Rapportering | Ledelsesoverblik og rapporter over dine ordrer

Rapportering i Ledelsesoverblik


Med ”Rapportering” i Minuba får du mulighed for at trække alle relevante nøgletal over virksomhedens ordrer. Du finder ”Rapportering” under Ledelsesoverblik-fanen øverst i din Minuba.

I ”Rapportering” ligger der 7 forud dannede rapporter, som vist på nedenstående billede.

Rapporterne giver en sammentælling på ordrer ud fra de individuelle filtre.

Du kan selv vælge, hvilke felter du vil have med i dine rapporter.

 

Forhåndsvisning og eksportering af data i rapportering

Når du går ind på én af rapporterne under ”Ledelsesoverblikket” i din Minuba, bliver du mødt af en tom forhåndsvisning, hvorefter du skal tage stilling til rapportens filtre og vælge de felter, som du ønsker at få vist ved hjælp af knappen ”Vælg felter”. Derfor har du to valg:

  1. Få vist en forhåndsvisning af rapportudtrækket i Minuba.
    Det gør du ved at trykke på knappen ”Se forhåndsvisning”.
  2. Få rapportudtrækket eksporteret til Excel.
    Det gør du ved at trykke på knappen ”Eksporter”.
    OBS! Hver gang du ændrer på filtrene eller felterne, skal du huske at trykke på ”Se forhåndsvisning” igen, for at få vist de nye ændringer i Minuba.

Felter i rapportering

Når du skal vælge de felter, som du ønsker at få vist i rapporten, har du mulighed for at selv at vælge, hvilke felter du ønsker at have med i rapporten, og ellers kan du benytte dig af de to knapper ”Standardfelter” og ”Alle felter”, som vist nedenfor:

  1. Standardfelter
    Minubas anbefaling til den specifikke rapport.
  2. Alle felter
    Vælger alle felter – som du kan på nedenstående billede.

 


Overblik over udgifter og indtægter på ordrer

Overbliksrapporten giver dig mulighed for at se udgifter og indtægter på ordrer for hele ordrens levetid.

Du kan bruge denne rapport til at danne dig et fuldstændigt overblik over, hvilke indtægter og udgifter der ligger på én eller flere givende ordre i hele ordrens levetid. Når du trækker denne rapport kan du se det fakturerede beløb, dækningsbidrag samt samlede udgifter.

De enkelte felter i rapporten er forklaret i afsnittet Beskrivelse af felter i rapportering” i denne artikel.

 

Filtrering

Ordrestatus: Bestemmer hvilken ordrestatus der skal hentes.
Det er muligt at vælge mellem ”Alle”, ”Igang”, ”Færdigmeldt” og ”Arkiveret”.

Arkiveret dato, fra og til: Kun arkiverede ordrer bliver filtreret ud fra denne dato.
Filtrerer på ”fra og til”, hvilket datointerval ordrer er afsluttede inden for. Dette vil være muligt, hvis der er valgt ”Alle” eller ”Afsluttede” i ordrestatus.

Det vil sige, at hvis du vælger ”Alle”, så får du vist alle sager, og de sager som er afsluttet inden for det datointerval, som du har valgt.

Hvis du vælger ”Arkiverede” vil den kun vise de sager, som er blevet afsluttet inden for dit valgte datointerval. Så hvis en ordre f.eks. er blevet afsluttet d. 3/8, vil den ikke blive vist, når du vælger d. 31/7, da den først blev afsluttet d. 3/8.

Kunde: Vælg at se for alle kunder eller én bestemt kunde, som ordren er knyttet til.

Vis for: Vælg at se for alle afdelinger og ansvarlige, hvilken afdeling eller én bestemt ansvarlig, som ordren er knyttet til.

 


Rapportering af ‘Uafsluttede arbejder’

Rapporten med uafsluttede arbejder viser alle ordrer, som opfylder mindst én af følgende betingelser:

  • Ordren er åben (ikke afsluttet/afvist)
  • Ordren har en åben fakturakladde
  • Ordren har udgifter der ligger efter skæringsdatoen (materialeregistreringer, timeregistreringer)
  • Ordren har indtægter der ligger efter skæringsdatoen (fakturaer, kreditnotaer)

Det kan være godt at benytte rapporten, når du f.eks. skal opgøre det arbejde som er påbegyndt, men endnu ikke er færdigt.

