Overfør timesedler til Danløn

Du skal derudover angive en standard lønart til eksport under Tandhjulet -> ‘Virksomhedsindstillinger’ -> ’Registreringer’.

Her er det vigtigt, at det kun er tallet, der skrives ind.

Standard lønarten vil herefter blive brugt, såfremt brugere ikke har valgt at overskrive timerne med en Opgave/Arbejdstidstype.

NB! Standard lønarten skal svare til en lønart i Danløn. Her anbefaler, vi at du benytter den, der svarer til en normal arbejdstime (typisk lønart 1).

De arbejdstidstyper, der anvendes til at registrere timer med i Minuba, skal stemme overens med de lønarter (løntyper), som er oprettet i Danløn.

OBS. Det, der hedder lønkode i Minuba, svarer til din løntype i Danløn.

”En arbejdstidstype benyttes eksempelvis, hvis I benytter både montør- og teknikertimer. Den ansattes løn er måske den samme, men der er forskel på, hvad I fakturerer ud på opgaven.”

Du kan se/redigere dine arbejdstidstyper under Tandhjulet -> ‘Administration’ -> ‘Arbejdstids-, tillægs- og fraværstyper’.

Vær opmærksom på, at nummeret på en arbejdstidstype kun kan benyttes en gang. Så har du opgaver, der peger ned på den samme lønart (løntype) i Danløn, skal du benytte feltet ’Lønkode’ på disse opgaver.

Har du behov for at oprette flere arbejdstidstyper, gøres dette ved at klikke på ‘Opret ny’ i øverste højre hjørne og vælge, hvilken type du vil oprette.

Vær opmærksom på, at nummeret på tillæg, diæter eller fraværstyper kun kan benyttes en gang. Hvis du har opgaver, der peger ned på den samme lønart (løntype) i Danløn, skal du benytte feltet ’Lønkode’ på disse opgaver.

Har du behov for at oprette flere tillægs- eller fraværstyper, gøres dette ved at klikke på ‘Opret ny’ i øverste højre hjørne.

Vær opmærksom på, at fravær - som ferie og feriefridage - skal eksporteres som ’Dage’, for at ferieregnskabet stemmer overens.

NB! Har du mange forskellige arbejdstidstyper anbefaler vi at du opretter ‘Medarbejdertyper‘, så det bliver mere overskueligt for den enkelte medarbejder at registrere deres opgaver, tillæg og fravær. Det kan eksempelvis bruges, så lærlingen ikke kommer til at registrere en montørtime.

Læs mere om medarbejdertyper her.

Derudover kan du sikre, at medarbejderen noterer den korrekte opgave/arbejdstidstype ved at slå ’Tvungen opgave ved tidsregistreringer’ til i dine virksomhedsindstillinger. Dette gøres ved at gå til Tandhjulet -> ‘Virksomhedsindstillinger’ -> ’Registreringer’.

Denne kan sættes i flere niveauer, afhængigt af hvor detaljeret I også ønsker at kunne trække statistikker.

Du skal oprette en afdeling for de medarbejdere, du ønsker at køre løn for.

Har du både 14-dags- og månedslønnede, skal du adskille disse ved at oprette afdelinger til hver type.

Dette gøres ved at gå til Tandhjulet -> ‘Administration’ -> ‘Afdelinger’ og klik på ‘Opret ny’.

Vælg ‘Tilføj ny afdeling’, og herefter kan du fordele medarbejderne i den rette afdeling.

Din integration mellem Minuba og Danløn er nu sat op til at kunne eksportere dine medarbejderes timer til Danløn.

For at kunne danne din eksport skal du først godkende medarbejdernes timer.

Godkendelse af timerne gøres ved at gå i ’Min tid’ eller ’Min plan’, som du finder i top menuen.

Ved siden af medarbejderens navn trykker du på feltet ’Aflevering’. Tryk herefter på godkend.

Her indsætter du datoen, så den passer med den sidste dag i lønperioden.

Det vil sige, at hvis du fx. skal køre løn for en periode frem til i dag, er det vigtigt at godkendelsen er fra i dag.

Godkendelsen skal altså være den sidste dag i lønperioden (typisk en søndag).

Du danner disse ved at gå til Tandhjulet -> ‘Timesedler’.

Du angiver de datoer, der dækker din lønperiode, og om den skal dække alle medarbejdere eller enkelte afdelinger.

NB! Når du skal køre løn er det vigtigt, at alle timer er godkendte for den valgte periode på de medarbejdere eller afdelinger, der skal køres løn for.

Eksportér dine medarbejderes timer

For at eksportere timeoplysningerne til Danløn trykker du på ‘Eksport’, som du kan se på ovenstående billede.

Herefter får du mulighed for at vælge afdeling. Vælg derefter de korrekte datoer og vælg ’Danløn’ i filformat.

Derefter trykker du på ‘OK’.

Herefter vil systemet spørge dig, hvor du vil gemme filen. Denne lægges på din PC, et sted der er let at finde igen.

OBS. Hvis ikke du bliver spurgt, hvor du vil gemme filen, følger du nedenstående vejledning og henter filen fra ‘Overførsler’, når du står i Danløn og skal importere filen.

Det er vigtigt, at du ikke åbner filen, da den ellers vil fejle.

Vælg ‘Lønberegning’, indlæs fra fil. Klik på ‘Indlæs fil’ og vælg den ønskede fil, og tryk derefter på ‘Indlæs’.

Du kan nu se følgende oversigt:

Nu kan du gennemse registreringerne og kontrollere, at de rigtige værdier er indlæst. Hvis du opdager fejl, kan du klikke på ‘Fortryd indlæsning’ og foretage de nødvendige rettelser i dit datagrundlag.

Er alt som det skal, klikker du på ‘Indlæs’ og kan herefter arbejde videre med din lønindberetning.

Se vejledning fra Danløn her.