Opsæt integrationen til DataLøn

Opsætning af indstillinger i din DataLøn integration
Lønnummer på dine medarbejdere
Angiv en standard lønart i dine Minuba virksomhedsindstillinger
Opret eller rediger arbejdstidstyper i Minuba
Afdelinger – har du flere forskellige lønterminer
Timeoplysningerne til eksport
Importer til Dataløn

Opsætning af indstillinger i din DataLøn integration

For at komme i gang med DataLøn, skal du først aktivere integrationen.
Dette gør du ved at gå i ´Tandhjulet ´og vælge ‘Administration’ og derefter ‘Lønsystem’ under ‘Tilvalgsmoduler’.

Her vælger du DataLøn og klikker på ‘Gem’.

Aktiver Dataløn integration

Når du har valgt DataLøn i dropdown-menuen (som vist ovenfor) får du nu følgende dialog frem.

Du skal nu indtaste din API-kode til DataLøn.

API-koden får du ved at logge på DataLøn og vælge ”Opsætning” -> ”Integration til andre systemer”. Her finder du Minuba og klikker på ”Administrer”. Her ligger en API-kode, som du kopierer over i Minuba.

Du skal også indtaste den dato, du ønsker at starte dine automatiske overførsler fra. Dette er den første dag der skal indeholdes i din lønberegning, dvs. den dato du vil starte med at eksportere lønoplysningerne fra.

NB! Husk at klikke på ‘gem’, når du har udfyldt felterne.

Lønnummer på dine medarbejdere

For at dine medarbejderes løn skal kunne eksporteres, er det vigtigt at feltet ‘Lønnummer’ er udfyldt under medarbejderes brugerindstillinger. Du finder feltet under Administration -> Brugere -> Redigér bruger -> Brugeroplysninger.
Lønnummeret skal være numerisk, og det skal være oprettet i DataLøn (lønnummeret skal matche med det angivne lønnummer i DataLøn).

NB! Lønnummeret er en kombination af medarbejderens løntermin og medarbejdernummer i DataLøn.

Eksempel: En medarbejder med løntermin 24 og medarbejdernummer 0019 skal angives som 24-0019.

Angiv en standard lønart i dine Minuba virksomhedsindstillinger

Du skal derudover angive en “Standardlønart” til eksport under ‘Virksomhedsindstillinger’ -> ‘Registreringer’.

Standard lønarten vil herefter blive brugt såfremt brugere ikke har valgt at overskrive timerne med en “Opgave”.

NB! Standardlønarten skal svare til en lønart i Dataløn. Her anbefaler vi at du benytter den der svarer til en normal arbejdstime ( typisk lønart 12)

Du skal dog kun indtaste de første to cifre, som vist med ovenstående eksempel.

Typiske lønarter kan være:

Se en samlet oversigt over Dataløns lønarter her https://dataloen.bluegarden.dk/loendele

Opret eller rediger arbejdstidstyper i Minuba

De arbejdstidstyper der anvendes til at registrere timer med, skal stemme overens med de lønarter, som er oprettet i DataLøn.

Du kan se/redigere dine arbejdstidstyper under ‘Administration’ -> ‘Arbejdstids-, tillægs- og fraværstyper’.

Arbejdstidstyper

Vær opmærksom på at nummeret på en arbejdstidstype kun kan benyttes en gang. Så har du opgaver der peger ned på den samme lønart i Dataløn skal du benytte feltet: Lønkode, på disse opgaver.

Har du behov for at oprette flere arbejdstidstyper, gøres dette ved at klikke på ”opret ny” i øverste højre hjørne.

Tillæg, Diæter og fraværstyper.

Disse skrives med lønarten fra Dataløn, i feltet ”Typekode”. Her skal du være opmærksom på at Lønarten/ typekoden kun kan benyttes en gang.

Har du behov for at oprette flere tillægs eller fraværstyper, gøres dette ved at klikke på ” opret ny” i øverste højre hjørne.

Har du mange forskellige arbejdstidstyper anbefaler vi at du opretter ” Medarbejdertyper”, så det bliver mere overskueligt for den enkelte medarbejder at registrere deres opgave.

Ydermere kan du sikre at medarbejderen noterer den korrekte opgave/ arbejdstidstype, ved at sætte dine virksomhedsindstillinger til ” Tvungen opgave ved tidsregistrering”.