Rapporten kan desuden også bruges til at beregne værdien af virksomhedens igangværende arbejder, for den skæringsdato som du vælger.

Husk altid at kontrollere om alle udgifter og indtægter er registreret korrekt og rådfør dig med din revisor.

Du kan også læse mere på SKATs hjemmeside ang. igangværende arbejder for fremmed regning.

De enkelte felter i rapporten er forklaret i afsnittet Beskrivelse af felter i rapportering i denne artikel.

Filtrering

Til og med: Vælg hvilken skæringsdato du vil se uafsluttede ordre inden for. Det vil sige, at alle ordrer der har indtægter eller udgifter der ligger før f.eks. 31/08/2021 og som er afsluttet eller faktureret efter 31/08/2021 (eller ikke afsluttet endnu).

Kunde: Vælg at se for alle kunder eller én bestemt kunde, som ordren er knyttet til.

Vis for: Vælg at se for alle afdelinger og ansvarlige, hvilken afdeling eller én bestemt ansvarlig, som ordren er knyttet til.

 


Perioderapport

Perioderapporten giver dig mulighed for at se udgifter og indtægter på ordrer for den periode, du vælger. Dataen kan trækkes for ét år ad gangen.

Du kan bruge rapporten til at opgøre kvaliteten af din tilbudsgivning, dækningsgrader, fakturering med videre.

Perioderapporten er god at anvende til måneds- eller kvartalsrapportering til dig selv og ikke mindst, hvis du har en bestyrelse eller revisor, som du skal rapportere til.

De enkelte felter i rapporten er forklaret i afsnittet Beskrivelse af felter i rapportering i denne artikel.

 

Filtrering

Fra og Til: Vælg hvilken periode du vil se dine nøgletal fra. Denne periode må maks. være ét år.

Kunde: Vælg at se for alle kunder eller én bestemt kunde, som ordren er knyttet til.

Vis for: Vælg at se for alle afdelinger og ansvarlige, hvilken afdeling eller én bestemt ansvarlig, som ordren er knyttet til.

 


Rapport over forbrugte og fakturerede materialer

I Minuba kan du trække en rapport over alle dine forbrugslinjer på tværs af dine ordre.

På denne måde kan du få overblik over hele din virksomheds forbrug. Du kan trække rapporten enten samlet pr. materialenummer, eller med samtlige forbrugs- eller fakturalinjer i en valgt periode.

Rapporterne ”Samlet materialeforbrug” og ”Samlet materialesalg” viser dig en linje pr. materialenummer i perioden.

 

Rapporterne ”Registreret materialeforbrug” og ”Registreret materialesalg” viser dig alle registrerede linjer og fakturalinjer i perioden.

Materialeforbrug er alle linjer der er registreret som forbrug på en arbejdsseddel.

Materialesalg er alle godkendte fakturalinjer i perioden.

 

Filtrering

Fra og Til: Vælg hvilken periode du vil se dine nøgletal fra. Denne periode må maks. være ét år.

Kunde: Vælg at se for alle kunder eller én bestemt kunde, som ordren er knyttet til.

Vis for: Vælg at se for alle afdelinger og ansvarlige, hvilken afdeling eller én bestemt ansvarlig, som ordren er knyttet til.

Materiale: Vælg at se for alle materialer eller ét bestemt materiale.

 


Beskrivelse af felter i rapportering

Nedenfor er felterne forklaret, så du kan afgøre, hvilke felter der er vigtige, hvis du vil tilpasse din rapport.

NB! Alle beløb er angivet eksklusive moms.

