Sendte mails i Minuba

Se dine afsendte mails
Hvem er afsender på sendte mails i Minuba?
Sendte mails kommer ikke frem til min kunde
Ændr bounce mail som afsender, når jeg sender mail via Minuba
Opsæt SPF record
Opsætning af DKIM

Se dine afsendte mails

Når du sender mail fra Minuba til dine kunder kan du altid gå i ‘Meddelelser’ for, at se alle dine sendte mails. Alle sendte mails, uanset om det er et tilbud, ordrebekræftelse, faktura eller kreditnota, så kan du se mailen herinde.

NB! Dette er kun til mails, og ikke forsendelser via EAN nummer.

For at gå til ‘Meddelelser’ klikker du på kuvert-ikonet øverst i højre hjørne.

Du kan få vist en mail ved at klikke på ‘Vis’ i højre side af linjen. Mailen åbnes og du kan se hvad du har skrevet til kunden, samt hvad der er vedhæftet af dokumenter.

Hvem er afsender på sendte mails i Minuba?

Medarbejderen som sender mailen, vil som standard være afsenderen. Du kan ændre det, så det bliver virksomheden, som er afsender i stedet. Dette kan du gøre under ‘Virksomhedsindstillinger’. Hvis du ændrer indstillinger, vil det fremadrettet være firmaet, som er afsender på alle mail, uanset hvilken bruger der sender mailen.

Sendte mails kommer ikke frem til min kunde

Kontroller at kundens mailadresse er korrekt. Eksisterer mailadressen ikke, afvises mailen du forsøger at sende. Det er også muligt, at mailen er modtaget af kunden, men ligger i kundens filter mod uønsket post eller spam mappe.

De mails du sender fra Minuba bliver sendt gennem vores mailserver, men med dit navn som afsender. Nogle få mailservere vil derfor opfatte mailen som spam og i den situation vil din kunde ikke modtage mailen i sin indbakke, men derimod i sit spam-filter.

Dette har ikke noget med Minuba at gøre og vi kan derfor ikke yde support på problemstillingen. Nedenfor følger en teknisk forklaring på, hvordan problemet kan forsøges at afhjælpes. Hvis denne er for teknisk, så anbefaler vi, at du kontakter din mail udbyder.

Ændr bounce mail som afsender, når jeg sender mail via Minuba

Når du sender mail via Minuba, kan der stå følgende som afsender:
• Larsen VVS <bounce+D42F71EE-8B40-4BAC-9C22-1AF635CE3C32@minuba.dk> på vegne af Larsen VVS <Hans@larsen.dk>
• Larsen VVS <bounce+D42F71EE-8B40-4BAC-9C22-1AF635CE3C33@minuba.dk>

Minuba bounce mailadressen bruges, så mailen ikke ender I jeres kunders spam-mappe. Hvis du gerne vil have at bounce mailen ikke bliver sat som afsender, og at mailen ikke skal ende i spam-mappen, så har du brug for at opdatere din DNS til at give tilladelse til at Minuba kan sende mail med dig som afsender.

Denne tilladelse gives ved at oprette/opdatere spf record i jeres DNS til at inkludere Minuba – læs mere om hvordan du gør dette nedenfor.

Opsæt SPF record

SPF står for Sender Policy Framework og kan bruges til at sikre, at det kun er bestemte mailservere, der kan sende mails med dit domæne-navn som afsender. Uden en SPF-opsætning er det meget nemt for andre at sende falske mails på dine vegne. Derfor har din mailudbyder lavet en sikker opsætning og det er denne, der blokerer for de mails du sender gennem Minuba. Du skal derfor have tilføjet Minubas mail-server som en godkendt server.

Opsætning af SPF foregår i DNS-indstillingerne for dit domæne. Har du selv adgang til disse skal du tilføje følgende:

v=spf1 include:spf.minuba.dk -all

Når du har tilføjet ovenstående kan du klikke på dette link og tjekke opsætningen

http://mxtoolbox.com/spf.aspx

Har du ikke adgang til dit domænes DNS-indstillinger, eller er du i tvivl, så kontakt din mailudbyder.

