Sendte mails i Minuba | Alle dine sendte dokumenter et sted

Sendte mails i Minuba


 

Se dine afsendte mails

Når du sender mail fra Minuba til dine kunder kan du altid gå i ‘Meddelelser’ for, at se alle dine sendte mails. Alle sendte mails, uanset om det er et tilbud, ordrebekræftelse, faktura eller kreditnota, så kan du se mailen herinde.

NB! Dette er kun til mails, og ikke forsendelser via EAN nummer. 

For at gå til ‘Meddelelser’ klikker du på kuvert-ikonet øverst i højre hjørne.

Sendte mails ligger under 'meddelelser' ikonet

Du kan få vist en mail ved at klikke på ‘Vis’ i højre side af linjen. Mailen åbnes og du kan se hvad du har skrevet til kunden, samt hvad der er vedhæftet af dokumenter.


 

Hvem er afsender på sendte mails i Minuba?

Medarbejderen som sender mailen, vil som standard være afsenderen. Du kan ændre det, så det bliver virksomheden, som er afsender i stedet. Dette kan du gøre under ‘Virksomhedsindstillinger’. Hvis du ændrer indstillinger, vil det fremadrettet være firmaet, som er afsender på alle mail, uanset hvilken bruger der sender mailen.


 

Sendte mails kommer ikke frem til min kunde

Kontroller at kundens mailadresse er korrekt. Eksisterer mailadressen ikke, afvises mailen du forsøger at sende. Det er også muligt, at mailen er modtaget af kunden, men ligger i kundens filter mod uønsket post eller spam mappe.

De mails du sender fra Minuba bliver sendt gennem vores mailserver, men med dit navn som afsender. Nogle få mailservere vil derfor opfatte mailen som spam og i den situation vil din kunde ikke modtage mailen i sin indbakke, men derimod i sit spam-filter.

Dette har ikke noget med Minuba at gøre og vi kan derfor ikke yde support på problemstillingen. Nedenfor følger en teknisk forklaring på, hvordan problemet kan forsøges at afhjælpes. Hvis denne er for teknisk, så anbefaler vi, at du kontakter din mail udbyder.


 

Ændr bounce mail som afsender, når jeg sender mail via Minuba

Når du sender mail via Minuba, kan der stå følgende som afsender:
• Larsen VVS <bounce+D42F71EE-8B40-4BAC-9C22-1AF635CE3C32@minuba.dk> på vegne af Larsen VVS <Hans@larsen.dk>
• Larsen VVS <bounce+D42F71EE-8B40-4BAC-9C22-1AF635CE3C33@minuba.dk>

Minuba bounce mailadressen bruges, så mailen ikke ender I jeres kunders spam-mappe. Hvis du gerne vil have at bounce mailen ikke bliver sat som afsender, og at mailen ikke skal ende i spam-mappen, så har du brug for at opdatere din DNS til at give tilladelse til at Minuba kan sende mail med dig som afsender.

Denne tilladelse gives ved at oprette/opdatere spf record i jeres DNS til at inkludere Minuba – læs mere om hvordan du gør dette nedenfor.


 

Opsæt SPF record

SPF står for Sender Policy Framework og kan bruges til at sikre, at det kun er bestemte mailservere, der kan sende mails med dit domæne-navn som afsender. Uden en SPF-opsætning er det meget nemt for andre at sende falske mails på dine vegne. Derfor har din mailudbyder lavet en sikker opsætning og det er denne, der blokerer for de mails du sender gennem Minuba. Du skal derfor have tilføjet Minubas mail-server som en godkendt server.

Opsætning af SPF foregår i DNS-indstillingerne for dit domæne. Har du selv adgang til disse skal du tilføje følgende:

v=spf1 include:spf.minuba.dk -all

Når du har tilføjet ovenstående kan du klikke på dette link og tjekke opsætningen

http://mxtoolbox.com/spf.aspx

Har du ikke adgang til dit domænes DNS-indstillinger, eller er du i tvivl, så kontakt din mailudbyder.

