Rapportering i Ledelsesoverblik

Overblik over udgifter og indtægter på ordrer
Rapportering af ‘Uafsluttede arbejder’
Perioderapport
Rapport over forbrugte og fakturerede materialer
Beskrivelse af felter i rapportering

Med ”Rapportering” i Minuba får du mulighed for at trække alle relevante nøgletal over virksomhedens ordrer. Du finder ”Rapportering” under Ledelsesoverblik-fanen øverst i din Minuba.

I ”Rapportering” ligger der 7 forud dannede rapporter, som vist på nedenstående billede.

Rapporterne giver en sammentælling på ordrer ud fra de individuelle filtre.

Du kan selv vælge, hvilke felter du vil have med i dine rapporter.

Forhåndsvisning og eksportering af data i rapportering

Når du går ind på én af rapporterne under ”Ledelsesoverblikket” i din Minuba, bliver du mødt af en tom forhåndsvisning, hvorefter du skal tage stilling til rapportens filtre og vælge de felter, som du ønsker at få vist ved hjælp af knappen ”Vælg felter”. Derfor har du to valg:

Få vist en forhåndsvisning af rapportudtrækket i Minuba.
Det gør du ved at trykke på knappen ”Se forhåndsvisning”.
Få rapportudtrækket eksporteret til Excel.
Det gør du ved at trykke på knappen ”Eksporter”.
OBS! Hver gang du ændrer på filtrene eller felterne, skal du huske at trykke på ”Se forhåndsvisning” igen, for at få vist de nye ændringer i Minuba.

Felter i rapportering

Når du skal vælge de felter, som du ønsker at få vist i rapporten, har du mulighed for at selv at vælge, hvilke felter du ønsker at have med i rapporten, og ellers kan du benytte dig af de to knapper ”Standardfelter” og ”Alle felter”, som vist nedenfor:

Standardfelter
Minubas anbefaling til den specifikke rapport.
Alle felter
Vælger alle felter – som du kan på nedenstående billede.

Overblik over udgifter og indtægter på ordrer

Overbliksrapporten giver dig mulighed for at se udgifter og indtægter på ordrer for hele ordrens levetid.

Du kan bruge denne rapport til at danne dig et fuldstændigt overblik over, hvilke indtægter og udgifter der ligger på én eller flere givende ordre i hele ordrens levetid. Når du trækker denne rapport kan du se det fakturerede beløb, dækningsbidrag samt samlede udgifter.

De enkelte felter i rapporten er forklaret i afsnittet “Beskrivelse af felter i rapportering” i denne artikel.

Filtrering

Ordrestatus: Bestemmer hvilken ordrestatus der skal hentes.
Det er muligt at vælge mellem ”Alle”, ”Igang”, ”Færdigmeldt” og ”Arkiveret”.

Arkiveret dato, fra og til: Kun arkiverede ordrer bliver filtreret ud fra denne dato.
Filtrerer på ”fra og til”, hvilket datointerval ordrer er afsluttede inden for. Dette vil være muligt, hvis der er valgt ”Alle” eller ”Afsluttede” i ordrestatus.

Det vil sige, at hvis du vælger ”Alle”, så får du vist alle åbne sager, og de sager som er afsluttet inden for det valgte datointerval.

Hvis du vælger ”Arkiverede” vil den kun vise de sager, som er blevet afsluttet inden for dit valgte datointerval. Så hvis en ordre f.eks. er blevet afsluttet d. 3/8, vil den ikke blive vist, når du vælger d. 31/7, da den først blev afsluttet d. 3/8.

Kunde: Vælg at se for alle kunder eller én bestemt kunde, som ordren er knyttet til.

Vis for: Vælg at se for alle afdelinger og ansvarlige, hvilken afdeling eller én bestemt ansvarlig, som ordren er knyttet til.

