Materialer | Administrer alle dine materialer i Minuba

Materialer


 

For at komme ind på din materialeliste skal du trykke ‘Indstillinger’ -> ‘Administration’ -> ‘Materialer’.

Se vores video, der viser, hvordan du tilføjer dine egne materialer


 

Opret nye materialer til dine vareliste

Du tilføjer materialer ved at klikke på ‘Opret ny’ i øverste højre hjørne og vælger ‘Tilføj nyt materiale’ i menuen.

Tilføj egne materialer

Du udfylder med oplysninger om det nye materiale i vinduet og godkender ved at klikke på ‘Ok’.

Ret materialer

Hvis du ønsker at oprette materialet som en timepris/timesats til tidsregistrering, skal du sætte flueben i feltet ‘Materiale til timeregistrering’.

Afgift skal angives, også hvis den er 0,00 kr.

Moms skal kun angives hvis den afviger fra virksomhedsindstillingen.


 

Slet eller ret materialer

Du sletter materialer fra listen ved at klikke på ‘Slet’ ude i højre side af materiale-linjen. Du skal bekræfte sletningen af materialet ved at klikke på ‘Ok’.

NB! Når du har slettet et materiale er det ikke muligt at gendanne det.

Slet materialer

Hvis du blot ønsker at rette i materialer, skal du klikke på ‘Ret’ i højre side af linjen, hvorefter du kan rette oplysningerne for materialet. Du bekræfter rettelsen af det pågældende materiel ved at klikke på ‘Ok’.

Ret materialer


 

Udelad materialer fra faktura

Arbejder du ofte med materialer, som dine kunder ikke skal faktureres for (f.eks. tillæg eller P-omkostninger), skal du sætte flueben i feltet ‘Udelad materiale fra fakturering’. Du kan bruge denne funktionalitet til at lette din faktureringsproces.

Hvis du sætter kryds i feltet, vil linjer på arbejdssedlen med det materiale (materialeregistreringer eller timeregistreringer) ikke kunne overføres til fakturaen (hverken ved slutfaktura eller udvalgte linjer).

NB! Prisen på materialet skal være nul, ellers bliver det ‘ufakturerede beløb’ på arbejdssedlen misvisende .


 

Opret materialer uden moms

Arbejder du ofte med materialer, rabatter, afgifter m.v. som ikke er momspligtigt, kan du oprette et materiale, som altid får en moms på nul. Du kan bruge denne funktionalitet til lette din faktureringsproces og danne præcise tilbud.

Sådan indstiller du momsen på dine materialer:

Når du opretter eller retter et materiale vil der I bunden være et momsfelt ‘Moms %’. Angiv ‘0’ i dette felt.

Indstil moms på materialer

Hvis du efterlader feltet tomt, vil momsen på materialet blive hentet fra en kundes moms på en given ordre eller fra dine virksomhedsindstillinger. En ikke-standard momssats kan også angives, f.eks. 15 procent.

NB! Undlad at skrive %-tegnet i dette felt, da det vil give en fejl.

Du vil kunne se, at du har angivet momsen korrekt ved at se i ‘Egne materialer’ tabellen under kolonnen ‘Moms %’.

Moms på materialer

Når du ændrer et materiale, vil det ikke påvirke de materialer du allerede har registreret på dine ordrer. Næste gang du bruger materialet, vil Minuba bruge den nye momssats. Det gælder på både tilbuds- og ordrekalkulationen samt materialeregistreringen på arbejdssedler og fakturaer.


 

Sæt avance på materialegrupper

Er du administrator, kan du se hvilke grupper af materialer, som I har rabatter på gennem jeres grossister. Du kan også sætte en standard avance på materialerne i disse grupper.

Tryk på ‘Rabatgrupper’ i værktøjsbjælken.

rabatgrupper på materialer

På denne side kan du se alle rabatgrupper der er blevet importeret fra grossist rabatfiler, e.lign. Da der kan være mange rabatgrupper, bliver der kun vidst grupper fra én grossist af gangen. Du kan vælge en anden grossist i rullemenuen i værktøjsbjælken. Grossister der ikke har rabatgrupper tilknyttet vil ikke blive vist.

rabatgrupper vælg grossist

I ‘Rabat’ feltet står rabatten i procenter. Den vil blive trukket fra indkøbsprisen på materialer i rabatgruppen. F.eks. vil et materiale der koster 1000 kr og har en rabat på 25%, have en indkøbspris 750 kr.

