Når man driver en virksomhed, kan man støde på forskellige krav til fakturering, afhængigt af hvem ens kunder er. For virksomheder, der handler med offentlige institutioner, er det ofte nødvendigt at inkludere et EAN-nummer på fakturaen.

Dette nummer gør det muligt for offentlige institutioner at behandle og betale fakturaer elektronisk. Omvendt, hvis man som virksomhed skal betale en offentlig institution, vil man også skulle benytte sig af EAN-nummeret. Men hvad betyder det egentlig for den måde, man fakturerer på?

Hvad er EAN-betaling?

EAN står for European Article Numbering og refererer til et unikt nummer, der identificerer offentlige institutioner.

Når man taler om EAN i forbindelse med fakturering, refererer det til den proces, hvor man sender en elektronisk faktura til en offentlig institution ved hjælp af deres EAN-nummer. Det er et krav for offentlige institutioner at modtage fakturaer gennem EAN, og det er derfor vigtigt at huske, hvis du har offentlige kunder i håndværkerforretningen.

Dette system gør det nemmere og mere effektivt for offentlige institutioner at behandle og betale fakturaer.

Hvad er forskellen på en EAN-faktura og en normal faktura?

Når man sender en faktura til en offentlig institution, er der nogle specifikke krav, man skal være opmærksom på. Her er nogle af de vigtigste forskelle mellem en EAN-faktura og en almindelig faktura:

Reference og EAN-nummer: En EAN-faktura skal altid indeholde en reference fra den offentlige institution samt et 13-cifret EAN-nummer. Dette nummer er unikt for hver offentlig institution og sikrer, at fakturaen bliver behandlet korrekt.

Elektronisk format: I modsætning til almindelige fakturaer, der kan sendes via mail eller post, sendes EAN-fakturaer som elektroniske tekststrenge. Dette gør det muligt for offentlige institutioner at automatisere behandlingen af fakturaer og sikrer en hurtigere betalingsproces.

Fakturakrav: Selvom mange af de grundlæggende elementer på en EAN-faktura er de samme som på en almindelig faktura, kan der være nogle yderligere krav. For eksempel kan nogle offentlige institutioner kræve specifikke oplysninger om den leverede service eller vare.

At forstå forskellen mellem EAN-fakturaer og almindelige fakturaer er afgørende, hvis man vil sikre en gnidningsfri faktureringsproces med offentlige institutioner.

Ved at følge de specifikke krav for EAN-fakturaer kan virksomheder sikre rettidig betaling og undgå unødvendige komplikationer.

Hvordan sender man en faktura til et EAN-nummer?

Når man skal sende en EAN-faktura, adskiller processen sig fra den traditionelle måde at sende fakturaer på.

I stedet for at sende fakturaen via e-mail eller post, sendes den som elektroniske tekststrenge. Disse tekststrenge er kodninger, der repræsenterer alle oplysningerne på fakturaen.

I praksis betyder det, at når en virksomhed skal sende en faktura via et EAN-nummer, skal de bruge et system eller en platform, der kan konvertere fakturaoplysningerne til denne type format og sende det til modtagerens EAN-nummer.

Sådan sender du en EAN-faktura:

Du opretter fakturaen på samme måde, som hvis du skulle oprette en traditionel faktura – der er også de samme krav til indholdet.

Hvis du bruger et regnskabsprogram, kan du typisk finde en funktion til at sende din EAN-faktura med.

Du kan sende EAN-faktura ved at indtaste fakturaoplysningerne på virk.dk, hvorfra fakturaen bliver afsendt. Men det er en del nemmere i Minubas fakturerings- og ordrestyringssystem, hvor det eneste det kræver, er et EAN-nummer.

Hvordan laver jeg en EAN-faktura?

At lave en EAN-faktura kræver stort set det samme indhold som en almindelig faktura. Det inkluderer oplysninger som virksomhedens navn, adresse, kontaktoplysninger, produkt- eller servicebeskrivelse, priser og betalingsbetingelser.

Dog skal man også sørge for at inkludere modtagerens EAN-nummer og eventuelle andre specifikke krav, som modtageren måtte have. Se de fulde krav til fakturaer her.

Eksempel på EAN-faktura

En EAN-faktura kan se ud som en almindelig faktura, men med nogle ekstra oplysninger.

Eksempel på informationer, som skal være på fakturaen:

Virksomhedens navn og adresse
Modtagerens navn og EAN-nummer
Beskrivelse af den solgte vare eller service
Pris og moms
Betalingsbetingelser

Det vigtigste er at sikre, at alle nødvendige oplysninger er inkluderet, og at fakturaen sendes korrekt via de elektroniske tekststrenge.

Kan man sende EAN-faktura til private virksomheder?

Ja, nogle private virksomheder accepterer EAN-fakturaer. For at gøre dette skal de dog være registreret i NemHandelsregistret.

Fordelene ved at bruge EAN-fakturaer til private virksomheder inkluderer færre fejl i fakturaprocessen, hurtigere betalinger og en mere sikker overførsel af oplysninger.

Opret nemt dine EAN-fakturaer i Minuba

Med Minuba bliver faktureringsprocessen en leg – også når det kommer til EAN-fakturaer. Vores system sikrer, at du altid lever op til alle fakturakrav, og med få klik kan du konvertere en standardfaktura til en EAN-faktura.

Uanset om du fakturerer offentlige institutioner eller private virksomheder, hjælper Minuba dig med at gøre processen nem, hurtig og fejlfri. Lær mere om nem og hurtigere fakturering med Minuba her.