Opret et nyt tilbud eller ordre

Opret en tilbuds- eller ordrekladde

For at oprette et tilbud eller en orde i Minuba, skal du klikke på ‘Opret ny’ oppe i højre hjørne og vælge ‘Tilbud’ eller ‘Ordre’.

Herefter får du vist din kladde, hvor du har mulighed for at udfylde alt omkring din kunde, priser og tilbudstekst mm.

Du har desuden altid mulighed for at gemme kladden, ved at trykke ‘Gem’. Det giver dig mulighed for at fortsætte med at udfylde kladden på et senere tidspunkt.

 

Hvad er en kladde?

En kladde er enten et tilbud, en ordre  eller en faktura som ikke er godkendt. Det er derfor stadig under udarbejdelse, om skal godkendes for at blive aktuelt.

Det fremgår altid øverst på tilbuddet, ordren eller fakturaen, om det er en kladde, ved at der står [KLADDE] efter titlen.

Opret nemt tilbud i Minuba

Vælger du at få vist tilbuds- eller ordredokumentet på en kladde, vil det også fremgå på selve PDF’en, at det er en kladde. Ordet [Kladde] vil naturligvis blive erstattet af et unikt nummer, så snart tilbuddet, ordren eller fakturaen bliver godkendt.

 

Hvilke medarbejdere kan oprette og behandle tilbud/ordrer?

Det er medarbejderens brugertype og rolle, der afgør om en bruger kan oprette tilbud eller ordrer.

En bruger der har typen ‘Bruger’, og som enten har rollen ‘Administrator’ eller ‘Tilbud/Ordre’ kan oprette tilbud.

Brugertypen kan ses inde på den enkelte bruger, som vist på billedet herunder. ‘Begrænset Bruger’ kan opretter nye ordrer, hvis brugeren har rollen ‘Tillad oprettelse af ordrer’

NB! En ‘Begrænset Bruger’ kan hverken se eller oprette tilbud. Behandling af tilbud er kun muligt for brugertypen “Bruger”.

Brugeroplysninger på medarbejderen i Minuba

 


Kunde

Det første du skal gøre efter at have oprettet din kladde er, at vælge eller oprette en kunde.

Har du allerede oprettet kunden i dit kundekartotek, kan du søge efter kunden på enten kunde- nummer, navn eller adresse.

Er kunden ikke oprettet endnu, kan du indtaste dem direkte i din nye kladde, og når kladden bliver gemt vil Minuba gemme din nye kunde i kundekartoteket.

 

Kontaktadressen

Kontaktadressen på kunden er deres primære adresse, som evt. kan have en specifik kontaktperson og mailadresse.

Er der ikke valgt andre typer af adresser, vil denne fungerer både som faktura- og installationsadresse.

Faktureringsadressen

Du kan vælge en specifik faktureringsadresse, hvis du ønsker at fakturaen skal sendes et andet sted end kundens kontaktadresse.

Det kunne f.eks. være boligforeninger, som har et overordnet hovedkontor, men forskellige faktureringsadresser.

Vælger man ikke en faktureringsadresse, vil Minuba sende fakturaen til kontaktadressen.

Installationsadressen

Du kan vælge en specifik installationsadresse, hvis arbejdet finder sted et andet sted end kundens kontaktadresse.

Det kunne f.eks. være kommuner, som har en overordnet kontaktadresse, men forskellige installationsadresser.

Vælger man ikke en installationsadresse, vil Minuba bruge den samme som kontaktadressen.

 


Ordrebeskrivelse

Sektionen Ordrebeskrivelse er til at udfylde generel information omkring ordren og det arbejde der skal udføres. Al information du taster ind her (med undtagelse af Ordretypen) bliver ført videre over på fakturaen til kunden.

 

Ordretype er her du bestemmer hvilke type af ordre der er tale om. Det kunne f.eks. være Aut. El arbejde, Gasservice, Eftersyn eller andet.

Du har mulighed for selv at tilføje nye Ordretyper under Administration -> Ordretyper.

Ordreoverskrift er titlen på din opgave, som vil komme med ud på dit tilbuds dokument, såvel som din ordrebekræftelse og faktura.

Dette er en overordnet beskrivelse af hvad arbejdet går ud på. Det kunne eksempelvis være: “Nedrivning og opbygning af badeværelse”.

Rekv.nr. og Deres ref kan du udfylde, hvis din kunde ønsker at få det med på sin faktura.

