Sådan arbejder du med tilbud og ordrer i appen

Sådan opretter du et tilbud fra overblik
Sådan opretter du en ordre fra overblik
Sådan opretter du tilbud eller ordrer fra kundelisten
Sådan opretter du en kalkulation på tilbud eller ordre

Med tilbud er det muligt for din virksomhed at oprette et tilbud til en kunde med f.eks. en fast pris, som skal godkendes før du opretter ordren. Du kan oprette tilbud flere steder i Minuba appen. Du kan læse om de forskellige muligheder her.

Sådan opretter du et tilbud fra overblik

Klik på plustegnet nederst i højre hjørne og vælg ’Tilbud’.

Herefter skal du udfylde de ønskede informationer på tilbuddet. Der er fire trin i oprettelsen, og informationerne er i princippet de samme, som kræves til oprettelse af en ordre.

Trin 1: Vælg kunde

Først skal du vælge hvilken kunde, tilbuddet skal sendes til, du kan enten vælge en eksisterende kunde eller oprette en ny. Du har mulighed for at vælge andre adresser fx hvis installationsadressen er forskellig fra kontaktadressen. Du kan se, at kunden har tilknyttet flere adresse ved at der kommer to grå prikker under adressen og du kan swipe mellem adresserne. Hvis der er en installationsadresse på kunden, vil denne altid stå først.

Trin 2: Udfyld informationerne om det nye tilbud

Her skal du som minimum angive ordretypen samt en ordrebeskrivelse.

Hvis du vælger at skifte fra en ordretype til en anden, før du godkender dit tilbud, vil du i nogle tilfælde opleve at begge ordretyper har kalkulationslinjer. Hvis dette er tilfældet, vil du have mulighed for enten at fjerne eller beholde de eksisterende linjer.

Du kan udfylde kundens rekv.nr eller kundens reference, hvis det er relevant, samt en arbejdsbeskrivelse. Du har også mulighed for at tilføje en kundenote, dette gør du ved at klikke på ”knappen” ud for ’Tilføj kundenote’

Når du har gjort det får du et tekstfelt frem, hvor du kan skrive noten som vil blive gemt på kunden. Du vil samtidig kunne se tidligere kundenoter, så du undgår at oprette en note, der allerede er indtastet. Du kan bruge kundenoterne til at skrive generelle beskeder om kunden, som f.eks. at man skal huske at ringe til kunden inden man ankommer.

Trin 3: Angiv pris og eventuelle tidsfrister

Her kan du vælge om tilbuddet skal faktureres efter forbrug, fast pris eller kalkulation, samt angive eventuel dato og tid for påbegyndelse og færdigmelding, og kalkulationslinjer.

Trin 4: Information til kunden

Her vælger du, hvordan tilbuddet skal se ud, når det sendes afsted til kunden. Du kan vælge mellem dine skabeloner, men også rette direkte i tekstfeltet.

Derudover har du også mulighed for at vælge en udløbsdato af tilbuddet.

Når du har udfyldt de relevante informationer kan du vælge enten at godkende tilbuddet med det samme eller først gemme det som kladde og derefter godkende tilbuddet.

Godkend tilbud

Hvis du klikker på ’Godkend’ får du også mulighed for at sende tilbuddet til kunden. Hvis du klikker på ’Åben tilbuds pdf’ åbnes din kladde i en pdf-fil, så du kan se hvordan tilbuddet ser ud, inden det sendes afsted til kunden.

Gem tilbudskladde

Du har også mulighed for at gemme din tilbudskladde, og derefter gennemse om du har indtastet de rigtige informationer i kladdeformat. Hvis du klikker på ”Vis tilbudskladde dokument” åbnes din kladde i en pdf-fil, så du kan se hvordan det ser ud, når du sender dokumentet til kunden.

For at godkende og eventuelt sende tilbuddet på kunden skal du klikke på den røde status dropdown. Når kunden takker ja til tilbuddet kan du godkende det som ordre og tilgå arbejdsseddelen.

Sådan opretter du en ordre fra overblik

Du starter med at klikke på plustegnet nederst til højre og vælger ’Ordre’.

Trin 1: Vælg kunde

Først skal du vælge hvilken kunde, ordren skal sendes til, du kan enten vælge en eksisterende kunde eller oprette en ny. Du har mulighed for at vælge andre adresser fx hvis installationsadressen er forskellig fra kontaktadressen. Du kan se, at kunden har tilknyttet flere adresse ved at der kommer to grå prikker under adressen og du kan swipe mellem adresserne. Hvis der er en installationsadresse på kunden, vil denne altid stå først.

Trin 2: Udfyld informationerne om ordren

Her skal du som minimum angive ordretypen samt en ordrebeskrivelse.

