Skabeloner

En skabelon bruges til at skrive generelle tekster, som du ofte anvender.
Det kan for eksempel være en tilbudstekst, hvor indholdet som regel er det samme fra gang til gang, men skal tilpasses det enkelte tilbud.
Det kan også være en standardskabelon til mails – for eksempel når du sender en faktura pr. mail og vil bruge samme tekst hver gang. På denne måde undgår du at skulle skrive hele din tilbudstekst forfra på hvert enkelt tilbud du laver.

Du kan oprette skabeloner for følgende dokumenttyper:

• Tilbud
• Ordrebekræftelser
• Betalingsbetingelser
• Serviceaftale
• Rykkerdetaljer*
• Mails
• SMS

*Rykkerdetaljer indeholder juridiske informationer. Den skabelon, der er markeret som ’Standard’ vil blive indsat i Rykker PDF under totalerne.

NB! Det er muligt at oprette flere skabeloner for hver kategori.

Du opretter skabelonerne ved at gå til Tandhjulet -> ’Administration’ -> ’Skabeloner’.

Herefter klikker du på ’Opret ny’ og vælger ’Skabelon’.

Herefter vælger du, hvilken type skabelon du vil oprette, og giver den et navn.

Når du bruger din skabelon på f.eks. et tilbud vil teksten blive sat ind i feltet ‘Tilbudstekst’. Du kan rette teksten til for det enkelte tilbud, inde på sagen, uden at det vil rette i selve skabelonen.

Skabelonerne opbygges ved hjælp af Dokumentkoder, som er små ”tekstkoder” der sættes ind i dine skabeloner. Disse dokumentkoder henviser til specifikke værdier i din ordre eller dit tilbud, så skabelonen automatisk tilpasses det enkelte dokument. Det kan for eksempel være dokumentkoden {{order.proposalPrice}}, som indsætter prisen på tilbuddet, eller {{client.name}}, som indsætter kundens navn.

Når du er tilfreds med resultatet klikker du på ‘OK’ og skabelonen er nu gemt.

Du kan læse mere om Dokumentkoder længere nede på siden.

Når du arbejder i et tilbud, en ordre eller en mail, indsættes din valgte standardskabelon automatisk. Minuba har allerede oprettet standardskabeloner, som du frit kan tage udgangspunkt i.
Når du opretter dine egne skabeloner, kan du selv vælge, om de skal bruges som standard fremover.

For Tilbud, Ordre og Mail kan du nemt vælge en standardskabelon ved at klikke på radioknappen ud for den ønskede skabelon i kolonnen ‘Standard’.

Til: Kontakt adresse navn
Att: ATT
Vedrørende: Ordreoverskrift

Med venlig hilsen
Virksomhedsnavn

Til Kontakt adresse navn
Att: ATT
Faktura vedrørende: Ordreoverskrift

Med venlig hilsen
Virksomhedsnavn

Til Kontakt adresse navn
Att: ATT
Kreditnota vedrørende: Ordreoverskrift

Med venlig hilsen
Virksomhedsnavn

Til: Kontakt adresse navn
Att: ATT
Vedrørende: Ordreoverskrift

Med venlig hilsen
Virksomhedsnavn

Til: kontakt adresse navn og Att:
Vedrørende: Ordreoverskrift

Med venlig hilsen
Virksomhedsnavn

Til Kontakt adresse navn
Att: ATT
Betalingspåmindelse 1 for Ordreoverskrift
Vi har konstateret, at vi ikke har modtaget det forfaldne beløb. Vi antager, at det skyldes en forglemmelse, og at det bliver bragt i orden uden yderligere ophold. Se vedhæftede rykker.

Med venlig hilsen
Virksomhedsnavn

Til Kontakt adresse navn
Att: ATT
Rykker 1 for Ordreoverskrift
Vi har konstateret, at vi ikke har modtaget det forfaldne beløb. Vi antager, at det skyldes en forglemmelse, og at det bliver bragt i orden uden yderligere ophold. Se vedhæftede rykker.

Med venlig hilsen
Virksomhedsnavn

Til Kontakt adresse navn
Att: ATT
Inkassovarsel for Ordreoverskrift
Vi har konstateret, at vi ikke har modtaget det forfaldne beløb. Vi antager, at det skyldes en forglemmelse, og at det bliver bragt i orden uden yderligere ophold. Se vedhæftede rykker.

Med venlig hilsen
Virksomhedsnavn

Hvis der er tilføjet anlæg på ordren:

Til: Kundenavn
Vedrørende: Ordreoverskrift

Tiden er kommet til et serviceeftersyn af (oplysninger af anlæg) ’Fabrikat’ ’Model’ med serienummer Serienummer

Med venlig hilsen
Virksomhedsnavn

Hvis der ikke er tilføjet anlæg på ordren:

Til: Kundenavn
Vedrørende: Ordreoverskrift

Med venlig hilsen
Virksomhedsnavn

Til: kontakt adresse navn og Att:
Vedrørende: Ordreoverskrift

Med venlig hilsen
Virksomhedsnavn

Dokumentkoder gør det muligt at indsætte data direkte i dine skabeloner.
Med f.eks. koden {{order.contactName}} kan du automatisk hente kundens kontaktperson fra ordren og få det indsat i dokumentet.

Det gør det nemt at personliggøre dine dokumenter til den enkelte kunde. Du kan for eksempel bruge dokumentkoder til at indsætte en beskrivelse af arbejdet, adressen hvor arbejdet er udført, eller kundens mail. På den måde får kunden præcis den information, der er relevant for dem – og du sparer tid ved ikke selv at skulle udfylde oplysningerne manuelt.

I bunden af oversigten over dine skabeloner, kan du finde en liste over de forskellige dokumentkoder og hvad de betyder. Disse findes også til sidst i denne artikel.

Ved at bruge dokumentkoden {{order.link}} i dine skabeloner eller tilbudstekster, giver du kunden mulighed for at acceptere tilbuddet online – samt se og downloade selve tilbuddet.

Med denne funktion kan du indsætte en knap i dine e-mails eller i din tilbuds-PDF, som linker direkte til en side, hvor kunden:

• kan se tilbudsdokumentet (PDF)
• acceptere tilbuddet online

Det gør det både hurtigere og nemmere for kunden at tage stilling til dit tilbud – og øger samtidig sandsynligheden for, at kunden vælger netop dig.

Når kunden klikker på knappen, føres de til en hjemmeside med to tydelige knapper:
“Accepter Tilbud” og “Se tilbudsdokument”.

Så snart kunden har accepteret tilbuddet, modtager du en mail omkring dette, så du hurtigt kan komme videre med opgaven.

Herunder kan du se et eksempel på, hvad kunden bliver præsenteret for, når de klikker på knappen:

Så snart kunden har trykket på ‘Accepter tilbud’, vil der blive sendt en mail til jeres virksomhedsmailadresse, med besked om at kunden har accepteret tilbuddet.

Denne dokumentkode giver dig mulighed for at gøre det lettere for din kunde at acceptere tilbuddet og for dig at holde styr på hvilke tilbud, der er accepteret af kunden.