Dandomain – Kontakt Dandomain her eller læs deres guide her

GratisDNS – Kontakt GratisDNS her eller læs deres guide her

Meebox – Kontakt Meebox her

One.com – Kontakt One.com her eller læs deres guide her

ScanNet – Kontakt ScanNet her eller læs deres guide her

UnoEuro – Kontakt UnoEuro her eller læs deres guide her

Opsætning af DKIM

DKIM står for DomainKeys Identified Mail, oversat til dansk: mail autorisation ved domæne-nøgler.

DKIM sikrer modtageren, at ejeren af domænet står bag afsendelsen. På den måde undgås det, at andre udgiver sig for at tale på vegne af ens virksomhed med henblik på svindel.

Ved at kunne underskrive en mail med en DKIM signatur kan Minuba give din kunde sikkerhed for, at Minuba har lov til at sende mails ud på dine vegne. Det forhindrer, at mails havner i spamfolderen hos din kunde.

Hvad er DKIM?

DKIM er et mailsikkerhedstjek der sikrer, at en mail bliver sendt og autoriseret af ejeren af mailen. Dette bliver gjort ved, at give mailen en digital signatur. Denne DKIM-signatur er et skjult felt i mailen, der er sikret med et individuelt par af ”nøgler”.

En ”nøgle” er et teknisk begreb, men det faktisk bare en tekststreng, så når der snakkes om et par af ”nøgler”, skal man forstå det som en hængelås og tilhørende nøgle.

Den første ”nøgle” (hængelås), kaldes for den ”offentlige nøgle” og kan ses af alle, den bruges til at tjekke den skjulte signatur i mailen, den anden ”nøgle” (tilhørende nøgle), kaldes for den ”private nøgle”, og den holdes sikkert gemt af Minuba og bruges til at generere den skjulte signatur til mailen.

Opsætning af DKIM

For at opsætte DKIM skal du bruge et ”nøgle” par hvor af du skal opsætte den offentlige ”nøgle” på jeres DNS og gemme den private ”nøgle” under virksomhedsindstillinger i Minuba.

Hvordan gør man

Processen for generering af nøgler er ikke simpel, så man kan med fordel kontakte sin DNS udbyder eller anden IT faglig udenfor Minuba.

Vi skal igennem følgende steps:

Hente et værktøj som kan bruges til at arbejde med ”nøgler”
Generere ”nøgler” som passer sammen
Eksportere dem i det rigtige format

Opsætning af OpenSSL

For at generere ”nøgler” er det normalt at bruge OpenSSL.

Bruger du Windows (8, 10 eller 11)

Du kan downloade OpenSSL dewn nyeste af OpenSSL her. Dette vil downloade en zip fil, som du skal ud-pakke, det kan du gøre ved følgende trin:

Finde zip filen i stifinder
Højreklikke på filen og trykke på ”Udpak alle…”. Det vil vise et vindue hvor du kan vælge hvor du vil gemme værktøjet.
Vælg en placering til OpenSSL, det kan være på skrivebordet, og derefter klikke ”Pak ud”.
Når programmet er færdig med at udpakke zip filen, skal du finde den valgte placering af den udpakkede zip fil i din stifinder, hvor du vil kunne se en fil der hedder OpenSSL, som har typen ’program’.
Tryk på ‘Windows knappen’ på din computer, skriv ‘Kør’ og tryk ‘Enter’. Dette vil åbne et program, som fremover vil blive kaldt for et terminal vindue.
Skriv cmd og tryk enter.
Ændr sti til mappen du har udpakket zip-filen til. Tip: Kopier stien ved at trykke på adresselinjen og tryk Ctrl+C. Indsæt stien i terminalvinduet efter ”cd” (skriv cd først). Eksempel:
”cd C:\Users\XXX\Downloads\openssl-XXX-XXX”
Så er du også klar til ”Brug af OpenSSL”

Bruger du MacOS

OpenSSL er installeret fra fabrikken, derfor kan du åbne en terminal, dette gøres ved følgende trin:

Åben Mac Launchpad.
Søg efter ”Terminal” og åben terminalen.
Derefter skal du skrive cd Desktop og trykke enter.
Så er du også klar til ”Brug af OpenSSL”.

