Virksomhedsindstillinger

Her skriver du generelle informationer om din virksomhed, som f.eks. firmanavn, bankinformationer og nummerserie. Disse informationer kommer som standard med på dine mails, fakturaer, tilbud og ordrebekræftelser, som du sender til dine kunder.

NB! Du kan altid redigere dine virksomhedsdetaljer løbende, men ændringer sker kun fremadrettet.

Her udfylder du bl.a. jeres virksomhedsnavn, CVR-nummer og firma mailadresse.

Hvis du ikke har angivet et CVR-nummer, vil du få vist nedenstående dialog, som fortæller dig om konsekvenserne ved dette:

’Dato format’ ændrer måden datoen skrives på. Ved dansk dato format bruges DD:MM:ÅÅ (to cifre for dagen i måneden, to cifre for måneden, to cifre for årstallet).

’Valuta’ bestemmer, hvilken valuta dine priser gøres op i. Vær opmærksom på, at der ikke omregnes til anden kurs, men at valutaen blot ændres.

’Moms’ bestemmer den umiddelbare moms på alle salgsfakturaer. Du kan overskrive denne med en kundespecifik moms.

Her vælger du, hvilke brancher dit firma arbejder indenfor. Disse valg har bl.a. indflydelse på, hvilke kvalitetssikringsdokumenter, som vil være tilgængelige for dig.

Du har mulighed for at definere, hvilke mailadresser dine mails skal sendes fra i Minuba.

Du har tre valgmuligheder:

• Mail afsendes med bruger som afsender
• Mail afsendes med virksomhed som afsender
• Mail afsendes med forskellige mails som afsender

Hvis du vælger ‘Mail afsendes med forskellige mails som afsender’, får du mulighed for at definere afsendermailen yderligere.

Her kan du definere om afsenderen skal være brugermailen, virksomhedsmailen eller en helt tredje mail.

Der er 4 kategorier:

• Tilbud og Ordrer - Dækker mails, der bliver sendt ud i forbindelse med afgivelse af tilbud eller ordrebekræftelser
• Kvalitetssikring og Dokumentation - Dækker mails, der bliver sendt ud i forbindelse med kvalitetssikring og dokumentation
• Fakturering, Kreditnota og Rykkere - Dækker mails, som har med betaling at gøre dvs. fakturaer, kreditnotaer og rykkere
• Standard - Dækker mails, som ikke er omfattet af nogle af de andre kategorier. Det kan for eksempel være mails sendt til grossister

Du kan også indtaste en mailadresse, som altid skal have en kopi af alle udgående mails.

Her taster du firmaet bankinformationer, som kommer med på alle dine fakturaer.

Bruger du FIK kode (Fælles Indbetalings Kort), kan du indtaste den med kort-art og kreditor nummer.
Du skal også vælge, hvordan FI-koden skal genereres. Dette er vigtigt, hvis du har integreret med et økonomisystem, som f.eks. C5, Nav eller e-conomic.

Serienumre i Minuba er fortløbende og kan kun blive brugt én gang. Du kan ændre, hvilket nummer du gerne vil starte nummerserien fra, ved at klikke på ’Rediger’ til højre for overskriften på sektionen. Du kan f.eks. lave en ordrenummerserie, der starter ved nr. 1000.

NB! Husk at du skriver det sidst benyttede ordrenummer. Så hvis du ønsker at starte fra nr. 1000, skal du taste 999 i feltet ‘Sidst benyttede ordrenummer’.

Du kan ændre nummerserien for kunde-, ordre-, faktura-, service- og anlægsnummerserien.

Her sætter du de generelle parametre for dine tilbud og ordrebekræftelser, som du danner i Minuba.