Du kan udfylde kundens rekv.nr eller kunden reference, hvis det er relevant, samt en arbejdsbeskrivelse. Du har også mulighed for at tilføje en kundenote, dette gør du ved at klikke på ”knappen” ud for ’Tilføj kundenote’

Trin 3: Angiv pris og eventuelle tidsfrister

Her kan du vælge om ordren skal faktureres efter forbrug, fast pris eller kalkulation, samt angive eventuel dato og tid for påbegyndelse og færdigmelding, og kalkulationslinjer.

Trin 4: Information til kunden

Her vælger du, hvordan ordren skal se ud, når det sendes afsted til kunden. Du kan vælge mellem dine skabeloner, men også rette direkte i tekstfeltet.

Når du har udfyldt de relevante informationer på ordren kan du vælge enten af godkende med det samme eller gennemse som kladde.

Godkend ordre

Du får her mulighed for at godkende din ordre. Du kan også sende den på mail til kunden. Hvis du klikker på ”Åben ordrekladdepdf” åbnes ordren i en pdf-fil, så du kan se hvordan det ser ud, inden du sender dokumentet til kunden.

Gennemse ordrekladden

Her får du mulighed for at gennemse ordrekladden inden du godkender den. Således kan du stadig lave rettelser, hvis der er behov. Hvis du klikker på ”Vis ordrebekræftelseskladde dokument” åbnes ordren i en pdf-fil, så du kan se hvordan det ser ud, inden du sender dokumentet til kunden. Når du klar til at godkende ordren gøres det i den røde dropdown menu.

Sådan opretter du tilbud eller ordre fra kundelisten

Du kan fra kundelisten nemt oprette nye tilbud og ordre, ved først at trykke på den kunde der skal være tilknyttet ordren og derefter på plusset nede i højre hjørne.

Herfra har du muligheden for enten at oprette et tilbud eller en ordre med den nuværende kunde på.

Sådan opretter du en kalkulation på tilbud eller ordre

Hvis du ønsker at tilføje kalkulationslinjer, eller oprette et tilbud eller en ordre med kalkulation, kan dette også gøres i appen. Dermed kan du indtaste dit forventede materiale og/eller timeforbrug, og lave din prisberegning der. Du kan indtaste så mange linjer du har brug for, så kunden får et detaljeret indblik i, hvad det vil koste at lave den givne opgave.

Tilføj kalkulation når du opretter tilbud eller ordre på appen

Når du er i gang med at oprette et tilbud, eller en ordre, kan kalkulationen tilføjes ved at klikke på knappen ’Tilføj kalkulation’.

Herefter kommer du ind på siden, hvor du kan tilføje kalkulationslinjer.

På listen vil du se de materialer du senest har tilføjet. Hvis du altid bruger de samme materialer får du dermed mulighed for hurtigt at tilføje dem til din kalkulation.

Hvis du vil søge efter materialet kan du skrive varenummer eller varebeskrivelse i søgefeltet. Når du har fundet det rigtige materiale, er der to måder at tilføje materialet på. Hvis du swiper materialet mod venstre kan du klikke på ’+’ så tilføjes materialet.

Du kan også klikke på selve materialelinjen. Så kommer du ind på en side, hvor du kan vælge antal samt rette nogle informationer.

Når du søger efter nye materialer, vil du få vist ‘Egne Materialer’ først, og herefter dine egne ‘Kortnumre’ og til sidst ‘Grossistmaterialer’.

Det er også muligt at tilføje materialet ved enten at bruge QR-scanner eller manuelt indtaste materialet. Hvis du vil tilføje flere materialer skal du vælge ”Gem og tilføj ny”.

Når du er færdig med at tilføje kalkulationslinjerne går du tilbage og færdiggør dit tilbud eller din ordre.

Når ordren er gemt kan du altid tilgå kalkulationslinjerne enten på selve arbejdssedlen eller ude fra menuen til højre

Hvis dit tilbud eller din ordre stadig er en kladde kan du tilføje flere kalkulationslinjer. Det gør du ved at klikke på ’+’ nede i højre hjørne.

Hvis du ønsker at fjerne et materiale kan du swipe mod venstre, og klikke på ’skraldespanden’.

Hvis du vil slette alle linjerne kan du klikke på ”Vælg alle” og derefter ”Slet alle”.

01. Tilbud og ordre

02. Planlægning og timeregistrering

03. Fakturering

04. Kunder

05. Serviceaftaler

06. Ledelsesoverblik

07. Opsætning og Administration

08. Generelt / Øvrige funktioner

09. Minuba App & GO

10. Licenser / Abonnement

11. Integrationer & API

12. Videoer

Minuba demo aftale- og servicevilkår

Minuba aftale- og servicevilkår

Denne aftale er gældende fra oprettelse af DEMO-konto, og til et egentlig kundeforhold træder i kraft, eller DEMO-kontoen nedlægges.

DEMO kontoens formål er at give virksomheder i Minubas målgruppe mulighed for uforpligtende at afprøve Minuba. Ved oprettelse af DEMO kontoen, erklærer opretteren sig indforstået med at blive kontaktet af en af Minubas salgskonsulenter.

