Med tilbud er det muligt for din virksomhed at oprette et tilbud til en kunde med f.eks. en fast pris, som skal godkendes før du opretter ordren. Du kan oprette tilbud flere steder i Minuba appen. Du kan læse om de forskellige muligheder her.
Klik på plustegnet nederst i højre hjørne og vælg ’Tilbud’.
Herefter skal du udfylde de ønskede informationer på tilbuddet. Der er fire trin i oprettelsen, og informationerne er i princippet de samme, som kræves til oprettelse af en ordre.
Først skal du vælge hvilken kunde, tilbuddet skal sendes til, du kan enten vælge en eksisterende kunde eller oprette en ny. Du har mulighed for at vælge andre adresser fx hvis installationsadressen er forskellig fra kontaktadressen. Du kan se, at kunden har tilknyttet flere adresse ved at der kommer to grå prikker under adressen og du kan swipe mellem adresserne. Hvis der er en installationsadresse på kunden, vil denne altid stå først.
Her skal du som minimum angive ordretypen samt en ordrebeskrivelse. Du kan udfylde kundens rekv.nr eller kunden reference, hvis det er relevant, samt en arbejdsbeskrivelse. Du har også mulighed for at tilføje en kundenote, dette gør du ved at klikke på ”knappen” ud for ’Tilføj kundenote’
Når du har gjort det får du et tekstfelt frem, hvor du kan skrive noten som vil blive gemt på kunden. Du vil samtidig kunne se tidligere kundenoter, så du undgår at oprette en note, der allerede er indtastet. Du kan bruge kundenoterne til at skrive generelle beskeder om kunden, som f.eks. at man skal huske at ringe til kunden inden man ankommer.
Her kan du vælge om tilbuddet skal faktureres efter forbrug eller fast pris samt angive eventuel dato og tid for påbegyndelse og færdigmelding. Hvis du ønsker at oprette et tilbud ud fra en kalkulation kan dette kun gøres på webversionen af Minuba.
Her vælger du, hvordan tilbuddet skal se ud, når det sendes afsted til kunden. Du kan vælge mellem dine skabeloner, men også rette direkte i tekstfeltet.
Når du har udfyldt de relevante informationer kan du vælge enten at godkende tilbuddet med det samme eller først gemme det som kladde og derefter godkende tilbuddet.
Hvis du klikker på ’Godkend’ får du også mulighed for at sende tilbuddet til kunden. Hvis du klikker på ’Åben tilbuds pdf’ åbnes din kladde i en pdf-fil, så du kan se hvordan tilbuddet ser ud, inden det sendes afsted til kunden.
Du har også mulighed for at gemme din tilbudskladde, og derefter gennemse om du har indtastet de rigtige informationer i kladdeformat. Hvis du klikker på ”Vis tilbudskladde dokument” åbnes din kladde i en pdf-fil, så du kan se hvordan det ser ud, når du sender dokumentet til kunden.
For at godkende og eventuelt sende tilbuddet på kunden skal du klikke på den røde status dropdown. Når kunden takker ja til tilbuddet kan du godkende det som ordre og tilgå arbejdsseddelen.
Du starter med at klikke på plustegnet nederst til højre og vælger ’Ordre’.
Først skal du vælge hvilken kunde, ordren skal sendes til, du kan enten vælge en eksisterende kunde eller oprette en ny. Du har mulighed for at vælge andre adresser fx hvis installationsadressen er forskellig fra kontaktadressen. Du kan se, at kunden har tilknyttet flere adresse ved at der kommer to grå prikker under adressen og du kan swipe mellem adresserne. Hvis der er en installationsadresse på kunden, vil denne altid stå først.
Her skal du som minimum angive ordretypen samt en ordrebeskrivelse. Du kan udfylde kundens rekv.nr eller kunden reference, hvis det er relevant, samt en arbejdsbeskrivelse. Du har også mulighed for at tilføje en kundenote, dette gør du ved at klikke på ”knappen” ud for ’Tilføj kundenote’
Når du har gjort det får du et tekstfelt frem, hvor du kan skrive noten som vil blive gemt på kunden. Du vil samtidig kunne se tidligere kundenoter, så du undgår at oprette en note, der allerede er indtastet. Du kan bruge kundenoterne til at skrive generelle beskeder om kunden, som f.eks. at man skal huske at ringe til kunden inden man ankommer.
Her kan du vælge om ordren skal faktureres efter forbrug eller fast pris samt angive eventuel dato og tid for påbegyndelse og færdigmelding. Hvis du ønsker at oprette en ordre ud fra en kalkulation kan dette kun gøres på webversionen af Minuba.
Her vælger du, hvordan ordren skal se ud, når det sendes afsted til kunden. Du kan vælge mellem dine skabeloner, men også rette direkte i tekstfeltet.
Når du har udfyldt de relevante informationer på ordren kan du vælge enten af godkende med det samme eller gennemse som kladde.
Du får her mulighed for at godkende din ordre. Du kan også sende den på mail til kunden. Hvis du klikker på ”Åben ordrekladdepdf” åbnes ordren i en pdf-fil, så du kan se hvordan det ser ud, inden du sender dokumentet til kunden.
Her får du mulighed for at gennemse ordrekladden inden du godkender den. Således kan du stadig lave rettelser, hvis der er behov. Hvis du klikker på ”Vis ordrebekræftelseskladde dokument” åbnes ordren i en pdf-fil, så du kan se hvordan det ser ud, inden du sender dokumentet til kunden. Når du klar til at godkende ordren gøres det i den røde dropdown menu.
Du kan fra kundelisten nemt oprette nye tilbud og ordre, ved først at trykke på den kunde der skal være tilknyttet ordren og derefter på plusset nede i højre hjørne.
Herfra har du muligheden for enten at oprette et tilbud eller en ordre med den nuværende kunde på.