Når du sender mail fra Minuba til dine kunder kan du altid gå i ‘Meddelelser’ for, at se alle dine sendte mails. Alle sendte mails, uanset om det er et tilbud, ordrebekræftelse, faktura eller kreditnota, så kan du se mailen herinde.
NB! Dette er kun til mails, og ikke forsendelser via EAN nummer.
For at gå til ‘Meddelelser’ klikker du på kuvert-ikonet øverst i højre hjørne.
Du kan få vist en mail ved at klikke på ‘Vis’ i højre side af linjen. Mailen åbnes og du kan se hvad du har skrevet til kunden, samt hvad der er vedhæftet af dokumenter.
Medarbejderen som sender mailen, vil som standard være afsenderen. Du kan ændre det, så det bliver virksomheden, som er afsender i stedet. Dette kan du gøre under ‘Virksomhedsindstillinger’. Hvis du ændrer indstillinger, vil det fremadrettet være firmaet, som er afsender på alle mail, uanset hvilken bruger der sender mailen.
Kontroller at kundens mailadresse er korrekt. Eksisterer mailadressen ikke, afvises mailen du forsøger at sende. Det er også muligt, at mailen er modtaget af kunden, men ligger i kundens filter mod uønsket post eller spam mappe.
De mails du sender fra Minuba bliver sendt gennem vores mailserver, men med dit navn som afsender. Nogle få mailservere vil derfor opfatte mailen som spam og i den situation vil din kunde ikke modtage mailen i sin indbakke, men derimod i sit spam-filter.
Dette har ikke noget med Minuba at gøre og vi kan derfor ikke yde support på problemstillingen. Nedenfor følger en teknisk forklaring på, hvordan problemet kan forsøges at afhjælpes. Hvis denne er for teknisk, så anbefaler vi, at du kontakter din mail udbyder.
Når du sender mail via Minuba, kan der stå følgende som afsender:
• Larsen VVS <bounce+D42F71EE-8B40-4BAC-9C22-1AF635CE3C32@minuba.dk> på vegne af Larsen VVS <Hans@larsen.dk>
• Larsen VVS <bounce+D42F71EE-8B40-4BAC-9C22-1AF635CE3C33@minuba.dk>
Minuba bounce mailadressen bruges, så mailen ikke ender I jeres kunders spam-mappe. Hvis du gerne vil have at bounce mailen ikke bliver sat som afsender, og at mailen ikke skal ende i spam-mappen, så har du brug for at opdatere din DNS til at give tilladelse til at Minuba kan sende mail med dig som afsender.
Denne tilladelse gives ved at oprette/opdatere spf record i jeres DNS til at inkludere Minuba – læs mere om hvordan du gør dette nedenfor.
SPF står for Sender Policy Framework og kan bruges til at sikre, at det kun er bestemte mailservere, der kan sende mails med dit domæne-navn som afsender. Uden en SPF-opsætning er det meget nemt for andre at sende falske mails på dine vegne. Derfor har din mailudbyder lavet en sikker opsætning og det er denne, der blokerer for de mails du sender gennem Minuba. Du skal derfor have tilføjet Minubas mail-server som en godkendt server.
Opsætning af SPF foregår i DNS-indstillingerne for dit domæne. Har du selv adgang til disse skal du tilføje følgende:
v=spf1 include:spf.minuba.dk -all
Når du har tilføjet ovenstående kan du klikke på dette link og tjekke opsætningen
Har du ikke adgang til dit domænes DNS-indstillinger, eller er du i tvivl, så kontakt din mailudbyder.
Dandomain – Kontakt Dandomain her eller læs deres guide her
GratisDNS – Kontakt GratisDNS her eller læs deres guide her
Meebox – Kontakt Meebox her
One.com – Kontakt One.com her eller læs deres guide her
ScanNet – Kontakt ScanNet her eller læs deres guide her
Surftown – Kontakt Surftown her eller læs deres guide her
UnoEuro – Kontakt UnoEuro her eller læs deres guide her
DKIM står for DomainKeys Identified Mail, oversat til dansk: mail autorisation ved domæne-nøgler.
DKIM sikrer modtageren, at ejeren af domænet står bag afsendelsen. På den måde undgås det, at andre udgiver sig for at tale på vegne af ens virksomhed med henblik på svindel.
Ved at kunne underskrive en mail med en DKIM signatur kan Minuba give din kunde sikkerhed for, at Minuba har lov til at sende mails ud på dine vegne. Det forhindrer, at mails havner i spamfolderen hos din kunde.
DKIM er et mailsikkerhedstjek der sikrer, at en mail bliver sendt og autoriseret af ejeren af mailen. Dette bliver gjort ved, at give mailen en digital signatur. Denne DKIM-signatur er et skjult felt i mailen, der er sikret med et individuelt par af ”nøgler”.
En ”nøgle” er et teknisk begreb, men det faktisk bare en tekststreng, så når der snakkes om et par af ”nøgler”, skal man forstå det som en hængelås og tilhørende nøgle.
