Modtag e-faktura via Nemhandel med GLN-nummer (EAN-nummer)

Sproom
Indlæsning af faktura fra EY e-faktura
Indlæsning af faktura fra Faktura-Boks
Fakturafil – Futurelink – Truelink

Hvis din grossist ikke har mulighed for at sende din faktura i OIO-format på mail direkte til Minuba, kan du gøre følgende for at modtage din e-faktura:

Bed din grossist om at sende faktura ind via Minubas GLN nummer: Læs mere her
Undersøg om din grossist har mulighed for at sende via Nemhandel system til et CVR-nummer. Eller overvej at anskaffe dig et GLN-nummer (tidligere kaldt EAN-Nummer).
Derefter skal du benytte et e-faktura system som fungerer som en elektronisk postkasse der sender dine faktura til Minuba.

Sådan får du et GLN-nummer

Gå ind på GS1 Danmark’s Webshop. Derefter klikker du på linket GLN-lokationsnumre til bl.a. digital ordre- og fakturahåndtering. Her kan du købe et GLN-nummer.

NB! Minuba har ikke mulighed for at modtage GLN-nummer fakturaer i sig selv. Derfor skal du også bruge et e-faktura system. Et e-faktura system fungerer som en elektronisk postkasse som derefter sender dine fakturaer til Minuba.

Sådan får du et e-faktura system

Der findes flere muligheder på nettet, du kan f.eks. vælge Faktura-Boks, EY e-faktura eller Sproom.

Du skal tilføje dit GLN-nummer til dit e-faktura system ellers ved e-faktura systemet ikke hvor den skal sende dine faktura.

Sådan tilføjer du dit e-faktura system til Minuba

Du tilføjer dit e-faktura system på samme måde som du tilføjer grossister. Klik på Tandhjulet -> Administration -> Grossistaftaler -> Opret ny -> Tilføj grossist -> Vælg dit e-faktura system -> Klik ‘OK’.

Derefter kan du klikke på ‘Indstillinger’ og herfra sende en mail til dit e-faktura system. Når du har sendt mailen skal du afvente svar fra dit e-faktura system.

Når dit e-faktura system har sat deres del op, så de videresender faktura til Minuba, vil du fremadrettet automatisk modtage elektroniske faktura, når du får tilsendt en faktura via dit GLN-nummer.

Sproom

Har du leverandører/grossister som ikke er i Minuba og ønsker du at modtage elektroniske faktura (EDI) fra dem, kan du benytte Sproom. Dette kræver at du opretter en konto hos Sproom, efterfølgende vil du så kunne modtage elektroniske fakturaer.

Minuba modtager kun EDI faktura fra godkendte grossister/leverandører, så du skal tilføje Sproom i Minuba i listen over dine grossister under Administration -> Grossistaftaler.

Når du har tilføjet Sproom skal du klikke på indstillinger og tryk på ‘Klik for at sende mail til grossisten’. Minuba åbner nu din email klient med en tekst som du skal sende til Sproom.

Efterfølgende skal du logge ind på Sproom for at opsætte den til at videresende faktura til din data+[dit unikke nummer]@minuba.dk som vist på billedet herunder.

Indlæsning af faktura fra EY e-faktura

Minuba har integration til fakturaindlæsning/indscanningssystemet EY e-faktura, som kan bruges til at hente EDI-fakturaer fra e-faktura til Minuba. Hvis du ikke har en konto i e-faktura i forvejen, kan du læse mere om produktet her.

Der er kontaktinformation på siden, som du kan skrive til for at få oprettet en e-faktura konto. I den proces vil du også blive hjulpet i gang med at få sat Minuba integrationen op, og du behøver derfor ikke læse nedenstående.

Har du en eksisterende EY e-faktura konto sat op, skal du gøre følgende:

Tryk på tandhjulet i øverste højre hjørne og derefter ‘Administration’ -> ‘Fakturaindlæsning’.

Tryk på ‘Fakturaindlæsning’ og derefter vælg ‘EY e-faktura’ i rullemenuen:

Du vil blive ført til indstillingssiden for integrationen:

For at bruge den, skal du indtaste et gyldigt brugernavn og adgangskode for din EY konto. Enhver type bruger kan anvendes, hvad enten det er en administrator, partner eller almindelig bruger. Det eneste krav er, at brugeren kun må have adgang til én enkelt kundekonto, som skal være den du vil hente fakturaer fra. Loginoplysningerne bliver tjekket når du gemmer, så hvis noget indtastes forkert vil du få en advarsel.