Tavshedspligt og konfidentialitet

Begge parter indvilger i, også efter DEMO periodens ophør, ikke på nogen måde at videregive nogen former for følsomme oplysninger vedrørende den modsatte part, herunder, men ikke begrænset til, kunde- og sagsinformationer, forretningsforbindelser og anden tilknytning til den modsatte part, herunder personer, virksomheder eller andre organisationer.

Ejendoms- og ophavsret

Minuba ApS har ejendoms- og ophavsret til Minuba. Kunden må under ingen omstændigheder overdrage Minuba eller relateret materiale til tredjepart, medmindre der specifikt forefindes en særskilt skriftlig aftale herom.

Kundeansvar

Alene Kunden er ansvarlig for enhver form for aktivitet der foregår ved brug af kundens DEMO-konti, herunder at huske at logge ud efter endt brug.

Kunden skal straks informere Minuba ApS om enhver form for uautoriseret brug af kundens kodeord eller DEMO-konti, samt en hvilken som helst anden form for sikkerhedsbrud som kunden kender til eller har mistanke om. Ligeledes skal kunden efter bedste evne straks forsøge at stoppe enhver uretmæssig kopiering og distribution af indhold, såfremt kunden har kendskab til dette.

Behandling af personoplysninger

Minuba ApS er overfor Kunden databehandler for de personoplysninger, som Kunden opbevarer og i øvrigt behandler i Minuba. For behandling af Kundens personoplysninger er aftalt følgende: Begge parter skal løbende gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der opfylder kravene i Forordning 2016/679 (”Forordningen”), for at sikre beskyttelse af de registreredes rettigheder.

Minuba ApS skal overholde og opfylde kravene i artikel 28 i Forordningen, herunder mod sædvanlig timebetaling, yde Kunden den i artikel 28 anførte bistand og stille oplysninger og nødvendig dokumentation til rådighed for Kunden, så Kunden kan føre tilsyn med Minuba ApS’s overholdelse af kravene i artikel 28, herunder ved at give mulighed for og bidrage til revision og audit.

Minuba ApS skal have ret til for egen regning og risiko, at anvende underleverandører, der også behandler Kundens personoplysninger. Minuba ApS skal ved påtænkte skift af en underleverandør eller anvendelse af en ny underleverandør skriftligt underretter Kunden, mindst 30 dage før det påtænkte skifte/ny underleverandør. Kunden har ret til at komme med indsigelser mod den påtænkte skifte/ny underleverandør.

Minuba ApS påser at alle underleverandører opfylder kravene i artikel 28 i forordningen og forpligtelserne i dette afsnit.

Minuba ApS må ikke uden Kundens skriftlige forudgående tilladelse overføre Kundens personoplysninger til lande uden for EU/EØS.
Al behandling af Kundens personoplysninger sker i henhold til Kundens dokumenterede instruks. Den dokumenterede instruks udgøres dels af parternes aftalegrundlag, så de behandlinger der er nødvendige for at Minuba ApS kan opfylde indgåede aftaler med Kunden, kan udføres, og dels af de særskilte instrukser, som Kunden måtte give til Minuba ApS.

Hvis Kunden ikke instruerer Minuba ApS om andet, så er Minuba ApS berettigede og forpligtet til at slette Kundens personoplysninger senest 3 måneder efter, at forretningsforholdet mellem parterne er endeligt ophørt.
Kunden må ikke anvende Minuba til behandling af andre kategorier af registrerede eller andre typer af personlige information, end det Minuba er beregnet til.

Minuba ApS har ret til, at anonymisere Kundens informationer og andre data, og anvende dem, enten selv eller i samarbejde med andre.

Minuba ApS er berettiget til at anvende Kundens data, herunder personoplysninger, i anonymiseret form, hvor det ikke er muligt at spore data eller personoplysninger til kunden eller nogen bestemt fysisk person, herunder i samarbejde med tredjemand

Ansvarsbegrænsning

Ingen af parterne er ansvarlige overfor den anden part i forhold til indirekte skader, følgeskader eller særlige skader, her inkluderet tab af profit, tab af data eller krav fra eventuelle tredje parter. Denne ansvarsbegrænsning er gældende uanset grunden til problemet, heri inkluderet, men ikke begrænset til, uagtsomhed.

Minuba ApS er ikke ansvarlig for eventuel uautoriseret adgang til, eller ændring af, kundens transmissioner eller data, materiale, informationer eller data der er sendt eller modtaget, uanset at data er blevet modtaget af Minuba ApS, samt enhver transaktion der indtastes i Minuba.

Tvister og uoverensstemmelser

Hvis denne aftale giver anledning til uenighed mellem parterne, skal disse søges løst i mindelighed. I tilfælde af at en mindelig løsning ikke kan opnås, afgøres uenighederne efter dansk ret, idet Sø- og Handelsretten som aftalt værneting.