Bruger du Linux

OpenSSL er muligvis installeret som standard i din distribution, hvis ikke skal du bruge din package-manager til at installere denne. Åben et terminal vindue, så er du også klar til ”Brug af OpenSSL”.

Brug af OpenSSL

Du sidder nu med et åbent terminal vindue, hvor du kan skrive kommandoer i og udføre dem ved at trykke enter. Du skal kopier følgende komandoer ind i terminal og trykke enter, én af gangen i samme rækkefølge, for at genrere ”nøglerne” og eksportere dem til en tekst fil:

openssl genrsa -out keypair.pem
openssl rsa -in keypair.pem -pubout -out publickey.txt
openssl pkcs8 -topk8 -inform PEM -outform PEM -nocrypt -in keypair.pem -out privatekey.txt

Du vil nu have 3 filer ekstra i den mappe som der står i terminalen, publickey.txt privatekey.txt og keypair.pem (Det kan være du ikke kan se .txt og .pem delen, det er okay).

OBS: Husk at slette privatekey.txt og keypair.pem når du er færdig med opsætningen, for hvis de bliver stjålet vil andre kunne udgive sig for jeres virksomhed. Du får ikke brug for dem igen efter opsætningen er gået igennem.

Indholdet af privatekey.txt skal sættes ind på Minubas DKIM-nøgler indstillinger i avanceret del af virksomhedsindstillinger, som bliver gennemgået i afsnittet Opsætning af DKIM i Minuba. (Uden de linjer som starter og slutter med ”—–”)

Indholdet af publickey.txt skal sættes op i dine DNS-indstillinger hos din udbyder.

I dine DNS-indstillinger, skal der oprettes en DKIM-record, som har formattet: ”selector._domainkey.domain”. I DKIM-record formattet, er selector en unik værdi for jeres domæne, som for eksempel kunne være virksomhedsnavn samt dags dato: ”minuba11022022”. Yderligere i formattet, er domain er jeres domæne, som for eksempel kunne være: ”minuba.dk”. Et færdigt eksempel på en DKIM-record vil for eksempel kunne være: ”minuba11022022._domainkey.minuba.dk”.

Når du har oprettet en DKIM-record, vil du skulle angive indholdet af den, som tidligere skrevet vil du skulle indsættet indholdet af din publickey.txt under ”nøglen” i følgende format, i din DKIM-record: ”v=DKIM1; k=rsa; p= [Nøglen];”. HUSK: ”nøglen” skal være uden de linjer som starter og slutter med ”—–” og uden linjeskift samt skal du huske semikolon til sidst.

Opsætning af DKIM i Minuba

Forudsat du allerede har opsat DKIM i dine DNS-indstillinger hos din udbyder, kan du angive de DKIM oplysninger som Minuba har brug for, for at kunne signere mails med din DKIM signatur.

Minuba har brug for følgende to oplysninger:

En DKIM ”selector nøgle”

”Selector nøglen” er en tekststreng.
Den bruges til at finde frem til din offentlige ”nøgle”.
Den har formattet ’_domainkey.domain’.
Feltet som den skal indsættes i kan ses på nedenstående billede i den blå firkant.

En DKIM privat ”nølge” (private key)

Privat ”nøglen” er en tekststreng.
”Nølgen” skal være i ukrypteret PEM PKCS8.
Feltet som den skal indsættes i kan ses på nedenstående billede i den grønne firkant.

Først skal du åbne ’avancerede indstillinger’, dette gøres ved at trykke på knappen ’Vis avancerede indstillinger’, som findes under ’mailindstillinger’, hvilket kan ses på nedenstående billede.

