Send et tilbud eller en ordrebekræftelse

Når du er færdig med at lave dit tilbud eller ordrebekræftelse kan du sende det direkte fra Minuba til din kundens e-mailadresse eller GLN-nummer.

Du kan se din PDF-fil inden du sender det til kunden, så du kan tjekke at alt står og ser ud som det skal. Ude til højre i din kladde er der et print-ikon, som åbner en PDF-fil af din kladde.

Her kan du se din tilbud/ordrebekræftelse nøjagtig, som kunden vil modtage det. Der vil dog ikke stå [KLADDE] i toppen på det kunden modtager. Det fjernes fra pdf’en så snart du godkender og sender mailen.

Når din kladde er klar til at blive sendt, trykker du på ‘Godkend’. Du finder godkend knappen ude til højre ved ’Handlinger’.

Der kommer en pop-up frem, hvor du kan vælge om du vil ’Godkend’ (uden at sende til kunden), ’Godkend og sende på mail’ eller om du vil ’Godkendt og send som offentlig faktura’, hvis kunden er oprettet med et GLN-nummer.

Vælger du ’Godkend og sende på mail’ får du mulighed for at indtaste en e-mailadresse, CC-mailadresse, mail emne og mail tekst. Du kan også vælge at vedhæfte filerne fra din ‘Dokumentation’, hvis du har uploadet billeder eller filer. Har du oprettet en ‘Mail skabelon’, kan du vælge den her og indholdet fra skabelonen vil blive sat ind i mail tekst feltet (du opretter skabeloner under Tandhjul -> ’Administration’ -> ’Skabeloner’).

Du sender mailen ved at trykke ‘OK’.

Skal du gensende et tilbud/ordrebekræftelse til kunden, kan du klikke oven på ‘Tilbud’ oppe i processlinjen, og vælge ‘Send tilbud’, eller ‘Ordre’ og vælg ‘Send ordrebekræftelse på mail’.

Når kunden har givet sin accept af dit tilbud skal du trykke på ’Godkend ordre’. Dette vender dit tilbud om til at blive en arbejdsseddel og du er nu klar til at starte dit arbejde.

I dit ‘Overblik’ vil din sag have ændret status fra at være ’Tilbud’ til ’Nye’.

Skulle det ske at kunden ikke ønsker at gå videre med dit tilbud kan du afvise tilbuddet, så det ikke længere er aktivt. Et afvist tilbud bliver ikke slettet, men status ændres til ‘Afvist’ og sagen lægger sig i dit ‘Arkiv’ under ‘Overblik’.

For at afvise tilbuddet trykker du på ’Tilbud’-pilen i proceslinjen. Her får du en under-menu, hvor du kan trykke på ‘Afvis’. Du får en pop-up frem, hvor du kan indtaste en bemærkning eller skrive årsagen til at tilbuddet bliver afvist.