Arbejdsbeskrivelse er til at skrive en uddybende forklaring af opgavens omfang. Dette bruges både internt til dine medarbjederer der skal udføre arbejdet, men kommer også med til kunden på tilbuddet og fakturaen, så de kan læse hvad arbejdet består af.

 


Pris og tidsfrister

Under sektionen Pris og Tidsfrister bestemmer du grundlaget for, hvordan opgaven i sidste ende skal faktureres.

Prisgrundlaget er som standard sat til Forbrug, men kan ændres afhængigt af, hvilken aftale du indgår med din kunde.

Der er i alt 4 forskellige typer af prisgrundlagt: Forbrug, Kalkulation, Fast pris og Entreprise.

 

Forbrug

Ønsker du at din faktura skal dannes på baggrund af jeres faktiske forbrug, dvs. de timer i har registreret og de materialer i har brugt, skal du sætte prisgrundlaget til Forbrug.

Når arbejdet senere hen er udført og tiden er kommet til at sende en faktura, så bliver linjerne fra materiale- og timeregistreringen overført til fakturaen.

Pris og tidsfrister på din arbejdsseddel i Minuba

Der vises også nogle vejledende tal fra din kalkulation, som viser dine forventede indtægter.

 

Kalkulation

Ønsker du at din faktura skal dannes på baggrund af, hvad du regner med at komme til at bruge på sagen eller hvis du allerede har aftalt en pris for forskellige dele af opgaven over flere punkter, så kan du bruge dette prisgrundlag.

Kalkulation kan også bruges til at lave tilbuddet, så kunden kan se hvad I tager for hvilke dele af opgaven.

Her er et eksempel:

Kalkulationslinjer på et tilbud eller en ordre i Minuba

 

På billedet vises 3 linjer, som viser de salgspriser du har aftalt med kunden, samt dine forventede udgifter. Disse linjer fra din kalkulation, kan du sende med i selve tilbuddet.

Når arbejdet senere hen er udført og tiden er kommet til at sende en faktura, så bliver linjerne fra kalkulationen overført til fakturaen.

NB! Du kan stadig registrere dit reelle forbrug på sagen, så dit dækningsbidrag bliver korrekt og du ved om det blev en god handel.

 

Når du vælger kalkulation som prisgrundlag kan du se følgende:

Fakturer dine kalkulationslinjer i Minuba

I stedet for at vise beregnet materiale salgspris, så bliver den endelige salgspris vist.

 

Fast pris

Ønsker du at din faktura skal dannes på baggrund af en fast pris, som du har aftalt med kunden, vælger du Fast Pris og får mulighed for at taste et beløb.

Når arbejdet senere hen er udført og tiden er kommet til at sende en faktura, så dannes en faktura med én enkelt fakturalinje der indeholder det faste beløb.

NB! Du kan stadig registrere dit reelle forbrug på sagen, så dit dækningsbidrag bliver korrekt og du ved om det blev en god handel.

 

Entreprise

Ønsker du at din faktura skal dannes på baggrund af en Tilbudsliste, som du selv kan indtaste, så skal du aktiverer Entreprise modulet først, og din brugerprofil skal have rollen “Entreprise”.

Når Entreprise er aktiveret får du mulighed for at udfylde en Tilbudsliste, hvor du kan inddele din Entreprise sag i forskellige segmenter. Hvert segment har sin egen pris og fremdrift (færdiggørelsesgrad).

Når du når til at skulle fakturere opgaven, vil fakturaen blive dannet på baggrund af fremdriften på hvert punkt på Tilbudslisten.

NB! Du kan stadig registrere dit reelle forbrug på sagen, så dit dækningsbidrag bliver korrekt og du ved om det blev en god handel.

 

Tidsfrister

Under ‘Pris og tidsfrister’ kan du også angive en start og slut dato for, hvornår dit tilbud skal udføres. Dette sætter en overordnet tidsperiode for projektet, så man bl.a. kan se, hvornår man har overskrevet slutdatoen.

Du kan både angive dato og tidspunkt, men det er ikke påkrævet at angive udførelsesperioden og det er også muligt kun at angive enten start- eller sluttidspunkt.

NB! Tidsfristen du sætter på dit Tilbud/Ordre har ikke effekt på hvornår du planlægger, at en medarbejder skal udføre opgaven. Dette skal planlægges på medarbejderens kalender, enten i Min Tid eller Planlægning.

Se, hvornår en ordre skal udføres i Minuba

 

 


Gå til næste artikel: ‘Tilføjer noter til din arbejdsseddel’

Gå til forrige artikel: ‘Overblik’