Brug ProLøn sammen med Minuba

For at komme i gang med ProLøn, skal du først aktivere Minuba-integrationen.

1. Log på jeres konto hos ProLøn
2. Vælg ’Min adgang’ i menuen til venstre
   
3. Vælg ’Eksterne brugere’
   
4. Klik på knappen ’Opret ny’ oppe i højre hjørne
   
5. Udfyld ’Brugernavn’ med ”91102-minuba” og klik på ’Tjek brugernavn’
   
6. Sæt flueben i felterne ved de rettigheder I har brug for i Minuba. For at kunne integrere ProLøn og Minuba med hinanden skal følgende felter vælges for at Minuba kan få adgang til jeres ProLøn:
   1: Læse løn
   2: Ændre løn
   
7. Husk at klikke på ‘Gem’, når du har udfyldt felterne
   

For at dine medarbejderes løn skal kunne eksporteres er det vigtigt, at feltet ‘Lønnummer’ er udfyldt på dine medarbejderes brugerindstillinger.

Lønnummeret skal være numerisk, og det skal være oprettet i ProLøn. Lønnummeret i Minuba skal matche med det angivne lønnummer i ProLøn.

Du finder brugeroplysningerne på dine medarbejdere i Minuba under Tandhjulet -> ’Administration’ -> ’Brugere’.

For at åbne medarbejderens brugerindstillinger, klikker du på ‘Vis’ til højre for brugeren.

Du skal derudover angive en ‘Standard lønart’ til eksport under Tandhjulet -> ‘Virksomhedsindstillinger’ -> ‘Registreringer’.

Standard lønarten vil herefter blive brugt, såfremt brugere ikke har valgt at overskrive timerne med en ‘Opgave’.

NB! Standard lønarten skal svare til en lønart i ProLøn. Her anbefaler vi, at du benytter den, der svarer til en normal arbejdstime (typisk lønart 1002)

Se en samlet oversigt over ProLøns lønarter her.

De arbejdstidstyper, der anvendes til at registrere timer med, skal stemme overens med de lønarter, som er oprettet i ProLøn.

Du kan se/redigere dine arbejdstidstyper under Tandhjulet -> ‘Administration’ -> ‘Arbejdstids-, tillægs- og fraværstyper’.

Vær opmærksom på, at nummeret på en arbejdstidstype kun kan benyttes en gang. Så har du flere opgaver, der peger ned på den samme lønart i ProLøn, skal du benytte feltet Lønkode på disse opgaver.

Har du behov for at oprette flere arbejdstidstyper, gøres dette ved at klikke på ‘Opret ny’ i øverste højre hjørne. Vælg, hvilken type du vil oprette.

Vær opmærksom på, at nummeret på en tillægs-, diæt- eller fraværstype kun kan benyttes en gang. Så har du opgaver, der peger ned på den samme lønart i ProLøn, skal du benytte feltet ’Lønkode’ på disse tillægs- og fraværstyper.

Har du behov for at oprette flere tillægs- eller fraværstyper, gøres dette ved at klikke på ‘Opret ny’ i øverste højre hjørne.

Har du mange forskellige arbejdstidstyper anbefaler vi, at du opretter ‘Medarbejdertyper’, så det bliver mere overskueligt for den enkelte medarbejder at registrere deres opgave. Læs mere om medarbejdertyper her.

Ydermere kan du sikre, at medarbejderen noterer den korrekte opgave/arbejdstidstype ved at gå til Tandhjulet -> ‘Virksomhedsindstillinger’ -> ‘Registreringer’ og markere i boksen ‘Tvungen opgave ved tidsregistrering’.

Har du både 14-dags- og månedslønnede, skal du adskille disse ved at oprette afdelinger til hver type.

Dette gøres ved at gå til Tandhjulet -> ‘Administration’ -> ‘Afdelinger’ og så klikke på ‘Opret ny’.

Vælg ‘Tilføj ny afdeling’, og herefter kan du fordele medarbejderne i den rette afdeling.

Din Minuba er nu sat op til at kunne eksportere dine medarbejderes timer til ProLøn. Du danner disse ved at gå til Tandhjulet -> ‘Timesedler’.

Du angiver de datoer, der dækker din lønperiode, og om den skal dække alle medarbejdere, eller enkelte afdelinger.

NB! Når du skal køre løn, er det vigtigt, at alle timer er afleveret, og at alle timerne er godkendt for den valgte periode på de medarbejdere eller afdelinger, der skal køres løn for.

Det vil sige, at hvis du f.eks. skal køre løn for en periode frem til i dag, er det vigtigt, at godkendelsen er fra i dag. Godkendelsen skal altså være den sidste dag i lønperioden.

Godkendelse af timerne gøres ved at gå i ’Min tid’ eller ’Min plan’.

Ved siden af medarbejderens navn trykker du på feltet ’Aflevering’. Tryk herefter på ’Godkend’.

Her indsætter du datoen, så den passer med den sidste dag i lønperioden.

For at eksportere timeoplysningerne til ProLøn trykker du på ‘Eksporter timer’, som du kan se på ovenstående billede.

Herefter får du mulighed for at vælge afdeling, hvis nødvendigt, og derefter trykker du på ‘OK’.

Så vil timerne og fordelingen på lønarterne blive overført til ProLøn på den enkelte medarbejder.

Hvis eksporten slår fejl

Hvis der er fejl i de oplysninger, der skal overføres, bliver der ikke overført noget til ProLøn. Først når hele indholdet i overførslen er godkendt bliver den egentlige overførsel gennemført.

Derfor skal du ikke bekymre dig om delvise overførsler. Enten kommer alt igennem, eller også kommer der ingenting.

Når overførslen er gået godt, får du denne meddelelse:

Når overførslen er gået godt, åbner du ProLøn, vælger ‘Indberet løn’ og på siden vil være en liste over de medarbejdere, der er kørt løn for.

Ved at klikke på medarbejderen kan du se de timer, der er overført.

Kommer du ud for, at de timer, du overfører, ikke lægger sig på den faste linje med din løns sats? Se nedenstående billede for eksempel:

Så skal du i menuen i venstre side vælge firma, herefter vælge lønarter, søg på lønart (f.eks. 1002). På det billede, der kommer frem, klikker du på ’Nulstil’-feltet. Værdien skal stå som 5. Herefter vil timerne fremadrettet komme ind på den faste lønart.

Dette skal gøres på alle de lønarter du fast benytter i ProLøn.

Derefter følger du ProLøns vejledning, som du finder her.