Sådan arbejder du med tilbud og ordrer i appen - Minuba

Sådan arbejder du med tilbud og ordrer i appen

Med tilbud er det muligt for din virksomhed at oprette et tilbud til en kunde med f.eks. en fast pris, som skal godkendes før du opretter ordren. Du kan oprette tilbud flere steder i Minuba appen. Du kan læse om de forskellige muligheder her.

Sådan opretter du et tilbud fra overblik

Klik på plustegnet nederst i højre hjørne og vælg ’Tilbud’.

Opret tilbud i appen

Herefter skal du udfylde de ønskede informationer på tilbuddet. Der er fire trin i oprettelsen, og informationerne er i princippet de samme, som kræves til oprettelse af en ordre.

Trin 1: Vælg kunde

Først skal du vælge hvilken kunde, tilbuddet skal sendes til, du kan enten vælge en eksisterende kunde eller oprette en ny. Du har mulighed for at vælge andre adresser fx hvis installationsadressen er forskellig fra kontaktadressen. Du kan se, at kunden har tilknyttet flere adresse ved at der kommer to grå prikker under adressen og du kan swipe mellem adresserne. Hvis der er en installationsadresse på kunden, vil denne altid stå først.

Opret tilbud på appen

Trin 2: Udfyld informationerne om det nye tilbud

Her skal du som minimum angive ordretypen samt en ordrebeskrivelse. Du kan udfylde kundens rekv.nr eller kunden reference, hvis det er relevant, samt en arbejdsbeskrivelse. Du har også mulighed for at tilføje en kundenote, dette gør du ved at klikke på ”knappen” ud for ’Tilføj kundenote’

Opret tilbud på appen

Når du har gjort det får du et tekstfelt frem, hvor du kan skrive noten som vil blive gemt på kunden. Du vil samtidig kunne se tidligere kundenoter, så du undgår at oprette en note, der allerede er indtastet. Du kan bruge kundenoterne til at skrive generelle beskeder om kunden, som f.eks. at man skal huske at ringe til kunden inden man ankommer.

Notefelt på tilbud

Trin 3: Angiv pris og eventuelle tidsfrister

Her kan du vælge om tilbuddet skal faktureres efter forbrug eller fast pris samt angive eventuel dato og tid for påbegyndelse og færdigmelding. Hvis du ønsker at oprette et tilbud ud fra en kalkulation kan dette kun gøres på webversionen af Minuba.

Opret tilbud på appen

Trin 4: Information til kunden

Her vælger du, hvordan tilbuddet skal se ud, når det sendes afsted til kunden. Du kan vælge mellem dine skabeloner, men også rette direkte i tekstfeltet.

Opret tilbud på appen

Når du har udfyldt de relevante informationer kan du vælge enten at godkende tilbuddet med det samme eller først gemme det som kladde og derefter godkende tilbuddet.

Godkend tilbud

Hvis du klikker på ’Godkend’ får du også mulighed for at sende tilbuddet til kunden. Hvis du klikker på ’Vis tilbudskladde dokument’ åbnes din kladde i en pdf-fil, så du kan se hvordan tilbuddet ser ud, inden det sendes afsted til kunden.

Gem tilbudskladde

Du har også mulighed for at gemme din tilbudskladde, og derefter gennemse om du har indtastet de rigtige informationer i kladdeformat. Hvis du klikker på ”Vis tilbudskladde dokument” åbnes din kladde i en pdf-fil, så du kan se hvordan det ser ud, når du sender dokumentet til kunden.

For at godkende og eventuelt sende tilbuddet på kunden skal du klikke på den røde status dropdown. Når kunden takker ja til tilbuddet kan du godkende det som ordre og tilgå arbejdsseddelen.

Opret tilbud på appen


Sådan opretter du en ordre fra overblik

Du starter med at klikke på plustegnet nederst til højre og vælger ’Ordre’.

Opret ordre i appen

Trin 1: Vælg kunde

Først skal du vælge hvilken kunde, ordren skal sendes til, du kan enten vælge en eksisterende kunde eller oprette en ny. Du har mulighed for at vælge andre adresser fx hvis installationsadressen er forskellig fra kontaktadressen. Du kan se, at kunden har tilknyttet flere adresse ved at der kommer to grå prikker under adressen og du kan swipe mellem adresserne. Hvis der er en installationsadresse på kunden, vil denne altid stå først.

Opret ny ordre i appen

Trin 2: Udfyld informationerne om ordren

Her skal du som minimum angive ordretypen samt en ordrebeskrivelse. Du kan udfylde kundens rekv.nr eller kunden reference, hvis det er relevant, samt en arbejdsbeskrivelse. Du har også mulighed for at tilføje en kundenote, dette gør du ved at klikke på ”knappen” ud for ’Tilføj kundenote’

Opret ordre i appen

Når du har gjort det får du et tekstfelt frem, hvor du kan skrive noten som vil blive gemt på kunden. Du vil samtidig kunne se tidligere kundenoter, så du undgår at oprette en note, der allerede er indtastet. Du kan bruge kundenoterne til at skrive generelle beskeder om kunden, som f.eks. at man skal huske at ringe til kunden inden man ankommer.

Opret ordre på appen

Trin 3: Angiv pris og eventuelle tidsfrister

Her kan du vælge om ordren skal faktureres efter forbrug eller fast pris samt angive eventuel dato og tid for påbegyndelse og færdigmelding. Hvis du ønsker at oprette en ordre ud fra en kalkulation kan dette kun gøres på webversionen af Minuba.

Opret ordre på appen

Trin 4: Information til kunden

Her vælger du, hvordan ordren skal se ud, når det sendes afsted til kunden. Du kan vælge mellem dine skabeloner, men også rette direkte i tekstfeltet.

Opret ordre i appen

Når du har udfyldt de relevante informationer på ordren kan du vælge enten af godkende med det samme eller gennemse som kladde.

Godkend ordre

Du får her mulighed for at godkende din ordre. Du kan også sende den på mail til kunden. Hvis du klikker på ”Vis ordrebekræftelseskladde dokument” åbnes ordren i en pdf-fil, så du kan se hvordan det ser ud, inden du sender dokumentet til kunden.

Opret ordre i appen

Gennemse ordrekladden

Her får du mulighed for at gennemse ordrekladden inden du godkender den. Således kan du stadig lave rettelser, hvis der er behov. Hvis du klikker på ”Vis ordrebekræftelseskladde dokument” åbnes ordren i en pdf-fil, så du kan se hvordan det ser ud, inden du sender dokumentet til kunden. Når du klar til at godkende ordren gøres det i den røde dropdown menu.

Opret ordre på appen


Sådan opretter du tilbud eller ordre fra kundelisten

Du kan fra kundelisten nemt oprette nye tilbud og ordre, ved først at trykke på den kunde der skal være tilknyttet ordren og derefter på plusset nede i højre hjørne.

Opret ordre og tilbud fra kundelisten

Herfra har du muligheden for enten at oprette et tilbud eller en ordre med den nuværende kunde på.

Opret ordre og tilbud fra kundelisten