Sendte mails i Minuba | Alle dine sendte dokumenter et sted

Sendte mails i Minuba


 

Se dine afsendte mails

Når du sender mail fra Minuba til dine kunder kan du altid gå i ‘Meddelelser’ for, at se alle dine sendte mails. Alle sendte mails, uanset om det er et tilbud, ordrebekræftelse, faktura eller kreditnota, så kan du se mailen herinde.

NB! Dette er kun til mails, og ikke forsendelser via EAN nummer. 

For at gå til ‘Meddelelser’ klikker du på kuvert-ikonet øverst i højre hjørne.

Sendte mails ligger under 'meddelelser' ikonet

Du kan få vist en mail ved at klikke på ‘Vis’ i højre side af linjen. Mailen åbnes og du kan se hvad du har skrevet til kunden, samt hvad der er vedhæftet af dokumenter.


 

Hvem er afsender på sendte mails i Minuba?

Medarbejderen som sender mailen, vil som standard være afsenderen. Du kan ændre det, så det bliver virksomheden, som er afsender i stedet. Dette kan du gøre under ‘Virksomhedsindstillinger’. Hvis du ændrer indstillinger, vil det fremadrettet være firmaet, som er afsender på alle mail, uanset hvilken bruger der sender mailen.


 

Sendte mails kommer ikke frem til min kunde

Kontroller at kundens mailadresse er korrekt. Eksisterer mailadressen ikke, afvises mailen du forsøger at sende. Det er også muligt, at mailen er modtaget af kunden, men ligger i kundens filter mod uønsket post eller spam mappe.

De mails du sender fra Minuba bliver sendt gennem vores mailserver, men med dit navn som afsender. Nogle få mailservere vil derfor opfatte mailen som spam og i den situation vil din kunde ikke modtage mailen i sin indbakke, men derimod i sit spam-filter.

Dette har ikke noget med Minuba at gøre og vi kan derfor ikke yde support på problemstillingen. Nedenfor følger en teknisk forklaring på, hvordan problemet kan forsøges at afhjælpes. Hvis denne er for teknisk, så anbefaler vi, at du kontakter din mail udbyder.


 

Ændr bounce mail som afsender, når jeg sender mail via Minuba

Når du sender mail via Minuba, kan der stå følgende som afsender:
• Larsen VVS <bounce+D42F71EE-8B40-4BAC-9C22-1AF635CE3C32@minuba.dk> på vegne af Larsen VVS <Hans@larsen.dk>
• Larsen VVS <bounce+D42F71EE-8B40-4BAC-9C22-1AF635CE3C33@minuba.dk>

Minuba bounce mailadressen bruges, så mailen ikke ender I jeres kunders spam-mappe. Hvis du gerne vil have at bounce mailen ikke bliver sat som afsender, og at mailen ikke skal ende i spam-mappen, så har du brug for at opdatere din DNS til at give tilladelse til at Minuba kan sende mail med dig som afsender.

Denne tilladelse gives ved at oprette/opdatere spf record i jeres DNS til at inkludere Minuba – læs mere om hvordan du gør dette nedenfor.


 

Opsæt SPF record

SPF står for Sender Policy Framework og kan bruges til at sikre, at det kun er bestemte mailservere, der kan sende mails med dit domæne-navn som afsender. Uden en SPF-opsætning er det meget nemt for andre at sende falske mails på dine vegne. Derfor har din mailudbyder lavet en sikker opsætning og det er denne, der blokerer for de mails du sender gennem Minuba. Du skal derfor have tilføjet Minubas mail-server som en godkendt server.

Opsætning af SPF foregår i DNS-indstillingerne for dit domæne. Har du selv adgang til disse skal du tilføje følgende:

v=spf1 include:spf.minuba.dk -all

Når du har tilføjet ovenstående kan du klikke på dette link og tjekke opsætningen

http://mxtoolbox.com/spf.aspx

Har du ikke adgang til dit domænes DNS-indstillinger, eller er du i tvivl, så kontakt din mailudbyder.

Dandomain – Kontakt Dandomain her eller læs deres guide her

GratisDNS – Kontakt GratisDNS her eller læs deres guide her

Meebox – Kontakt Meebox her

One.com – Kontakt One.com her eller læs deres guide her

ScanNet – Kontakt ScanNet her eller læs deres guide her

Surftown – Kontakt Surftown her eller læs deres guide her

UnoEuro – Kontakt UnoEuro her eller læs deres guide her


Opsætning af  DKIM

DKIM står for DomainKeys Identified Mail, oversat til dansk: mail autorisation ved domæne-nøgler.

DKIM sikrer modtageren, at ejeren af domænet står bag afsendelsen. På den måde undgås det, at andre udgiver sig for at tale på vegne af ens virksomhed med henblik på svindel.

