Lav en fakturakladde

En fakturakladde er en faktura som endnu ikke er godkendt, og du kan ændre på en fakturakladde i modsætning til en godkendt faktura. Så snart din ordre er godkendt kan du begynde at fakturere, og Minuba danner automatisk den første fakturakladde på en ordre på baggrund af din arbejdseddel.  Hvis du  får du brug for flere, opretter du dem  nemt efterhånden som du får behov.

Du kan finde fakturakladden ved at gå ind på den givne arbejdsseddel (ordre), og klikke på den sidste pil ‘Faktura’ og vælge ‘vis fakturakladde’. Her kan du tjekke, om alting står som det skal. Du har mulighed for at ændre og tilføje fakturalinjer på fakturaen, som du ønsker, fx hvis du har arbejdet to timer på en given ordre men kun ønsker at fakturere for en time. Du har desuden mulighed for at konsolidere fakturalinjerne efter dit behov.


Prisgrundlag for faktura

Når du opretter en ny ordre eller tilbud, angiver du om ordren skal faktureres efter forbrug, kalkulation eller fast pris. Det gør du ved at markere den mulighed som du ønsker at gøre brug af i afsnittet ‘Pris og arbejdsplan’. Prisgrundlaget for din fakturakladde vil derfor afhænge af hvordan du har valgt at ordren skal faktureres.

Prisgrundlaget er som standard sat til Forbrug, men kan ændres afhængigt af, hvilken aftale du indgår med din kunde. Der er i alt 4 forskellige typer af prisgrundlagt: Forbrug, Kalkulation, Fast pris og Entreprise.

 

Forbrug

Ønsker du at din faktura skal dannes på baggrund af jeres faktiske forbrug, dvs. de timer i har registreret og de materialer i har brugt, skal du sætte prisgrundlaget til Forbrug.

Når arbejdet senere hen er udført og tiden er kommet til at sende en faktura, så bliver linjerne fra materiale- og timeregistreringen overført til fakturaen.

Der vises også nogle vejledende tal fra din kalkulation, som viser dine forventede indtægter.

 

Kalkulation 

Ønsker du at din faktura skal dannes på baggrund af, hvad du regner med at komme til at bruge på sagen eller hvis du allerede har aftalt en pris for forskellige dele af opgaven over flere punkter, så kan du bruge dette prisgrundlag.

Kalkulation kan også bruges til at lave tilbuddet, så kunden kan se hvad I tager for hvilke dele af opgaven.

Her er et eksempel:

 

På billedet vises 3 linjer, som viser de salgspriser du har aftalt med kunden, samt dine forventede udgifter. Disse linjer fra din kalkulation, kan du sende med i selve tilbuddet.

Når arbejdet senere hen er udført og tiden er kommet til at sende en faktura, så bliver linjerne fra kalkulationen overført til fakturaen.

NB! Du kan stadig registrere dit reelle forbrug på sagen, så dit dækningsbidrag bliver korrekt og du ved om det blev en god handel.

 

Når du vælger kalkulation som prisgrundlag kan du se følgende:

I stedet for at vise beregnet materiale salgspris, så bliver den endelige salgspris vist.

 

Fast pris

Ønsker du at din faktura skal dannes på baggrund af en fast pris, som du har aftalt med kunden, vælger du Fast Pris og får mulighed for at taste et beløb.

Når arbejdet senere hen er udført og tiden er kommet til at sende en faktura, så dannes en faktura med én enkelt fakturalinje der indeholder det faste beløb.

NB! Du kan stadig registrere dit reelle forbrug på sagen, så dit dækningsbidrag bliver korrekt og du ved om det blev en god handel.

 

Entreprise

Ønsker du at din faktura skal dannes på baggrund af en Tilbudsliste, som du selv kan indtaste, så skal du aktiverer Entreprise modulet først, og din brugerprofil skal have rollen “Entreprise”.

Når Entreprise er aktiveret får du mulighed for at udfylde en Tilbudsliste, hvor du kan inddele din Entreprise sag i forskellige segmenter. Hvert segment har sin egen pris og fremdrift (færdiggørelsesgrad).

Når du når til at skulle fakturere opgaven, vil fakturaen blive dannet på baggrund af fremdriften på hvert punkt på Tilbudslisten.

NB! Du kan stadig registrere dit reelle forbrug på sagen, så dit dækningsbidrag bliver korrekt og du ved om det blev en god handel.


Faktura typer

Når du skal til at fakturere og du første gang åbner fakturakladden, bliver du bedt om at tage stilling til hvad der skal faktureres.

 

Slutfaktura – Efter forbrug

Er ordren angivet til at faktureres efter forbrug, og du vælger “Slutfaktura”, så vil alle materiale- og timeregistreringer blive overført til fakturakladden. Når du trykker på “OK”-knappen, bliver registreringerne låst på arbejdssedlen og du vil nu kunne lave evt. tilpasninger i fakturakladden.

Bemærk: Hvis du tidligere har faktureret en del af ordren, så vil de timer og materialer, som allerede er låst til den tidligere faktura ikke komme med igen.

Hvis i senere registrerer flere materialer på arbejdsedlen, vil fakturaen holde styr på at I får dem faktureret via denne dialog.

 

Slutfaktura – Fast pris eller efter kalkulation

Er ordren angivet til at faktureres i fast pris eller efter ordrekalkulationen, og du vælger “Slutfaktura”, så vil den faste pris eller linjerne fra ordrekalkulationen blive overført til fakturakladden. Når du trykker på “OK”-knappen, vil du kunne lave evt. tilpasninger i fakturakladden.

Aconto med aftalt beløb

Hvis du vælger “Aconto” får du mulighed for at skrive det beløb der er aftalt med kunden. Restbeløbet bliver til sidst modregnet på slutfakturaen. Du kan også vælge at aconto-fakturere en procentdel af ordrens samlede pris ved at skrive i procent-feltet – f.eks. 40%:

Aconto efter forbrug – Udvalgte linjer

Du kan vælge at fakturere bestemte materiale- og timeregistreringer ved at vælge “Udvalgte linjer”. På den måde får du mulighed for selv at vælge hvilke linjer der skal tilføjes til fakturakladden. Vil du kun have linjer overført frem til en bestemt dato, så kan du benytte datofilteret.