Sendte mails i Minuba

Når du sender mails fra Minuba til dine kunder, kan du altid gå i ‘Meddelelser’ for at se alle dine sendte mails, uanset om det er et tilbud, ordrebekræftelse, faktura eller kreditnota.

NB! Dette er kun til mails, og ikke forsendelser via EAN-nummer. 

For at gå til ‘Meddelelser’ klikker du på kuvert-ikonet øverst i højre hjørne.

Du kan få vist en mail ved at klikke på ‘Vis’ i højre side af linjen. Mailen åbnes og du kan se, hvad du har skrevet til kunden samt eventuelt vedhæftede dokumenter.

Medarbejderen, som sender mailen, vil som standard være afsenderen. Du kan ændre det, så det bliver virksomheden, som er afsender i stedet. Dette kan du gøre under ‘Virksomhedsindstillinger’. Hvis du ændrer indstillinger, vil det fremadrettet være firmaet, som er afsender på alle mails, uanset hvilken bruger, der sender mailen.

Kontroller at kundens mailadresse er korrekt. Eksisterer mailadressen ikke, afvises mailen, som du forsøger at sende. Det er også muligt, at mailen er modtaget af kunden, men ligger i kundens filter mod uønsket post eller spam mappe.

De mails, som du sender fra Minuba, bliver sendt gennem vores mailserver, men med dit navn som afsender. Nogle få mailservere vil derfor opfatte mailen som spam og i den situation vil din kunde ikke modtage mailen i sin indbakke, men derimod i sit spam-filter.

Dette har ikke noget med Minuba at gøre og vi kan derfor ikke yde support på problemstillingen. Nedenfor følger en teknisk forklaring på, hvordan problemet kan forsøges at løses. Hvis denne er fór teknisk, anbefaler vi, at du kontakter din mail udbyder.

Når du sender mail via Minuba, kan der stå følgende som afsender:

• Larsen VVS <bounce+D42F71EE-8B40-4BAC-9C22-1AF635CE3C32@minuba.dk> på vegne af Larsen VVS <Hans@larsen.dk>
• Larsen VVS <bounce+D42F71EE-8B40-4BAC-9C22-1AF635CE3C33@minuba.dk>

Hvis du gerne vil undgå at bounce mailen ikke bliver sat som afsender og at mailen ikke skal ende i spam-mappen, så har du brug for at opdatere din DNS til at give tilladelse til at Minuba kan sende mail med dig som afsender.

Denne tilladelse gives ved at oprette/opdatere SPF record i jeres DNS til at inkludere Minuba. Læs nedenfor mere om, hvordan du gør dette.

SPF står for Sender Policy Framework og kan bruges til at sikre, at det kun er bestemte mailservere, der kan sende mails med dit domænenavn som afsender. Uden en SPF-opsætning er det meget nemt for andre at sende falske mails på dine vegne. Derfor har din mailudbyder lavet en sikker opsætning og det er denne, der blokerer for de mails du sender gennem Minuba. Du skal derfor have tilføjet Minubas mail-server som en godkendt server.

Opsætning af SPF foregår i DNS-indstillingerne for dit domæne. Har du selv adgang til disse skal du tilføje følgende:

v=spf1 include:spf.minuba.dk -all

Når du har tilføjet ovenstående kan du klikke her og tjekke opsætningen.

Har du ikke adgang til dit domænes DNS-indstillinger eller er du i tvivl, så kontakt din mailudbyder.

Dandomain – Kontakt Dandomain her eller læs deres guide her

Simply – Kontakt Simply her eller læs deres guide her

One.com – Kontakt One.com her eller læs deres guide her

ScanNet – Kontakt ScanNet her eller læs deres guide her

DKIM står for ”DomainKeys Identified Mail”, som kan oversættes til mail autorisation ved domæne-nøgler.

DKIM sikrer modtageren, at ejeren af domænet står bag afsendelsen. På den måde undgås det, at andre udgiver sig for at tale på vegne af ens virksomhed med henblik på svindel.

Ved at kunne underskrive en mail med en DKIM-signatur, kan Minuba give din kunde sikkerhed for, at Minuba har lov til at sende mails ud på dine vegne. Det forhindrer, at mails havner i spamfolderen hos din kunde.