Dette gøres ved at trykke på ‘Tandhjulet’ -> ‘Virksomhedsindstillinger’ -> ‘Registreringer’ og marker i boksen ”’Tvungen opgave ved tidsregistrering’.

Afdelinger – har du flere forskellige lønterminer

Har du både 14 dagslønnede og månedslønnede, skal du adskille disse ved at oprette afdelinger til hver type.

Dette gøres ved at trykke på ‘Tandhjulet’ -> ‘Administration’ -> ‘Afdelinger’ og klik på ‘Opret ny’.

Vælg ‘Tilføj ny afdeling’ og herefter kan du fordele medarbejderne i den rette afdeling.

Timeoplysningerne til eksport

Der er nu forbindelse til DataLøn og din Minuba er sat op til at kunne eksportere dine medarbejderes timer.
Du danner disse ved at gå i ‘Tandhjulet’ -> ‘Timesedler’.

Du angiver de datoer der dækker din lønperiode, og om den skal dække alle medarbejdere, eller enkelte afdelinger.

NB! Når du skal køre løn, er det vigtigt at alle timer er afleveret og at alle timerne er godkendt for den valgte periode – på de medarbejdere eller afdelinger, der skal køres løn for.

Det vil sige, at hvis du fx skal køre løn for en periode frem til i dag, er det vigtigt at godkendelsen er fra i dag.

– Godkendelsen skal altså være den sidste dag i lønperioden.

Godkendelse af timerne gøres ved at gå i “Min tid” eller “Min plan”

Ved siden af medarbejderens navn trykker du på feltet “Aflevering” Tryk herefter på godkend.

Her indsætter du datoen så den passer med den sidste dag i lønperioden.

Eksportér dine medarbejderes timer.

For at eksportere timeoplysningerne til DataLøn trykker du på ‘Eksporter timer’, som du kan se på ovenstående billede.

Herefter får du mulighed for at vælge afdeling, hvis nødvendigt, og derefter trykker du på ‘OK’.

Så vil timerne og fordelingen på lønarterne blive overført til DataLøn på den enkelte medarbejder.

Hvis eksporten slår fejl

Hvis der er fejl i de oplysninger der skal overføres, bliver der ikke overført noget til DataLøn. Først når hele indholdet i overførslen er godkendt bliver den egentlige overførsel gennemført.

Derfor skal du ikke bekymre dig om delvise overførsler. Enten kommer alt igennem, eller også kommer der ingenting.

Importer til Dataløn

Når overførslen er gået godt, går du derefter i DataLøn og åbner en ny lønindberetning.

Når denne kommer frem vælger du ” importer” i nederste højre hjørne.

Herefter kommer nedenstående boks frem. Her skal du vælge ” Registreringer fra andet system” og trykke fortsæt.

Perioden for importen sættes og når du har trykket ” fortsæt” vil dataløn nu vise, hvor mange løndele der er overført og du kan enten vælge at se rapporten inden du downloader den eller du kan downloade den direkte.

Forrige artikel: ‘Overfør timesedler til Danløn‘

Næste artikel: ‘Opsætning integrationen til EG Lønservice‘

01. Tilbud og ordre

02. Planlægning og timeregistrering

03. Fakturering

04. Kunder

05. Serviceaftaler

06. Ledelsesoverblik

07. Opsætning og Administration

08. Generelt / Øvrige funktioner

09. Minuba App & GO

10. Licenser / Abonnement

11. Integrationer & API

12. Videoer

Minuba demo aftale- og servicevilkår

Minuba aftale- og servicevilkår

Denne aftale er gældende fra oprettelse af DEMO-konto, og til et egentlig kundeforhold træder i kraft, eller DEMO-kontoen nedlægges.

DEMO kontoens formål er at give virksomheder i Minubas målgruppe mulighed for uforpligtende at afprøve Minuba. Ved oprettelse af DEMO kontoen, erklærer opretteren sig indforstået med at blive kontaktet af en af Minubas salgskonsulenter.

Tavshedspligt og konfidentialitet

Begge parter indvilger i, også efter DEMO periodens ophør, ikke på nogen måde at videregive nogen former for følsomme oplysninger vedrørende den modsatte part, herunder, men ikke begrænset til, kunde- og sagsinformationer, forretningsforbindelser og anden tilknytning til den modsatte part, herunder personer, virksomheder eller andre organisationer.