Under generelle indstillinger er et felt hvor du skal indtaste en dato. Hvis fakturadatoen, som den står på fakturaen i EY, er før denne dato, vil den ikke blive importeret. Hvis det er en ny e-faktura konto, anbefales det efterlade dette felt tomt. På en gammel konto kan feltet bruges til at undgå import af en masse gamle fakturaer til Minuba.

Efter du har indtastet oplysningerne og gemt, kan du nu begynde at importere EDI-fakturaer.

For at importere dine EY fakturaer, skal du gå ind under ‘Indkøbsfaktura’. Her klikker du på knappen ‘Handlinger’ og vælger ‘Importer alle fra EY e-faktura’.

Den vil nu hente alle nye, færdigbehandlede fakturaer fra den relevante e-faktura konto. Er det første gang, eller lang tid siden, du sidst har startet denne import, kan dette tage op til cirka et minut. Når den er færdig vil den kortvarigt vise en besked med, hvor mange fakturaer der er hentet, og de vil vises i tabellen “Indkomne fakturaer”. Klikker du ind på en af de importerede fakturaer, kan du se, at den er kommet fra e-faktura ved at kigge i loggen.

Går du tilbage til fakturaindlæsnings siden, kan du nu se en historik over hvilke fakturaer der er blevet overført samt hvorfor nogle ikke er kommet over.

Blev fakturaen importeret korrekt kan du trykke på dens EDI ref. for at komme direkte til den, ligesom på det forrige billede. Står der, at den er af den forkerte type, skyldes det at Minuba kun henter fakturaer af typen der har materialelinjer på sig. Disse er kaldet “Danish invoices with line items” i EY e-faktura.

Indlæsning af faktura fra Faktura-Boks

Minuba har integration til Faktura-Boks som kan bruges til at hente EDI-linjer ind i Minuba. Hvis du ikke har en konto i e-faktura i forvejen, kan du læse mere om produktet her: faktura-boks.dk

Der er kontaktinformation på siden som du kan skrive til for at få oprettet en Faktura-Boks konto.

Det første du skal er at slå modulet til:

Hvis du har en Faktura-Boks konto i forvejen skal du skrive en mail til: info@faktura-boks.dk, hvor der står at du ønsker at få brugernavn og adgangskode tilsendt.

Faktura-Boks skal også bruge en “Brugernøgle til API (authkey)”, den finder du under Administration -> Brugere -> vælg en administrator bruger -> Udvidede indstillinger.

Herefter skal de indtastes:

Du har mulighed for at hent fakturalinjer første gang ved klikke på ‘Hent fakturalinjer nu’.

Herefter vil de linjer I godkender i Faktura-Boks kommer direkte ind på den arbejdsseddel I har valgt i Minuba, i faste intervaller i dagtimerne.

Fakturafil – Futurelink – Truelink

Har du leverandører/grossister som ikke er i Minuba og ønsker du at modtage elektroniske faktura (EDI) eller pdf’er fra dem, kan du benytte Fakturafil, Futurelink eller Truelink. Dette kræver at du opretter en konto hos den ønskede aktør, hvorefter du vil kunne modtage elektroniske fakturaer. Enten sendt som edi direkte, eller som pdf’er der er afløftet af din aktør.

Minuba modtager kun EDI faktura fra godkendte grossister/leverandører, så du skal tilføje din aktør fra listen over dine grossister under Administration -> Grossistaftaler.

Forrige artikel: ‘Importer dine forsikringssager fra Scalepoint’

Næste artikel: ‘Overfør timesedler til Danløn’

01. Tilbud og ordre

02. Planlægning og timeregistrering

03. Fakturering

04. Kunder

05. Serviceaftaler

06. Ledelsesoverblik

07. Opsætning og Administration

08. Generelt / Øvrige funktioner

09. Minuba App & GO

10. Licenser / Abonnement

11. Integrationer & API

12. Videoer

Minuba demo aftale- og servicevilkår

Minuba aftale- og servicevilkår

Denne aftale er gældende fra oprettelse af DEMO-konto, og til et egentlig kundeforhold træder i kraft, eller DEMO-kontoen nedlægges.

DEMO kontoens formål er at give virksomheder i Minubas målgruppe mulighed for uforpligtende at afprøve Minuba. Ved oprettelse af DEMO kontoen, erklærer opretteren sig indforstået med at blive kontaktet af en af Minubas salgskonsulenter.

Tavshedspligt og konfidentialitet

Begge parter indvilger i, også efter DEMO periodens ophør, ikke på nogen måde at videregive nogen former for følsomme oplysninger vedrørende den modsatte part, herunder, men ikke begrænset til, kunde- og sagsinformationer, forretningsforbindelser og anden tilknytning til den modsatte part, herunder personer, virksomheder eller andre organisationer.