DKIM er et mailsikkerhedstjek, som sikrer at en mail bliver sendt og autoriseret af ejeren af mailen. Dette bliver gjort ved at give mailen en digital signatur. Denne DKIM-signatur er et skjult felt i mailen, der er sikret med et individuelt par af ”nøgler”.

En ”nøgle” er et teknisk begreb, men det er faktisk bare en tekststreng, så når der snakkes om et par af ”nøgler”, skal man forstå det som en hængelås og tilhørende nøgle.

Den første ”nøgle” (hængelås), kaldes for den ”offentlige nøgle” og kan ses af alle, den bruges til at tjekke den skjulte signatur i mailen. Den anden ”nøgle” (tilhørende nøgle), kaldes for den ”private nøgle” og den holdes sikkert gemt af Minuba og bruges til at generere den skjulte signatur til mailen.

For at opsætte DKIM skal du bruge et ”nøgle” par, hvor du skal opsætte den offentlige ”nøgle” på jeres DNS og gemme den private ”nøgle” under virksomhedsindstillinger i Minuba.

Processen for generering af nøgler er ikke simpel, så man kan med fordel kontakte sin DNS udbyder eller anden IT faglig udenfor Minuba.

Vi skal igennem følgende steps:

• Hente et værktøj som kan bruges til at arbejde med ”nøgler”
• Generere ”nøgler” som passer sammen
• Eksportere dem i det rigtige format

For at generere ”nøgler” er det normalt at bruge OpenSSL.

Windows-brugere (version 8, 10 eller 11)

Du kan downloade den nyeste version af OpenSSL her. Dette vil downloade en zip-fil, som du skal pakke ud. Det kan du gøre på følgende måde:

1. Find zip-filen i stifinder
2. Højreklik på filen og tryk på ’Udpak alle’. Det vil vise et vindue, hvor du kan vælge, hvor du vil gemme værktøjet.
3. Vælg en placering til OpenSSL, som kan være på skrivebordet. Klik herefter på ’Pak ud’.
4. Når programmet er færdig med at pakke zip-filen ud, skal du finde den valgte placering af den udpakkede zip-fil i din stifinder, hvor du vil kunne se en fil der hedder OpenSSL, som har typen ’Program’.
5. Tryk på ‘Windows knappen’ på din computer, skriv ”Kør” og tryk ‘Enter’. Dette vil åbne et program, som fremover vil blive kaldt for et terminal vindue.
6. Skriv ”cmd” og tryk ’Enter’.
7. Ændr sti til mappen, som du har udpakket zip-filen til. Tip: Kopier stien ved at trykke på adresselinjen og tryk Ctrl+C. Indsæt stien i terminalvinduet efter ”cd” (skriv cd først). Eksempel: ”cd C:\Users\XXX\Downloads\openssl-XXX-XXX”.
8. Nu kan du gå videre til sektionen ’Brug af OpenSSL’, længere nede her på siden.

MacOS-brugere

OpenSSL er installeret fra fabrikken og du kan derfor åbne en terminal med det samme.

1. Åbn Mac Launchpad.
2. Søg efter ”Terminal” og åbn terminalen.
3. Derefter skal du skrive ”cd Desktop” og trykke ’Enter’.
4. Nu kan du gå videre til sektionen ’Brug af OpenSSL’, længere nede her på siden.

Linux-brugere

OpenSSL er muligvis installeret som standard i din distribution. Hvis ikke, skal du bruge din package manager til at installere denne. Åbn et terminal-vindue og gå videre til sektionen ’Brug af OpenSSL’, længere nede her på siden.

Du sidder nu med et åbent terminal-vindue, hvor du kan skrive kommandoer og udføre dem ved at trykke ’Enter’. Du skal kopiere følgende kommandoer én ad gangen i den angivne rækkefølge ind i terminalen og trykke enter, for at generere ”nøglerne” og eksportere dem til en tekst-fil:

1. openssl genrsa -out keypair.pem
2. openssl rsa -in keypair.pem -pubout -out publickey.txt
3. openssl pkcs8 -topk8 -inform PEM -outform PEM -nocrypt -in keypair.pem -out privatekey.txt

Du vil nu have 3 filer ekstra i den mappe, der står i terminalen; ’publickey.txt’, ’privatekey.txt’ og ’keypair.pem’ (Det er muligt at du ikke kan se .txt og .pem delen og det er okay).

