Opret udkald og udtræk til dine Serviceaftaler
Når du skal til at oprette en ordre ud fra en serviceaftale er der flere måder at gøre det på. Overordnet set skal du vælge, om du skal oprette én ordre ud fra en serviceaftale (udkald) eller om du vil oprette flere ordre på baggrund af dine serviceaftaler (udtræk).
Lav et udkald på dine serviceaftaler
Du kan oprette udkald på to forskellige måder.
Den første måde er at oprette et udkald via menuen ‘Serviceaftaler’.
Fra listen med serviceaftaler vælger du den ønskede serviceaftale og klikker på ‘Udkald’:
Du kan altid bruge søgefunktionen til at finde den serviceaftale du vil lave et udkald på.
Når du har klikket på ‘Udkald’ får du vist følgende dialog:
Her kan du angive dato for udkaldet, samt om der også skal udføres service samtidig med udkaldet.
Det kan være nyttigt at udføre service samtidig med et udkald, f.eks. hvis du har en halvårs kontrakt, og du får et udkald kort før næste servicebesøg. På den måde sparer du både din og kundens tid.
Hvis du ved oprettelsen af udkaldet vælger at udføre det servicebesøg, der ellers var planlagt senere, vil alle fremtidige servicebesøg blive udført på den oprindelige dato. Så hvis den oprindelige servicedato var 30/5 og der udføres er udkald der også gælder for service den 20/4, så vil fremtidig servicebesøg stadig være 30/5.
Lav udkald når du opretter en ordre
Den anden måde er når der oprettes nye ordre, og der fremsøges en kunde, som har en eller flere serviceaftaler. Så vil følgende dialog komme frem og spørge, hvorvidt ordren er et udkald eller service besøg (eftersyn):
Hvis dialogen bekræftes kommer følgende dialog meget lig den ovenstående, hvor serviceaftalen kan vælges og det kan angives som et servicebesøg og dato kan angives:
Når udkald oprettes på denne måde omdirigeres du med det samme til den oprettede ordrekladde for udkaldet. Derfor bliver oprettelsen af serviceaftaler hurtigere.
Udtræk serviceordrer fra dine serviceaftaler
Du skal selv, med jævne mellemrum, trække ordrer ud fra dine serviceaftaler. Det gør du inde på fanen ‘Serviceaftaler’, hvor du klikker på ‘Udtræk til service’. Det giver dig denne dialogboks:
Her skal du som minimum udfylde ‘Opret serviceordrer frem til og med’. Du har dog også mulighed for at udfylde de andre filtreringsmuligheder, så du f.eks. kun får udtrukket ordrer til et bestemt geografisk område, eller en specifik afdeling. Når du har udfyldt det ønskede trykker du ‘OK’.
Der bliver nu dannet en ordrekladde for hvert servicebesøg der falder inden for den valgte periode, og serviceaftalerne bliver opdateret med den nye dato for sidste servicebesøg.
Hvis du har sat serviceaftale modulet op til at planlægge automatisk, vil ordrene blive godkendt og planlagt uden at du skal gøre yderligere.
Hvis du ikke anvender automatisk planlægning, skal du behandle serviceordrerne som alle andre ordrer. Dvs. godkende og planlægge dem.
Gå til næste artikel: ‘Grafer og nøgletal i ledelsesoverblik’
Gå til forrige artikel: ‘Opret serviceaftale’
