Tilbud og ordrebekræftelse

I tilbudssektionen kan du udforme dit tilbud til kunden – inkl. priser, tidsfrister og mulighed for online accept. Det giver både dig og kunden en effektiv og gennemsigtig proces.

NB! Under tilbudsafsnittet finder du også teksten til din ordrebekræftelse. Dette afsnit fungerer på samme måde som tilbuddet og giver dig mulighed for at benytte skabeloner, dokumentkoder m.m.

Du kan angive en tidsfrist for tilbuddet, så kunden tydeligt kan se, hvornår det senest skal være accepteret. Hvis fristen overskrides, vil tilbuddet i dit Overblik blive markeret med en rød baggrund. Det gør det nemt for dig at identificere og følge op på uafklarede tilbud.

Vælg mellem Tilbud og Overslag

I dette afsnit vælger du, om dokumentet til kunden skal være et Tilbud eller et Overslag. Valget har betydning for, hvad der vises som overskrift på den genererede PDF-fil – dette kan du se ved at klikke på printerikonet i højre side.

• Tilbud: Et tilbud er juridisk bindende for håndværkeren og kan gives både mundtligt og skriftligt. Det anbefales dog at afgive tilbud skriftligt, da det giver klarhed og er lettere at dokumentere.
• Overslag: Et overslag er ikke bindende og fungerer som en vejledende pris for opgaven. Prisen er anslået, og håndværkeren er ikke forpligtet til at udføre arbejdet til den angivne pris.

Brug en skabelon

Du kan vælge at bruge en skabelon til din tilbudstekst, så du ikke behøver at skrive tilbudsteksten forfra, hver gang du sender et tilbud. Skabelonerne kan du selv oprette under Tandhjulet -> 'Administration' -> 'Skabeloner'.

Når du vælger en skabelon, sættes tekstindholdet fra skabelonen ind i tilbudsteksten, hvorefter du har mulighed for at redigere i teksten, så den passer til det specifikke tilbud.

NB! Ændringer du laver i Tilbudsteksten ændrer ikke noget i selve skabelonen.

Skriv din tilbudstekst

Her kan du forfatte din tilbudstekst, som er selve indholdet på dit tilbud. Du skriver teksten ind i vores tekst-editor, hvor du har mulighed for at sætte det pænt op med overskrifter, typografi, fed/kursiv skrift, mm.

I tilbudsteksten kan du gøre brug af dokumentkoder, hvilket gør, at du nemt kan indsætte data, som allerede eksisterer i Minuba.

NB! Sætter du tekst ind, som er kopieret fra andre kilder, som f.eks. Word eller en hjemmeside kan der følge formatering med, hvilket kan give uønsket resultater. Brug da funktionen 'Indsæt som ikke-formateret tekst'.

Med dokumentkoder får du mulighed for at indsætte specifikke data i din tilbudstekst, som allerede eksisterer i Minuba.

Det kunne f.eks. være, at du ønsker at skrive kundens navn, men i stedet for at skrive selve navnet på kunden, kan du indsætte dokumentkoden {{order.contactName}}.  Denne dokumentkode vil indsætte navnet, som du har indtastet under kontaktadressen på kunden.

Du kan både sætte dokumentkoder ind i din skabelon og direkte ind i din tilbudstekst. Når du vælger en dokumentkode i listen, vil koden blive sat ind i teksten.

I dette eksempel vil vi gerne vise ‘Tilbudsmaterialer med Pris’, hvilket vil indsætte listen fra vores ‘Kalkulation’ ind i tilbuddet.

Trykker du på printer-ikonet kan du få vist tilbuds PDF’en, hvor du kan nu se, at materialelisten fra ‘Kalkulationen’ er blevet tilføjet det sted, hvor du havde sat din dokumentkode.

Med dokumentkoden ‘Tilbudsaccept’ kan du indsætte en knap i e-mails eller din tilbud-PDF, som giver kunden mulighed for at acceptere dit tilbud online.

Dette gøres under Tandhjulet -> ‘Administration’ -> ‘Skabeloner’.

Dette vil gøre det hurtigere og nemmere for din kunde at kunne komme videre med tilbuddet, og øge raten for at kunden går videre med netop dit tilbud, fremfor andres.

Når kunden klikker på knappen kommer de ind på en hjemmeside, hvor der er en ‘Accepter tilbud’-knap, samt en ‘Se tilbudsdokument’-knap. Så kan kunden se selve tilbuddet (PDF-filen) og give sin accept.

NB! Tilbuddet skal være godkendt i din Minuba for at funktionen virker. Tilbuddet må derfor ikke være en kladde.

Når din kunde trykker ‘Accepter tilbud’ modtager du en mail, hvor du får besked om, at tilbuddet er blevet accepteret.

Her kan du se et eksempel på, hvad kunden bliver præsenteret for på hjemmesiden, efter han/hun har klikket på knappen i mailen:

Du har mulighed for at indsætte dit eget logo på siden, der vises, når din kunde trykker ’Accepter tilbud’.

Gå i Tandhjulet -> ’Administration’ -> ’Logo og dokumentlayout’ – her skal du vælge dit standardlayout.

I sektionen ’Opsætning af dokument til tilbud/overslag’ kan du tilføje et billede (logo), som skal vises i toppen til højre for firmanavnet.

Et eksempel på hvordan dette ser ud kan ses i billedet.