Du kan bl.a. vælge at:

• listen over dine tilbud og ordrer skal vises i to separate afsnit under ‘Overblik’
• skjule afviste tilbud og ordrer fra ‘Overblik’, så de ikke skaber unødigt fyld
• sætte en standard ønsket dækningsgrad
• det skal være obligatorisk at vælge en afdeling på nye ordrer
• bestemme, hvilke data der som standard skal med på tilbud og ordrebekræftelses PDF’en
• vælge om materialer skal kopieres fra ordretypen eller kalkulationen til din arbejdsseddel (NB! Materialer kopieres kun ved første godkendelse af tilbud-/ordrekladden)

Her kan du indstille, hvordan timeregistreringer skal fungere.

Du kan bl.a. vælge:

• at angive interval på timeregistreringer til nærmeste 15 minutter eller 30 minutter.
• om dine medarbejdere altid skal vælge en opgavetype (arbejdstidstype) på tidsregistreringerne. Dette kan hjælpe til, at du får et mere retvisende billede af, hvordan medarbejderne bruger deres tid.
• om dine medarbejdere skal kunne registrere overtid. Du kan også vælge, hvilken timepris der som standard skal bruges.
• at sætte en standard løn art (arbejdstidstype), hvis du har integration til et lønsystem og medarbejderen ikke selv har valgt en opgavetype.
• at sende godkendte timesedler til medarbejdere på mail og hvilken dag lønperioden starter. I det viste tilfælde vil der blive sendt timesedler ud for den foregående uge, når man passerer mandag.
• at tilføje automatisk pause på timeregistreringer, når registreringen overlapper starttidspunktet. Det gør det let for medarbejderen at huske at få registreret pauser. Du kan tilføje flere pauser ved at vælge starttidspunkt og varighed. NB! Medarbejderen kan ved registrering af timer aktivt fravælge at registrere pausen, hvis den f.eks. er afholdt på et andet tidspunkt.

Her kan du indstille den generelle forventede arbejdstid pr. dag for dine medarbejdere, ved at klikke på ’Rediger’ til højre for overskriften på sektionen. Dette har effekt på deres saldo, da saldoen regnes ud fra det forventede antal arbejdstimer. Har en medarbejder registreret 40 timer på en uge, og den forventede arbejdstid er 37 timer, så vil der være en tilgang på +3 timer i saldo.

Den forventede arbejdstid bruges også til at definere heldags timeregistreringer.

Ændrer du i din standard ugentlig arbejdstid, så vil det gælde fremadrettet og nyoprettede brugere vil have deres forventede ugentlige arbejdstid sat ud fra dine virksomhedsindstillinger.

Her kan du tilpasse dine indkøbsfaktureringsindstillinger. Du kan bl.a. opsætte, hvordan fakturaer skal behandles og godkendes.

Du kan vælge om linjer fra EDI-faktura skal tilføjes til arbejdsseddel eller om disse skal sammenlignes med eksisterende linjer på arbejdsseddel.

Hvis medarbejderne laver en fuld opmåling af forbrugte materialer, skal du benytte ‘Sammenlign linjer fra EDI faktura med eksisterende linjer på arbejdsseddel’. Hvis medarbejderne registrerer det, som afviger fra deres køb, skal du vælge ‘Tilføj linjer fra EDI faktura til arbejdsseddel’.

For at give mere sporbarhed, kan du vælge at Minuba skal oprette modregningslinjer, når registreringer bliver flyttet til en anden arbejdsseddel. Denne tilpasning bevirker, at den oprindelige linje bliver stående og der oprettes en linje med negativt antal på den arbejdsseddel, linjen flyttes/slettes fra.

Du kan også indstille om modregningslinjer skal beholde de oprindelige linjers registreringsdato eller om modregningslinjer skal have registreringsdato sat til datoen for flytningen/sletningen. Ved at benytte flytte/slettedato får du mulighed for at flytte linjer, uden at det kommer til at påvirke tidligere opgørelser over igangværende arbejder, idet de nye modregningsregistreringer ligger i den nye periode.