Rapportering af ‘Uafsluttede arbejder’

Rapporten med uafsluttede arbejder viser alle ordrer, som opfylder mindst én af følgende betingelser:

Ordren er åben (ikke afsluttet/afvist)
Ordren har en åben fakturakladde
Ordren har udgifter der ligger efter skæringsdatoen (materialeregistreringer, timeregistreringer)
Ordren har indtægter der ligger efter skæringsdatoen (fakturaer, kreditnotaer)

Det kan være godt at benytte rapporten, når du f.eks. skal opgøre det arbejde som er påbegyndt, men endnu ikke er færdigt.

Rapporten kan desuden også bruges til at beregne værdien af virksomhedens igangværende arbejder, for den skæringsdato som du vælger.

Husk altid at kontrollere om alle udgifter og indtægter er registreret korrekt og rådfør dig med din revisor.

Du kan også læse mere på SKATs hjemmeside ang. igangværende arbejder for fremmed regning.

De enkelte felter i rapporten er forklaret i afsnittet “Beskrivelse af felter i rapportering” i denne artikel.

Filtrering

Til og med: Vælg hvilken skæringsdato du vil se uafsluttede ordre inden for. Det vil sige, at alle ordrer der har indtægter eller udgifter der ligger før f.eks. 31/08/2021 og som er afsluttet eller faktureret efter 31/08/2021 (eller ikke afsluttet endnu).

Kunde: Vælg at se for alle kunder eller én bestemt kunde, som ordren er knyttet til.

Vis for: Vælg at se for alle afdelinger og ansvarlige, hvilken afdeling eller én bestemt ansvarlig, som ordren er knyttet til.

Perioderapport

Perioderapporten giver dig mulighed for at se udgifter og indtægter på ordrer for den periode, du vælger. Dataen kan trækkes for ét år ad gangen.

Du kan bruge rapporten til at opgøre kvaliteten af din tilbudsgivning, dækningsgrader, fakturering med videre.

Perioderapporten er god at anvende til måneds- eller kvartalsrapportering til dig selv og ikke mindst, hvis du har en bestyrelse eller revisor, som du skal rapportere til.

De enkelte felter i rapporten er forklaret i afsnittet “Beskrivelse af felter i rapportering” i denne artikel.

Filtrering

Fra og Til: Vælg hvilken periode du vil se dine nøgletal fra. Denne periode må maks. være ét år.

Kunde: Vælg at se for alle kunder eller én bestemt kunde, som ordren er knyttet til.

Vis for: Vælg at se for alle afdelinger og ansvarlige, hvilken afdeling eller én bestemt ansvarlig, som ordren er knyttet til.

Rapport over forbrugte og fakturerede materialer

I Minuba kan du trække en rapport over alle dine forbrugslinjer på tværs af dine ordre.

På denne måde kan du få overblik over hele din virksomheds forbrug. Du kan trække rapporten enten samlet pr. materialenummer, eller med samtlige forbrugs- eller fakturalinjer i en valgt periode.

Rapporterne ”Samlet materialeforbrug” og ”Samlet materialesalg” viser dig en linje pr. materialenummer i perioden.

Rapporterne ”Registreret materialeforbrug” og ”Registreret materialesalg” viser dig alle registrerede linjer og fakturalinjer i perioden.

Materialeforbrug er alle linjer der er registreret som forbrug på en arbejdsseddel.

Materialesalg er alle godkendte fakturalinjer i perioden.

Filtrering

Fra og Til: Vælg hvilken periode du vil se dine nøgletal fra. Denne periode må maks. være ét år.

Kunde: Vælg at se for alle kunder eller én bestemt kunde, som ordren er knyttet til.

Vis for: Vælg at se for alle afdelinger og ansvarlige, hvilken afdeling eller én bestemt ansvarlig, som ordren er knyttet til.

Materiale: Vælg at se for alle materialer eller ét bestemt materiale.

Beskrivelse af felter i rapportering

Nedenfor er felterne forklaret, så du kan afgøre, hvilke felter der er vigtige, hvis du vil tilpasse din rapport.

Nedenstående værdier tager enten udgangspunkt i skæringsdato eller Dagsdato.

Skæringsdato:

Skæringsdato er den dato – eller de datoer – som du vælger i den valgte rapport.

Dags dato:

Dette betyder dagen i dag. I morgen betyder det datoen i morgen, osv.

NB! Alle beløb er angivet eksklusive moms.