Ejendoms- og ophavsret

Minuba ApS har ejendoms- og ophavsret til Minuba. Kunden må under ingen omstændigheder overdrage Minuba eller relateret materiale til tredjepart, medmindre der specifikt forefindes en særskilt skriftlig aftale herom.

Kundeansvar

Alene Kunden er ansvarlig for enhver form for aktivitet der foregår ved brug af kundens DEMO-konti, herunder at huske at logge ud efter endt brug.

Kunden skal straks informere Minuba ApS om enhver form for uautoriseret brug af kundens kodeord eller DEMO-konti, samt en hvilken som helst anden form for sikkerhedsbrud som kunden kender til eller har mistanke om. Ligeledes skal kunden efter bedste evne straks forsøge at stoppe enhver uretmæssig kopiering og distribution af indhold, såfremt kunden har kendskab til dette.

Behandling af personoplysninger

Minuba ApS er overfor Kunden databehandler for de personoplysninger, som Kunden opbevarer og i øvrigt behandler i Minuba. For behandling af Kundens personoplysninger er aftalt følgende: Begge parter skal løbende gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der opfylder kravene i Forordning 2016/679 (”Forordningen”), for at sikre beskyttelse af de registreredes rettigheder.

Minuba ApS skal overholde og opfylde kravene i artikel 28 i Forordningen, herunder mod sædvanlig timebetaling, yde Kunden den i artikel 28 anførte bistand og stille oplysninger og nødvendig dokumentation til rådighed for Kunden, så Kunden kan føre tilsyn med Minuba ApS’s overholdelse af kravene i artikel 28, herunder ved at give mulighed for og bidrage til revision og audit.

Minuba ApS skal have ret til for egen regning og risiko, at anvende underleverandører, der også behandler Kundens personoplysninger. Minuba ApS skal ved påtænkte skift af en underleverandør eller anvendelse af en ny underleverandør skriftligt underretter Kunden, mindst 30 dage før det påtænkte skifte/ny underleverandør. Kunden har ret til at komme med indsigelser mod den påtænkte skifte/ny underleverandør.

Minuba ApS påser at alle underleverandører opfylder kravene i artikel 28 i forordningen og forpligtelserne i dette afsnit.

Minuba ApS må ikke uden Kundens skriftlige forudgående tilladelse overføre Kundens personoplysninger til lande uden for EU/EØS.
Al behandling af Kundens personoplysninger sker i henhold til Kundens dokumenterede instruks. Den dokumenterede instruks udgøres dels af parternes aftalegrundlag, så de behandlinger der er nødvendige for at Minuba ApS kan opfylde indgåede aftaler med Kunden, kan udføres, og dels af de særskilte instrukser, som Kunden måtte give til Minuba ApS.

Hvis Kunden ikke instruerer Minuba ApS om andet, så er Minuba ApS berettigede og forpligtet til at slette Kundens personoplysninger senest 3 måneder efter, at forretningsforholdet mellem parterne er endeligt ophørt.
Kunden må ikke anvende Minuba til behandling af andre kategorier af registrerede eller andre typer af personlige information, end det Minuba er beregnet til.

Minuba ApS har ret til, at anonymisere Kundens informationer og andre data, og anvende dem, enten selv eller i samarbejde med andre.

Minuba ApS er berettiget til at anvende Kundens data, herunder personoplysninger, i anonymiseret form, hvor det ikke er muligt at spore data eller personoplysninger til kunden eller nogen bestemt fysisk person, herunder i samarbejde med tredjemand

Ansvarsbegrænsning

Ingen af parterne er ansvarlige overfor den anden part i forhold til indirekte skader, følgeskader eller særlige skader, her inkluderet tab af profit, tab af data eller krav fra eventuelle tredje parter. Denne ansvarsbegrænsning er gældende uanset grunden til problemet, heri inkluderet, men ikke begrænset til, uagtsomhed.

Minuba ApS er ikke ansvarlig for eventuel uautoriseret adgang til, eller ændring af, kundens transmissioner eller data, materiale, informationer eller data der er sendt eller modtaget, uanset at data er blevet modtaget af Minuba ApS, samt enhver transaktion der indtastes i Minuba.

Tvister og uoverensstemmelser

Hvis denne aftale giver anledning til uenighed mellem parterne, skal disse søges løst i mindelighed. I tilfælde af at en mindelig løsning ikke kan opnås, afgøres uenighederne efter dansk ret, idet Sø- og Handelsretten som aftalt værneting.