‘Avance’ feltet vil som udgangspunkt være tomt. Du kan sætte en avance ved at klikke ‘Rediger Avance’.

rabatgrupper rediger avance

Du kan nu vælge hvor mange procent avance du vil lægge oven i købsprisen eller listeprisen.

rabatgrupper sæt ny avance

Vil du nulstille en avance igen, skal du slette avance procenten og trykke ‘Ok’.

Næste gang du henter et grossistmateriale på f.eks. arbejdsseddel, vil den angivne avance blive brugt.


 

Importer din materialeliste

For at kunne importere en materialeliste skal du have en fil med din materialeliste i csv-format. Du kan lette processen ved at sikre, at din materialeliste indeholder kolonner med følgende navngivning og indhold:

  • Materialenr.
  • Beskrivelse
  • Omkostning
  • Pris

Du skal huske at første række i din materialeliste skal bestå af kolonnenavne. Her kan du se et eksempel:

MaterialenummerBeskrivelseOmkostningPris
8718291697046MASTER LED 4W/827 GU10 40G D72,7294,54
5710551252913KRYMPEMUFFE 5X4 – 5X16MM227,1235,26
5017455000016KRYMPEMUFFE 5X1,5-2,5MM2 MINI23,9431,12
5705378659977KABELBINDER 8,9X450 SORT (100)1,081,4
74983540679KABELBINDER 4,8X292 SORT (100)0,270,35
5701291502536SPUNSKRUE PH TX20 4X20 200STK3342,9

Kolonnen ‘Omkostning’ er din omkostning til materialerne og kolonnen ‘Pris’ er den pris dine kunder betaler for materialerne.

Når du vil importere din materialeliste skal du klikke på ‘Importer’ i bjælken placeret øverst på siden og vælg derefter ‘Importer materialer’ i menuen. I vinduet der åbner, kan du nu vælge filen med din materialeliste ved at klikke på ‘Vælg fil/Browse/Choose file’, alt afhængig af hvilken browser du benytter.

Når du har fundet den pågældende fil klikker du på ‘Ok’. Systemet læser nu din materialeliste og du bliver præsenteret for resultatet. Du skal herefter angive hvilke kolonner, der skal importeres og hvad kolonnerne indeholder. Det er her, det hjælper dig hvis du har navngivet kolonnerne i din materialeliste som angivet ovenfor. Klik af i feltet ‘1. række er kolonneoverskrifter’ i bjælken øverst på siden. Systemet vil nu læse kolonnenavnene i din materialeliste og sammenligne dem med de tilgængelige felter i systemet. Er der sammenfald mellem navnene vil de pågældende kolonner automatisk blive valgt til import.

Er der ikke overensstemmelse med navngivningen bliver kolonnerne ikke automatisk valgt, og det er derfor vigtigt, at du tjekker de valgte kolonner igennem for navn og indhold.

Når du har markeret de relevante kolonner, klikker du på ‘Gem og indlæs’ i højre side af bjælken, der er placeret øverst på siden. Din materialeliste bliver nu importeret og du får adgang til din samlede materialeliste i Minuba.

 

Sådan importerer du dine materialer til timeregistrering

Hvis du ønsker at importere dine materialer til timeregistrering, skal du gøre følgende:

I overskriftsbjælken vælges Timereg. over den kolonne der indeholder indikationen af at materialet er til timeregistrering.
Et nyt felt ved siden af Timereg. vil blive vist. I dette felt skal du skrive det som indikerer, at et materiale er timeregistreret.
I nedenstående tilfælde er ‘Ja’ indikatoren.


 

Importer en liste med dine kortnumre

For at kunne importere en liste med dine kortnumre skal du have en fil med dine kortnumre i csv-format. Du kan importere din kortnummer liste i webapplikationen. Du kan lette processen ved at sikre, at din kortnummerliste indeholder kolonner med følgende navngivning og indhold:

  • Kortnummer
  • Materialenr.