Den første ”nøgle” (hængelås), kaldes for den ”offentlige nøgle” og kan ses af alle, den bruges til at tjekke den skjulte signatur i mailen, den anden ”nøgle” (tilhørende nøgle), kaldes for den ”private nøgle”, og den holdes sikkert gemt af Minuba og bruges til at generere den skjulte signatur til mailen.
For at opsætte DKIM skal du bruge et ”nøgle” par hvor af du skal opsætte den offentlige ”nøgle” på jeres DNS og gemme den private ”nøgle” under virksomhedsindstillinger i Minuba.
Processen for generering af nøgler er ikke simpel, så man kan med fordel kontakte sin DNS udbyder eller anden IT faglig udenfor Minuba.
Vi skal igennem følgende steps:
For at generere ”nøgler” er det normalt at bruge OpenSSL.
Du kan downloade OpenSSL dewn nyeste af OpenSSL her. Dette vil downloade en zip fil, som du skal ud-pakke, det kan du gøre ved følgende trin:
OpenSSL er installeret fra fabrikken, derfor kan du åbne en terminal, dette gøres ved følgende trin:
OpenSSL er muligvis installeret som standard i din distribution, hvis ikke skal du bruge din package-manager til at installere denne. Åben et terminal vindue, så er du også klar til ”Brug af OpenSSL”.
Du sidder nu med et åbent terminal vindue, hvor du kan skrive kommandoer i og udføre dem ved at trykke enter. Du skal kopier følgende komandoer ind i terminal og trykke enter, én af gangen i samme rækkefølge, for at genrere ”nøglerne” og eksportere dem til en tekst fil:
Du vil nu have 3 filer ekstra i den mappe som der står i terminalen, publickey.txt privatekey.txt og keypair.pem (Det kan være du ikke kan se .txt og .pem delen, det er okay).
OBS: Husk at slette privatekey.txt og keypair.pem når du er færdig med opsætningen, for hvis de bliver stjålet vil andre kunne udgive sig for jeres virksomhed. Du får ikke brug for dem igen efter opsætningen er gået igennem.
Indholdet af privatekey.txt skal sættes ind på Minubas DKIM-nøgler indstillinger i avanceret del af virksomhedsindstillinger, som bliver gennemgået i afsnittet Opsætning af DKIM i Minuba. (Uden de linjer som starter og slutter med ”—–”)
Indholdet af publickey.txt skal sættes op i dine DNS-indstillinger hos din udbyder.
I dine DNS-indstillinger, skal der oprettes en DKIM-record, som har formattet: ”selector._domainkey.domain”. I DKIM-record formattet, er selector en unik værdi for jeres domæne, som for eksempel kunne være virksomhedsnavn samt dags dato: ”minuba11022022”. Yderligere i formattet, er domain er jeres domæne, som for eksempel kunne være: ”minuba.dk”. Et færdigt eksempel på en DKIM-record vil for eksempel kunne være: ”minuba11022022._domainkey.minuba.dk”.
Når du har oprettet en DKIM-record, vil du skulle angive indholdet af den, som tidligere skrevet vil du skulle indsættet indholdet af din publickey.txt under ”nøglen” i følgende format, i din DKIM-record: ”v=DKIM1; k=rsa; p= [Nøglen];”. HUSK: ”nøglen” skal være uden de linjer som starter og slutter med ”—–” og uden linjeskift samt skal du huske semikolon til sidst.
Forudsat du allerede har opsat DKIM i dine DNS-indstillinger hos din udbyder, kan du angive de DKIM oplysninger som Minuba har brug for, for at kunne signere mails med din DKIM signatur.
Minuba har brug for følgende to oplysninger:
Først skal du åbne ’avancerede indstillinger’, dette gøres ved at trykke på knappen ’Vis avancerede indstillinger’, som findes under ’mailindstillinger’, hvilket kan ses på nedenstående billede.
Når du har trykket på knappen, vil den nye sektion der kan ses på nedenstående billede vises.
Ved hjælp af følgende trin, vil du validere din ”selector nøgle” samt gemme din private ”nøgle” i din Minuba, så Minuba fremover vil kunne signere de mails du sender ud gennem Minuba med din DKIM signatur.
OBS: Hvis din ”selector nøgle” og private ”nøgle” bliver gemt rigtigt, vil kun ”selector nøglen” blive vist, næste gang du eller en anden administrator går ind på siden igen. Grunden til at du ikke kan se din private ”nøgle” er da det er en hemmelig ”nøgle” og sikkerheden skal være i top, og derfor bør det kun være din mail administrator der har adgang til nøglen.
Opsætning af DKIM foregår i DNS-indstillingerne for dit domæne. Du kan finde en guide til, hvordan man gør her:
Har du ikke adgang til dit domænes DNS-indstillinger, eller er du i tvivl, så kontakt din mailudbyder.
Dandomain – Kontakt Dandomain her eller læs deres guide her
GratisDNS – Kontakt GratisDNS her
Meebox – Kontakt Meebox her
One.com – Kontakt One.com her
ScanNet – Kontakt ScanNet her eller læs deres guide her
Surftown – Kontakt Surftown her
UnoEuro – Kontakt UnoEuro her
Forrige artikel: ‘Sådan bruger du Service Finans’ | Næste artikel: ‘Browser indstillinger’ |