OBS: Husk at slette ’privatekey.txt’ og ’keypair.pem’ når du er færdig med opsætningen, for hvis de bliver stjålet vil andre kunne udgive sig for jeres virksomhed. Du får ikke brug for dem igen efter opsætningen er gået igennem.

Indholdet af ’privatekey.txt’ skal sættes ind på Minubas DKIM-nøgler indstillinger i avanceret del af virksomhedsindstillinger, som bliver gennemgået i afsnittet ’Opsætning af DKIM i Minuba’ længere nede her på siden. (Uden de linjer som starter og slutter med ”—–”)

Indholdet af ’publickey.txt’ skal sættes op i dine DNS-indstillinger hos din udbyder.

I dine DNS-indstillinger, skal der oprettes en DKIM-record, som har formatet: ”selector._domainkey.domain”. I DKIM-record formatet, er ’selector’ en unik værdi for jeres domæne, som for eksempel kunne være virksomhedsnavn samt dags dato ”minuba11022022”. Yderligere er ’domain’ jeres domæne, som for eksempel kunne være ”minuba.dk”. Et færdigt eksempel på en DKIM-record vil for eksempel kunne være: ”minuba11022022._domainkey.minuba.dk”.

Når du har oprettet en DKIM-record, vil du skulle angive indholdet af den. Som tidligere skrevet vil du skulle indsætte indholdet af din ’publickey.txt’ under ”nøglen” i følgende format i din DKIM-record: ”v=DKIM1; k=rsa; p= [Nøglen];”. HUSK: ”nøglen” skal være uden linjer som starter og slutter med ”—–” og uden linjeskift og du skal huske semikolon til sidst.

Forudsat du allerede har opsat DKIM i dine DNS-indstillinger hos din udbyder, kan du angive de DKIM-oplysninger som Minuba har brug for, for at kunne signere mails med din DKIM-signatur.

Minuba har brug for følgende to oplysninger:

1: En DKIM ”selector nøgle”

• ”Selector nøglen” er en tekststreng.
• Den bruges til at finde frem til din offentlige ”nøgle”.
• Den har formatet ’selector._domainkey.domain’.
• Feltet, som den skal indsættes i kan ses på nedenstående billede i den blå firkant.

2: En DKIM privat ”nøgle” (private key)

• Privat ”nøglen” er en tekststreng.
• ”Nøglen” skal være i ukrypteret PEM PKCS8.
• Feltet, som den skal indsættes i kan ses på nedenstående billede i den grønne firkant.

Først skal du gå til Tandhjulet -> ’Virksomhedsindstillinger’ -> ’Mailindstillinger’ og klik på ’Vis avancerede indstillinger’.

Du vil nu få vist en ny sektion, som den der ses på nedenstående billede.

Ved hjælp af følgende trin, vil du validere din ”selector nøgle” samt gemme din private ”nøgle” i din Minuba, så Minuba fremover vil kunne signere dé mails, som du sender ud gennem Minuba med din DKIM-signatur.

1. Skriv eller kopier din ”selector nøgle” ind i feltet ’Selector nøgle’.
2. Tryk på ’Valider selector nøgle’.
3. Tjek at din offentlige ”nøgle” bliver fremvist under ’Public key’.
   1. Hvis din offentlige ”nøgle” ikke bliver vist, vil det være fordi den er skrevet forkert eller ændringen ikke er gået igennem i dine DNS-indstillinger (du kan eventuelt tjekke om dine DNS-indstillinger er aktive her).
   2. Hvis den offentlige ”nøgle” bliver vist, kan du gå videre.
4. Kopier din private ”nøgle” ind i feltet ’Private key’.
5. Tryk på ’Gem’.

OBS: Hvis din ”selector nøgle” og private ”nøgle” bliver gemt rigtigt, vil kun ”selector nøglen” blive vist, næste gang du eller en anden administrator går ind på siden igen. Grunden til at du ikke kan se din private ”nøgle” er, at det er en hemmelig ”nøgle” og sikkerheden skal være i top. Derfor bør det kun være din mail administrator, som har adgang til nøglen.