Modtag faktura elektronisk via Nemhandel med GLN-nummer (EAN-nummer)

Hvis din grossist ikke har mulighed for at sende din faktura i OIO-format på mail direkte til Minuba, kan du gøre følgende:

  1. Undersøg om din grossist har mulighed for at sende via Nemhandel system til et CVR-nummer. Eller overvej at anskaffe dig et GLN-nummer (tidligere kaldt EAN-Nummer).
  2. Derefter skal du benytte et e-faktura system som fungerer som en elektronisk postkasse der sender dine faktura til Minuba.

 

Sådan får du et GLN-nummer

Gå ind på GS1 Danmark’s Webshop. Derefter klikker du på linket GLN-lokationsnumre til bl.a. digital ordre- og fakturahåndtering. Her kan du købe et GLN-nummer.

NB! Minuba har ikke mulighed for at modtage GLN-nummer fakturaer i sig selv. Derfor skal du også bruge et e-faktura system. Et e-faktura system fungerer som en elektronisk postkasse som derefter sender dine fakturaer til Minuba.

 

Sådan får du et e-faktura system

Der findes flere muligheder på nettet, du kan f.eks. vælge ebconnect, Truelink, Sproom.

Du skal tilføje dit GLN-nummer til dit e-faktura system ellers ved e-faktura systemet ikke hvor den skal sende dine faktura.

 

Sådan tilføjer du dit e-faktura system til Minuba

Du tilføjer dit e-faktura system på samme måde som du tilføjer grossister. Klik på Tandhjulet -> Administration -> Grossistaftaler -> Opret ny -> Tilføj grossist -> Vælg dit e-faktura system -> Klik ‘OK’.

Derefter kan du klikke på ‘Indstillinger’ og herfra sende en mail til dit e-faktura system. Når du har sendt mailen skal du afvente svar fra dit e-faktura system.

Når dit e-faktura system har sæt deres del op, så de videresender faktura til Minuba, vil du fremadrettet automatisk modtage elektroniske faktura, når du får tilsendt en faktura via dit GLN-nummer.


Sproom

Har du leverandører/grossister som ikke er i Minuba og ønsker du at modtage elektroniske faktura (EDI) fra dem, kan du benytte Sproom. Dette kræver at du opretter en konto hos Sproom, efterfølgende vil du så kunne modtage elektroniske fakturaer.

Minuba modtager kun EDI faktura fra godkendte grossister/leverandører, så du skal tilføje Sproom i Minuba i listen over dine grossister under Administration -> Grossistaftaler.

 

Når du har tilføjet Sproom skal du klikke på indstillinger og tryk på ‘Klik for at sende mail til grossisten’. Minuba åbner nu din email klient med en tekst som du skal sende til Sproom.

 

Efterfølgende skal du logge ind på Sproom for at opsætte den op til at videresende faktura til din data+[dit unikke nummer]@minuba.dk som vist på billedet herunder.


Indlæsning af faktura fra EY e-faktura

Minuba har integration til fakturaindlæsning/indscanningssystemet EY e-faktura, som kan bruges til at hente EDI-fakturaer fra e-faktura til Minuba. Hvis du ikke har en konto i e-faktura i forvejen, kan du læse mere om produktet her.

Der er kontaktinformation på siden, som du kan skrive til for at få oprettet en e-faktura konto. I den proces vil du også blive hjulpet igang med at få sat Minuba integrationen op, og du behøver derfor ikke læse nedenstående.

Har du en eksisterende EY e-faktura konto sat op, skal du gøre følgende:

Tryk på tandhjulet i øverste højre hjørne og derefter “Administration”. Scroller du ned til bunden, vil du under “Tilvalgsmoduler” se “Fakturaindlæsning”:

Tilvalgsmoduler - Fakturaindlæsning

Tryk på ‘Fakturaindlæsning’ og derefter vælg “EY e-faktura” i rullemenuen:

Faktura modul - vælg EY e-faktura

Du vil blive ført til indstillingssiden for integrationen:

EY faktura Indstillinger

For at bruge den, skal du indtaste et gyldigt brugernavn og adgangskode for din EY konto. Enhver type bruger kan anvendes, hvad enten det er en administrator, partner eller almindelig bruger. Det eneste krav er, at brugeren kun må have adgang til én enkelt kundekonto, som skal være den du vil hente fakturaer fra. Loginoplysningerne bliver tjekket i det du gemmer, så hvis noget indtastes forkert vil en advarsel vises.

Under generelle indstillinger er et felt hvor du skal indtaste en dato. Hvis fakturadatoen, som den står på fakturaen i EY, er før denne dato, vil den ikke blive importeret. Hvis det er en ny e-faktura konto, anbefales det efterlade dette felt tomt. Ellers, kan denne bruges til at undgå at importere en masse gamle fakturaer til Minuba.

Efter du har indtastet oplysningerne og gemt, kan du nu begynde at importere EDI-fakturaer.

 

For at importere dine EY faktura, skal du gå ind under “Indkøbsfaktura”. Her klikker du på knappen “Handlinger” og vælger “Importer alle fra EY e-faktura”.

Importer EY faktura

Den vil nu hente alle nye, færdigbehandlede fakturaer fra den relevante e-faktura konto. Er det første gang, eller lang tid siden, du sidst har startet denne import, kan dette tage op til cirka et minut. Når den er færdig vil den kortvarigt vise en besked med, hvor mange fakturaer der er hentet, og de vil vises i tabellen “Indkomne fakturaer”. Klikker du ind på en af de importerede fakturaer, kan du se, at den er kommet fra e-faktura ved at kigge i loggen.

Går du tilbage til fakturaindlæsnings siden, kan du nu se en historik over hvilke fakturaer der er blevet overført samt hvorfor nogle ikke er kommet over.

EY Import historik

Blev fakturaen importeret korrekt kan du trykke på dens EDI ref. for at komme direkte til den, ligesom på det forrige billed. Står der, at den er af den forkerte type, skyldes det at Minuba kun henter fakturaer af typen der har materialelinjer på sig. Disse er kaldet “Danish invoices with line items” i EY e-faktura.


Indlæsning af faktura fra Faktura-Boks

Minuba har integration til Faktura-Boks som kan bruges til at hente EDI-linjer ind i Minuba. Hvis du ikke har en konto i e-faktura i forvejen, kan du læse mere om produktet her: faktura-boks.dk

Der er kontaktinformation på siden som du kan skrive til for at få oprettet en Faktura-Boks konto.

Det første du skal er at slå modulet til:

Hvis du har en Faktura-Boks konto i forvejen skal du skrive en mail til: info@faktura-boks.dk, hvor der står at du ønsker at få brugernavn og adgangskode tilsendt.
Faktura-Boks skal også bruge en “Brugernøgle til API (authkey)”, den finder du under Administrator->Brugere -> vælg en administrator bruger -> Udvidede indstillinger.

 

Herefter skal de indtastes:

Du har mulighed for at hent fakturalinjer første gang ved klikke på “Hent fakturalinjer nu”

Herefter vil de linjer I godkender i Faktura-Boks kommer direkte ind på den arbejdsseddel I har valgt i Minuba, i faste intervaller i dagstimerne.