Opsætning af DKIM

Når du har trykket på knappen, vil den nye sektion der kan ses på nedenstående billede vises.

Ved hjælp af følgende trin, vil du validere din ”selector nøgle” samt gemme din private ”nøgle” i din Minuba, så Minuba fremover vil kunne signere de mails du sender ud gennem Minuba med din DKIM signatur.

Skriv eller kopier din ”selector nøgle” ind i feltet ’Selector nøgle’ (den blå firkant).
Tryk på knappen ’Valider selector nøgle’ (den orange firkant).
Tjek at din offentlige ”nøgle” bliver fremvist under ’Public key’ (den røde firkant).
1. Hvis din offentlige ”nøgle” ikke bliver vist, vil det være fordi den er skrevet forkert eller ændringen ikke er gået igennem i dine DNS-indstillinger (du kan eventuelt tjekke om dine DNS-indstillinger er aktive her: https://mxtoolbox.com/dkim.aspx).
2. Hvis den offentlige ”nøgle” bliver vist, kan du gå videre.
Kopier din privat ”nøgle” ind i feltet ’Private key’ (den grønne firkant).
Tryk på gem knappen ude til højre.

OBS: Hvis din ”selector nøgle” og private ”nøgle” bliver gemt rigtigt, vil kun ”selector nøglen” blive vist, næste gang du eller en anden administrator går ind på siden igen. Grunden til at du ikke kan se din private ”nøgle” er da det er en hemmelig ”nøgle” og sikkerheden skal være i top, og derfor bør det kun være din mail administrator der har adgang til nøglen.

Opsætning af DKIM foregår i DNS-indstillingerne for dit domæne. Du kan finde en guide til, hvordan man gør her:

Har du ikke adgang til dit domænes DNS-indstillinger, eller er du i tvivl, så kontakt din mailudbyder.

Dandomain – Kontakt Dandomain her eller læs deres guide her

GratisDNS – Kontakt GratisDNS her

Meebox – Kontakt Meebox her

One.com – Kontakt One.com her

ScanNet – Kontakt ScanNet her eller læs deres guide her

UnoEuro – Kontakt UnoEuro her

Forrige artikel: ‘Sådan bruger du Service Finans’

Næste artikel: ‘Browser indstillinger’

01. Tilbud og ordre

02. Planlægning og timeregistrering

03. Fakturering

04. Kunder

05. Serviceaftaler

06. Ledelsesoverblik

07. Opsætning og Administration

08. Generelt / Øvrige funktioner

09. Minuba App & GO

10. Licenser / Abonnement

11. Integrationer & API

12. Videoer

Minuba demo aftale- og servicevilkår

Minuba aftale- og servicevilkår

Denne aftale er gældende fra oprettelse af DEMO-konto, og til et egentlig kundeforhold træder i kraft, eller DEMO-kontoen nedlægges.

DEMO kontoens formål er at give virksomheder i Minubas målgruppe mulighed for uforpligtende at afprøve Minuba. Ved oprettelse af DEMO kontoen, erklærer opretteren sig indforstået med at blive kontaktet af en af Minubas salgskonsulenter.

Tavshedspligt og konfidentialitet

Begge parter indvilger i, også efter DEMO periodens ophør, ikke på nogen måde at videregive nogen former for følsomme oplysninger vedrørende den modsatte part, herunder, men ikke begrænset til, kunde- og sagsinformationer, forretningsforbindelser og anden tilknytning til den modsatte part, herunder personer, virksomheder eller andre organisationer.

Ejendoms- og ophavsret

Minuba ApS har ejendoms- og ophavsret til Minuba. Kunden må under ingen omstændigheder overdrage Minuba eller relateret materiale til tredjepart, medmindre der specifikt forefindes en særskilt skriftlig aftale herom.

Kundeansvar

Alene Kunden er ansvarlig for enhver form for aktivitet der foregår ved brug af kundens DEMO-konti, herunder at huske at logge ud efter endt brug.