Ved at kunne underskrive en mail med en DKIM signatur kan Minuba give din kunde sikkerhed for, at Minuba har lov til at sende mails ud på dine vegne. Det forhindrer, at mails havner i spamfolderen hos din kunde.

Hvad er DKIM?

DKIM er et mailsikkerhedstjek der sikrer, at en mail bliver sendt og autoriseret af ejeren af mailen. Dette bliver gjort ved, at give mailen en digital signatur. Denne DKIM-signatur er et skjult felt i mailen, der er sikret med et individuelt par af ”nøgler”.

En ”nøgle” er et teknisk begreb, men det faktisk bare en tekststreng, så når der snakkes om et par af ”nøgler”, skal man forstå det som en hængelås og tilhørende nøgle.

Den første ”nøgle” (hængelås), kaldes for den ”offentlige nøgle” og kan ses af alle, den bruges til at tjekke den skjulte signatur i mailen, den anden ”nøgle” (tilhørende nøgle), kaldes for den ”private nøgle”, og den holdes sikkert gemt af Minuba og bruges til at generere den skjulte signatur til mailen.

Opsætning af DKIM

For at opsætte DKIM skal du bruge et ”nøgle” par hvor af du skal opsætte den offentlige ”nøgle” på jeres DNS og gemme den private ”nøgle” under virksomhedsindstillinger i Minuba.

Hvordan gør man

Processen for generering af nøgler er ikke simpel, så man kan med fordel kontakte sin DNS udbyder eller anden IT faglig udenfor Minuba.

Vi skal igennem følgende steps:

  • Hente et værktøj som kan bruges til at arbejde med ”nøgler”
  • Generere ”nøgler” som passer sammen
  • Eksportere dem i det rigtige format

Opsætning af OpenSSL

For at generere ”nøgler” er det normalt at bruge OpenSSL.

Bruger du Windows (8, 10 eller 11)

du kan downloade OpenSSL version 3.0.0 her: (http://wiki.overbyte.eu/arch/openssl-3.0.0-win64.zip). Dette vil downloade en zip fil, som du skal ud-pakke, det kan du gøre ved følgende trin:

  1. Finde zip filen i stifinder
  2. Højreklikke på filen og trykke på ”Udpak alle…”. Det vil vise et vindue hvor du kan vælge hvor du vil gemme værktøjet.
  3. Vælg en placering til OpenSSL, det kan være på skrivebordet, og derefter klikke ”Pak ud”.
  4. Når programmet er færdig med at udpakke zip filen, skal du finde den valgte placering af den udpakkede zip fil i din stifinder, hvor du vil kunne se en fil der hedder OpenSSL, som har typen ’program’.
  5. Tryk på ‘Windows knappen’ på din computer, skriv ‘Kør’ og tryk ‘Enter’. Dette vil åbne et program, som fremover vil blive kaldt for et terminal vindue.
  6. Skriv cmd og tryk enter.
  7. Ændr sti til mappen du har udpakket zip-filen til. Tip: Kopier stien ved at trykke på adresselinjen og tryk Ctrl+C. Indsæt stien i terminalvinduet efter ”cd” (skriv cd først). Eksempel:
    ”cd C:\Users\XXX\Downloads\openssl-3.0.0-win64”
  8. Så er du også klar til ”Brug af OpenSSL”

Bruger du MacOS

OpenSSL er installeret fra fabrikken, derfor kan du åbne en terminal, dette gøres ved følgende trin:

  1. Åben Mac Launchpad.
  2. Søg efter ”Terminal” og åben terminalen.
  3. Derefter skal du skrive cd Desktop og trykke enter.
  4. Så er du også klar til ”Brug af OpenSSL”.

Bruger du Linux

OpenSSL er muligvis installeret som standard i din distribution, hvis ikke skal du bruge din package-manager til at installere denne. Åben et terminal vindue, så er du også klar til ”Brug af OpenSSL”.

Brug af OpenSSL

Du sidder nu med et åbent terminal vindue, hvor du kan skrive kommandoer i og udføre dem ved at trykke enter. Du skal kopier følgende komandoer ind i terminal og trykke enter, én af gangen i samme rækkefølge, for at genrere ”nøglerne” og eksportere dem til en tekst fil:

  1. openssl genrsa -out keypair.pem
  2. openssl rsa -in keypair.pem -pubout -out publickey.txt
  3. openssl pkcs8 -topk8 -inform PEM -outform PEM -nocrypt -in keypair.pem -out privatekey.txt

Du vil nu have 3 filer ekstra i den mappe som der står i terminalen, publickey.txt privatekey.txt og keypair.pem (Det kan være du ikke kan se .txt og .pem delen, det er okay).

OBS: Husk at slette privatekey.txt og keypair.pem når du er færdig med opsætningen, for hvis de bliver stjålet vil andre kunne udgive sig for jeres virksomhed. Du får ikke brug for dem igen efter opsætningen er gået igennem.

