Opret udkald og udtræk til dine Serviceaftaler

Du kan oprette udkald på to forskellige måder.

Den første måde er at oprette et udkald via menuen ‘Serviceaftaler’.

Fra listen med serviceaftaler vælger du den ønskede serviceaftale og klikker på ‘Udkald’:

Du kan altid bruge søgefunktionen til at finde den serviceaftale, som du vil lave et udkald på.

Når du har klikket på ‘Udkald’ får du vist følgende dialog:

Her kan du angive dato for udkaldet, samt om der skal udføres service samtidig med udkaldet.

Det kan være nyttigt at udføre service samtidig med et udkald, f.eks. hvis du har en halvårskontrakt og du får et udkald kort før næste servicebesøg. På den måde sparer du både din og kundens tid.

Hvis du ved oprettelsen af udkaldet vælger at udføre dét servicebesøg, der ellers var planlagt senere, vil alle fremtidige servicebesøg blive udført på den oprindelige dato. Så hvis den oprindelige servicedato var 30/5 og der udføres er udkald der også gælder for service den 20/4, så vil fremtidige næste servicebesøg stadig være 30/5.

Dette er kun gældende, hvis du har aktiveret Notifikationer under ’Tandhjul’ –> ’Administration’ –> ’ Serviceaftale modul’.

Den anden måde vil være, når der oprettes en ny ordre og der fremsøges en kunde, som har én eller flere serviceaftaler. Så vil følgende dialog komme frem og spørge, hvorvidt ordren er et udkald eller service besøg (eftersyn):

Hvis dialogen bekræftes kommer følgende dialog meget lig den ovenstående, hvor serviceaftalen kan vælges og det kan angives som et servicebesøg og dato kan angives:

Når udkald oprettes på denne måde omdirigeres du med det samme til den oprettede ordrekladde for udkaldet. Derfor bliver oprettelsen af serviceaftaler hurtigere.

‘Udtræk til service’ knappen opretter serviceaftaleordre for alle de aftaler, som ligger indenfor den valgte periode.

Du skal selv med jævne mellemrum trække ordrer ud fra dine serviceaftaler. Det gør du inde på fanen ‘Serviceaftaler’, hvor du klikker på ‘Udtræk til service’ knappen. Så kommer du frem til denne side:

Her skal du som minimum udfylde ‘Opret serviceordrer med næste servicedato frem til og med’. Du vil også kunne udfylde de andre filtreringsmuligheder, så du f.eks. kun får udtrukket ordrer til et bestemt geografisk område, en specifik afdeling, en ansvarlig medarbejder mm. Du har også mulighed for at vælge, om dine serviceordrer skal oprettes som ordrekladder eller som godkendte, nye ordrer.

Når du har udfyldt det ønskede, trykker du på ‘Se forhåndsvisning af udtræk’.

Når du udfylder de forskellige kriterier, har du løbende mulighed for at se, hvor mange serviceordrer dine kriterier resulterer i både på forhåndsvisningsknappen og øverst i afsnittet ’Forhåndsvisning af udtræk’. I dette afsnit kan du også løbende se, hvad den forventede udførselstid på serviceordrerne er, hvis du har angivet dette på de enkelte serviceaftaler.

Når du har klikket på ‘Se forhåndsvisning af udtræk’, vil du i afsnittet ’Forhåndsvisning af udtræk’ kunne se alle de serviceordrer, der oprettes, når du godkender udtrækket.

Du har her mulighed for at fravælge enkelte ordrer, hvis de ikke skal være en del af udtrækket.

Hvis forhåndsvisningen indeholder ordrer, der har overskredet deres næste servicedato, vil disse blive markeret med rød. Du kan fjerne alle disse ordrer fra udtrækket ved at klikke på knappen ‘Opret kun ordrer med servicedato efter dags dato’ som findes ovenfor tabellen.

Når du har gennemset forhåndsvisningen, skal du trykke på ’Godkend udtræk’ under ’Handlinger’, øverst til højre.

Dine serviceordrer vil nu blive oprettet efter dine valg og serviceaftalerne bliver opdateret med den nye dato for sidste servicebesøg.

Hvis du har sat serviceaftale modulet op til at planlægge automatisk, vil ordrerne blive godkendt og planlagt uden at du skal gøre yderligere. Ordrer med overskredet servicedato vil dog ikke blive planlagt.

Hvis du ikke anvender automatisk planlægning, skal du behandle serviceordrerne som alle andre ordrer. Dvs. godkende og planlægge dem.

Når du laver udtræk vælges fra dags dato til den dato du angiver og der oprettes en serviceordre for hver serviceaftale, der falder inden for den valgte tidsperiode.

Eksempel 1

En serviceaftale skal udføres hver måned i 12 måneder – sidste service var den 12. januar 2024, og dags dato er 16. januar 2024. Dermed laver man et ‘Udtræk til service’ med datoen 16. januar 2025 (et år fra dags dato) og der vil stå, at 12 ordrer vil blive oprettet.

Eksempel 2

Hvis man har to serviceaftaler:

Serviceaftale 1: Skal laves hver måned og sidste service var den 12. januar 2024.

Serviceaftale 2: Skal laves hver halve år og næste service dato er den 16. juni 2024.

Dags dato er 16. januar 2024. Når man laver et ‘Udtræk til service‘ med datoen 16. januar 2025, vil der stå, at 13 ordrer vil blive oprettet (12 x Serviceaftale 1 + 1 x serviceaftale 2).

Når du har valgt, hvor langt frem du vil oprette serviceordre kan du trykke ‘OK‘, hvorefter ordrerne findes under ’Overblik’ -> ‘Ordrekladder‘.

NB! Hvis du laver nye serviceaftaler efter du har lavet udtræk til service, skal du lave udtræk til service igen, så de nye serviceaftalers ordrer også bliver oprettet. De allerede oprettede serviceordrer bliver ikke taget med i det nye udtræk.

Læs mere om serviceaftaler her.