Navn	Beskrivelse	Beregnes ved
Ordrestatus (Dags dato)	Viser den nuværende status for ordren. Den angiver ikke status for den valgte dato	Feltværdi
Salgspris (Dags dato)	Værdien i feltet salgspris. Fast pris eller salgspris af forbrug.	Feltværdi
Anslået pris (Dags dato)	Den anslåede pris fra kalkulationen på ordren.	Summen af salgsprisen på kalkulationslinjerne.
Anslået omkostning (Dags dato)	Den anslåede omkostning fra kalkulationen på ordren.	Summen af omkostningen på kalkulationslinjerne.
Timeforbrug (Skæringsdato)	Antal af registrerede timer på arbejdssedlen.	Summen af antal timer registreret af medarbejdere.
Timeomkostning (Skæringsdato)	Lønudgift for arbejdssedlen.	Summen af omkostninger på registrerede timer, tillæg m.v.
Materialeomkostning (Skæringsdato)	Materialeudgift for arbejdssedlen.	Summen af omkostninger på materialer.
Ekstra arb. timeomkostninger (Skæringsdato)	Lønudgift for ekstraarbejder	Summen af omkostninger på registrerede timer, tillæg m.v. på ekstra arb.
Ekstra arb. materialeomkostninger (Skæringsdato)	Materialeudgift for ekstraarbejder	Summen af omkostninger på materialer på ekstra arb.
Samlet udgifter ialt (Skæringsdato)	Den samlede udgift for arbejdssedlen inkl. ekstraarbejder.	Timeomkostning + Materialeomkostning+ Ekstra. arb materialeomkostning+ Ekstra. arb timeomkostning
Timesalgsværdi (Skæringsdato)	Salgspris af registrerede timer, både faktureret og ikke faktureret. Eksklusiv ekstra arbejder	Summen af salgsprisen på registrerede timer, tillæg m.v.
Materialesalgsværdi (Skæringsdato)	Salgspris af materialer, både faktureret og ikke faktureret. Eksklusiv ekstra arbejder	Beregnet salgspris på materialer ved standard avancer.
Ekstra arb. timesalgsværdi (Skæringsdato)	Salgspris af registrerede timer fra ekstra arbejder, både faktureret og ikke faktureret.	Summen af salgsprisen på registrerede timer, tillæg m.v.
Ekstra arb. materialesalgsværdi (Skæringsdato)	Salgspris af materialer fra ekstra arbejder, både faktureret og ikke faktureret.	Summen af salgspris på materialer.
Ekstra arb.tilbudspris (Dags dato)	Salgspris fra alle ekstra arbejder i fast pris.	Summen af salgspris for de ekstra arbejder der afregnes i fast pris.
Ekstra arb. forbrug (Skæringsdato)	Salgspris fra alle ekstra arbejder med forbrug som prisgrundlag.	Summen af salgspris på materialer for de ekstra arbejder der afregnes efter forbrug.
Faktureret beløb (Skæringsdato)	Det totale beløb af samtlige godkendte fakturaer på arbejdssedlen.	Summen af fakturabeløb
Anslået dækningsbidrag (Skæringsdato)	Estimeret fortjeneste på ordren.	Salgspris eller Anslået pris – Anslået omkostning
Faktisk dækningsbidrag (Skæringsdato)	Hvad du har tjent på ordren.	Faktureret beløb – Samlet omkostning
Dækningsbidrag pr. time i alt (Skæringsdato)	Hvad er fortjenesten pr. time. Hvis antallet af registrerede timer er 0 vil feltet ikke have nogen værdi.	Faktisk dækningsbidrag / Timeforbrug
Faktisk/budgetteret udgift(%) (Skæringsdato)	Dette tal beskriver hvor meget de faktiske omkostninger afviger fra de estimerede omkostninger.	Samlet omkostning / Anslået omkostning * 100
Faktisk/budgetteret indtægt(%) (Skæringsdato)	Dette tal beskriver hvor meget de faktiske indtægter afviger fra de estimerede indtægter.	Faktureret beløb / Anslået indkomst eller salgsværdi * 100
Faktisk dækningsgrad (%) (Skæringsdato)	Beskriver hvor meget du har tjent på ordren i procent af salgsprisen.	Faktureret beløb – Samlet omkostning / faktureret beløb * 100
Ønsket dækningsgrad (%) (Dags dato)	Det er den ønskede/forventede dækningsgrad i % angivet på 1: Ordre, 2: Ordretype, 3: Virksomhedsindstillinger	Feltværdi
Værdi af igangværende i alt (Skæringsdato)	Værdien af ordren som endnu ikke er blevet faktureret. Hvis der er faktureret mere end forbruget berettiger, vil værdien af igangværende blive negativ.	Samlet omkostning / (100 – Ønsket dækningsgrad (%)) * 100 – Faktureret beløb. (Dog kan værdien, før fradrag af faktureret beløb, ikke overstige en fast pris)