NavnBeskrivelseBeregnes ved
StatusViser den nuværende status for ordren. Den angiver ikke status for den valgte datoFeltværdi
SalgsprisVærdien i feltet salgspris. Fast pris eller salgspris af forbrug.Feltværdi
Anslået prisDen anslåede pris fra kalkulationen på ordren.Summen af salgsprisen på kalkulationslinjerne.
Anslået omkostningDen anslåede omkostning fra kalkulationen på ordren.Summen af omkostningen på kalkulationslinjerne.
TimeforbrugAntal af registrerede timer på arbejdssedlen.Summen af antal timer registreret af medarbejdere.
TimeomkostningLønudgift for arbejdssedlen.Summen af omkostninger på registrerede timer, tillæg m.v.
MaterialeomkostningMaterialeudgift for arbejdssedlen.Summen af omkostninger på materialer.
Samlet omkostningDen samlede udgift for arbejdssedlen inkl. ekstraarbejder.Timeomkostning + Materialeomkostning+
Ekstra. arb materialeomkostning+
Ekstra. arb timeomkostning
TimesalgsværdiSalgspris af registrerede timer, både faktureret og ikke faktureret. Eksklusiv ekstra arbejderSummen af salgsprisen på registrerede timer, tillæg m.v.
MaterialesalgsværdiSalgspris af materialer, både faktureret og ikke faktureret. Eksklusiv ekstra arbejderBeregnet salgspris på materialer ved standard avancer.
Ekstra arb. timesalgsværdiSalgspris af registrerede timer fra ekstra arbejder, både faktureret og ikke faktureret.Summen af salgsprisen på registrerede timer, tillæg m.v.
Ekstra arb. materialesalgsværdiSalgspris af materialer fra ekstra arbejder, både faktureret og ikke faktureret.Summen af salgspris på materialer.
Ekstra arb. fast prisSalgspris fra alle ekstra arbejder i fast pris.Summen af salgspris for de ekstra arbejder der afregnes i fast pris.
Ekstra arb. forbrugSalgspris fra alle ekstra arbejder med forbrug som prisgrundlag.Summen af salgspris på materialer for de ekstra arbejder der afregnes efter forbrug.
Faktureret beløbDet totale beløb af samtlige godkendte fakturaer på arbejdssedlen.Summen af fakturabeløb
Anslået dækningsbidragEstimeret fortjeneste på ordren.Salgspris eller Anslået pris Anslået omkostning
Faktisk dækningsbidragHvad du har tjent på ordren.Faktureret beløb – Samlet omkostning
Dækningsbidrag pr. time i altHvad er fortjenesten pr. time. Hvis antallet af registrerede timer er 0 vil feltet ikke have nogen værdi.Faktisk dækningsbidrag / Timeforbrug
Faktisk/budgetteret udgift(%)Dette tal beskriver hvor meget de faktiske omkostninger afviger fra de estimerede omkostninger. Samlet omkostning / Anslået omkostning * 100
Faktisk/budgetteret indtægt(%)Dette tal beskriver hvor meget de faktiske indtægter afviger fra de estimerede indtægter.Faktureret beløb / Anslået indkomst eller salgsværdi * 100
Faktisk dækningsgrad (%)Beskriver hvor meget du har tjent på ordren i procent af salgsprisen.Faktureret beløb Samlet omkostning / faktureret beløb * 100
Ønsket dækningsgrad (%)Det er den ønskede/forventede dækningsgrad i % angivet på 1: Ordre, 2: Ordretype, 3: VirksomhedsindstillingerFeltværdi
Værdi af igangværende i altVærdien af ordren som endnu ikke er blevet faktureret. Hvis der er faktureret mere end forbruget berettiger, vil værdien af igangværende blive negativ.Samlet omkostning / (100Ønsket dækningsgrad (%)) * 100Faktureret beløb

 

NavnBeskrivelseBeregnes ved
SalgsværdiDette er salgsprisen på timer og materialer som er blevet brugt.Summen af Timesalgsværdi og Materialesalgsværdi
Færdiggørelsesgrad (%)En anslået færdiggørelsegrad der angiver, hvor mange procent af opgaven der er blevet udført.Salgsværdi / Tilbudspris * 100

 

Ikke faktureret beløbVærdien af materialer & timer der endnu ikke er faktureret på nuværende tidspunkt. Samme beløb som ses i overblikket.Totalen af alle ulåste timer og materialer på arbejdssedlen og ekstra arbejde.
Ufaktureret SalgsværdiVærdien af arbejde som endnu ikke er faktureret.Salgsværdi – Faktureret beløb

Eller ved fast pris: Færdiggørelsesgrad * tilbudspris – Faktureret beløb

Opdateret datoViser data for seneste aktivitet på ordren.Feltværdi
KundenummerViser kundenummer.Feltværdi
OrdreoverskriftViser overskrift for ordren.Feltværdi
Oprettet datoViser data for oprettelse af ordren.Feltværdi

 


Forrige artikel: ‘Grafer og nøgletal i ledelsesoverblik’Næste artikel: ‘Brugere i Minuba’