Ejendoms- og ophavsret

Minuba ApS har ejendoms- og ophavsret til Minuba. Kunden må under ingen omstændigheder overdrage Minuba eller relateret materiale til tredjepart, medmindre der specifikt forefindes en særskilt skriftlig aftale herom.

Kundeansvar

Alene Kunden er ansvarlig for enhver form for aktivitet der foregår ved brug af kundens DEMO-konti, herunder at huske at logge ud efter endt brug.

Kunden skal straks informere Minuba ApS om enhver form for uautoriseret brug af kundens kodeord eller DEMO-konti, samt en hvilken som helst anden form for sikkerhedsbrud som kunden kender til eller har mistanke om. Ligeledes skal kunden efter bedste evne straks forsøge at stoppe enhver uretmæssig kopiering og distribution af indhold, såfremt kunden har kendskab til dette.

Behandling af personoplysninger

Minuba ApS er overfor Kunden databehandler for de personoplysninger, som Kunden opbevarer og i øvrigt behandler i Minuba. For behandling af Kundens personoplysninger er aftalt følgende: Begge parter skal løbende gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der opfylder kravene i Forordning 2016/679 (”Forordningen”), for at sikre beskyttelse af de registreredes rettigheder.

Minuba ApS skal overholde og opfylde kravene i artikel 28 i Forordningen, herunder mod sædvanlig timebetaling, yde Kunden den i artikel 28 anførte bistand og stille oplysninger og nødvendig dokumentation til rådighed for Kunden, så Kunden kan føre tilsyn med Minuba ApS’s overholdelse af kravene i artikel 28, herunder ved at give mulighed for og bidrage til revision og audit.

Minuba ApS skal have ret til for egen regning og risiko, at anvende underleverandører, der også behandler Kundens personoplysninger. Minuba ApS skal ved påtænkte skift af en underleverandør eller anvendelse af en ny underleverandør skriftligt underretter Kunden, mindst 30 dage før det påtænkte skifte/ny underleverandør. Kunden har ret til at komme med indsigelser mod den påtænkte skifte/ny underleverandør.

Minuba ApS påser at alle underleverandører opfylder kravene i artikel 28 i forordningen og forpligtelserne i dette afsnit.

Minuba ApS må ikke uden Kundens skriftlige forudgående tilladelse overføre Kundens personoplysninger til lande uden for EU/EØS.
Al behandling af Kundens personoplysninger sker i henhold til Kundens dokumenterede instruks. Den dokumenterede instruks udgøres dels af parternes aftalegrundlag, så de behandlinger der er nødvendige for at Minuba ApS kan opfylde indgåede aftaler med Kunden, kan udføres, og dels af de særskilte instrukser, som Kunden måtte give til Minuba ApS.

Hvis Kunden ikke instruerer Minuba ApS om andet, så er Minuba ApS berettigede og forpligtet til at slette Kundens personoplysninger senest 3 måneder efter, at forretningsforholdet mellem parterne er endeligt ophørt.
Kunden må ikke anvende Minuba til behandling af andre kategorier af registrerede eller andre typer af personlige information, end det Minuba er beregnet til.

Minuba ApS har ret til, at anonymisere Kundens informationer og andre data, og anvende dem, enten selv eller i samarbejde med andre.

Minuba ApS er berettiget til at anvende Kundens data, herunder personoplysninger, i anonymiseret form, hvor det ikke er muligt at spore data eller personoplysninger til kunden eller nogen bestemt fysisk person, herunder i samarbejde med tredjemand

Ansvarsbegrænsning

Ingen af parterne er ansvarlige overfor den anden part i forhold til indirekte skader, følgeskader eller særlige skader, her inkluderet tab af profit, tab af data eller krav fra eventuelle tredje parter. Denne ansvarsbegrænsning er gældende uanset grunden til problemet, heri inkluderet, men ikke begrænset til, uagtsomhed.

Minuba ApS er ikke ansvarlig for eventuel uautoriseret adgang til, eller ændring af, kundens transmissioner eller data, materiale, informationer eller data der er sendt eller modtaget, uanset at data er blevet modtaget af Minuba ApS, samt enhver transaktion der indtastes i Minuba.

Tvister og uoverensstemmelser

Hvis denne aftale giver anledning til uenighed mellem parterne, skal disse søges løst i mindelighed. I tilfælde af at en mindelig løsning ikke kan opnås, afgøres uenighederne efter dansk ret, idet Sø- og Handelsretten som aftalt værneting.