Det er muligt at opsætte regler for godkendelse af indkøbsfakturaer For at gøre dette skal du klikke på ’Start opsætning’ og trykke videre til ’Manuel godkendelse’. Man kan vælge mellem 1 eller 2 godkendere. Man kan vælge for 2. godkender, at reglerne først skal være gældende når fakturaen overstiger et specifikt beløb.

Bemærk, at der altid skal være minimum 1 godkender og hvis man ikke har opsat nogle regler vil alle med faktureringsrollen kunne godkende indkøbsfakturaer.

Den udvidede godkender kan, hvis én eller flere af dine 1.- eller 2. godkendere ikke er i stand til at godkende en indkøbsfaktura, godkende fakturaerne i stedet for dem.

Hvis du har brug for at tilføje en udvidet godkender, som altid kan overskrive godkendelser, kan dette opsættes ved at klikke på knappen "Rediger udvidet godkender". Her kan du vælge, hvem der altid har mulighed for at godkende, uanset om det er en anden medarbejders tur til at godkende indkøbsfakturaen.

Dette kan være nyttigt, hvis en medarbejder er syg eller på ferie, og derfor er blokerer godkendelsesflowet.

Det er desuden muligt at angive en beløbsgrænse ved automatisk godkendelse af indkøbsfaktura. Hvis fakturaens beløb er større end beløbet, som er angivet, vil den skulle gennemgå det normale godkendelsesflow.

Her kan du tilpasse dine faktureringsindstillinger, som f.eks. standard rykkergebyr, månedlig rente ved for sen betaling, fortjenesten på grossistmaterialer og om denne skal beregnes ud fra listepris eller omkostning.

Det er også her, at du angiver en generel betalingsfrist for dine fakturaer samt en tekst for betalingsbetingelserne. Det er valgfrit, om du vil indsætte en tekst, men hvis du ønsker det, kan du have flere skabeloner for betalingsbetingelser, som du selv opretter – læs hvordan her. Betingelserne som du ser og kan opdatere under ’Virksomhedsindstillinger’ er din standard skabelon og de bliver tilføjet på alle fakturaer.

Du kan vælge om materialenumre skal vises på dine fakturaer og om dato, medarbejdernavn og note for timeregistreringer skal tilføjes til fakturalinje. Hvis du ikke ønsker, at det skal være muligt at fakturere en ordre, før den er afsluttet, kan du angive det her.

Hvis du gerne vil sikre dig, at ingen i din virksomhed kan godkende fakturaer, som har fakturadato i en periode, der er afsluttet, kan du aktivere ’Låsning af faktureringsperiode’ under afsnittet ’Fakturering’ i dine virksomhedsindstillinger. På samme måde kan du aktivere ’Låsning af faktureringsperiode for indkøbsfakturaer’, under sektionen ’Indkøbsindstillinger’.

Datoen, der bliver valgt i feltet ’Vælg låsningsdato’, bestemmer at fakturaernes faktureringsdato skal være efter den valgte dato. Det vil altså ikke være muligt at sætte en faktureringsdato før eller på den angivne dato.

Datoen, der bliver valgt i feltet ’Vælg låsningsdato’ for indkøbsfakturaer definerer, at man ikke kan oprette og/eller godkende en indkøbsfaktura med fakturadato før eller på den valgte dato.

Her kan du vælge om dokumenter du har lagt i Minuba skal åbnes og vises eller downloades til computeren, når du klikker på dem. Hvis du har lavet flere pdf-layouts, kan du vælge, hvilket der skal bruges som standard.

Du kan i denne sektion tilmed vælge om materialenumre antal og stk. skal vises på dine fakturaer, tilbud og ordrebekræftelser.

Nederst på siden ’Virksomhedsindstillinger’ kan du se, hvilke ændringer, der er fortaget i dine virksomhedsindstillinger.

Her informeres om, hvad der er blevet ændret, af hvem og hvornår. Så har du styr på, hvornår visse indstillinger har været i brug og hvornår de eventuelt er blevet ændret.