Du skal derfor huske at første række i din materialeliste skal bestå af kolonnenavne. Her kan du se et kort eksempel:

KortnummerMaterialenr.Beskrivelse
10015703302028776GRUPPETAVLE UG2 169E3202
12341234567890123PRYVEVARE T/GUI UNDERVISNING 1 – TESTBBA

Kolonnen ‘Kortnummer’ refererer til dit eget kortnummer, mens kolonnen ‘Materialenr.’ refererer til grossistens materialenummer. Hvis et kortnummer skal optræde i søgeresultaterne i materialeregistreringen, kræver det, at det har 4 karakterer eller mere. Du kan have yderligere kolonner som ‘Egen beskrivelse’ og ‘Egen pris’. Der kan sagtens være flere kolonner i din CSV fil, men der vil ikke være mulighed for at indlæse dem.

Når du vil importere din kortnummerliste skal du klikke på ‘Importer’ i bjælken placeret øverst på siden og vælg derefter ‘Importér kortnumre’ i menuen.

I vinduet der åbner, kan du nu vælge filen med din kortnummerliste ved at klikke på ‘Browse/Choose file/Vælg fil’, alt afhængig af hvilken browser du benytter.

Når du har fundet den pågældende fil klikker du på ‘Ok’. Systemet læser nu din kortnummerliste og du bliver præsenteret for resultatet. Du skal herefter angive hvilke kolonner, der skal importeres og hvad kolonnerne indeholder. Det er her, det hjælper dig hvis du har navngivet kolonnerne i din materialeliste som angivet ovenfor. Klik af i feltet ‘1. række er kolonneoverskrifter’ i bjælken øverst på siden. Systemet vil nu læse kolonnenavnene i din materialeliste og sammenligne dem med de tilgængelige felter i systemet. Er der sammenfald mellem navnene vil de pågældende kolonner automatisk blive valgt til import.

Er der ikke overensstemmelse med navngivningen bliver kolonnerne ikke automatisk valgt, og det er derfor vigtigt, at du tjekker de valgte kolonner igennem for navn og indhold. Som du kan se er kolonnen ‘Beskrivelse’ ikke valgt, da det ikke er en påkrævet kolonne.

Hvis den viser specialkarakterer som æ, ø og å forkert, kan du klikke på ‘Udvidede indstillinger’ og forsøge med en anden filkodning:

Når du har markeret de relevante kolonner, klikker du på ‘Gem og indlæs’ i højre side af bjælken, der er placeret øverst på siden. Din kortnummerliste bliver nu importeret og du får adgang til dine samlede kortnumre i Minuba.


 

Eksporter og udskriv din materialeliste med stregkoder

Det er muligt at udskrive egne materialer og kortnumre med stregkoder i både .pdf og .csv format.

Under ‘Værktøjslinjen’ skal du klikke på ‘Eksporter materialeliste’ for at printe listen ud.

Eksportér egne materialer

Du vil herefter få en pop-up boks frem.

Eksport af egne materialer - vælg pdf eller csv

NB! Når det er kortnumrene du gerne vil have på listen, skal du angive et interval til udprintning, da der ikke er nogen specifik funktion til udskrivning af kortnumre.

 

Eksportér materialeliste i .pdf format

Vælger du at eksportere i .pdf format, får du vist dine egne materialer i én pdf, hvorefter du kan printe listen ud på papir eller gemme pdf’en lokalt på din computer.

Eksport af materialeliste med stregkoder PDF

 

Eksportér materialeliste i .csv format

Vælger du at eksportere i .csv format, downloades en fil på din computer indeholdende listen med dine egne materialer.
Eksport af materialeliste med stregkoder CSV

Omdan Materialenr. til stregkoder i Excel arket

For at omdanne Materialenr. kolonnen til stregkoder i Excel arket, skal du først hente denne Font (skrifttype) og gemme den på din computer.

Når du har hentet Fonten, skal du højreklikke og vælge ‘Installer’. Dette medvirker, at du tilføjer skrifttypen til din computer, så den kan bruges i diverse programmer som anvender skrifttyper.

Installér barcode font

Du kan nu markere kolonnen med Materialenr. i Excel og ændre skrifttypen til “Free 3 of 9”.

Ændre font til barcode

Herefter kan du printe listen ud med stregkoder for dine egne materialer.


Forrige artikel: ‘Afdelinger’Næste artikel: ‘Grossistaftaler’