.
• Miljøvenlig: Ved at undgå papirfakturaer reducerer du din virksomheds papirforbrug og bidrager til en mere bæredygtig forretningspraksis.

E-fakturering er ikke kun en moderne løsning, men også en effektiv og sikker metode til at håndtere virksomhedens fakturering.