Navn	Beskrivelse	Beregnes ved
Salgsværdi (Skæringsdato)	Dette er salgsprisen på timer og materialer som er blevet brugt.	Den faste tilbudspris, hvis den findes, ellers summen af Timesalgsværdi og Materialesalgsværdi
Færdiggørelsesgrad (%) (Skæringsdato)	En anslået færdiggørelsesgrad der angiver, hvor mange procent, der er blevet udført af ordren, uden eventuelle ekstra arbejder.	*(Materialesalgsværdi + timesalgsværdi)/Tilbudspris 100 Beregnes ikke på forbrugssager.**
Ikke faktureret beløb (Dags dato)	Værdien af materialer & timer der endnu ikke er faktureret på nuværende tidspunkt. Samme beløb som ses i overblikket.	Totalen af alle ulåste timer og materialer på arbejdssedlen og ekstra arbejde.
Ufaktureret Salgsværdi (Skæringsdato)	Værdien af arbejde som endnu ikke er faktureret.	Salgsværdi – Faktureret beløb *Eller ved fast pris: Færdiggørelsesgrad tilbudspris – Faktureret beløb**
Opdateret dato (Dags dato)	Viser data for seneste aktivitet på ordren.	Feltværdi
Kundenummer (Dags dato)	Viser kundenummer.	Feltværdi
Ordreoverskrift (Dags dato)	Viser overskrift for ordren.	Feltværdi
Oprettet dato	Viser data for oprettelse af ordren.	Feltværdi

Forrige artikel: ‘Grafer og nøgletal i ledelsesoverblik’

Næste artikel: ‘Brugere i Minuba’

01. Tilbud og ordre

02. Planlægning og timeregistrering

03. Fakturering

04. Kunder

05. Serviceaftaler

06. Ledelsesoverblik

07. Opsætning og Administration

08. Generelt / Øvrige funktioner

09. Minuba App & GO

10. Licenser / Abonnement

11. Integrationer & API

12. Videoer

Minuba demo aftale- og servicevilkår

Minuba aftale- og servicevilkår

Denne aftale er gældende fra oprettelse af DEMO-konto, og til et egentlig kundeforhold træder i kraft, eller DEMO-kontoen nedlægges.

DEMO kontoens formål er at give virksomheder i Minubas målgruppe mulighed for uforpligtende at afprøve Minuba. Ved oprettelse af DEMO kontoen, erklærer opretteren sig indforstået med at blive kontaktet af en af Minubas salgskonsulenter.

Tavshedspligt og konfidentialitet

Begge parter indvilger i, også efter DEMO periodens ophør, ikke på nogen måde at videregive nogen former for følsomme oplysninger vedrørende den modsatte part, herunder, men ikke begrænset til, kunde- og sagsinformationer, forretningsforbindelser og anden tilknytning til den modsatte part, herunder personer, virksomheder eller andre organisationer.

Ejendoms- og ophavsret

Minuba ApS har ejendoms- og ophavsret til Minuba. Kunden må under ingen omstændigheder overdrage Minuba eller relateret materiale til tredjepart, medmindre der specifikt forefindes en særskilt skriftlig aftale herom.

Kundeansvar

Alene Kunden er ansvarlig for enhver form for aktivitet der foregår ved brug af kundens DEMO-konti, herunder at huske at logge ud efter endt brug.