Kunden skal straks informere Minuba ApS om enhver form for uautoriseret brug af kundens kodeord eller DEMO-konti, samt en hvilken som helst anden form for sikkerhedsbrud som kunden kender til eller har mistanke om. Ligeledes skal kunden efter bedste evne straks forsøge at stoppe enhver uretmæssig kopiering og distribution af indhold, såfremt kunden har kendskab til dette.

Behandling af personoplysninger

Minuba ApS er overfor Kunden databehandler for de personoplysninger, som Kunden opbevarer og i øvrigt behandler i Minuba. For behandling af Kundens personoplysninger er aftalt følgende: Begge parter skal løbende gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der opfylder kravene i Forordning 2016/679 (”Forordningen”), for at sikre beskyttelse af de registreredes rettigheder.

Minuba ApS skal overholde og opfylde kravene i artikel 28 i Forordningen, herunder mod sædvanlig timebetaling, yde Kunden den i artikel 28 anførte bistand og stille oplysninger og nødvendig dokumentation til rådighed for Kunden, så Kunden kan føre tilsyn med Minuba ApS’s overholdelse af kravene i artikel 28, herunder ved at give mulighed for og bidrage til revision og audit.

Minuba ApS skal have ret til for egen regning og risiko, at anvende underleverandører, der også behandler Kundens personoplysninger. Minuba ApS skal ved påtænkte skift af en underleverandør eller anvendelse af en ny underleverandør skriftligt underretter Kunden, mindst 30 dage før det påtænkte skifte/ny underleverandør. Kunden har ret til at komme med indsigelser mod den påtænkte skifte/ny underleverandør.

Minuba ApS påser at alle underleverandører opfylder kravene i artikel 28 i forordningen og forpligtelserne i dette afsnit.

Minuba ApS må ikke uden Kundens skriftlige forudgående tilladelse overføre Kundens personoplysninger til lande uden for EU/EØS.
Al behandling af Kundens personoplysninger sker i henhold til Kundens dokumenterede instruks. Den dokumenterede instruks udgøres dels af parternes aftalegrundlag, så de behandlinger der er nødvendige for at Minuba ApS kan opfylde indgåede aftaler med Kunden, kan udføres, og dels af de særskilte instrukser, som Kunden måtte give til Minuba ApS.

Hvis Kunden ikke instruerer Minuba ApS om andet, så er Minuba ApS berettigede og forpligtet til at slette Kundens personoplysninger senest 3 måneder efter, at forretningsforholdet mellem parterne er endeligt ophørt.
Kunden må ikke anvende Minuba til behandling af andre kategorier af registrerede eller andre typer af personlige information, end det Minuba er beregnet til.

Minuba ApS har ret til, at anonymisere Kundens informationer og andre data, og anvende dem, enten selv eller i samarbejde med andre.

Minuba ApS er berettiget til at anvende Kundens data, herunder personoplysninger, i anonymiseret form, hvor det ikke er muligt at spore data eller personoplysninger til kunden eller nogen bestemt fysisk person, herunder i samarbejde med tredjemand

Ansvarsbegrænsning

Ingen af parterne er ansvarlige overfor den anden part i forhold til indirekte skader, følgeskader eller særlige skader, her inkluderet tab af profit, tab af data eller krav fra eventuelle tredje parter. Denne ansvarsbegrænsning er gældende uanset grunden til problemet, heri inkluderet, men ikke begrænset til, uagtsomhed.

Minuba ApS er ikke ansvarlig for eventuel uautoriseret adgang til, eller ændring af, kundens transmissioner eller data, materiale, informationer eller data der er sendt eller modtaget, uanset at data er blevet modtaget af Minuba ApS, samt enhver transaktion der indtastes i Minuba.

Tvister og uoverensstemmelser

Hvis denne aftale giver anledning til uenighed mellem parterne, skal disse søges løst i mindelighed. I tilfælde af at en mindelig løsning ikke kan opnås, afgøres uenighederne efter dansk ret, idet Sø- og Handelsretten som aftalt værneting.