Indholdet af privatekey.txt skal sættes ind på Minubas DKIM-nøgler indstillinger i avanceret del af virksomhedsindstillinger, som bliver gennemgået i afsnittet Opsætning af DKIM i Minuba. (Uden de linjer som starter og slutter med ”—–”)

Indholdet af publickey.txt skal sættes op i dine DNS-indstillinger hos din udbyder.

I dine DNS-indstillinger, skal der oprettes en DKIM-record, som har formattet: ”selector._domainkey.domain”. I DKIM-record formattet, er selector en unik værdi for jeres domæne, som for eksempel kunne være virksomhedsnavn samt dags dato: ”minuba11022022”. Yderligere i formattet, er domain er jeres domæne, som for eksempel kunne være: ”minuba.dk”. Et færdigt eksempel på en DKIM-record vil for eksempel kunne være: ”minuba11022022._domainkey.minuba.dk”.

Når du har oprettet en DKIM-record, vil du skulle angive indholdet af den, som tidligere skrevet vil du skulle indsættet indholdet af din publickey.txt under ”nøglen” i følgende format, i din DKIM-record: ”v=DKIM1; k=rsa; p= [Nøglen];”. HUSK: ”nøglen” skal være uden de linjer som starter og slutter med ”—–” og uden linjeskift samt skal du huske semikolon til sidst.

Opsætning af DKIM i Minuba

Forudsat du allerede har opsat DKIM i dine DNS-indstillinger hos din udbyder, kan du angive de DKIM oplysninger som Minuba har brug for, for at kunne signere mails med din DKIM signatur.

Minuba har brug for følgende to oplysninger:

  1. En DKIM ”selector nøgle”
  • ”Selector nøglen” er en tekststreng.
  • Den bruges til at finde frem til din offentlige ”nøgle”.
  • Den har formattet ’_domainkey.domain’.
  • Feltet som den skal indsættes i kan ses på nedenstående billede i den blå firkant.
  1. En DKIM privat ”nølge” (private key)
  • Privat ”nøglen” er en tekststreng.
  • ”Nølgen” skal være i ukrypteret PEM PKCS8.
  • Feltet som den skal indsættes i kan ses på nedenstående billede i den grønne firkant.

Først skal du åbne ’avancerede indstillinger’, dette gøres ved at trykke på knappen ’Vis avancerede indstillinger’, som findes under ’mailindstillinger’, hvilket kan ses på nedenstående billede.

Opsætning af DKIM

Når du har trykket på knappen, vil den nye sektion der kan ses på nedenstående billede vises.

Opsætning af DKIM i Minuba

Ved hjælp af følgende trin, vil du validere din ”selector nøgle” samt gemme din private ”nøgle” i din Minuba, så Minuba fremover vil kunne signere de mails du sender ud gennem Minuba med din DKIM signatur.

  1. Skriv eller kopier din ”selector nøgle” ind i feltet ’Selector nøgle’ (den blå firkant).
  2. Tryk på knappen ’Valider selector nøgle’ (den orange firkant).
  3. Tjek at din offentlige ”nøgle” bliver fremvist under ’Public key’ (den røde firkant).
    1. Hvis din offentlige ”nøgle” ikke bliver vist, vil det være fordi den er skrevet forkert eller ændringen ikke er gået igennem i dine DNS-indstillinger (du kan eventuelt tjekke om dine DNS-indstillinger er aktive her: https://mxtoolbox.com/dkim.aspx).
    2. Hvis den offentlige ”nøgle” bliver vist, kan du gå videre.
  4. Kopier din privat ”nøgle” ind i feltet ’Private key’ (den grønne firkant).
  5. Tryk på gem knappen ude til højre.

OBS: Hvis din ”selector nøgle” og private ”nøgle” bliver gemt rigtigt, vil kun ”selector nøglen” blive vist, næste gang du eller en anden administrator går ind på siden igen. Grunden til at du ikke kan se din private ”nøgle” er da det er en hemmelig ”nøgle” og sikkerheden skal være i top, og derfor bør det kun være din mail administrator der har adgang til nøglen.

 


 

Opsætning af DKIM foregår i DNS-indstillingerne for dit domæne. Du kan finde en guide til, hvordan man gør her:

Har du ikke adgang til dit domænes DNS-indstillinger, eller er du i tvivl, så kontakt din mailudbyder.

Dandomain – Kontakt Dandomain her eller læs deres guide her

GratisDNS – Kontakt GratisDNS her

Meebox – Kontakt Meebox her

One.com – Kontakt One.com her

ScanNet – Kontakt ScanNet her eller læs deres guide her

Surftown – Kontakt Surftown her

UnoEuro – Kontakt UnoEuro her


Forrige artikel: ‘Sådan bruger du Service Finans’ Næste artikel: ‘Browser indstillinger’