Dandomain – Kontakt Dandomain her eller læs deres guide her

GratisDNS – Kontakt GratisDNS her eller læs deres guide her

Meebox – Kontakt Meebox her

One.com – Kontakt One.com her eller læs deres guide her

ScanNet – Kontakt ScanNet her eller læs deres guide her

Surftown – Kontakt Surftown her eller læs deres guide her

UnoEuro – Kontakt UnoEuro her eller læs deres guide her


Opsæt DKIM record

DKIM står for DomainKeys Identified Mail. Det er et mail sikkerhedstjek, der sikrer, at en mail blev sendt og autoriseret af ejeren af mailens domænenavn. Det bliver gjort ved at give mailen en digital signatur. Denne DKIM signatur er en header i mailen, som bliver tilføjet til mailens indhold, og er sikret med en nøgle.

Sammen med DMARC er DKIM en sikkerhed for modtageren, at ejeren af domænet har godkendt afsendelsen. På den måde undgås det, at mails kan sendes ud af andre, hvor de udgiver sig for at tale på vegne af ens virksomhed med henblik på svindel.

Ved at opsætte DKIM i dit DNS vil du forbedre sikkerheden i dine mails.

Forudsat du allerede har oprettet en DKIM record i dit Domain Name System (DNS) kan du angive de DKIM oplysninger Minuba har brug for, for at kunne signere mails som har afsenderadresse med dit firma, med DKIM signatur.

Minuba har brug for to oplysninger:

  1. En DKIM selector nøgle
  2. En DKIM private key

 

Selector nøgle:

En selector nøgle er en streng som skal bruges til at spørge DNS efter en DKIM record for dit domæne. For at DNS kan vide, hvilket domæne selectoren peger på skal selectoren skrives sammen med domænenavnet på denne måde:

selector._domainkey.domain

 

Et eksempel på, hvordan det vil se ud i Minubas tilfælde er:

k201901._domainkey.minuba.dk

Hvis man er i tvivl om har skrevet det rigtigt kan man trykke på knappen ”Valider selector nøgle”. I tilfælde af, at den selector man har skrevet har et forkert format, vil man få det at vide med en fejlbesked:

Hvis en selector man indtastet har et rigtigt format, men ikke har DKIM record tilknyttet, vil denne besked blive vist:

I tilfældet, at selectoren har en DKIM record tilknyttet, vil den public key blive vist nedenunder ”Valider selector nøgle”-knappen.

Private key:

For at kunne signere mails, har Minuba både brug for en selector der har en DKIM record tilknyttet samt en private key, der passer med den public key, der findes for selectorens DKIM record.

En private key består af en lang række tal, bogstaver og tegn i en bestemt rækkefølge. Den skal have et PEM format, der ligner nedenstående:

Da man ikke kan signere mails med en DKIM signatur uden både selector og private key, vil Minuba give en fejlbesked, hvis en af informationerne mangler.

Ligeledes vil man få en fejlbesked, hvis private key har et forkert format, eller den private key man har indtastet ikke passer med den public key, som der findes på den DKIM record, som er tilknyttet den selector nøgle man har angivet.

Bemærk:

Hvis en selector nøgle og private key bliver gemt rigtigt, vil kun selectoren blive vist, næste gang brugeren går ind på siden. Det skyldes, at en private key er være en hemmelig nøgle, som kun mail administratoren bør have adgang til. Men hvis selectoren bliver vist i selector input feltet, når åbner virksomhedsindstillinger, betyder det, at private key findes og er blevet gemt sammen med selectoren.

 

Ved at kunne underskrive en mail med en DKIM signatur kan Minuba give modtageren sikkerhed for, at Minuba har lov til at sende mails ud på brugerens vegne.

Det forhindrer at mails ikke havner i spamfolderen hos den modtager de bliver sendt til.

 


 

Opsætning af DKIM foregår i DNS-indstillingerne for dit domæne. Du kan finde en guide til, hvordan man gør her:

Har du ikke adgang til dit domænes DNS-indstillinger, eller er du i tvivl, så kontakt din mailudbyder.

Dandomain – Kontakt Dandomain her eller læs deres guide her

GratisDNS – Kontakt GratisDNS her

Meebox – Kontakt Meebox her

One.com – Kontakt One.com her

ScanNet – Kontakt ScanNet her eller læs deres guide her

Surftown – Kontakt Surftown her

UnoEuro – Kontakt UnoEuro her


Forrige artikel: ‘Sådan rydder du op i dine data i Minuba’ Næste artikel: ‘Browser indstillinger’