Kunden skal straks informere Minuba ApS om enhver form for uautoriseret brug af kundens kodeord eller DEMO-konti, samt en hvilken som helst anden form for sikkerhedsbrud som kunden kender til eller har mistanke om. Ligeledes skal kunden efter bedste evne straks forsøge at stoppe enhver uretmæssig kopiering og distribution af indhold, såfremt kunden har kendskab til dette.

Behandling af personoplysninger

Minuba ApS er overfor Kunden databehandler for de personoplysninger, som Kunden opbevarer og i øvrigt behandler i Minuba. For behandling af Kundens personoplysninger er aftalt følgende: Begge parter skal løbende gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der opfylder kravene i Forordning 2016/679 (”Forordningen”), for at sikre beskyttelse af de registreredes rettigheder.

Minuba ApS skal overholde og opfylde kravene i artikel 28 i Forordningen, herunder mod sædvanlig timebetaling, yde Kunden den i artikel 28 anførte bistand og stille oplysninger og nødvendig dokumentation til rådighed for Kunden, så Kunden kan føre tilsyn med Minuba ApS’s overholdelse af kravene i artikel 28, herunder ved at give mulighed for og bidrage til revision og audit.

Minuba ApS skal have ret til for egen regning og risiko, at anvende underleverandører, der også behandler Kundens personoplysninger. Minuba ApS skal ved påtænkte skift af en underleverandør eller anvendelse af en ny underleverandør skriftligt underretter Kunden, mindst 30 dage før det påtænkte skifte/ny underleverandør. Kunden har ret til at komme med indsigelser mod den påtænkte skifte/ny underleverandør.

Minuba ApS påser at alle underleverandører opfylder kravene i artikel 28 i forordningen og forpligtelserne i dette afsnit.

Minuba ApS må ikke uden Kundens skriftlige forudgående tilladelse overføre Kundens personoplysninger til lande uden for EU/EØS.
Al behandling af Kundens personoplysninger sker i henhold til Kundens dokumenterede instruks. Den dokumenterede instruks udgøres dels af parternes aftalegrundlag, så de behandlinger der er nødvendige for at Minuba ApS kan opfylde indgåede aftaler med Kunden, kan udføres, og dels af de særskilte instrukser, som Kunden måtte give til Minuba ApS.

Hvis Kunden ikke instruerer Minuba ApS om andet, så er Minuba ApS berettigede og forpligtet til at slette Kundens personoplysninger senest 3 måneder efter, at forretningsforholdet mellem parterne er endeligt ophørt.
Kunden må ikke anvende Minuba til behandling af andre kategorier af registrerede eller andre typer af personlige information, end det Minuba er beregnet til.

Minuba ApS har ret til, at anonymisere Kundens informationer og andre data, og anvende dem, enten selv eller i samarbejde med andre.

Minuba ApS er berettiget til at anvende Kundens data, herunder personoplysninger, i anonymiseret form, hvor det ikke er muligt at spore data eller personoplysninger til kunden eller nogen bestemt fysisk person, herunder i samarbejde med tredjemand

Ansvarsbegrænsning

Ingen af parterne er ansvarlige overfor den anden part i forhold til indirekte skader, følgeskader eller særlige skader, her inkluderet tab af profit, tab af data eller krav fra eventuelle tredje parter. Denne ansvarsbegrænsning er gældende uanset grunden til problemet, heri inkluderet, men ikke begrænset til, uagtsomhed.

Minuba ApS er ikke ansvarlig for eventuel uautoriseret adgang til, eller ændring af, kundens transmissioner eller data, materiale, informationer eller data der er sendt eller modtaget, uanset at data er blevet modtaget af Minuba ApS, samt enhver transaktion der indtastes i Minuba.

Tvister og uoverensstemmelser

Hvis denne aftale giver anledning til uenighed mellem parterne, skal disse søges løst i mindelighed. I tilfælde af at en mindelig løsning ikke kan opnås, afgøres uenighederne efter dansk ret, idet Sø- og Handelsretten som aftalt værneting.